談電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式
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【摘要】電力行業(yè)的快速發(fā)展引起了物資供需關系變化，傳統(tǒng)的采購方式無法滿足電力公司日常經營的物資需求，電力公司采取了協(xié)議庫存采購管理辦法。協(xié)議庫存采購法為預估公司一年內物資需求量進行統(tǒng)一招標，將具備承接能力的供應商納入框架中，公司一年內物資需求可選擇框架中供應商，不再進行單獨招標。這種方法具有其獨特的優(yōu)勢，但也帶來了許多管理上的新問題，本文重點介紹了協(xié)議庫存采購模式的優(yōu)勢，并分析了其關鍵環(huán)節(jié)的管控方式。
【關鍵詞】協(xié)議庫存；集中采購；電力物資
近年來國家電網(wǎng)架構正在快速擴容升級，電力物資采購的數(shù)量和金額在快速增長，公司對于采購物資的管理標準也在日益提高?，F(xiàn)有采購模式在很大程度上對公司生產部門的正常生產、采購物資的質量、成本控制及管理產生了不利的影響。為此，電力公司采取了協(xié)議庫存招標采購管理辦法，即公司根據(jù)生產單位的專業(yè)性質及其對物資需求將所需物資分為專用物資與通用物資，協(xié)議庫存采購模式指先預估1年內物資需求量，采購部門將全年的通用物資需求進行統(tǒng)一招標采購活動，將具備承接能力的供應商納入框架中，作為長期合作的供應廠家。當基層項目負責人掌握具體需求量后，再由采購職能人員從中標范圍內匹配適宜的供應商，在合約期限內與框架范圍中的供應商進行合作，生成項目專用的物資訂單，并進行后續(xù)生成、運輸、安裝、倉儲等流程。
采購模式管理
電力公司召集了內部各專業(yè)專家挑選出適合大量統(tǒng)招的物資，確定框架協(xié)議招標的范圍。電力公司將所需采購的物資分為專用物資和通用物資，所謂的專用物資即為企業(yè)的各生產單位所需的專業(yè)設備以及維修設備時需要用到的專用配件；而通用物資是指在日常生產過程中會大批量出現(xiàn)，且能適配于大多數(shù)工程的設備及材料。協(xié)議庫存采購模式主要針對通用物資，此類物資具有需求量大，普適度高，市場中較為常見等特點。為保證協(xié)議庫存采購產品的通用性，公司對通用物資進行了標準化規(guī)定，要求統(tǒng)一編制通用技術規(guī)范書，要求所有供應商全部嚴格按照統(tǒng)一的技術要求進行生產和加工，確保物資的通用性和普適性。通過應用框架協(xié)議采購模式降低采購成本。
采購成本管理
采用框架協(xié)議采購模式，由于訂單體量龐大，供應商可以采用不同策略降低原材料價格、人員調配、運輸、倉儲等成本，從而降低投標價格。公司可以得到優(yōu)惠的產品價格，節(jié)省多次招標、運輸、庫存成本。但由于采購協(xié)議總價過大，需要一次性支付的預付款相對較多，公司一次性申請的貸款額度及利息也會增加，需要財務部門配合。
采購周期管理
簽署框架協(xié)議可以采購模式降低采購成本，但同時，這種采購活動的流程相對更加繁瑣，各層級傳達反饋的周期過長，難以保證采購工作的及時性，容易造成招標不及時等情況，最終影響到物資的供應效果。協(xié)議采購的范圍是近3000種常見的通用物資，且每種物資經過層層匯總，屬于招標過程冗長的大型集中招標行為，數(shù)量過于龐大。公司內部需對大量數(shù)據(jù)進行匯總整理及人工分析審核等工作，層層流程消耗大量的時間。一旦招標工作進度滯后或發(fā)生流標等意外情況，會對公司日常生產經營工作的進度產生制約，導致出現(xiàn)物資供應不及時而工期延誤等現(xiàn)象，無法滿足現(xiàn)場實際使用的要求。招標次數(shù)減少導致公司對通用物資的采購依賴于框架協(xié)議采購活動，其準確性和執(zhí)行情況直接影響了公司各部門通用物資使用情況。假如物資計劃缺乏前瞻性，那么就可能會出現(xiàn)很多急需計劃，從而加大了物資采購的難度，為企業(yè)帶來更多的采購成本。為保證框架協(xié)議招標量貼近公司全年的實際生產需求，公司人員可根據(jù)目標年度的生產計劃、結合以往采購經驗大致預估出通用物資的需求，同時公司自身存貨中的安全庫存量可起到一定緩沖作用，彌補框架協(xié)議招標不足的情況。采購人員需根據(jù)生產單位上報的需求制定計劃，不可脫離現(xiàn)場實際需求自行發(fā)揮職能作用。
供應商行為管理
框架協(xié)議采購模式對于供應商行為管理的要求較高，需要提高供應商關系維護的水平。由于企業(yè)內大量需求產品只能依托已中標的供應商，該供應商的行為表現(xiàn)如供貨質量、供貨時間、手續(xù)辦理情況等會嚴重影響基層生產項目進展。企業(yè)與供應商維持良好的協(xié)作關系更容易解決合同內未明確的緊急情況以及緊急項目需要供應商加急趕工提前出貨、及時退換殘次品、提供備品備件及技術支持等問題。維持良好關系的一個重要因素是及時付款，企業(yè)的生產周期較長，到貨款和投運款間隔時間太久會影響供應商的資金流，目前此問題難以有效解決，供應商繼續(xù)貸款來維持公司周轉，所以支付周期過長是供應關系中的主要矛盾點。供應商僅關注年底業(yè)務指標完成情況，而對于全年的物資供應過程不夠重視，造成采購合同的履約不夠規(guī)范，造成大量訂單問題在年底集中爆發(fā)，由于過程管理缺失，手續(xù)滯后等問題造成雙方在供貨時間、價格上存在分歧。
采購流程管理
協(xié)議庫存采購物資的各個環(huán)節(jié)均可進行查詢，從申請到計劃，從年度協(xié)議到具體訂單，從采購合同到采購完成后物資入出庫。根據(jù)不同權限可以實現(xiàn)對全公司、各項目部乃至個人職責范圍的物資信息進行多方位的查詢和統(tǒng)計。并在供應商管理系統(tǒng)中做出相應記錄，由各省公司匯總，結合作記錄不良的供應商進行考核，屢教不改者將計入黑名單。在保證產品合格的情況下，更好地保證工程的質量。為規(guī)范協(xié)議庫存采購過程管理，公司項目經理會提前與供應廠家溝通確認，對于產品的詳細技術要求、交貨日期、采購數(shù)量以及其他特殊需求等，防止對方因技術標的不明確造成誤生產，減少不必要的設計修改，給對方充足的時間來確保雙方利益。對于一些市場供應比較充足，而且運輸距離比較短的通用材料，企業(yè)可以采取長期供貨協(xié)議，做到隨用隨供，其中包括鐵塔材料、電纜、導線等的常用通用電力物資。簽署協(xié)議后，建設單位按實際需求向企業(yè)申請領用協(xié)議庫存，供應商按照協(xié)議領用量辦理出庫交貨手續(xù)。簽署協(xié)議后，建設單位按實際需求向企業(yè)申請領用框架協(xié)議，供應商按照協(xié)議領用量辦理出庫交貨手續(xù)。
協(xié)議庫存采購優(yōu)勢
協(xié)議庫存采購管理模式簡化了甲乙雙方的招投標工作，保證雙方的長期合作關系，賦予雙方一定的靈活度，屬于雙贏的方式。協(xié)議庫存法的優(yōu)點是對于甲方可以減少招投標次數(shù)，降低采購價格，減少與不同廠家的磨合成本，確保項目及時得到所需物資。以大批量采購價格取得更優(yōu)質的產品，并縮短交貨周期，降低自身庫存具體由采購部門計劃處根據(jù)1年內所有常規(guī)工程的需求量進行統(tǒng)一招標，從而與中標廠家簽訂1年的供貨協(xié)議，與供應商保持相對固定的合作。對于乙方，參與協(xié)議庫存采購可以保證長期擁有大量訂單，拿到大筆預付款為公司周轉使用，便于以批發(fā)的價格購買大量低價的原材料，合理安排生產任務，平衡營銷淡旺季造成的生產力不均情況。供應商根據(jù)庫存協(xié)議自行安排生產通用物資而并不結算，直到企業(yè)的生產單位生成訂單后直接送往生產現(xiàn)場，再根據(jù)具體工程進行結算，從而實現(xiàn)企業(yè)的零庫存，有效降低儲備資金的占有率。由于協(xié)議庫存年度計劃體量過于龐大，通常會按區(qū)域分包進行招標，而采購匹配部門人員會優(yōu)先按運輸距離劃分供應商服務范圍，在一定程度上降低運輸費用。對于供應商，在節(jié)省大量投標費用的同時，不必在全國范圍內送貨，可以通過與運輸公司建立長期合作的方式降低運輸成本，從而降低投標報價。協(xié)議庫存采購模式成功建立了企業(yè)與供應商之間的長期合作關系，框架招標完成后雙方簽訂1年期限的合作協(xié)議，將至少保證1年內雙方可以密切配合。雙方達成了健康穩(wěn)定的合作關系，使供應商降低招投標活動的運營成本，有效降低了公司的物資儲備資金占用，加速企業(yè)資金周轉，減輕了企業(yè)其他生產經營活動的資金壓力，在確定的業(yè)務體量和找到平衡點。長期穩(wěn)定合作的供應商可提供足夠的技術支持，采取積極有效措施提高產品質量，保證生產工作所用物資可靠精良，實現(xiàn)甲乙雙方的“雙贏“局面。
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作者：賈瑞東 徐菲琳 胡軼龍 刁宏宇 張子偉 單位： 國網(wǎng)北京市電力公司建設咨詢公司
