財務內控在工程項目管理中的研究

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一、財務內控在工程項目管理中存在的問題

對于我國大型建筑企業(yè)來說,工程項目的金額一般都非?？捎^,動輒上億元,有的項目甚至達到幾百億元。項目可大可小,但是在財務內控方面卻存在著一些通病。經過研究,可以將問題歸納為以下幾個方面:

(一)項目部或者項目公司在組織結構設置上存在漏洞。在項目部或者項目公司,經常會出現職能部門或者崗位之間缺乏必要的監(jiān)督,該有專職人員的崗位常常是兼職或者干脆省略。

(二)針對工程項目的財務內控管理制度有待完善。多數工程項目都會有一套屬于自己的財務內控制度,大致看上去條條框框可謂有板有眼,但是稍微細看就會發(fā)現這些制度往往過于陳舊,有的只是生搬硬套其他公司的制度,沒有根據本公司的特點和發(fā)展需要而建立。

(三)項目經理及公司領導沒有重視起財務內控工作。建筑企業(yè)由于自身的特點,管理層一般都把重點放在了施工進度、現場安全管理、工程款的回收方面。而財務內控由于不能直接產生經濟效益并且需要設置多個崗位去執(zhí)行,往往容易被忽視或者重視不夠。

(四)工程項目的人員配置需要調整。國有企業(yè)內部往往關系錯綜復雜,建筑企業(yè)在對外招聘財務人員時習慣于招聘名牌大學畢業(yè)生或者有注冊職業(yè)資格的人,而對內又要照顧老員工的子弟和個別領導家屬,所以,在人員配置上很容易出現員工素質良莠不齊的現象。在財務部門直接可以導致很多問題,有些員工不能充分認識財務內控的重要性;有些員工因為能力不夠而無法勝任現有崗位;有些員工有能力卻因為崗位低、薪水低等問題對監(jiān)督積極性不高;有些員工遇到了問題卻又礙于關系,視而不見。

(五)項目部對財務內控的執(zhí)行力不夠。財務內控制度沒有是個問題,有了卻執(zhí)行不到位也是空談。舉個最簡單的例子,財務上,會計和出納不能由一個人來擔任,這是一項符合所有企業(yè)的財務制度?？墒怯械墓こ添椖繛榱斯?jié)約人工成本,把項目部的人員數量壓了又壓,導致項目部所有成員都是身兼數職,這時,會計和出納往往就變成了一個人。還有,公司或項目上簽了合同,不及時與項目財務人員溝通,導致項目上要與分包商或者供應商付款了,財務人員在不清楚合同的內容及付款條件的情況下,見到項目經理簽字了也就付款了,這就沒有起到對付款進行把關和審核的作用。這些都是財務內控執(zhí)行力不夠的問題。

二、對策

針對上述歸納的幾個問題,應該從公司層面和項目部層面兩個方向去解決。因為組織結構和管理制度等方面都是由公司領導來決策設計,項目部更多的是執(zhí)行而非決策。對于項目部人員配置的問題,也要從公司人力資源層面去從根源上解決。

(一)建立各部門具有互相約束的組織結構,設置專職的財務內控管理人員。建筑企業(yè)應該弄清財務活動在項目和公司的管理活動中所處的地位以及應該承擔的職責。財務部門不僅能對項目的成本核算進行監(jiān)控,對資金的運用進行監(jiān)控,還能對公司其他部門進行約束。例如對銷售部、采購部、工程管理部等。建筑企業(yè)可以將財務部門設置成由總經理或董事長直接管理的職能部門,設置財務總監(jiān),財務經理,各小組組長,和普通員工多個崗位。小組可以設置核算組,工程組,報表組,稅務組,內控組,資產管理組等。每個項目的財務主管和出納由工程組派出,被外派到項目上的財務人員平時受財務經理和項目經理的雙重領導,但是,當發(fā)現項目經理有違反公司規(guī)定或者原則性問題時,有權利拒絕項目經理并提出質疑,這樣就可以起到一個約束作用。另外,內控組設置專職的內控人員,平時可以審查各個項目的記賬,不定期到各個項目進行例行檢查,并且對公司內部其他部門進行監(jiān)督。

(二)建立宏觀微觀相結合的,符合公司發(fā)展需要的財務內控制度。一般建筑企業(yè)在建立和完善財務內控制度時,不僅是注意宏觀性的,還要做到宏觀微觀相結合。工程項目可以把“開源節(jié)流,控制成本”作為一項宏觀指導性原則,通過對工程項目的人工,材料采購,庫存管理,工期,資金運用審批等環(huán)節(jié)進行微觀的具體研究,然后還要結合公司發(fā)展需要,針對不同國家或地區(qū)的不同情況,及項目所處的環(huán)境,因地制宜的,構建財務內控制度。

(三)加強對財務內控的認識。造成管理層和員工對財務內控重視度不夠的原因就是大家對財務內控的概念不熟悉,認知度不夠。作為建筑企業(yè),應該由財務總監(jiān)牽頭對公司高層和中層部門領導,包括各個項目的項目經理,首先進行相關培訓或者進行一些相關方面的沙龍,然后再通過人力資源部組織下面的員工進行相關的講座和培訓。使公司從上到下對財務內控的必要性和重要性有更深刻的認識,從而為今后制度的建立和執(zhí)行奠定一個理論基礎和認知環(huán)境。

(四)加強財務部門隊伍建設,合理為項目配置人員。為了避免造成財務人員素質良莠不齊,合理為工程項目配置人員,我們可以從三個方面改善:第一,加強團隊建設。多組織一些團隊協(xié)作類型的拓展訓練,或者戶外活動,使大家從內心明白只有整體協(xié)作才能將部門職能作用發(fā)揮到最大。第二,提高員工自我業(yè)務水平和素質?？梢酝ㄟ^對員工進行繼續(xù)教育,由師傅帶徒弟,利用職稱或者獎金制度來鼓勵員工學習業(yè)務、報考專業(yè)考試等一系列措施來激勵員工。第三,根據能力及業(yè)務水平為項目配置人員。財務部門可以對每個員工的業(yè)務水平及能力進行綜合考評,因人配崗。將業(yè)務和能力一般的員工安排到項目上做出納工作,各方面表現較好并且業(yè)務優(yōu)秀的員工可以安排到項目上做財務主管工作。

(五)項目部要加大對財務內控的執(zhí)行力度。在項目部,一般都是項目經理有絕對的領導地位和權利,從財務內控的執(zhí)行上就因為由項目經理以身作則,這樣就可以帶動其他崗位的員工配合財務人員的工作。首先,物資采購和入庫不能一個人來管理,出庫必須要有領料人簽字。堅決杜絕采購人員買來東西直接自己入庫又出庫的現象發(fā)生。其次,工程的分包不能不分情況只有項目經理一個人簽字,要由公司其他部門參與進來或者給予項目經理一定數額的限制。工程分包商結算時,必須雙方工程師和負責人都有簽字,付款必須嚴格按照合同的付款條件來執(zhí)行。再次,項目經理在報銷費用時不能給自己簽字,要由上級領導審批才能報銷。項目經理在給其他人簽字報銷時,必須要按照公司的規(guī)定來執(zhí)行。

三、結束語

總之,財務內控對于工程項目管理而言至關重要。財務內控工作做到位不僅可以使財務核算更加規(guī)范,對工程成本嚴格監(jiān)控,還能對采購及工程項目部的管理有一定的約束作用。作為建筑企業(yè),要從公司和項目部兩個層面發(fā)現財務內控工作的不足,正視問題的存在,分析問題并尋求其對策,才能立于不敗之地,走的更遠。

作者：牛振興單位：天津水泥工業(yè)設計研究院有限公司