企業(yè)會計(jì)應(yīng)用管理軟件步驟研討
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摘要：在會計(jì)理論學(xué)習(xí)和日常會計(jì)工作中，大多數(shù)會計(jì)人員一般重視在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工，使之盡量符合《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定，而較少關(guān)注或沒有能力組織深度挖掘這些原始數(shù)據(jù)的價(jià)值，這是企業(yè)會計(jì)高管和經(jīng)營決策者在今后的經(jīng)營管理中應(yīng)高度重視和利用的管理軟件信息化工作。
關(guān)鍵詞：管理會計(jì)；信息化管理軟件
會計(jì)工作一般以財(cái)務(wù)會計(jì)為核心，圍繞《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》這個(gè)綱展開，最終以財(cái)務(wù)報(bào)表或合并財(cái)務(wù)報(bào)表為會計(jì)工作的結(jié)論。然而，會計(jì)內(nèi)容遠(yuǎn)不止這些，還涉及企業(yè)戰(zhàn)略、內(nèi)控、風(fēng)險(xiǎn)、績效等諸多管理實(shí)踐。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，闡述運(yùn)用企業(yè)管理軟件過程及其要考慮的企業(yè)管理內(nèi)容，以期為做好財(cái)務(wù)會計(jì)核算打好基礎(chǔ)。
首先是滿足財(cái)務(wù)會計(jì)核算的要求。財(cái)務(wù)會計(jì)需要組織數(shù)據(jù)，加工成符合《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》的財(cái)務(wù)報(bào)表，而利用原始紙質(zhì)單據(jù)加載信息進(jìn)行人工加工等傳統(tǒng)方式，很難滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，故可利用管理軟件的強(qiáng)大計(jì)算功能。其次是共享信息的需求。各個(gè)部門可能都需要相同的數(shù)據(jù)信息，如倉庫的庫存數(shù)，采購部和財(cái)務(wù)部都需要，可通過軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工效。再次是內(nèi)部控制的需要。如不同部門進(jìn)行審批的業(yè)務(wù)，紙質(zhì)審批流程極不方便也低效，特別是對跨國和跨地區(qū)公司更不現(xiàn)實(shí)。而利用軟件可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上系統(tǒng)審批流轉(zhuǎn)。從次是績效管理的需要。傳統(tǒng)手工會計(jì)核算模式或利用電子表格模式，只能做到一般性的會計(jì)核算，很難滿足譬如象平衡記分卡這樣從財(cái)務(wù)、客戶、運(yùn)營、學(xué)習(xí)等多維度的績效考核的所需數(shù)據(jù)信息。最后是產(chǎn)品品質(zhì)管理的需要，比如食品行業(yè)，要追查產(chǎn)成品的生產(chǎn)質(zhì)量，有必要追查某批產(chǎn)成品是使用了哪個(gè)供應(yīng)商的某批次的原材料，必須追溯到該產(chǎn)品的生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)領(lǐng)單、原材料采購訂單等?？傊瑧?yīng)用信息化管理軟件，提高了工效、節(jié)省了勞動(dòng)力，好處多多。
二、公司應(yīng)用管理軟件的步驟
第一步，要做到知己，了解自身的基本情況。
一是要了解公司的戰(zhàn)略，主持信息化建設(shè)的人員，應(yīng)當(dāng)與公司董事會進(jìn)行充分的溝通，了解公司的戰(zhàn)略，信息化管理軟件首先要服從公司的戰(zhàn)略需要，如董事會決定考慮下一年度進(jìn)行行業(yè)縱項(xiàng)并購，并且將來會有集團(tuán)內(nèi)部銷售等業(yè)務(wù)，那信息化必須要考慮到集團(tuán)是多組織核算及內(nèi)部購銷業(yè)務(wù)合并這種要求；二是要充分了解公司組織架構(gòu)和部門權(quán)限，不同公司組織架構(gòu)及其部門權(quán)限都各有特點(diǎn)，比如，有的企業(yè)對賒銷及客戶信用有詳細(xì)的要求和控制，并且有獨(dú)立的信用部門和相應(yīng)的審批規(guī)則，這就要求管理軟件要具備獨(dú)立的客戶信用賒銷功能模塊。三是要充分了解公司的經(jīng)營特性，如，企業(yè)的物料采購需求是按銷售定單的需求進(jìn)行采購，還是按照安全庫存量或計(jì)劃庫存量進(jìn)行生產(chǎn)和采購，這就決定了軟件生成的采購需求訂單要不要考慮產(chǎn)成品庫的庫存產(chǎn)成品數(shù)量；再如，企業(yè)是按訂單進(jìn)行裝配，還是按定單進(jìn)行挑庫，即ATO模式還是PTO模式。四是要了解公司的財(cái)務(wù)核算情況，如傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算，其主體是公司，即站在整個(gè)公司的角度出具相關(guān)報(bào)表，但有的企業(yè)還要核算到各職能部門的部門貢獻(xiàn)和部門利潤，這些都會影響到管理軟件的選定。五是要了解公司的繳效考核，公司的績效考核如果涉及多維度的考核，可能僅僅某一種軟件就不能完全實(shí)現(xiàn)這些原始數(shù)據(jù)的收集，如對客戶出差天數(shù)、拜訪次數(shù)、新客戶創(chuàng)建數(shù)量、新客戶成交率等進(jìn)行考核和管理、搜集市場上有多少用到本公司的產(chǎn)品的客戶或潛在客戶，這不僅僅是ERP能解決了的，還需要CRM客戶關(guān)系管理軟件進(jìn)行支持。當(dāng)然，還有很多有關(guān)企業(yè)的其他方面的了解，包括人事、研發(fā)等等。正如不全面了解自己的尺碼，就不知購多大碼衣服。
第二步，要做到知彼，充分了解和調(diào)查市場上的管理軟件現(xiàn)狀。
首先，要了解市場上已成熟的管理軟件及其分類，以及這些軟件的共性和特性。否則，可能會“選錯(cuò)醫(yī)院，看錯(cuò)醫(yī)生”。企業(yè)應(yīng)用的管理軟件功能種類有很多，有獨(dú)立專門的OA流程管理軟件、企業(yè)的資源管理ERP軟件、客戶關(guān)系CRM管理軟件等等，還有獨(dú)立部門化、模塊化的軟件，如倉庫管理軟件、會計(jì)總賬軟件、銷售管理軟件、采購管理軟件、人事軟件等。不僅如此，還要了解市場上這些軟件的功能定位，比如，大型集團(tuán)的ERP軟件，一般用SAP、ORCALE等，這些軟件功能強(qiáng)大，要求企業(yè)的運(yùn)用水平很高，購買和實(shí)施成本也很高，動(dòng)輒幾千萬，甚至上億，年維護(hù)成本動(dòng)輒上千萬。中型以上企業(yè)，國內(nèi)有用友、金蝶等軟件，比較適合一般性控制要求和一般性核算要求。針對小型企業(yè)，滿足傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)核算及管理需要的，有諸如管家婆等小型通用的管理軟件，甚至有針對行業(yè)的細(xì)分通用型軟件。目前較好的客戶關(guān)系管理軟件有SALEFORCE的CRM，國內(nèi)雨后春筍般的CRM軟件，諸如泛微等，目前不下上百種，國內(nèi)市場尚處戰(zhàn)國時(shí)代，功能有限，但各有特色。所以各個(gè)企業(yè)在運(yùn)用管理軟件前，首先要了解各自需求特性，然后去尋找市場上成熟的軟件，對于特殊的需求，能不能在此基礎(chǔ)上作稍許開發(fā)，但要謹(jǐn)慎全部委托開發(fā)，以降低使用風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，還要了解目前管理軟件的前沿發(fā)展，云技術(shù)的運(yùn)用已大大提高管理軟件的性能，對跨地區(qū)和跨國的更方便，也節(jié)省本地部署服務(wù)器的成本。同時(shí)，手機(jī)端APP的移動(dòng)運(yùn)用，提高了管理和辦公的方便性、高效性。云計(jì)算發(fā)展的速度很快，為企業(yè)管理軟件的升級提供了強(qiáng)大動(dòng)力。
第三步，選定軟件前，同各軟件商進(jìn)行多輪溝通，征詢可行性。
各部門應(yīng)指定業(yè)務(wù)骨干，成立軟件項(xiàng)目小組，并指定項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人。筆者曾多次主導(dǎo)公司的管理軟件的應(yīng)用上馬，深切感受到與各軟件公司的互動(dòng)溝通的重要性。溝通中，要預(yù)前設(shè)立專門格式的溝通備案表，特別是要設(shè)立需求明細(xì)項(xiàng)對應(yīng)各軟件功能實(shí)現(xiàn)程度一覽表，按能實(shí)現(xiàn)、不能實(shí)現(xiàn)、部分實(shí)現(xiàn)、變通實(shí)現(xiàn)等實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行登記，以相同格式多欄次，分部門和功能模塊進(jìn)行登記。有道是磨刀不誤砍柴功，將各款軟件滿足本公司各項(xiàng)需求的程度，進(jìn)行橫縱對比，篩選決策，對于共同滿足交集以外的部分，即可能滿足這個(gè)部門的需求，卻不能滿足那個(gè)部門的需求，此時(shí)，就要考慮軟件的二次開發(fā)的擴(kuò)展性能，能否做適當(dāng)開發(fā)。一般B/S結(jié)構(gòu)的，是新理念下的架構(gòu)，二次開發(fā)的性能遠(yuǎn)高于C/S架構(gòu)，這點(diǎn)可以咨詢專業(yè)人士。不能一味相信某個(gè)軟件公司所說。舉例說明，在中國的傳統(tǒng)軟件的銷售數(shù)據(jù)管理模式是根據(jù)銷售定單生成發(fā)貨通知單，再根據(jù)發(fā)貨通知單生成銷售出庫單，開具銷售發(fā)票核銷銷售出庫單，依據(jù)銷售發(fā)票生成應(yīng)收單，根據(jù)銷售回籠款核銷應(yīng)收單，根據(jù)應(yīng)收單生成應(yīng)收賬款。這種邏輯，會產(chǎn)生一種情況，就是暫時(shí)沒有開發(fā)票的售貨，暫時(shí)不生成應(yīng)收單，但現(xiàn)實(shí)中，因暫時(shí)未開票的貨，很多是先收款，后開票的情況。這樣實(shí)際上就產(chǎn)生了應(yīng)收款，也有銷售收入了，且也已收款，現(xiàn)在僅僅是沒有開發(fā)票，卻無法核銷，銷售回籠款仍只能掛在預(yù)收款狀態(tài)，如果這種情況量很大，這種模式則無法控制應(yīng)收款。所以，目前市場上又出現(xiàn)了根據(jù)出庫單直接生成應(yīng)收款，回款直接核銷出庫單，而跳開發(fā)票，將發(fā)票的開具和管理作為單獨(dú)的模塊處理。所以，必須了解自己的特點(diǎn)，同時(shí)又要了解軟件的實(shí)現(xiàn)功能，才能處理好信息化工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，因?yàn)檐浖谏壐?。再如，有的企業(yè)人數(shù)眾多，分工細(xì)密，各崗位工作量大，就需要系統(tǒng)將工作單據(jù)通過流程模塊的功能推送到相關(guān)崗位的任務(wù)工作欄，否則，在系統(tǒng)內(nèi)部查找自己的工作單據(jù)狀態(tài)將浪廢時(shí)間，不易操作。因此，要同軟件公司進(jìn)行反復(fù)、多輪次的溝通，最終選定合適的軟件。
第四步，簽訂合同，監(jiān)督配合實(shí)施。
選定軟件后，雙方訂立詳細(xì)的購買和實(shí)施合同，將模塊的功能、各模塊需要哪些系統(tǒng)內(nèi)置以外的報(bào)表、時(shí)間進(jìn)度安排、售后服務(wù)等都要在合同中寫明，這樣做可以防止以后軟件公司以合同沒有該項(xiàng)目而拒絕開發(fā)相關(guān)功能和報(bào)表或再加價(jià)等不利事項(xiàng)。在軟件實(shí)施階段，軟件公司在實(shí)施各個(gè)功能模塊的設(shè)置和搭建時(shí)，公司各部門相關(guān)業(yè)務(wù)骨干要隨時(shí)配合，主動(dòng)溝通和監(jiān)督在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的不符合公司實(shí)際的情況，因?yàn)樵趯?shí)施過程中，一定會存在之前沒有溝通到位的許多情況，而軟件實(shí)施公司人員是不了解這些情況，以免當(dāng)成一般性的事項(xiàng)處理。軟件設(shè)置搭建過程，包括了流程的設(shè)置、控制點(diǎn)的設(shè)置、相關(guān)單據(jù)的定義、部門的設(shè)置、權(quán)責(zé)的分配等。雙方都要認(rèn)真對待，否則，會影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，甚至失敗，公司最高層須給予大力支持和協(xié)調(diào)。軟件搭建成功后就要執(zhí)行測試，可做相關(guān)單據(jù)進(jìn)行穿行測試，公司各業(yè)務(wù)部門人員，都要觀察測試結(jié)果，重要的是看系統(tǒng)組織架構(gòu)、表單設(shè)計(jì)樣式、流程控制和報(bào)表結(jié)果等是否正確。測試成功后，在系統(tǒng)上錄入公司的基礎(chǔ)資料、物料檔案、物料屬性、客戶供應(yīng)商檔案等規(guī)劃工作?，F(xiàn)實(shí)工作中，很多公司的基礎(chǔ)檔案不全，比如很多物料企業(yè)，如果本身的物料清單都沒有整清楚，產(chǎn)品BOM表沒有正確的文檔或不能完整提供的話，都會直接導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。實(shí)施過程同時(shí)也是一次全面體檢的過程。另外，由于管理軟件的崗位功能，與線下人員工作崗位可能會有不同，線下有的崗位就不需要，線上也可能需新增崗位，不同人員和不同部門的權(quán)限和職責(zé)可能會重新分配。所以利用管理軟件，也是公司內(nèi)部管理重新再造的過程。
第五步，上線前培訓(xùn)。
軟件公司制定崗位操作手冊，所有涉及軟件運(yùn)用的人員，都要進(jìn)行全面的軟件操作培訓(xùn)。第六步，執(zhí)行初始化。初始的應(yīng)收付期初余款、存貨結(jié)余等錄入系統(tǒng)，然后平衡正確后，開始運(yùn)用。剛開始幾個(gè)月，最好是線下線上同時(shí)運(yùn)行，通過線下來檢查線上運(yùn)行的正確性。第七步，驗(yàn)收和改進(jìn)，初始幾個(gè)月如運(yùn)行成功，數(shù)據(jù)正確，則可確認(rèn)驗(yàn)收。另外，要備案相關(guān)的弱點(diǎn)和需要改進(jìn)的地方，要求軟件公司進(jìn)行后續(xù)的服務(wù)。
三、結(jié)語
企業(yè)的財(cái)務(wù)核算與業(yè)務(wù)管理緊密相聯(lián)，是一個(gè)有機(jī)整體，只有公司的業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、信息流、資金流等都清晰明確，最終公司的財(cái)務(wù)結(jié)果才能更加準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)結(jié)果向前追溯的軌跡才能更清楚，管理分析會更透徹，同時(shí)又進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)管理持續(xù)改進(jìn)。財(cái)務(wù)會計(jì)必須掌握和了解企業(yè)全部的經(jīng)營特點(diǎn)，同時(shí)也要了解管理軟件，不僅要善于加工數(shù)據(jù)，精于利用管理軟件來提高生產(chǎn)高質(zhì)量原始數(shù)據(jù)，還要持續(xù)學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作中成長為一位理論與實(shí)踐兼并的綜合型人才。
參考文獻(xiàn)
[1]郭新平.中國財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件發(fā)展回顧與展望[J].商業(yè)會計(jì)，2001，（1）：14-16.
作者:程炎茍 單位:浙江沸點(diǎn)化工有限公司
