圖書館后勤物業(yè)管理研究

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1圖書館后勤物業(yè)管理的基本內(nèi)容

物業(yè)管理,最早運(yùn)用于寫字樓和住宅小區(qū)。是指物業(yè)管理企業(yè)受物業(yè)所有人、使用人的委托,按照國(guó)家法律和管理標(biāo)準(zhǔn),依照物業(yè)管理委托合同,對(duì)投入使用的各類房屋建筑和附屬配套設(shè)施及場(chǎng)地,運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法和維修養(yǎng)護(hù)技術(shù),提供多方面的綜合服務(wù),使物業(yè)發(fā)揮最大使用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的一種管理活動(dòng)。圖書館的物業(yè)管理實(shí)際上是具有物業(yè)管理特征的行政后勤管理,其內(nèi)容主要包括:館舍的保養(yǎng)和維護(hù),綠化、衛(wèi)生的管理,房產(chǎn)檔案的保存,設(shè)備設(shè)施的管理、保養(yǎng)、維修,辦公用品采購(gòu)與管理,有關(guān)規(guī)章制度的制定和執(zhí)行,等等。

2當(dāng)前圖書館物業(yè)管理存在的問(wèn)題

2•1缺少足夠的物業(yè)管理專業(yè)人員長(zhǎng)期以來(lái),圖書館在人事制度改革方面相對(duì)滯后,沒(méi)有復(fù)合型管理人才的儲(chǔ)備,現(xiàn)有人員中專業(yè)技能與綜合素質(zhì)高又安心物業(yè)管理工作的人才十分匱乏。另外,近年新建的圖書館其建筑結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備都較為先進(jìn),科技含量高,也對(duì)物業(yè)管理提出了更高的要求。它要求管理者不僅要有物業(yè)管理專業(yè)知識(shí),還要具備圖書館專業(yè)知識(shí)?，F(xiàn)代圖書館的各種設(shè)備系統(tǒng)自動(dòng)化程度高,結(jié)構(gòu)復(fù)雜,專業(yè)性強(qiáng),要始終處于良好的工作狀態(tài),就要配備足夠的專業(yè)維護(hù)人員對(duì)這些現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行有效的管理、配置、運(yùn)作以及日常維護(hù)和保養(yǎng),而且還要具備隨時(shí)處理突發(fā)事件的能力。因此圖書館物業(yè)管理對(duì)專業(yè)技術(shù)的要求越來(lái)越高,而圖書館由于受到各種條件的限制,普遍缺乏這方面的專業(yè)技術(shù)人員。還有,圖書館的各類基建圖紙、各種設(shè)備的技術(shù)資料分布零散,也缺少專人收集管理,經(jīng)常出現(xiàn)維修時(shí)找不到相應(yīng)的圖紙和技術(shù)資料,給維修工作帶來(lái)極大不便,影響了設(shè)備的正常運(yùn)行。

2•2現(xiàn)有用人機(jī)制影響了物業(yè)管理人員的工作積極性圖書館的人事制度受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響很深,職工無(wú)論成績(jī)突出或碌碌無(wú)為,其獎(jiǎng)金、報(bào)酬所差無(wú)幾,年終獎(jiǎng)懲也無(wú)關(guān)痛癢,難以充分調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性。這就造成了一些圖書館人浮于事,工作量不飽和,辦事效率低。物業(yè)管理人員會(huì)覺(jué)得自己是后勤職能部門,不用面對(duì)讀者,更加不受約束,工作缺乏主動(dòng)性,遇事相互推諉,職責(zé)不清,協(xié)調(diào)困難。

2•3后勤物業(yè)管理經(jīng)費(fèi)緊缺作為公益性事業(yè)單位,政府下?lián)芙o圖書館的經(jīng)費(fèi)十分有限,表現(xiàn)在物業(yè)管理方面,館舍維修、管道檢修、空調(diào)和防火設(shè)施的查修等等,所需經(jīng)費(fèi)往往不足。但作為圖書館的后勤部門,物業(yè)管理在某一件小事上的缺失,都將影響圖書館的服務(wù)水平。如何爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi),以及如何將有限的資金合理運(yùn)用到后勤工作中,保證圖書館硬件設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),是目前圖書館物業(yè)部門面臨的一大挑戰(zhàn)。根據(jù)以上存在的問(wèn)題,圖書館的后勤物業(yè)管理就要建立與之相對(duì)應(yīng)的管理體制,采取切實(shí)可行的措施,使其更好地發(fā)揮服務(wù)職能。

3圖書館后勤物業(yè)改革的對(duì)策

3•1增加配備專業(yè)人員

在傳統(tǒng)圖書館時(shí)代,往往是人少書缺,館舍窄舊,這樣的情況下不可能安排過(guò)多的人員來(lái)分管物業(yè)事務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展,新建、擴(kuò)建圖書館成了各地精神文明建設(shè)和城市文化建設(shè)的重要工程,而隨著館舍的擴(kuò)大和各種設(shè)備的增加,配備各種專業(yè)的后勤保障工作人員是圖書館正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保證。同時(shí),在數(shù)量上也要足夠,以便安排24小時(shí)值班,這樣才能對(duì)隨時(shí)發(fā)生的電梯、照明、中央空調(diào)等設(shè)備故障及時(shí)排除。另外,還必須加強(qiáng)對(duì)后勤物業(yè)管理人員的技術(shù)技能培訓(xùn),不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,制定各類設(shè)備日常的維護(hù)、保養(yǎng)計(jì)劃并對(duì)設(shè)備使用情況作詳細(xì)記錄,確保全館設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

3•2建立完備的館舍房產(chǎn)及基建設(shè)備檔案

圖書館各類基本建設(shè)圖紙文件,是日后對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、維修的重要依據(jù)。因此應(yīng)有專人管理,負(fù)責(zé)對(duì)這些檔案資料進(jìn)行收集、整理、存檔,妥善保管,以確保日后使用的需要。

3•3改革用人機(jī)制,調(diào)動(dòng)物業(yè)管理人員積極性

在圖書館現(xiàn)有人事管理體制下,圖書館職工沒(méi)有“下崗”的危機(jī),缺少競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),缺少主人翁責(zé)任感,更談不上什么積極性、創(chuàng)造性。所以首先要從改革用人機(jī)制入手,實(shí)行能上能下、能進(jìn)能出的崗位聘任制,促進(jìn)職工轉(zhuǎn)換觀念,使得人人都有危機(jī)感和責(zé)任感。圖書館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物業(yè)管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng),樹立愛(ài)崗敬業(yè)的精神,認(rèn)識(shí)到即使是后勤人員也應(yīng)與圖書館一線工作人員一樣,通過(guò)后勤保障工作間接地為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。圖書館還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有物業(yè)管理人員實(shí)行培訓(xùn)上崗,并通過(guò)招聘物業(yè)管理專業(yè)畢業(yè)生,或從現(xiàn)有館員中選調(diào)樂(lè)于從事物業(yè)管理的人員,充實(shí)圖書館物業(yè)管理人員隊(duì)伍。

3•4建立完善規(guī)章制度,規(guī)范工作行為

要提高后勤物業(yè)管理水平,更好地為全館各個(gè)部門服務(wù),必須建立健全物業(yè)管理規(guī)章制度,明確各崗位的職責(zé)和工作規(guī)范,運(yùn)用制度的手段進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理,做到有章可循,嚴(yán)格按章辦事。例如電工班要有電房值班制度、發(fā)電機(jī)操作規(guī)程、機(jī)械設(shè)備等運(yùn)行職責(zé),總機(jī)房要有話務(wù)員崗位責(zé)任制、保密制度、機(jī)務(wù)員崗位責(zé)任制、管理制度等等。后勤工作應(yīng)做到事無(wú)論巨細(xì),都有專人負(fù)責(zé);事無(wú)論緩急,都有辦好的期限,急事急辦,緩事亦不緩辦。要落實(shí)崗位責(zé)任制措施,做到既分工負(fù)責(zé)又互相協(xié)作,辦事有標(biāo)準(zhǔn),檢查有依據(jù)。要增加后勤管理的透明度,讓全館職工監(jiān)督。要堅(jiān)持原則,嚴(yán)格按各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行管理,獎(jiǎng)罰分明。

3•5加強(qiáng)公共安全及消防管理

圖書館作為一個(gè)重要的公共活動(dòng)場(chǎng)所,人流量大,人員成分復(fù)雜,其公共安全、消防安全在物業(yè)管理工作中占有特別重要的位置。圖書館應(yīng)采用一、二級(jí)耐火等級(jí)的建筑,書庫(kù)應(yīng)作為單獨(dú)的防火分區(qū),與書庫(kù)相連的閱覽室等建筑必須用防火墻或防火門隔開,書庫(kù)內(nèi)采用不燃書架。同時(shí),圖書館的電氣設(shè)備要符合有關(guān)電氣設(shè)備安裝的要求,嚴(yán)禁超負(fù)荷用電。全館各通道應(yīng)設(shè)有“安全出口”指示燈,以便人員緊急疏散。物業(yè)管理部門應(yīng)有足夠的人手,定期巡查館舍,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)予以排除。物業(yè)管理部門還應(yīng)與圖書館保衛(wèi)部門通力協(xié)作,定期邀請(qǐng)消防安全人員到圖書館對(duì)全體員工進(jìn)行安全與消防知識(shí)培訓(xùn),同時(shí)做好遇到緊急情況如何疏散讀者、安全逃生的宣傳。

3•6深化圖書館物業(yè)后勤工作改革

過(guò)去圖書館后勤工作都是由本館職工自己做,現(xiàn)在則可以采取購(gòu)買社會(huì)化服務(wù)和實(shí)行圖書館內(nèi)承包制管理等方式。凡是社會(huì)上現(xiàn)有行業(yè)公司能滿足圖書館需要的項(xiàng)目,圖書館就可以花錢買服務(wù)并對(duì)其服務(wù)品質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格控管。對(duì)必須由館內(nèi)工作人員從事的某些物業(yè)后勤工作,也可實(shí)行將任務(wù)與人、財(cái)、物的投入掛鉤承包的管理辦法。目前我館已經(jīng)試行的項(xiàng)目涉及衛(wèi)生保潔、綠化美化、機(jī)電設(shè)備維護(hù)及食堂管理等。這項(xiàng)變革的積極意義在于:首先,實(shí)行了此項(xiàng)改革,圖書館后勤保障力度和后勤服務(wù)質(zhì)量都有比較明顯的提高,圖書館原先投在后勤物業(yè)方面的人力可實(shí)現(xiàn)大部分轉(zhuǎn)移或裁減。其次,向社會(huì)購(gòu)買服務(wù)所需經(jīng)費(fèi)基本上可以從原先圖書館投入的后勤人員經(jīng)費(fèi)開支及其他開支中支付,并不會(huì)大幅增加圖書館經(jīng)費(fèi)負(fù)擔(dān),甚至可節(jié)省后勤物業(yè)管理費(fèi)用支出。例如青島市圖書館就將保潔、綠化等一般后勤物業(yè)管理工作委托給社會(huì)物業(yè)管理公司來(lái)操作,使得圖書館的室內(nèi)外環(huán)境、綠化都比以前聘請(qǐng)臨時(shí)工有明顯的改觀,面貌煥然一新。

3•7加強(qiáng)設(shè)備采購(gòu)管理

圖書館物業(yè)管理部門經(jīng)常要負(fù)責(zé)采購(gòu)各種設(shè)備用品,這些設(shè)備用品的質(zhì)量直接關(guān)系到圖書館各部門的工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量,因此,如何用有限的資金采購(gòu)質(zhì)量過(guò)關(guān)的設(shè)備用品十分重要。在采購(gòu)物資設(shè)備時(shí),首先應(yīng)與有關(guān)部門溝通,聽取他們對(duì)所需設(shè)備用品的意見,做到有的放矢地采購(gòu),并盡可能通過(guò)主渠道選擇正宗品牌,謹(jǐn)防偽劣產(chǎn)品。同時(shí)還要堅(jiān)持節(jié)約原則,控制成本費(fèi)用,堅(jiān)持貨比三家,確保質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。目前國(guó)家規(guī)定機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公用品物資采購(gòu)都要通過(guò)政府采購(gòu)辦進(jìn)行公開招標(biāo)采購(gòu),目的是在保證質(zhì)量前提下控制成本。因此物業(yè)管理部門在提供采購(gòu)單之前應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)研,多跑多看,對(duì)所購(gòu)物品的型號(hào)、單價(jià)、質(zhì)量做到心中有數(shù),既要避免片面追求低價(jià)而忽視了對(duì)商品的質(zhì)量要求,又要避免同樣的物品限價(jià)偏高而失去公開招標(biāo)采購(gòu)的意義。