電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用

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【摘要】本文闡述了電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)與管理中的重要作用，提出了基于電子技術(shù)的檔案信息化建設(shè)與管理策略。應(yīng)制定電子檔案管理制度，加大電子技術(shù)研發(fā)投入，推動(dòng)檔案資料信息共享，重視網(wǎng)絡(luò)資源開(kāi)發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】電子技術(shù)；檔案信息化；檔案資料管理；作用

一、電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)與管理中的重要作用

1、提高檔案管理效率

在檔案信息化的建設(shè)與管理中，其對(duì)于電子信息技術(shù)的應(yīng)用主要依賴于各類電子設(shè)備與信息系統(tǒng)，這也就意味著檔案管理工作無(wú)需再同傳統(tǒng)檔案管理一樣完全依靠人工來(lái)完成，無(wú)論是檔案信息的傳輸、保存還是檔案資料的查詢、整理，都可以依靠計(jì)算機(jī)以及檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)完成。[1]以檔案資料查詢?yōu)槔瑐鹘y(tǒng)檔案管理通常是將紙質(zhì)的檔案資料分門別類，存放在檔案室中進(jìn)行管理，如需查閱檔案資料，則要由檔案管理人員按照類別進(jìn)行查找并取出，這一過(guò)程不僅需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)大大增加檔案管理人員的工作量。而在電子技術(shù)的支持下，檔案信息可以通過(guò)電子檔案的形式儲(chǔ)存起來(lái)，存放在專門的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并借助檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，一旦需要查閱檔案資料，只需操作系統(tǒng)，輸入查找檔案的編號(hào)、名稱等關(guān)鍵信息，即可快速完成相關(guān)檔案資料的查閱，相比于人工查找，其工作效率顯然有著極大的提升。因此，電子技術(shù)大大提高了檔案信息化的管理效率，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來(lái)，對(duì)于檔案信息化管理具有著非常重要的意義。

2、加快檔案信息化進(jìn)程

從目前來(lái)看，檔案信息化雖然已經(jīng)成為了檔案管理的必然趨勢(shì)，但檔案信息化建設(shè)卻尚處于初始階段，無(wú)論是各種設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)與使用，還是在相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域中的推廣應(yīng)用，都存在著諸多不足，這也對(duì)檔案信息化建設(shè)造成了非常嚴(yán)重的阻礙，而電子技術(shù)則能夠在很大程度上解決這些問(wèn)題，從而加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于技術(shù)，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，而這些技術(shù)都屬于電子技術(shù)的重要部分，因此，電子技術(shù)對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，正是至關(guān)重要的技術(shù)基礎(chǔ)，只要能夠掌握電子技術(shù)，并將其充分運(yùn)用到檔案管理工作中來(lái)，檔案信息化建設(shè)中的各種問(wèn)題也都能夠得到很好的解決。[2]

3、高效利用檔案信息

檔案管理工作并不僅僅是對(duì)檔案資料、檔案信息的存儲(chǔ)與整理，更是為檔案信息的利用提供支持，而電子檔案的出現(xiàn)，則能夠讓檔案信息得到更好的應(yīng)用。首先，電子檔案并不具備實(shí)體，能夠以網(wǎng)絡(luò)作為傳播媒介來(lái)傳遞檔案信息，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，打破傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)間與空間上的局限，甚至還可以供多人同時(shí)查找利用同一份電子檔案，大大提高了檔案利用服務(wù)水平。其次，電子檔案的儲(chǔ)存形式多為光盤、磁盤等，其體積十分小巧，但能夠容納的信息卻非常之多，而數(shù)據(jù)庫(kù)的存在則解決了檔案資料占用空間的問(wèn)題，這同樣能夠讓檔案信息得到更好的利用，進(jìn)而為檔案信息化管理提供支持。

4、保證檔案信息安全

傳統(tǒng)檔案管理多為紙質(zhì)檔案資料，在存放時(shí)對(duì)于環(huán)境的要求較高，一旦在溫度、空氣濕度等方面出現(xiàn)問(wèn)題，就很可能導(dǎo)致檔案資料的損壞，同時(shí)紙質(zhì)檔案的查閱、借閱比較麻煩，在數(shù)量較多的情況下，同樣存在著損壞、遺失的風(fēng)險(xiǎn)。而隨著電子信息技術(shù)的日漸成熟，電子檔案不僅可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)庫(kù)之中，避免檔案資料出現(xiàn)損壞，同時(shí)還能夠通過(guò)備份、加密等技術(shù)手段來(lái)展開(kāi)電子檔案的安全管理，以免出現(xiàn)檔案信息丟失等問(wèn)題，這些對(duì)于檔案信息安全都是非常重要的。

二、基于電子技術(shù)的檔案信息化建設(shè)與管理策略

1、制定電子檔案管理制度

檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，雖然在各方面均已制定了明確的管理制度，但隨著檔案信息化的不斷深入，電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，檔案管理的工作內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)檔案管理制度也已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作實(shí)際，因此，對(duì)于檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，制定適用于電子檔案的檔案管理制度是非常必要的。例如在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料保管制度需要從檔案室的管理入手，對(duì)室內(nèi)采取防高溫、防水、防潮等相關(guān)措施，而在應(yīng)用電子技術(shù)后，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，檔案室管理的相關(guān)制度措施自然也需要從檔案管理制度中刪除，并添加計(jì)算機(jī)管理、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容。[3]

2、加大電子技術(shù)研發(fā)投入

電子技術(shù)為檔案信息化建設(shè)與管理提供了重要支持，但由于當(dāng)前電子技術(shù)仍存在很多不成熟之處，因此檔案管理對(duì)于電子技術(shù)的應(yīng)用也同樣存在著很多弊端，例如在檔案信息的安全上，雖然電子檔案在存儲(chǔ)期間能夠得到有效的保護(hù)，然而由于檔案信息的傳遞必須要依靠網(wǎng)絡(luò)，因此在檔案信息傳輸過(guò)程中，仍然存在著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是對(duì)于一些保密性較強(qiáng)的檔案資料來(lái)說(shuō)，一旦被他人所獲取，其后果往往比較嚴(yán)重。因此在檔案信息化的建設(shè)與管理中，必須要對(duì)電子技術(shù)的相關(guān)科研工作給予足夠的重視，加大科研資金的投入，推動(dòng)檔案信息安全防護(hù)等方面的電子技術(shù)能夠不斷進(jìn)步，這樣才能夠?yàn)闄n案信息化提供更為有利的技術(shù)支持。

3、推動(dòng)檔案資料信息共享

前文中提到，檔案管理工作的核心目的并非對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、整理，而是要為檔案信息的充分利用提供支持，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于紙質(zhì)檔案占用空間較大，無(wú)法復(fù)制多份，因此很難實(shí)現(xiàn)大范圍的檔案信息共享，極大的限制了檔案信息利用效率。而在電子檔案出現(xiàn)后，則使得檔案信息高效利用的實(shí)現(xiàn)成為了現(xiàn)實(shí)，只要用戶擁有訪問(wèn)檔案信息系統(tǒng)的權(quán)限，就能夠隨時(shí)隨地的查詢檔案資料，獲取其中的檔案信息。為此，檔案信息化建設(shè)與管理必須要充分利用電子檔案的這一特點(diǎn)，在不影響部分檔案保密性的前提下，建立更多開(kāi)放的檔案信息平臺(tái)，向社會(huì)共享各種檔案信息資料，從而使檔案信息得到更加廣泛的應(yīng)用。

4、重視網(wǎng)絡(luò)資源開(kāi)發(fā)利用

電子技術(shù)的應(yīng)用雖然擴(kuò)大了檔案信息搜集范圍，使更多的網(wǎng)絡(luò)資源成為了電子檔案，但由于當(dāng)前電子檔案的管理尚未得到規(guī)范，因此各行業(yè)領(lǐng)域通常都不具備統(tǒng)一、權(quán)威的檔案信息平臺(tái)，各類電子檔案資源也都分別存儲(chǔ)于不同平臺(tái)內(nèi)，這就給用戶對(duì)檔案資源的查找與利用造成了很大的麻煩。因此，檔案信息化的建設(shè)與管理仍需要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的開(kāi)發(fā)利用，利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的各種檔案資源進(jìn)行整合，并進(jìn)行集成化的電子檔案管理，為電子檔案的信息利用提供方便?？傊?，在檔案信息化已成定局的情況下，電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不僅是檔案事業(yè)發(fā)展的必然需求，同時(shí)也是檔案信息化建設(shè)與管理的關(guān)鍵所在，具有著非常重要的作用，但要想將這一作用充分發(fā)揮出來(lái)，則還需要在電子檔案管理制度、電子技術(shù)研發(fā)等方面采取合適的策略。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張崴，鄢敏.檔案信息化發(fā)展的必要性和途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.23.48.

[2]邢賀艷.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路[J].智庫(kù)時(shí)代，2018.48.22-23.

[3]洪斌.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑河學(xué)刊，2018.06.177-178.

作者：陳俊文 單位：廣州地鐵集團(tuán)有限公司