企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制分析

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【摘要】在國內(nèi)，會(huì)計(jì)電算化有著不短的歷史，從上世紀(jì)末開始，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的迅速進(jìn)步和普及，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成了一種未來的進(jìn)步方向?，F(xiàn)在，經(jīng)過相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)，實(shí)施控制，管理控制和日?？刂七M(jìn)步，會(huì)計(jì)電算化在走向成熟的同屬也漸漸表現(xiàn)出了越來越多的新問題，比如說原始數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，相關(guān)操作者的職責(zé)，會(huì)計(jì)檔案無紙化以及電腦操作無形化，會(huì)計(jì)電算化的問題。本文基于這一點(diǎn)對(duì)程序控制，發(fā)揮相關(guān)工作人員職責(zé)，建立健全相關(guān)檔案，進(jìn)行安全控制，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)等進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；問題；建議

內(nèi)部控制對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的關(guān)系，它將對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生非常深刻的影響。企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)自己設(shè)定的理想目標(biāo)，一定要建立一個(gè)完整科學(xué)的內(nèi)部控制制度，幫助企業(yè)更加健康的發(fā)展。企業(yè)在完成對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建構(gòu)工作之后，其相應(yīng)的核算以及管理工作也會(huì)面臨較大的改變。會(huì)計(jì)電算化實(shí)際上就是把現(xiàn)代電子技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)行業(yè)上。相較于原始的手工記賬，電算化更加高效，更加準(zhǔn)確。它能夠減少人力消耗以及物料的耗費(fèi)。因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)比較特別，建立與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度就顯得非常關(guān)鍵。

一、會(huì)計(jì)電算化導(dǎo)致的內(nèi)部控制問題

1.原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確性問題。

在進(jìn)行電算化的時(shí)候，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)輸出實(shí)際上都是由一定的程序控制的，對(duì)于輸入的數(shù)據(jù)則是自動(dòng)完成后存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)之上，各種各樣的會(huì)計(jì)工作也都是在一定的計(jì)算機(jī)程序之下完成的。但是，計(jì)算機(jī)里的原始數(shù)據(jù)又是來自哪里呢？它主要來自人工輸入，所以如果在這一個(gè)環(huán)節(jié)中存在輸入錯(cuò)誤的問題，計(jì)算機(jī)是沒有辦法分辨的，它只能將錯(cuò)就錯(cuò)的完成各種基于這個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行的工作。所以，自動(dòng)處理數(shù)據(jù)是不是準(zhǔn)確實(shí)際上都是由原始數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確決定的。會(huì)計(jì)電算化的這一弱點(diǎn)也就為內(nèi)部控制帶來了不小的問題與麻煩。

2.控制操作人員的職能問題。

授權(quán)，批準(zhǔn)控制實(shí)際上就是非常常見的一種內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)里，對(duì)于某一個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的每一個(gè)部分都需要獲得那些享有某種權(quán)限的人的審核以及簽章。但是當(dāng)會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化之后，相關(guān)工作的職能也出現(xiàn)了一定的改變。由于業(yè)務(wù)處理大多以電算化系統(tǒng)當(dāng)做主要內(nèi)容，所以電算化功能以及知識(shí)的集中直接決定了職能的集中，尤其是會(huì)計(jì)工作人員的職能將有核算型逐漸變成管理型。有一些人一方面能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，另一方面也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸出以及報(bào)送。所以，一旦內(nèi)部控制出現(xiàn)問題，很有可能導(dǎo)致計(jì)算機(jī)操作人員對(duì)系統(tǒng)里的程序以及數(shù)據(jù)庫動(dòng)手腳，對(duì)相關(guān)結(jié)果進(jìn)行控制，這將大大提高出錯(cuò)以及作弊的危險(xiǎn)。

二、完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制建議

1.對(duì)程序操作控制進(jìn)行改善。

為了提高信息處理的質(zhì)量，減少出現(xiàn)問題以及差錯(cuò)的情況，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)則制定非常嚴(yán)格的規(guī)程，這實(shí)際上就是將相關(guān)制度真正落到實(shí)處的表現(xiàn)。上機(jī)守則實(shí)際上就是對(duì)相關(guān)的計(jì)算機(jī)處理的各種各樣的步驟以及要求進(jìn)行了規(guī)定，它的內(nèi)容非常廣泛，包括操作命令的內(nèi)容，設(shè)備的具體使用方法和各種各樣的突發(fā)情況的解決方法等等。不過需要注意的是，這種制度不能是固定不變的，它需要跟上企業(yè)成長的步伐，不斷進(jìn)行改變。只有利用更加完善的制度進(jìn)行管理才可能較少出錯(cuò)的可能，真正使會(huì)計(jì)信息變得更加真實(shí)可靠。

2.加強(qiáng)人員職能控制。

究竟什么才是組織控制呢？實(shí)際上，它就是把系統(tǒng)里各種不相容的內(nèi)容進(jìn)行必要的分割，對(duì)系統(tǒng)里的各種職員進(jìn)行必要的分工，制定合理的，與企業(yè)需要相匹配的規(guī)章制度。其目標(biāo)就是利用設(shè)定一定相互監(jiān)督制約的機(jī)制來提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠性，盡可能的減小出現(xiàn)舞弊的概率。職責(zé)分工實(shí)際上就是把電算化部門以及用戶部門的工作內(nèi)容進(jìn)行必要的分割。所謂“用戶部門”主要是指產(chǎn)生數(shù)據(jù)的部門。對(duì)這兩個(gè)部門進(jìn)行分割的意義在于實(shí)現(xiàn)不相容職責(zé)的分離，實(shí)現(xiàn)電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。

3.健全檔案管理制度。

這一條中所說的“檔案”主要強(qiáng)調(diào)的是利用打印進(jìn)行輸出的賬簿，報(bào)表，憑證，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及相關(guān)軟盤和別的各種存儲(chǔ)介質(zhì)。系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行當(dāng)中出現(xiàn)的各式各樣的文檔和會(huì)計(jì)資料的功能實(shí)際上就是對(duì)各種相關(guān)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)以及保管。其中檔案管理主要是利用制定以及實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)，它主要涵蓋以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）一定要在具備會(huì)計(jì)主管以及系統(tǒng)管理員的相關(guān)簽章之后才可以進(jìn)行存檔。（2）各式各樣的有針對(duì)性的安全保證措施，比如說備份軟件需要打牌相應(yīng)的標(biāo)簽，停放在安全，干燥的環(huán)境中。（3）利用磁性介質(zhì)對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，應(yīng)該定時(shí)檢查，避免因?yàn)榇判越橘|(zhì)本身出問題而導(dǎo)致不必要的數(shù)據(jù)遺失。同時(shí)，還需要提高對(duì)電算化人才的重視水平，給與他們必要的培養(yǎng)，并且給與其相應(yīng)的物力，財(cái)力支持，為企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)有著較高專業(yè)水平的財(cái)會(huì)隊(duì)伍，給與會(huì)計(jì)工作強(qiáng)大的人力支持以及智力幫助。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。

這部分工作實(shí)際上是為了提高相關(guān)計(jì)算機(jī)運(yùn)行的安全性，避免因?yàn)楦鞣N各樣的原因?qū)е孪到y(tǒng)出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。它的內(nèi)容涵蓋接觸控制，環(huán)境保護(hù)以及安全控制。而接觸控制實(shí)際上就是為了避免在沒有經(jīng)過必要的授權(quán)的時(shí)候，有人擅自獲取各種各樣的資源，確保相關(guān)資源的安全性。

小結(jié)

會(huì)計(jì)電算化有著非常復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境，它的發(fā)展境遇也因此而變的有些復(fù)雜。在國內(nèi)，會(huì)計(jì)電算化有著不短的歷史，從上世紀(jì)末開始，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的迅速進(jìn)步和普及，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成了一種未來的進(jìn)步方向?，F(xiàn)在，經(jīng)過相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)，實(shí)施控制，管理控制和日?？刂七M(jìn)步，會(huì)計(jì)電算化在走向成熟的同屬也漸漸表現(xiàn)出了越來越多的新問題，比如說原始數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，相關(guān)操作者的職責(zé)，會(huì)計(jì)檔案無紙化以及電腦操作無形化，會(huì)計(jì)電算化的問題。本文基于這一點(diǎn)對(duì)程序控制，發(fā)揮相關(guān)工作人員職責(zé)，建立健全相關(guān)檔案，進(jìn)行安全控制，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)等進(jìn)行了分析。

參考文獻(xiàn)：

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作者：蔣智霞 單位：河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院