信息系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用

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一、物業(yè)管理信息系統(tǒng)的作用

（一）良好的可視性與可控性

物業(yè)管理信息化有助于建立規(guī)范、合理的業(yè)務(wù)流程，明確不同崗位的責(zé)任，保障相關(guān)業(yè)務(wù)高效的開展，盡可能地規(guī)避管理上的不足以及人為因素的不利影響，使企業(yè)擁有更為理想的運(yùn)營(yíng)效率，最終幫助企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)主動(dòng)地位。

（二）支持全方位的快速查詢

物業(yè)管理涉及大量資料（如房產(chǎn)資料等），若采用手工整理方式，不僅工作量大，且相當(dāng)煩瑣，對(duì)房產(chǎn)資料進(jìn)行查詢時(shí)往往耗時(shí)較長(zhǎng)。利用信息系統(tǒng)能夠通過設(shè)置不同條件分類（如業(yè)主姓名、房號(hào)以及面積等）進(jìn)行查詢，快捷且準(zhǔn)確，大幅提升了查詢效率[1]。

（三）完整的工程服務(wù)檔案

在物業(yè)管理工作中，需要對(duì)工程服務(wù)（如維修等）進(jìn)行管理。信息系統(tǒng)可對(duì)工程服務(wù)檔案進(jìn)行收集整理，如此一來，為管理人員及時(shí)掌握現(xiàn)狀提供了極大便利，有助于管理人員科學(xué)規(guī)劃自身的工作時(shí)間。

（四）各項(xiàng)費(fèi)用的自動(dòng)化計(jì)算

在物業(yè)管理中，各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算和整理屬于核心工作之一，但費(fèi)用項(xiàng)目眾多，再加上計(jì)算方法煩瑣，若采用手工模式，很容易出錯(cuò)，且耗時(shí)耗力。信息系統(tǒng)不僅運(yùn)算速度快，而且準(zhǔn)確率高，能夠讓相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算和整理變得簡(jiǎn)單起來。

（五）為決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

物業(yè)管理信息系統(tǒng)之中的決策系統(tǒng)可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，如此一來，決策者能夠在大量的決策方案中篩選出最為合理的，指導(dǎo)企業(yè)實(shí)施科學(xué)的管理行動(dòng)。

二、物業(yè)管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊及操作

（一）基礎(chǔ)資料

基礎(chǔ)資料模塊主要由三大模塊組成，即組織機(jī)構(gòu)模塊、職員模塊以及輔助資料模塊[2]。組織機(jī)構(gòu)模塊可以對(duì)不同組織機(jī)構(gòu)（如總公司等）進(jìn)行定義，職員模塊可對(duì)不同組織機(jī)構(gòu)之下的職員信息進(jìn)行定義以及管理，輔助資料模塊能夠?qū)ο嚓P(guān)輔助資料（如樓宇結(jié)構(gòu)等）進(jìn)行定義。以基礎(chǔ)資料模塊為工具，可對(duì)各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，為物業(yè)管理企業(yè)建立信息化構(gòu)架奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置時(shí)，一般將物業(yè)管理企業(yè)規(guī)劃成三級(jí)，一至三級(jí)分別是總公司、區(qū)域公司以及管理處；對(duì)于普通居民小區(qū)，通常設(shè)置三個(gè)級(jí)別的管理處；當(dāng)完成對(duì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置之后，便可以在不同機(jī)構(gòu)之下進(jìn)一步設(shè)立與之對(duì)應(yīng)的職員信息[3]。

（二）房產(chǎn)管理

房產(chǎn)資源管理模塊主要包含了下述信息：（1）管理區(qū)信息；（2）樓宇信息；（3）房間信息；（4）停車場(chǎng)信息等[4]。依據(jù)不同類別對(duì)上述信息進(jìn)行歸納整理，形成Excel表格后導(dǎo)入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的初始化準(zhǔn)備。對(duì)房產(chǎn)管理的同時(shí)，還能夠執(zhí)行房產(chǎn)驗(yàn)收作業(yè)，便于物業(yè)管理企業(yè)更加高效地驗(yàn)收項(xiàng)目，管理驗(yàn)收結(jié)果。這一模塊還有一個(gè)比較重要的功能，就是可以對(duì)公共維修資金進(jìn)行管理，能夠十分清晰地記錄每一戶所對(duì)應(yīng)的公共維修資金信息，有效提升了物業(yè)管理企業(yè)資金管理的規(guī)范性。

（三）客戶關(guān)系管理

物業(yè)管理企業(yè)開展客戶服務(wù)工作時(shí)離不開客戶關(guān)系管理模塊的支持。在該模塊的幫助下，不僅能夠建立一個(gè)信息較完整的客戶檔案，對(duì)所有住戶的姓名、身份信息、聯(lián)系方式等重要信息予以管理，還能針對(duì)每一位客戶建立健全家庭成員的檔案。對(duì)于以寫字樓為代表的綜合項(xiàng)目，信息系統(tǒng)能對(duì)業(yè)主和租戶的信息分別進(jìn)行詳細(xì)的記錄，為相關(guān)管理工作提供極大便利。通過“客戶服務(wù)”，可以對(duì)內(nèi)部服務(wù)進(jìn)行合理派工，同時(shí)還可以開展投訴處理以及裝修管理等工作。借助系統(tǒng)跟蹤功能，對(duì)各項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行管理，做好內(nèi)部溝通工作，及時(shí)且有效地解決客戶提出的各項(xiàng)合理的服務(wù)申請(qǐng)，從而逐步提升客戶的滿意度[5]。

（四）收費(fèi)管理

所謂收費(fèi)管理模塊，指的是物業(yè)管理企業(yè)對(duì)各類費(fèi)用予以管理的一種功能模塊，全部收費(fèi)項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)等均可根據(jù)需要進(jìn)行自定義。應(yīng)收費(fèi)用主要有四大類，即常規(guī)費(fèi)用、抄表費(fèi)用、車位費(fèi)用以及臨時(shí)費(fèi)用。以單個(gè)房間為單位，明確當(dāng)月各個(gè)房間的應(yīng)收費(fèi)用，對(duì)于那些較特殊的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，允許單獨(dú)設(shè)置，設(shè)置好相應(yīng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)之后，每月便可以執(zhí)行“生成費(fèi)用”操作。以水電收費(fèi)為例，對(duì)水電表執(zhí)行遠(yuǎn)程抄表操作之后，形成Excel數(shù)據(jù)，然后將其導(dǎo)入收費(fèi)管理模塊便可形成抄表費(fèi)用[6]。對(duì)交費(fèi)通知單，可通過自定義方式進(jìn)行設(shè)置，并打印出來。繳費(fèi)方式主要包括三種，一是現(xiàn)金交款，二是銀行托收，三是預(yù)收款。收費(fèi)員在收費(fèi)管理模塊中執(zhí)行“繳費(fèi)”操作之后，應(yīng)收費(fèi)用便會(huì)自動(dòng)納入已收費(fèi)用，與此同時(shí)，還可以打印出對(duì)應(yīng)的票據(jù)。對(duì)于收費(fèi)管理模塊而言，其還提供了不同類型的查詢和統(tǒng)計(jì)服務(wù)，常見的如當(dāng)期應(yīng)收費(fèi)用之中的當(dāng)期應(yīng)收、往期欠費(fèi)以及提前預(yù)收等，僅需執(zhí)行“報(bào)表統(tǒng)計(jì)”這一操作即可實(shí)現(xiàn)。

（五）系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)模塊主要包含角色管理、用戶管理、系統(tǒng)重置三大功能。角色管理功能能夠以不同角色為對(duì)象，對(duì)其名下的功能以及數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。用戶管理功能能夠?qū)τ脩艚巧M(jìn)行定義。通過前面提到的兩種功能可以建立一個(gè)比較靈活、完善的授權(quán)機(jī)制。項(xiàng)目人員僅可以對(duì)所屬項(xiàng)目的相關(guān)信息進(jìn)行操作，而不同級(jí)別的管理人員在獲得授權(quán)之后可以進(jìn)行相應(yīng)操作。

（六）設(shè)備保運(yùn)信息化

將大量設(shè)備設(shè)施相關(guān)數(shù)據(jù)錄入信息化系統(tǒng)，形成一個(gè)大數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)生成卡片式、線性操作規(guī)程，保運(yùn)人員按照設(shè)定的路線進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，操作記錄實(shí)時(shí)傳到系統(tǒng)內(nèi)，生成數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行分析，使設(shè)備設(shè)施也納入到物業(yè)的信息化管理之中。

三、信息系統(tǒng)如何更好地應(yīng)用于物業(yè)管理

（一）政府和行業(yè)支持

相關(guān)政府以及行業(yè)部門應(yīng)重視信息系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用，并落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中去，組織建筑單位、研究單位以及其他相關(guān)單位制定物業(yè)管理信息系統(tǒng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確具體的實(shí)施內(nèi)容，并立足于具體情況，允許多重定位的存在，從而更好地滿足不同檔次及各類投資規(guī)模的實(shí)際需求。除此之外，政府部門還應(yīng)基于更高層次視角制定和實(shí)施配套的協(xié)調(diào)性政策法規(guī)，突破行政壁壘的束縛，推動(dòng)相關(guān)收費(fèi)的社會(huì)化轉(zhuǎn)變，制定城市物業(yè)管理的信息化發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步明確物業(yè)管理信息系統(tǒng)的規(guī)模和類型，為其提供各類資源支持，從而促使信息系統(tǒng)更好地應(yīng)用于物業(yè)管理系統(tǒng)，服務(wù)于現(xiàn)代智能物業(yè)社區(qū)的建設(shè)和發(fā)展[7]。

（二）開發(fā)商支持

開發(fā)商對(duì)工程進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，便應(yīng)該充分明確住宅的市場(chǎng)定位，即向何種社會(huì)群體提供何種檔次的住宅，通過了解購(gòu)房人在物業(yè)管理方面普遍關(guān)心的問題，確定物業(yè)管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備的功能，如若缺少必要的事前調(diào)查環(huán)節(jié)，就會(huì)出現(xiàn)功能過剩，或者功能不齊全的情況。與此同時(shí)，還應(yīng)立足于市場(chǎng)需求，對(duì)自身的投資能力進(jìn)行理性分析，參考物業(yè)管理等各個(gè)方面的合理意見，邀請(qǐng)專業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)的、高效的策劃，結(jié)合項(xiàng)目具體的市場(chǎng)定位來研究其配套的信息化物業(yè)管理問題，不但要考慮項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性、可靠性，同時(shí)還應(yīng)考慮項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展性。住宅是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，物業(yè)管理企業(yè)通常會(huì)為業(yè)主提供長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年的服務(wù)?，F(xiàn)今，科技正處于飛速發(fā)展之中，特別是信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，所以，在建設(shè)物業(yè)管理信息系統(tǒng)的過程中，應(yīng)積極地考慮技術(shù)的升級(jí)問題，如何賦予物業(yè)管理信息系統(tǒng)以理想的超前性及可拓展性，將成為開發(fā)商在和相關(guān)企業(yè)協(xié)商的過程中另一重要的議題。

（三）健全各項(xiàng)規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度是至關(guān)重要的，這是做好小區(qū)物業(yè)管理工作的重要保障之一。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)基于物業(yè)管理信息系統(tǒng)的具體特性制定和實(shí)施配套的維護(hù)制度與保養(yǎng)制度，并嚴(yán)格落實(shí)定期檢修工作；建立并完善資料管理制度，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)設(shè)備自動(dòng)運(yùn)行所涉及的資料予以整理和歸納，然后在此基礎(chǔ)上制定針對(duì)性的防范措施，做好預(yù)防工作；除此之外，物業(yè)管理企業(yè)還需要建立和完善相關(guān)工作所對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，制定和實(shí)施以崗位責(zé)任制為代表的一系列規(guī)章制度。只有建立了較完善的規(guī)章制度體系，才能使物業(yè)管理信息系統(tǒng)真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（四）建立高素質(zhì)的物業(yè)管理隊(duì)伍

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)重視和做好對(duì)在職員工的培訓(xùn)工作，使他們及時(shí)了解并掌握物業(yè)管理信息系統(tǒng)的相關(guān)功能，與此同時(shí)，還應(yīng)做好新員工招聘工作，為自身源源不斷地補(bǔ)充新鮮血液，從而建立一支穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的物業(yè)管理隊(duì)伍。建議物業(yè)管理企業(yè)將一些專業(yè)設(shè)備的操作、維修以及保養(yǎng)工作委托給相關(guān)專業(yè)企業(yè)，從而達(dá)成節(jié)約成本，提升自身管理質(zhì)量和效率的目的[8]。

四、結(jié)語

總而言之，物業(yè)管理只有積極引入和應(yīng)用信息系統(tǒng)，尤其是采用聯(lián)網(wǎng)管理模式對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，才能使得各項(xiàng)物業(yè)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，為物業(yè)管理工作的高效開展提供有用的參考信息，方便物業(yè)管理企業(yè)及時(shí)且準(zhǔn)確地制定相關(guān)決策。與此同時(shí)，也方便了物業(yè)管理企業(yè)實(shí)時(shí)掌握自身的運(yùn)營(yíng)狀況，在此基礎(chǔ)上可以作出針對(duì)性的經(jīng)營(yíng)決策，推動(dòng)物業(yè)管理朝著現(xiàn)代化、智能化的方向不斷邁進(jìn)。

作者：石瑞 單位：北京陽(yáng)光麗景裝飾有限公司