供應(yīng)鏈優(yōu)化下的物資公司庫(kù)存預(yù)算管理
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簡(jiǎn)單介紹了某鐵路物資有限公司的職責(zé)，以及其所面對(duì)的庫(kù)存難題，以2018、2019兩年數(shù)據(jù)為主分析了以下屬某儲(chǔ)運(yùn)車間為主的庫(kù)發(fā)料庫(kù)存周轉(zhuǎn)率較低的問題，介紹了其導(dǎo)致的現(xiàn)金流占用和存在的資產(chǎn)減值的可能性，從外部及內(nèi)部?jī)煞矫嫣接懥丝赡苄援a(chǎn)生的原因，并進(jìn)行了合理的推測(cè)，同時(shí)就如何加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存的管理、如何解決積壓品、閑置品的問題，如何預(yù)防相關(guān)的資產(chǎn)減值幾大方面提出了相應(yīng)的見解和解決思路，以期提高相應(yīng)的庫(kù)存管理水平和降低資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)。
一、背景研究
鐵路物資有限公司作為鐵路運(yùn)輸?shù)妮o助單位，承擔(dān)鐵路局內(nèi)物資集中采購(gòu)的合同簽訂、訂購(gòu)、催貨、物資配送、供應(yīng)、結(jié)算等職責(zé)。近年來，該類企業(yè)存在著庫(kù)存周轉(zhuǎn)較為緩慢等問題，造成了資金長(zhǎng)期被不合理地占用，同時(shí)廢舊及積壓資產(chǎn)存在報(bào)廢繼而損失的潛在風(fēng)險(xiǎn)也不斷加大。根據(jù)鐵路局降低庫(kù)存的要求，某鐵路物資有限公司每年年底組織庫(kù)存深入分析大清查，對(duì)物資庫(kù)存加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，以突對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)管理的效率有進(jìn)一步地提高。降低資產(chǎn)流、損失的風(fēng)險(xiǎn)，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。
二、庫(kù)存現(xiàn)狀及存在的主要問題
（一）庫(kù)存均為鐵路專用物資2018年末，該單位庫(kù)發(fā)料庫(kù)存總額為135.8萬元，全部為各類專用于機(jī)務(wù)、工務(wù)、客運(yùn)的等各鐵路系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)維修生產(chǎn)作業(yè)所需物資，其中非金屬配件45項(xiàng)、73萬元，其在庫(kù)發(fā)料中占據(jù)較大的比例。由于鐵路專用物資服務(wù)于鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)的特殊性和庫(kù)存物資采購(gòu)必須對(duì)專用物資進(jìn)行一定儲(chǔ)備，庫(kù)存物資的支出要完全依賴于各站段生產(chǎn)消耗，無法通過對(duì)外銷售實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)變現(xiàn)。
（二）實(shí)際庫(kù)存周轉(zhuǎn)率不高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率由物資供應(yīng)總成本（站段上報(bào)物資需求計(jì)劃的總額）與平均存貨之間的比值，該分析指標(biāo)是目前鐵路物資統(tǒng)計(jì)除收入、成本、存貨三大指標(biāo)以外最主要的指標(biāo)。多年來，在物資統(tǒng)計(jì)口徑中，成本總額大約直接等于發(fā)料總額，但與站段自身材料科物資供應(yīng)邏輯不同的是，站段物資是由倉(cāng)庫(kù)直接向車間班組發(fā)料，而物資公司在降低中轉(zhuǎn)時(shí)間，減少裝卸費(fèi)用的同時(shí)為了提高物資供應(yīng)效率，物資公司除通過下屬儲(chǔ)運(yùn)車間向各站段進(jìn)行物資供應(yīng)以外（即庫(kù)發(fā)料），其大部分物資供應(yīng)為直發(fā)料，也就是廠商直接送到使用站段而不經(jīng)過我公司儲(chǔ)運(yùn)車間，站段驗(yàn)收后再由物資公司對(duì)已接受物資進(jìn)行辦理物資收發(fā)及結(jié)算流程。由于該類物資實(shí)質(zhì)上沒有任何庫(kù)存，但是財(cái)務(wù)入賬時(shí)會(huì)對(duì)其做一次入庫(kù)出庫(kù)流程，也就是說在計(jì)算存貨周轉(zhuǎn)率時(shí)，該類物資也計(jì)入了物資供應(yīng)總成本中，因此會(huì)導(dǎo)致在計(jì)算實(shí)際庫(kù)存周轉(zhuǎn)率時(shí)，致使其數(shù)據(jù)失真。以下是對(duì)2018、2019兩年的物資供應(yīng)總成本按總成本和庫(kù)發(fā)料成本進(jìn)行了分類，分別就著兩年的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率及周轉(zhuǎn)天數(shù)進(jìn)行計(jì)算并對(duì)比，詳見表1。很顯然可以看出，2018、2019兩年直發(fā)料對(duì)物資供應(yīng)總成本數(shù)據(jù)影響極大，按照相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)計(jì)算原則來看，其所顯示的總成本周轉(zhuǎn)率與庫(kù)發(fā)料的周轉(zhuǎn)率產(chǎn)生了較大的差距。我們?cè)趯?duì)直發(fā)料數(shù)據(jù)進(jìn)行剔除后發(fā)現(xiàn)，2018、2019年庫(kù)發(fā)料存貨周轉(zhuǎn)率較低，并且還呈現(xiàn)顯著的降低趨勢(shì)。2019年庫(kù)發(fā)料實(shí)際周轉(zhuǎn)率為429%，也就是全年庫(kù)發(fā)料周轉(zhuǎn)數(shù)為4.29次。表明庫(kù)發(fā)料對(duì)其所占用資金的使用成本較高、同時(shí)存在著變現(xiàn)困難的問題。同時(shí)，庫(kù)發(fā)料由于其在庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)，非常容易造成破損、毀壞、或者部分不宜久放的物資出現(xiàn)過期的現(xiàn)象，存在積壓物資價(jià)值降低乃至報(bào)廢的問題，其資產(chǎn)存在一定的減值、損失問題，同時(shí)由于庫(kù)發(fā)料的周轉(zhuǎn)率不斷降低，也會(huì)導(dǎo)致其風(fēng)險(xiǎn)不斷增大，庫(kù)發(fā)料的貨物價(jià)值性及相關(guān)流轉(zhuǎn)效率仍需提高。
三、庫(kù)存管理中存在問題的原因分析
（一）直接原因分析我們對(duì)物資供應(yīng)的整體流程進(jìn)行追溯，從采購(gòu)、驗(yàn)收及供應(yīng)三大方面分析，認(rèn)為庫(kù)發(fā)料周轉(zhuǎn)率較低及積壓?jiǎn)栴}嚴(yán)重的原因主要有以下方面：一是機(jī)務(wù)、機(jī)輛相關(guān)的物資在完成供應(yīng)任務(wù)后，存在一部分儲(chǔ)備物資，該類物資是為原設(shè)備所配套使用，但其并未與原物資一起轉(zhuǎn)運(yùn)出庫(kù)而造成無法消耗；二是由于科技發(fā)展導(dǎo)致的技術(shù)升級(jí)、產(chǎn)品更新?lián)Q代等因素造成與原機(jī)器設(shè)備配套所使用的配件或者套件已經(jīng)無法再進(jìn)行使用。
（二）對(duì)庫(kù)存的管理模式較為簡(jiǎn)陋1.計(jì)劃上報(bào)過程的管理不到位一是自從物資系統(tǒng)實(shí)施集中采購(gòu)、統(tǒng)一結(jié)算、管供分離的大模式后，各物資使用者也就是站段為有備無患，防范可能存在的缺料風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)物資計(jì)劃存在上報(bào)計(jì)劃的數(shù)量較多，上報(bào)計(jì)劃的時(shí)間較早等現(xiàn)象，以及部分關(guān)鍵設(shè)備所需的維護(hù)維修物資需求一直存在著動(dòng)態(tài)變化，無法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。以上種種原因?qū)е铝苏径嗡蠄?bào)的計(jì)劃、實(shí)際所需的物資、以及計(jì)劃所采購(gòu)的物資三者之間出現(xiàn)了一定的失衡現(xiàn)象，及時(shí)放在一整年的時(shí)間段來開也有部分存在脫節(jié)。二是未能設(shè)定良好的物資儲(chǔ)備定額或者其未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。儲(chǔ)備定額是用以評(píng)價(jià)物資庫(kù)存管理的一大重要指標(biāo)，但是物資儲(chǔ)備定額并未保持動(dòng)態(tài)調(diào)整，同時(shí)相關(guān)核定工作也較為滯后，大部分站段并未開展針對(duì)于物資消耗的月度或季度查定工作，這就導(dǎo)致了各站段對(duì)自身實(shí)際消耗量、應(yīng)有儲(chǔ)備量、實(shí)際庫(kù)存量的掌握不清晰，加上高鐵、動(dòng)車業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，各站段對(duì)高鐵動(dòng)車配件等設(shè)備的使用情況尚未掌握具體規(guī)律，這站段對(duì)研究庫(kù)存的合理性也產(chǎn)生了一定的阻礙。三是預(yù)算的問題，現(xiàn)行的物資口的采購(gòu)是基于成本的預(yù)算，也就是以財(cái)務(wù)成本到底支出多少為考核目標(biāo)，每年年初下達(dá)任務(wù)要求，分劈到每月必須完成具體多少的采購(gòu)金額，該方法從大的方向上來看在一定程度上對(duì)資源的配置起到了一優(yōu)化作用，將資金具體使用的范圍給限定住，控制了資金的流向，對(duì)物資口的資金進(jìn)行了合理的分配。但是，在具體的實(shí)務(wù)操作中，許多一線站段只注重對(duì)于成本的管理，特別是年底時(shí)一些成本大戶單位為了完成任務(wù)，12月的采購(gòu)額往往是其他月平均采購(gòu)額的一倍以上，采購(gòu)后又難以使用，這就導(dǎo)致了庫(kù)存積壓和具體使用的失衡，導(dǎo)致了庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}越來越嚴(yán)重。而同時(shí)，由于為了完成任務(wù)而增加購(gòu)買額后，又使得在采購(gòu)時(shí)出現(xiàn)了額度缺口，這又對(duì)采購(gòu)運(yùn)輸生產(chǎn)安全所急需的物資的使用產(chǎn)生了消極的影響，只能通過應(yīng)急物品采購(gòu)流程，而不通過常規(guī)計(jì)劃進(jìn)行物資采購(gòu)流程提報(bào)，這也就導(dǎo)致了未能物資預(yù)算來對(duì)站段的采購(gòu)資金進(jìn)行合理調(diào)配。所以，由于站段未能對(duì)其所提報(bào)計(jì)劃進(jìn)行嚴(yán)加審核，站段材料部門也未能對(duì)其具體的物資損耗情況和實(shí)際需求情況進(jìn)行掌握，無法根據(jù)數(shù)據(jù)設(shè)立相對(duì)合理的計(jì)劃，這也直接導(dǎo)致了采購(gòu)的不合理，對(duì)解決庫(kù)存資金的占用提出了挑戰(zhàn)。
四、如何防范庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)，以及加強(qiáng)相關(guān)管理
（一）加強(qiáng)采購(gòu)管理工作1.對(duì)于庫(kù)存制定相應(yīng)的考核目標(biāo)及方式我們可以設(shè)定一個(gè)固定的時(shí)間點(diǎn)為基礎(chǔ)，例如以每年年初為例，選取每年的庫(kù)存期初數(shù)，分析存貨在上一年的動(dòng)態(tài)以及目前積壓品的構(gòu)成狀態(tài)，以所涉的物資分管大類將相關(guān)的考核目標(biāo)分批下達(dá)，層層傳遞，直至具體分管業(yè)務(wù)員，以上年實(shí)際發(fā)生的庫(kù)存減少量的等數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，結(jié)合春運(yùn)、防洪、暑運(yùn)等相應(yīng)特殊時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)于物資儲(chǔ)備的臨時(shí)需求，按月份對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分批分解并細(xì)化，將責(zé)任下達(dá)至業(yè)務(wù)員及庫(kù)管員，對(duì)于庫(kù)存料品實(shí)施歸口管理，并確保相應(yīng)考核落實(shí)，嚴(yán)抓責(zé)任落實(shí)。根據(jù)運(yùn)輸安全穩(wěn)定的原則，確定保供所需要的必須物資和常用物資，設(shè)立諸如常備庫(kù)等儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)，并根據(jù)實(shí)際情況確定相關(guān)定額，除常備庫(kù)外的用料必須嚴(yán)加審核。1.嚴(yán)控庫(kù)存積壓再增保持需求計(jì)劃、采購(gòu)訂單與庫(kù)存的動(dòng)態(tài)比對(duì)，對(duì)現(xiàn)有物資系統(tǒng)存在的無法查詢庫(kù)存的問題進(jìn)行更新，優(yōu)先利庫(kù)。特別對(duì)于庫(kù)發(fā)料的料品就明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行對(duì)比，杜絕因?yàn)槲镔Y編碼不同而導(dǎo)致的相同品種、規(guī)格或類型的物資重復(fù)采購(gòu)。
（二）實(shí)時(shí)做好庫(kù)中監(jiān)控問題1.強(qiáng)化物資驗(yàn)收體系，完善保養(yǎng)制度就整個(gè)供應(yīng)鏈體系來看，驗(yàn)收是供應(yīng)的第一道關(guān)口，所以應(yīng)強(qiáng)化物資驗(yàn)收體系的建設(shè)。物資公司作為集團(tuán)唯一供應(yīng)單位，業(yè)務(wù)員、庫(kù)管員要根據(jù)采購(gòu)提報(bào)單位的采購(gòu)清單，以及供應(yīng)商所回饋的信息，將所有已經(jīng)到庫(kù)物資的信息核實(shí)檢查清楚，包括單號(hào)、數(shù)量、以及目前狀況、可否立即使用等信息，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并組織人員力量迅速配送。在配送后，業(yè)務(wù)員要與站段材料科做好相關(guān)的再檢查和再核查工作，確定驗(yàn)收程序的及時(shí)有效。如果存在一定的質(zhì)量問題等，要迅速與供應(yīng)商聯(lián)系，處理退換貨事宜，防止因?yàn)闀r(shí)間問題導(dǎo)致期限過長(zhǎng)無法辦理退換貨手續(xù)。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有保管、保養(yǎng)條例的更新，由于隨著科技發(fā)展，各種新生產(chǎn)品層出不窮，也有許多電子類產(chǎn)品在生產(chǎn)中大放異彩，許多產(chǎn)品必須保持恒溫恒濕狀態(tài)，但是現(xiàn)有的保管體系難以維持相關(guān)產(chǎn)品的保養(yǎng)，因?yàn)楸仨毐３謱?duì)其的動(dòng)態(tài)更新，建立相應(yīng)的產(chǎn)品檔案，并且嚴(yán)格執(zhí)行，防止出現(xiàn)相應(yīng)的損壞和減值。2.進(jìn)行多維度動(dòng)態(tài)檢查每季度分析當(dāng)前庫(kù)存狀況，以及季度庫(kù)發(fā)料的收入、成本情況，對(duì)庫(kù)發(fā)料所導(dǎo)致的現(xiàn)金流占用情況及庫(kù)發(fā)料所的數(shù)量變化進(jìn)行比對(duì)，運(yùn)用相關(guān)考核指標(biāo)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題做到發(fā)現(xiàn)后立即采取措施。同時(shí)除了季度分析意外，還需就整年的跨度下做到動(dòng)態(tài)分析和盤點(diǎn)工作，將相應(yīng)的資金和儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)大大降低。
五、存在問題及今后工作打算
目前我公司依舊存在著庫(kù)發(fā)料積壓品與常用品結(jié)構(gòu)不合理的問題，隨著時(shí)間的推移，相應(yīng)的資產(chǎn)減值風(fēng)險(xiǎn)也在加大。在除卻以“零庫(kù)存”為追求目標(biāo)以外，還可以開設(shè)物資調(diào)劑平臺(tái)以及繼續(xù)推進(jìn)電商直購(gòu)平臺(tái)和配件超市等項(xiàng)目，對(duì)庫(kù)存增加的源頭進(jìn)行管控?？梢栽诩瘓F(tuán)內(nèi)部設(shè)立專門的調(diào)劑平臺(tái)用以對(duì)相關(guān)資產(chǎn)進(jìn)行盤活，減少其帶來的成本負(fù)擔(dān)，對(duì)積壓庫(kù)存的周轉(zhuǎn)率有有效地改善，減少積壓品的產(chǎn)生。通過專用的物資調(diào)劑平臺(tái)，站段可以對(duì)站段現(xiàn)有的庫(kù)存物資信息進(jìn)行錄入和更新，然后集團(tuán)物資處和物資公司可以通過平臺(tái)對(duì)所有的物資信息進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)各站段分享相關(guān)數(shù)據(jù)，以關(guān)聯(lián)的信息對(duì)庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，對(duì)庫(kù)存的結(jié)果進(jìn)行合理規(guī)劃，盡量消除對(duì)同一物資的重復(fù)儲(chǔ)備。同時(shí)還可以對(duì)積壓品進(jìn)行有效調(diào)劑，將現(xiàn)有的各站段靜態(tài)的單一的物資管理模式和儲(chǔ)存模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓F(tuán)層面的“大庫(kù)存、大儲(chǔ)備”。還可以通過設(shè)立專門的物資儲(chǔ)藏柜，并且與移動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)掛鉤，例如設(shè)置類似集裝箱的同一尺寸儲(chǔ)藏柜，在各大車間設(shè)置，并放置常備料品，車間班組通過掃描二維碼進(jìn)行領(lǐng)料，物資處及物資公司可以實(shí)時(shí)查看每一個(gè)儲(chǔ)藏柜的料品和該區(qū)域物資具體情況，在儲(chǔ)藏柜的某種物資下降控制線以下時(shí)，平臺(tái)自動(dòng)預(yù)警提報(bào)所處站段的材料科，材料科通過平臺(tái)實(shí)時(shí)查看站段其他的儲(chǔ)藏柜是否還有相應(yīng)料品，進(jìn)行站段內(nèi)部調(diào)劑。當(dāng)站段的所有儲(chǔ)藏柜的物資都已經(jīng)達(dá)到控制線下后，系統(tǒng)自動(dòng)提報(bào)材料科、物資處和物資公司，通過整體平臺(tái)，分析是否有臨近站段有相應(yīng)庫(kù)存可以使用，直接在站段間進(jìn)行貨品調(diào)劑，當(dāng)某個(gè)大區(qū)域的物資都處于管控線以下時(shí)，平臺(tái)自動(dòng)預(yù)警提報(bào)相應(yīng)站段的材料科，材料科進(jìn)行核查確認(rèn)后，提報(bào)物資處和物資公司再進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu)流程?，F(xiàn)在所推行的配件超市就是將供應(yīng)商的理念借鑒了過來，也同時(shí)發(fā)揮其在保供方面的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其庫(kù)存及現(xiàn)場(chǎng)化代儲(chǔ)功能的利用，將庫(kù)存物資徹底實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。在與供應(yīng)商協(xié)商的基礎(chǔ)上，將由供應(yīng)商直接對(duì)料品進(jìn)行儲(chǔ)存及配送，再通過直接在站段附近建立各類設(shè)施進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)，做到儲(chǔ)存、保管、養(yǎng)護(hù)三位一體，不僅是對(duì)供應(yīng)商自由物資資源的充分利用，還可以不對(duì)部分占用現(xiàn)金流較大且消耗規(guī)律不穩(wěn)定的物資進(jìn)行庫(kù)存，根據(jù)站段提報(bào)的計(jì)劃適時(shí)采購(gòu)，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)料，減少相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，既緩解了資金壓力，又保證了供應(yīng)的穩(wěn)定。同時(shí)還需要對(duì)采購(gòu)方式有所改進(jìn)，做到“保供第一、儲(chǔ)之必用”。除了必須保證運(yùn)輸安全穩(wěn)定所必須物資，還需要結(jié)合現(xiàn)金流的使用情況以及科技發(fā)展帶來的技術(shù)革新。通過各種方式加強(qiáng)對(duì)積壓貨物的處置力度，防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。
作者：李彥君 單位：廣州鐵路物資有限公司
