公務(wù)卡支付項(xiàng)目監(jiān)控及資金監(jiān)管研究

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關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目過程監(jiān)控；公務(wù)卡；項(xiàng)目資金監(jiān)管

隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，高校對(duì)科研、教學(xué)教改等各類教研活動(dòng)的投入日益增加，科研、教學(xué)教改項(xiàng)目立項(xiàng)的領(lǐng)域也不斷拓寬，涉及管理部門眾多。目前高?？蒲小⒔虒W(xué)教改管理項(xiàng)目化也日漸成熟。高校項(xiàng)目管理工作可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目過程管理、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)三部分。其中項(xiàng)目過程監(jiān)控及管理工作開展尤為困難。一般高校項(xiàng)目獲得立項(xiàng)后，項(xiàng)目主管部門會(huì)聯(lián)合財(cái)務(wù)處及采購(gòu)、資產(chǎn)等管理部門配合做好資產(chǎn)及項(xiàng)目資金的分類及項(xiàng)目代碼的建立。而過程管理中，項(xiàng)目管理部門一般是通過中期或年度檢查等形式對(duì)在建項(xiàng)目進(jìn)行檢查。在接到項(xiàng)目主管部門下達(dá)的中期或年度檢查通知后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就準(zhǔn)備檢查材料，填報(bào)檢查表格及清單然后上報(bào)管理部門。項(xiàng)目主管部門會(huì)組織對(duì)項(xiàng)目填寫的材料進(jìn)行檢查，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題對(duì)項(xiàng)目提出相關(guān)建議或意見，對(duì)于研究進(jìn)展落后者或項(xiàng)目中不合理的地方給予意見或警告，而項(xiàng)目組再根據(jù)管理部門的建議和意見調(diào)整研究計(jì)劃。在項(xiàng)目過程管理中，作為資金監(jiān)管方，財(cái)務(wù)處根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供的消費(fèi)情況給予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，資產(chǎn)對(duì)相應(yīng)資產(chǎn)給予編號(hào)歸檔。雖然高校的項(xiàng)目管理工作不斷地完善，也取得了很大的進(jìn)步，但是仍然存在“重立項(xiàng)、輕過程”的弊端，對(duì)于項(xiàng)目過程監(jiān)控及項(xiàng)目資金監(jiān)管過于單一、粗略，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目研究過程中存在的問題。如果項(xiàng)目最后無法結(jié)項(xiàng)，必然造成學(xué)校資源或經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。為保障管理的規(guī)范化及合理性，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》于2014年1月頒布試行。文件要求行政單位內(nèi)部管理要向規(guī)范化、制度化、透明化方向發(fā)展，目的就是加強(qiáng)對(duì)權(quán)力運(yùn)行的制約與監(jiān)督，將權(quán)力鎖進(jìn)籠子里，形成不能腐的防范機(jī)制和不易腐的保障機(jī)制，避免國(guó)有資產(chǎn)流失。對(duì)于項(xiàng)目的管理及項(xiàng)目資金的監(jiān)管，我們也是需要進(jìn)行防范與規(guī)范，減少對(duì)學(xué)校資源的浪費(fèi)及資產(chǎn)流失。公務(wù)卡是指財(cái)政預(yù)算單位各級(jí)工作人員持有的、主要用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的銀行卡。公務(wù)卡消費(fèi)的資金范圍主要包括差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)和零星購(gòu)買支出等費(fèi)用。2007年，財(cái)政部頒布的《中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法》標(biāo)志著我國(guó)開始實(shí)施公務(wù)卡制度。經(jīng)過8年的嘗試，財(cái)政部在2015年頒布了《關(guān)于中央財(cái)政科研項(xiàng)目使用公務(wù)卡結(jié)算有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財(cái)庫(kù)[2015]245號(hào)），文件要求自2016年2月起高等學(xué)校承擔(dān)中央財(cái)政科研項(xiàng)目必須使用公務(wù)卡結(jié)算。這標(biāo)志著公務(wù)卡結(jié)算模式在高校中開始全面強(qiáng)制推行。在高校中推行公務(wù)卡，除了設(shè)備采購(gòu)等重要支付要求使用公務(wù)卡，在公務(wù)小額支出中也全面要求使用公務(wù)卡作為支付工具，減少現(xiàn)金使用，通過銀行卡支付系統(tǒng)協(xié)助財(cái)政部門實(shí)現(xiàn)對(duì)公務(wù)支付的全程監(jiān)控，加強(qiáng)對(duì)財(cái)政支出的管理。公務(wù)卡的使用也進(jìn)一步規(guī)范單位中個(gè)人對(duì)學(xué)校經(jīng)費(fèi)使用的行為，為的項(xiàng)目管理，尤其是項(xiàng)目資金監(jiān)管工作提供了技術(shù)基礎(chǔ)及有利條件。

一、目前項(xiàng)目過程管理模式存在的問題

（一）各部門配合較少，缺乏聯(lián)動(dòng)機(jī)制在項(xiàng)目過程管理中，一般會(huì)涉及多個(gè)部門管理，包含項(xiàng)目管理部門、招標(biāo)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門等機(jī)構(gòu)。在項(xiàng)目管理過程中，財(cái)務(wù)處一般只負(fù)責(zé)資金的使用及報(bào)賬工作，對(duì)于使用進(jìn)度落后的項(xiàng)目才會(huì)列出清單予以敦促，而資產(chǎn)管理部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門一般是被動(dòng)管理，只有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有需要就予以簽字蓋章，存檔等操作，項(xiàng)目過程管理工作主要由項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)，一般項(xiàng)目管理部門對(duì)于項(xiàng)目的過程管理也只是進(jìn)行年度或中期檢查。各部門之間存在溝通不暢等問題，甚少有多部門聯(lián)合對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展及合理性實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)等。

（二）過程管理中監(jiān)督考核機(jī)制不完善項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)一般項(xiàng)目申請(qǐng)書和任務(wù)書詳細(xì)地規(guī)定承擔(dān)者需要完成的任務(wù)。但由于資金、采購(gòu)等客觀境因素及研究困難程度的不明確性，一般對(duì)于執(zhí)行過程中的進(jìn)展情況比較少進(jìn)行詳細(xì)描述與規(guī)劃。因此，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，各部門很難對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行量化考核，尤其是較小的一次性項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不重視，反正項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)已經(jīng)獲準(zhǔn)使用，至于項(xiàng)目完成的情況不再是關(guān)注的重點(diǎn)。所以在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，無法有效地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展實(shí)時(shí)監(jiān)督，任務(wù)目標(biāo)完成較差的或存在嚴(yán)重偏差的，也無法對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行追責(zé)，導(dǎo)致項(xiàng)目監(jiān)控及資金監(jiān)管流于形式，最后造成學(xué)校資源或經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（三）缺乏動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制及監(jiān)控系統(tǒng)項(xiàng)目管理部門一般更重視項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)審查及結(jié)項(xiàng)管理，每年都定期統(tǒng)計(jì)學(xué)校各級(jí)立項(xiàng)，獲得結(jié)項(xiàng)多少項(xiàng)等信息。但對(duì)于項(xiàng)目過程管理工作，只進(jìn)行項(xiàng)目的年度、中期例行檢查。該檢查普遍采用由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行撰寫的書面匯報(bào)材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行描述進(jìn)展情況。檢查小組一般沒有定量、系統(tǒng)的檢查規(guī)則，也無法全面準(zhǔn)確地核實(shí)項(xiàng)目完成情況和取得成果的真實(shí)性，導(dǎo)致最后檢查結(jié)果與實(shí)際研究情況存在差異，造成過程監(jiān)控、項(xiàng)目資金監(jiān)管不到位的情況存在。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有時(shí)由于研究難關(guān)及客觀環(huán)境等因素的影響，缺乏對(duì)工作全局性的考慮，項(xiàng)目沒有按照工作計(jì)劃推進(jìn)。當(dāng)項(xiàng)目管理部門檢查一下就推進(jìn)一步，否則就消極怠工。有些甚至直到項(xiàng)目周期快要結(jié)束了才突擊完成并突擊套取項(xiàng)目資金，導(dǎo)致項(xiàng)目監(jiān)控及項(xiàng)目資金管理不規(guī)范，任務(wù)完成進(jìn)度不可控。項(xiàng)目管理部門缺乏評(píng)估和動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制與相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)工具，無法系統(tǒng)全面地對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過程動(dòng)態(tài)跟蹤及調(diào)整。對(duì)于一些可能無法完成任務(wù)的項(xiàng)目沒有及時(shí)評(píng)估，動(dòng)態(tài)調(diào)整項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，造成資源或經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

二、項(xiàng)目過程管理模式中存在問題的解決方法

目前我國(guó)高校已經(jīng)全面普及公務(wù)卡結(jié)算的國(guó)庫(kù)集中支付模式，高校單位人員每個(gè)人都配備有公務(wù)卡。它是對(duì)項(xiàng)目資金使用規(guī)范及報(bào)銷憑證規(guī)范性的一個(gè)措施，有利于督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用項(xiàng)目資金的規(guī)范性，以往年末亂湊發(fā)票或者四處拿不同項(xiàng)目的發(fā)票來進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)突擊報(bào)銷的現(xiàn)象已經(jīng)不再存在。雖然目前已經(jīng)要求規(guī)范使用公務(wù)卡支付報(bào)銷來支配項(xiàng)目資金，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須根據(jù)項(xiàng)目研究需要進(jìn)行刷卡消費(fèi)，憑刷卡票證進(jìn)行報(bào)銷。但對(duì)于什么時(shí)候使用，在什么地方使用才合理，在整個(gè)項(xiàng)目完成的過程中是否有全程監(jiān)控，使用是否合理分布目前仍沒有完善。還有一個(gè)很大的領(lǐng)域沒有實(shí)際應(yīng)用到或者是更好地開發(fā)出來，那就是對(duì)項(xiàng)目過程的監(jiān)控及對(duì)項(xiàng)目資金的監(jiān)管。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到項(xiàng)目結(jié)束，項(xiàng)目資金并不是全部都等到最后項(xiàng)目結(jié)束才一次性報(bào)銷的，在項(xiàng)目的推進(jìn)過程中，它會(huì)隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，不斷的使用到項(xiàng)目資金，進(jìn)行一系列的項(xiàng)目資金開支。當(dāng)前項(xiàng)目日常管理一般是項(xiàng)目管理部門如科研處等部門負(fù)責(zé)主要管理工作；而項(xiàng)目資金的使用、管理卻是直接由學(xué)校財(cái)務(wù)部門監(jiān)管。兩個(gè)部門一般各自為政，年終或期中才進(jìn)行例行檢查，但檢查力度及部門聯(lián)動(dòng)性不足，檢查流于形式，兩個(gè)部門之間沒有起到很好在線實(shí)時(shí)協(xié)作功能。在期中或者年末檢查中，財(cái)務(wù)處根據(jù)自己的全校資金使用情況，對(duì)各個(gè)項(xiàng)目資金使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，一般只統(tǒng)計(jì)使用進(jìn)度，無法對(duì)使用情況及合理性進(jìn)行甄別。使用進(jìn)度反饋給項(xiàng)目管理部門去催促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人推進(jìn)項(xiàng)目資金使用，而項(xiàng)目管理部門進(jìn)行的期中或年度檢查有時(shí)與財(cái)務(wù)部門的統(tǒng)計(jì)不同步，且甚少將資金使用情況及研究進(jìn)展檢查情況做對(duì)比，對(duì)項(xiàng)目起到監(jiān)控的目的。這樣容易出現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施滯后或者是項(xiàng)目根本就沒有進(jìn)行實(shí)際性的開展就套取資金的情況存在，或者最后突進(jìn)報(bào)銷項(xiàng)目資金的情況存在。所以，如果項(xiàng)目管理及資金監(jiān)管部門之間各自為政，非常不利于項(xiàng)目的過程監(jiān)控及項(xiàng)目資金的監(jiān)管。銀行公務(wù)卡報(bào)銷支持系統(tǒng)是在銀行重要客戶服務(wù)系統(tǒng)、信用卡交易系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)等多個(gè)重要系統(tǒng)上搭建而成，可以借助銀行公務(wù)卡報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建項(xiàng)目管理監(jiān)控系統(tǒng)。

首先，由項(xiàng)目管理部門指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化并導(dǎo)入監(jiān)控系統(tǒng)。然后財(cái)務(wù)管理部門對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行開賬，建立唯一的項(xiàng)目代碼。每個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在使用公務(wù)卡的過程當(dāng)中，在銀行備注當(dāng)中標(biāo)注對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目號(hào)。監(jiān)控系統(tǒng)從銀行公務(wù)員卡系統(tǒng)讀取到公務(wù)卡實(shí)際的使用情況，獲取每一筆開銷及其對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目代碼信息。系統(tǒng)再將從銀行讀取回來的項(xiàng)目資金使用情況匹配與該項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃表一一對(duì)應(yīng)。就可以每個(gè)月每個(gè)季度了解項(xiàng)目進(jìn)展的詳細(xì)情況，甚至項(xiàng)目資金的使用情況，如使用的途徑，使用的地方是否符合項(xiàng)目原來的預(yù)期及計(jì)劃。譬如說項(xiàng)目是對(duì)廣東省的一個(gè)調(diào)查研究，但是在公務(wù)卡使用資金監(jiān)控中，卻發(fā)現(xiàn)費(fèi)用卻是全國(guó)各地都有的報(bào)銷單據(jù)，那項(xiàng)目管理部門就需要約談項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)此作出解釋。對(duì)于不合理的花銷及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以糾正。同時(shí)，也可以通過系統(tǒng)了解項(xiàng)目資金使用分布的合理性及項(xiàng)目的實(shí)際工作進(jìn)度。對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)度滯后的、或者項(xiàng)目造假、項(xiàng)目偏離原來的研究計(jì)劃路線的，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以糾正，而不是等到項(xiàng)目的期中，甚至是項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，造成資源或經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。通過公務(wù)卡支付的監(jiān)控實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程管理監(jiān)控及項(xiàng)目資金監(jiān)管的目的，如圖1所示。隨著電子支付越來越先進(jìn)以及電子發(fā)票的不斷普及，在下一步的研究中，我們甚至可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)報(bào)賬功能。每一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在銀行公務(wù)卡支付每一筆費(fèi)用的過程鐘標(biāo)注項(xiàng)目號(hào)，通過銀行獲取項(xiàng)目資金使用具體情況，通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人獲取到對(duì)應(yīng)的電子發(fā)票進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)報(bào)賬服務(wù)，無需項(xiàng)目負(fù)責(zé)人親自跑到財(cái)務(wù)處來進(jìn)行報(bào)賬工作，只要合法合規(guī)的使用項(xiàng)目資金就可以了。通過電子化的實(shí)施，第一，減輕財(cái)務(wù)人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的報(bào)賬工作量；第二，提高項(xiàng)目過程監(jiān)控及推進(jìn)效率；第三，也可以使整個(gè)高校財(cái)務(wù)資金的預(yù)算以及執(zhí)行情況得到全年平均合理分布，而不是等到年底再突擊使用，使執(zhí)行與預(yù)算情況相吻合?？茖W(xué)技術(shù)日新月異，在未來的工作中，或許我們還有更便捷的方法來實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理的全程監(jiān)控及動(dòng)態(tài)調(diào)整，我們拭目以待。

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作者：侯美嬌 林業(yè)銳 單位：廣東金融學(xué)院