信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

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一、信息技術(shù)及其發(fā)展

信息技術(shù)（IT）是指用來(lái)處理及管理信息資料所利用的各種不同技術(shù)的一個(gè)總稱。所有和信息的收集（獲取）、信息加工、信息表達(dá)、信息交流以及信息管理、信息評(píng)價(jià)工作等方面相關(guān)的技術(shù)均稱為信息技術(shù)。信息技術(shù)按照形態(tài)差異可以分為軟技術(shù)和硬技術(shù)，其中軟技術(shù)是指關(guān)于信息處理、信息收集的各種技能、方法。硬技術(shù)是指各種各樣的信息設(shè)備及設(shè)備功能。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，其逐漸被使用在各種領(lǐng)域工作中，其也不斷被廣泛應(yīng)用在日常生活中，給人們的工作、生活帶來(lái)了很多方便。21世紀(jì)是一個(gè)全新的信息時(shí)代，而在信息化環(huán)境下高校檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。例如以往，檔案資料全部是紙質(zhì)資料，在保管過程中會(huì)存在很大麻煩。近年來(lái)隨著信息技術(shù)中拍照技術(shù)、印刷技術(shù)以及多媒體技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作有了很大改變，其是信息資料突破了時(shí)空限制，縮短了工作所需時(shí)間，從而大大提高了工作質(zhì)量。信息技術(shù)的應(yīng)用能幫助有效解決了很多高校檔案存在的問題，也進(jìn)一步體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于高校檔案管理工作的重要性。

二、信息技術(shù)在高校檔案管理工作中運(yùn)用

1、信息技術(shù)中硬技術(shù)的應(yīng)用

采用計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀以及縮微設(shè)備等硬件設(shè)備來(lái)幫助完成高校檔案管理工作中，可以幫助有效提高檔案管理工作順利及有效開展。傳統(tǒng)檔案管理工作還是采用手工操作手段來(lái)幫助實(shí)現(xiàn)高校數(shù)據(jù)資料的獲取及處理等工作，增加了工作量降低了工作效率。而人工管理檔案容易因?yàn)樾畔⒘刻蠖斐蓹z索困難，另外由于檔案接觸人員較多，在很大程度上提高了檔案保密難度。隨著信息技術(shù)中硬技術(shù)的不斷應(yīng)用，大部分高校檔案管理工作部門均配備了相應(yīng)的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機(jī)以及相機(jī)等硬件設(shè)備。工作人員可以根據(jù)每一階段利用計(jì)算機(jī)從互聯(lián)網(wǎng)等多個(gè)方面獲取資料信息，對(duì)于收集的資料可以利用掃描儀全部轉(zhuǎn)換為電子版，從而實(shí)現(xiàn)資料數(shù)字化。電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因?yàn)殡娮游募儆谝活愋滦托畔⑤d體，近年來(lái)以光學(xué)材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質(zhì)作為信息載體的紙質(zhì)檔案。針對(duì)學(xué)校獲得個(gè)人中獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯以及各種紀(jì)念品，由于是屬于立體物品傳統(tǒng)保管工中很難確保其經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間之后不會(huì)出現(xiàn)變色、損壞等。而利用數(shù)碼相機(jī)將其拍攝為照片進(jìn)行備份保管，這樣事物還能以另外一種形態(tài)即信息資料進(jìn)行保管。而獲得的通知、獎(jiǎng)狀、證書等可以利用掃描儀設(shè)備掃描到計(jì)算機(jī)中，以電子文檔的形態(tài)進(jìn)行保管，還能將這些信息在校園網(wǎng)站上景象，使師生能通過校園網(wǎng)進(jìn)行查看。

2、信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用

（1）數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用

早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作，但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能，不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。

（2）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用

其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量，為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。

三、小結(jié)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其被逐漸應(yīng)用在高校檔案管理工作中。高校檔案管理工作在開展過程中逐漸增設(shè)了信息技術(shù)中的硬技術(shù)及軟技術(shù)，即配備了各種檔案管理工作所需要的硬件設(shè)備，并建立了相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)，從而大大促進(jìn)了高校檔案管理工作的順利開展。

作者：黃元旦 單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)校辦檔案館