信息技術(shù)的地鐵檔案管理
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一、信息技術(shù)對地鐵檔案管理的影響
（一）檔案管理模式的改變
當(dāng)計算機作為工作輔助和研究的重要媒介時，產(chǎn)生了新型的可存儲于計算機硬件中的信息模式，這種電子文件是使用傳統(tǒng)手工方法所無法管理的。在這樣一個計算機高頻率使用,科研成果的電子化的信息時代背景下，檔案的管理將進(jìn)入一個嶄新的紀(jì)元。信息技術(shù)的發(fā)展及廣泛運用為檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化提供了基本前提。主要表現(xiàn)在，檔案的存儲方式由原來的紙質(zhì)的可視記錄模式轉(zhuǎn)化為通過專業(yè)儀器識別的電子文件；檔案的管理模式由原來的人工管理依次轉(zhuǎn)化為單機數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式等；檔案管理的步驟和手段也有了對應(yīng)的改變。
由于當(dāng)今的工作與計算機密不可分，地鐵的檔案及其管理模式被根本改變了。地鐵檔案的表現(xiàn)方式由傳統(tǒng)的手工的紙質(zhì)圖紙及資料，向微縮檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案轉(zhuǎn)變。西方發(fā)達(dá)國家更是將信息技術(shù)廣泛的運用到工程檔案管理當(dāng)中，他們還將CAD光盤等技術(shù)手段運用到檔案管理中。我國根據(jù)光盤在檔案管理中的重要作用，制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的技術(shù)規(guī)范，為地鐵工程建設(shè)的檔案管理中使用光盤庫進(jìn)行管理提供了指導(dǎo)文件，使得光盤成為地鐵檔案管理的有力手段。信息技術(shù)更新了傳統(tǒng)的地鐵檔案管理模式。將信息技術(shù)引進(jìn)地鐵檔案管理當(dāng)中，將傳統(tǒng)的垂直化檔案管理模式轉(zhuǎn)化為為特定項目服務(wù)的扁平式管理模式。信息系統(tǒng)的發(fā)展及完善，使得大量的文件通過代碼來表現(xiàn)，這些電子資源經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)，被檔案管理部門有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍，專業(yè)人員通過對信息產(chǎn)生的來源及信息的共享的高度關(guān)注，有計劃地對地鐵檔案做出開發(fā)、加工，并制作和匯總出信息產(chǎn)品，使地鐵的檔案管理達(dá)到最佳的效果。
二、信息技術(shù)在地鐵檔案管理的運用實踐
（一）北京地鐵科技檔案自動化管理
北京地鐵系統(tǒng)共有15條線路和217座車站。北京市目前軌道交通投資總額為2600億元，陳剛市長表示未來還將投入1000億元，修建660公里長的軌道交通網(wǎng)絡(luò)，旨在將北京建設(shè)成為世界上軌道交通最發(fā)達(dá)的城市之一。北京地鐵建設(shè)由于悠久的修建歷史，建設(shè)規(guī)模巨大，對于北京地鐵檔案的管理也是一個相當(dāng)重要的課題。北京地鐵從1981年正式對外運營至今已積累了30多年的科研成果和工程建設(shè)、運營經(jīng)驗。信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運用，使得地鐵檔案的管理水平和效率得到提高，促進(jìn)了地鐵檔案管理的自動化，使科技信息實現(xiàn)全國范圍的共享，促進(jìn)地鐵檔案在地鐵建設(shè)中作用的發(fā)揮。北京地鐵設(shè)計研究所是北京地鐵總公司的專用設(shè)計研究機構(gòu)，自行研發(fā)了地鐵科技檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)實現(xiàn)了地鐵科技檔案管理的信息化和自動化。這種系統(tǒng)把計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作,提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，再利用網(wǎng)絡(luò)平臺有條件的實現(xiàn)信息交流,是一種無紙化的檔案管理模式。該地鐵科技檔案管理系統(tǒng)一級分類由管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)兩個類目，分別包括:前期監(jiān)督管理、科技檔案、科技信息、檔案借閱、檔案統(tǒng)計五個子系統(tǒng)；和科技檔案、科技信息兩個子系統(tǒng),再此基礎(chǔ)上通過前期監(jiān)督管理系統(tǒng)和科技信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對科技檔案從立項開始的全過程動態(tài)跟蹤和集中管理。地鐵科技檔案屬二級管理制,沒有獲得科技進(jìn)步獎的地鐵科技檔案大多在二級單位的檔案室中保管。在信息技術(shù)廣泛運用的今天，本地鐵檔案自動化管理的系統(tǒng)中的“科技信息”管理系統(tǒng)實現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)的信息資源的共享。通過對地鐵科研成果的匯總管理和二次加工，將這些信息輸入管理系統(tǒng)中形成了地鐵行業(yè)科技信息庫，實現(xiàn)了地鐵科技檔案的信息集中化管理。日后還可通過有條件的利用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)全方位多地點的信息交流合作。
（二）廣州地鐵檔案信息化管理
廣州市于1997年開始地鐵的運營，是我國第四個修建了軌道交通的城市。將信息技術(shù)運營到廣州地鐵的檔案管理實踐中，是廣州地鐵檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，并有針對性的抓電子檔案數(shù)據(jù)庫管理的建設(shè)和檔案管理人才的培養(yǎng)。廣州地鐵建設(shè)一期工程檔案管理通過了國家建設(shè)部門的驗收。除此之外，廣州地鐵在管理實踐中，也積極推進(jìn)檔案信息化管理，并制定了檔案管理的規(guī)章，如《廣州市地下鐵道總公司建設(shè)項目電子檔案整理移交實施細(xì)則》等。在這些規(guī)章制度中，明確了電子檔案的質(zhì)量要求、電子檔案的組卷工作、電子檔案案卷目錄、電子圖紙的編制規(guī)范、各電子文件類型的存儲格式等。通過規(guī)范地鐵總公司及各參建單位所提交的地鐵檔案具有統(tǒng)一的格式，使得這些寶貴資料可以形成電子目錄，實現(xiàn)在廣州地鐵OA系統(tǒng)中的檢索。另外，廣州地鐵公司于2004年耗巨資，將地鐵一號線的竣工圖紙全部掃描成冊，存儲為電子文檔。廣州地鐵在自身工作系統(tǒng)中使用的京華EXOA自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子文件和電子檔案的全面管理，兼顧電子檔案的存儲和檢索、檔案的自動化管理等功能，這個OA系統(tǒng)實際上就是廣州地鐵檔案管理的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中的部分工程文檔的屬性從ERP、PCM、PDM系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中獲取,并且支持文檔的關(guān)聯(lián)，部分資料和檔案的來源也可直接訪問PDM、ERP系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這個檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子檔案的全過程管理，還有文檔的檢索功能，最重要的是時間了檔案業(yè)務(wù)的自動化管理。輸入數(shù)據(jù)庫的檔案，可利用計算機參照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，自行生產(chǎn)案卷信息、卷內(nèi)信息和電子檔案號，并與文件一一對應(yīng)。此外，還能通過該數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計。
三、結(jié)語
近年來我國地鐵檔案在發(fā)達(dá)城市中逐漸實現(xiàn)了信息化、自動化和無紙化的管理，將信息技術(shù)廣泛的運用到地鐵檔案的管理中是行業(yè)發(fā)展的未來方向。在這個階段，應(yīng)積極提高檔案管理人員的工作技能水平，通過廣泛開展培訓(xùn)來時間檔案管理人員的信息化管理水平，將地鐵檔案管理工作提高到一個新水平。
作者：汪晶玉 單位：深圳市地鐵集團有限公司
