信息技術(shù)下企業(yè)檔案館的創(chuàng)新

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一、信息技術(shù)的發(fā)展對企業(yè)檔案工作的提出了新的挑戰(zhàn)

1.企業(yè)檔案館被動服務(wù)應(yīng)對主動服務(wù)的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案以前的信息服務(wù)載體是以實物為主，經(jīng)過處理加工后再進行信息傳遞，其傳遞受到載體的限制，傳遞空間難以拓展，流通率、時效性和開放性也不利于提高。隨著企業(yè)檔案館數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)與發(fā)展，用戶需求要得到滿足，必須利用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建一個集數(shù)字化、自動化和整體化于一體的信息網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為載體的信息服務(wù)和全文數(shù)據(jù)信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)背景下的信息服務(wù)不僅使信息優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，信息空間得以拓展，還使信息的傳遞速度得到了提高。同時還變以我為主的服務(wù)方式為以用戶為主的服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，用戶在檔案管理員的幫助下，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，主動運用自己的權(quán)限來檢索瀏覽和利用企業(yè)檔案館藏。

2.企業(yè)檔案館服務(wù)質(zhì)量應(yīng)對新要求的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的高速發(fā)展不僅使企業(yè)檔案館的服務(wù)理念發(fā)生了改變，由傳統(tǒng)封閉式轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)開放式，功能單一轉(zhuǎn)向多功能，還使信息獲取方式和信息資源結(jié)構(gòu)也發(fā)生了改變。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息被匯集到企業(yè)檔案館這個節(jié)點，用戶對信息載體的差異已不再看重，更加注重的是信息的實際作用，信息技術(shù)的不斷更新使用戶對信息服務(wù)的質(zhì)量要求更加迫切，特別是在查詢檢索時，他們希望檔案館提供的服務(wù)更加專業(yè)、個性化，服務(wù)質(zhì)量更高。

3.企業(yè)檔案館工作應(yīng)對評價標準的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，從根本上促進了企業(yè)檔案館的迅速發(fā)展。企業(yè)檔案館開始大批購進計算機設(shè)備，借助各種先進的辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建起自己的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，各企業(yè)檔案館呈現(xiàn)出智能化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代特征。評價傳統(tǒng)的企業(yè)檔案館的檔案工作水平標準，主要是看其服務(wù)能力和館藏規(guī)模，然而現(xiàn)今隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對企業(yè)檔案館的評價標準提出新的挑戰(zhàn)，主要是看其組織和收集信息的能力。重點表現(xiàn)在是否有網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)、是否有自動化的服務(wù)手段、是否有廣泛化的服務(wù)對象、是否有高層次的服務(wù)人員及是否有高效的服務(wù)效率等方面。

4.企業(yè)檔案管理人員應(yīng)對更高要求的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展對企業(yè)傳統(tǒng)的檔案服務(wù)體系帶來了沖擊，給檔案管理人員提出了更高的要求。當然，信息技術(shù)的發(fā)展并沒有改變檔案管理人員的工作使命和任務(wù)，檔案管理人員也沒有被信息技術(shù)所取代；相反，架起信息導(dǎo)航和橋梁作用的檔案管理人員將更是任重而道遠。由于信息技術(shù)的運用檔案管理工作將會變得更高效更便利，信息資源實現(xiàn)共享更容易，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)融合到傳統(tǒng)的檔案管理中，提供的服務(wù)才會更加優(yōu)質(zhì)，才能更好的服務(wù)于企業(yè)的科研和生產(chǎn)。因此，信息技術(shù)背景下，企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)面臨更高要求的挑戰(zhàn)，必須加強學(xué)習(xí)和自我完善，不僅要具備更加精深的專業(yè)知識，熟練的計算機應(yīng)用能力，還要掌握必要的信息技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)知識和外語知識，才能承擔起網(wǎng)絡(luò)咨詢員和信息導(dǎo)航員的角色，成為一名真正合格的新時代企業(yè)檔案管理員。

二、信息技術(shù)下企業(yè)檔案館發(fā)展的新思路

1.創(chuàng)新觀念，開展個性化的主動服務(wù)

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新時代，企業(yè)檔案館應(yīng)走出保守、割據(jù)狀態(tài)，樹立大局意識，突破地域限制，主動與其他同行合作，實現(xiàn)信息共享。在確保信息安全的同時，主動遵守共享共建的發(fā)展策略，既要在網(wǎng)上爭得一席之地，也要為整個企業(yè)檔案事業(yè)的興旺發(fā)展而努力。隨著各個企業(yè)數(shù)字檔案館的陸續(xù)建立，已經(jīng)具備了網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和資源共享的技術(shù)條件，并有了不同程度的發(fā)展。因此，企業(yè)檔案館要創(chuàng)新觀念，自覺投入到大系統(tǒng)的建設(shè)中，走一條合作與共享的發(fā)展之路。企業(yè)檔案館在服務(wù)方式上要以用戶為中心，從每一個用戶獨特的個性需求出發(fā)，開展針對性的個性化服務(wù)，才能更好地滿足用戶的不同需求，從而使檔案信息服務(wù)的質(zhì)量得到提升，變用戶找信息為信息找用戶?？梢栽跈n案網(wǎng)站上設(shè)置一個信息需求調(diào)查表，通過填表來掌握不同的用戶對檔案信息需求的不同狀況，然后再依據(jù)不同用戶的信息需求把用戶所需信息傳遞給用戶，一般通過以下方式：信息推送、電子郵件、預(yù)留網(wǎng)頁等方式。

2.創(chuàng)新管理，調(diào)整機構(gòu)，培養(yǎng)新型的檔案管理人員

信息技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)檔案館的工作程序和環(huán)節(jié)也發(fā)生了相應(yīng)的變化。為了檔案信息服務(wù)目標能更好的實現(xiàn)，企業(yè)檔案館必須重新調(diào)整職能機構(gòu)，使服務(wù)更加有效、更加連續(xù)。職能機構(gòu)應(yīng)按任務(wù)分工調(diào)整為數(shù)據(jù)加工組、信息組織組、信息服務(wù)組及系統(tǒng)維護組。首先，進行數(shù)據(jù)加工，轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案信息為數(shù)字化信息上傳網(wǎng)絡(luò)，同時選擇網(wǎng)上信息，并對其加工后存儲；其次，組織信息對信息進行組織分類、梳理、整理和加工，實現(xiàn)訪問網(wǎng)上數(shù)據(jù)有效性；再次，信息服務(wù)，完成對用戶的培訓(xùn)、咨詢答復(fù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等服務(wù)工作；最后，系統(tǒng)維護保護網(wǎng)絡(luò)運行安全，防止各種病毒的侵蝕，確保數(shù)據(jù)的完整性，并備份重要數(shù)據(jù)，對網(wǎng)絡(luò)安全進行維護。信息技術(shù)背景下的企業(yè)數(shù)字檔案館所包含的主要技術(shù)有以下五項：系統(tǒng)安全防護和管理；數(shù)字化各種載體；管理和存儲數(shù)據(jù)；在網(wǎng)上傳遞和數(shù)字化檔案信息；組織有效的查詢和訪問數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案館通過使用和推廣這五項技術(shù)，新型的檔案管理人員將很快會出現(xiàn)，一是加工整理數(shù)字信息人員；二是開發(fā)程序人員；三是評估信息人員；四是網(wǎng)上咨詢和指導(dǎo)人員。為了適應(yīng)信息時代的要求，企業(yè)檔案館應(yīng)制定一項有關(guān)對檔案員進行繼續(xù)教育的制度，檔案管理人員可采取學(xué)位進修、在職進修、學(xué)術(shù)研討、培訓(xùn)、講座等多種形式參加學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，把自己培養(yǎng)成為復(fù)合型、全方位、高層次的檔案管理人才。企業(yè)數(shù)字檔案館只有擁有不僅其專業(yè)知識深厚、網(wǎng)絡(luò)技能熟練，而且文化修養(yǎng)良好，還具有極強的傳播、組織、獲取信息的能力這樣一批新型的管理人員，企業(yè)檔案事業(yè)才能和諧、有效、健康持續(xù)的發(fā)展。

3.創(chuàng)新技術(shù)，實現(xiàn)專業(yè)信息導(dǎo)航和信息推送服務(wù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，人們對信息的需求越來越廣泛，應(yīng)對信息需求的信息服務(wù)方式隨之也變得多樣化。網(wǎng)絡(luò)信息的紛繁龐雜，使用戶在搜尋特定信息時常常是無從下手，很是無奈。為了提高用戶查找利用檔案信息的效率，可以構(gòu)建特定的專業(yè)信息資源導(dǎo)航庫。專業(yè)信息導(dǎo)航庫的就是運用工具搜索網(wǎng)上與企業(yè)主題有關(guān)的、企業(yè)能用得上的節(jié)點信息，再把信息進行集中、組織，并將這些信息資源的分布情況提供給用戶，指導(dǎo)用戶查找。專業(yè)信息導(dǎo)航庫的建立，是企業(yè)檔案館在現(xiàn)代信息技術(shù)下開創(chuàng)的一種新的專業(yè)檢索技能，不僅能為用戶的查詢提供更有效的專業(yè)指導(dǎo)，還使用戶在短時間內(nèi)對企業(yè)檔案信息能更好的利用。目前，雜亂無序而又海量的網(wǎng)絡(luò)信息不僅影響著用戶檢索信息的精準度，還延緩了檢索信息的速度。為此，企業(yè)檔案館可以開展檔案信息傳送服務(wù)，即專業(yè)編輯人員運用信息技術(shù)對網(wǎng)上信息資源和企業(yè)檔案信息進行整合、加工，編輯成套的檔案信息傳送系統(tǒng)。還可以開展諸如檢索網(wǎng)上資源活動、科技論壇、專題追蹤新聞、全文鏡象推送等信息服務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化獲取檔案信息。同時檔案館也可以與圖書情報部門、咨詢公司和權(quán)威機構(gòu)加強合作交流，吸引更多的數(shù)據(jù)庫精品，儲備更多信息，使信息推送服務(wù)更完善。

4.創(chuàng)新服務(wù)，用良好的形象構(gòu)建獨特的信息服務(wù)體系

網(wǎng)絡(luò)信息時代，人們需求網(wǎng)絡(luò)信息將越來越廣泛，但網(wǎng)絡(luò)信息不可能滿足用戶的所有需求，特別是那些需要保密的檔案信息，正因為它們的存在，所以非網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)會永久并存下去。因此，為了使檔案信息服務(wù)工作做的更好，應(yīng)把網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)與非網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)實現(xiàn)有效結(jié)合，使檔案信息的利用率提高。信息時代各行各業(yè)的競爭將更加激烈，服務(wù)形象的好壞至關(guān)重要，不僅關(guān)系到人們對行業(yè)的印象，還關(guān)系到行業(yè)的利潤。良好的服務(wù)形象會使人們身心愉悅，印象深刻，行業(yè)利潤也會豐厚。同樣企業(yè)檔案信息在企業(yè)中要想真正發(fā)揮作用，就應(yīng)提高服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)立良好的服務(wù)形象。企業(yè)檔案館應(yīng)依據(jù)其所在企業(yè)的生產(chǎn)和科研情況、管理人員的專業(yè)知識和館藏檔案信息資源，聯(lián)系該企業(yè)的發(fā)展目標，來確定該檔案館信息服務(wù)宗旨和開發(fā)信息方向，并邊實踐邊改進，使該館的獨特風(fēng)格逐漸形成，創(chuàng)立特色服務(wù)，構(gòu)建該企業(yè)檔案館獨特的檔案信息服務(wù)體系。

作者：秦美峰 單位：東營職業(yè)學(xué)院