醫(yī)院項目經(jīng)費管理HRP系統(tǒng)設(shè)計實踐
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［摘要］為解決項目經(jīng)費管理難及經(jīng)費使用進度不理想的現(xiàn)象，運用會計信息化在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中增加項目經(jīng)費管理系統(tǒng)，破除手工管理，達到項目經(jīng)費管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊及總賬系統(tǒng)高效集成。借助醫(yī)院hrp系統(tǒng)設(shè)計與實踐，通過項目經(jīng)費管理流程優(yōu)化，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項目經(jīng)費管理平臺，實現(xiàn)項目經(jīng)費管理系統(tǒng)的價值，一是消除無效時間;二是降低手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤率;三是項目經(jīng)費支出較往年明顯上升。
［關(guān)鍵詞］項目經(jīng)費管理;HRP系統(tǒng);設(shè)計與實踐;醫(yī)院
會計改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確指出會計改革與發(fā)展的主要任務(wù)之一是加強會計信息化建設(shè)，不斷提高單位會計信息化水平，積極探索推動行政事業(yè)單位會計信息化工作，推動基層單位會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機融合。近幾年來，隨著醫(yī)院品牌建設(shè)及學(xué)術(shù)能力的不斷提升，項目數(shù)量及經(jīng)費金額逐年大幅增長，醫(yī)院內(nèi)部管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。
1項目經(jīng)費管理現(xiàn)狀
醫(yī)院項目按性質(zhì)分主要有科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)和其他類項目。項目經(jīng)費主要用于臨床重點學(xué)科、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)、設(shè)備購置及教學(xué)相關(guān)等方面。目前，針對較大的醫(yī)院項目經(jīng)費通過手工登記，且項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行進度不理想的現(xiàn)狀，項目經(jīng)費管理存在較大風(fēng)險。第一，財政收回項目經(jīng)費。項目在執(zhí)行期間不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級主管部門考核后會被啟動退出機制，財政收回項目經(jīng)費。第二，減少次年項目撥款，造成醫(yī)院經(jīng)濟損失。我院作為政府重點扶持對象，每年均收到各類補助用于醫(yī)院科室建設(shè)、人才培養(yǎng)等事項，對醫(yī)院未來學(xué)科發(fā)展、人才儲備等戰(zhàn)略發(fā)展事項有重大影響。第三，影響項目團隊申報課題。項目在執(zhí)行周期不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級主管部門考核不能通過的項目，不能通過結(jié)題，將會影響再次申報課題。第四，影響醫(yī)院聲譽。項目在執(zhí)行期間不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，不能順利通過結(jié)題的，考核結(jié)果進行通報，對醫(yī)院產(chǎn)生不利影響。
2項目經(jīng)費管理流程梳理
對原有的經(jīng)費管理流程各節(jié)點進行梳理，列出原有的經(jīng)費管理主流程，針對主流程進行細(xì)分具體管理流程，如表1所示。根據(jù)難點進行流程優(yōu)化，并建立新的項目經(jīng)費管理流程，重點關(guān)注項目經(jīng)費使用進度，建立新的項目經(jīng)費管理流程，消除不必要的時間浪費。
3項目經(jīng)費管理設(shè)計方案
3.1設(shè)計的總體目標(biāo)
在現(xiàn)有的HRP系統(tǒng)中增加項目經(jīng)費管理模塊，并實現(xiàn)項目管理、資產(chǎn)管理、存貨管理、應(yīng)付模塊等與總賬模板的高效集成，即在HRP系統(tǒng)中實現(xiàn)項目經(jīng)費管理功能，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項目經(jīng)費管理平臺。
3.2經(jīng)費管理具體設(shè)計思路
第一，實現(xiàn)項目主管部門及項目負(fù)責(zé)人自主查詢經(jīng)費預(yù)算、使用及結(jié)余金額，破除查詢經(jīng)費只單單依靠項目會計的現(xiàn)象，形成項目主管部門及項目負(fù)責(zé)人及時掌握項目經(jīng)費使用情況。第二，摒棄人為的把關(guān)項目預(yù)算，耗時又耗效率，通過將預(yù)算錄入系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)控制，超出預(yù)算系統(tǒng)自動預(yù)警提示。第三，通過系統(tǒng)自動獲取直接生成項目經(jīng)費決算表，優(yōu)化手工編制項目經(jīng)費決算表，財務(wù)審核費時又費力。第四，在資產(chǎn)系統(tǒng)與存貨系統(tǒng)較易地獲取真實的科室成本數(shù)據(jù)，便于科室開展成本管控。
4項目經(jīng)費管理系統(tǒng)實踐探索
4.1項目經(jīng)費管理基本功能
(1)項目編號管理。項目按資金來源對現(xiàn)有的全部在研項目進行梳理，分為財政撥款、政府其他撥款、本院自籌款項及合作單位撥款、財政撥款與醫(yī)院自籌、政府其他撥款與醫(yī)院自籌、合作單位撥款與醫(yī)院自籌等。區(qū)分項目性質(zhì)便于后續(xù)多維度統(tǒng)計項目情況，滿足國家省市和醫(yī)院內(nèi)部管理要求。通過分類整理，項目性質(zhì)可分為科研、教學(xué)、重點?？啤⑵渌?。根據(jù)項目特點按資金來源及性質(zhì)進行分類后，制定一套統(tǒng)一規(guī)范的項目編號生成規(guī)則，例如，項目編號為010119001，項目編號生成的規(guī)則為項目性質(zhì)(2位)，項目資金來源(2位)，年份(2位)，流水號(3位)。(2)項目權(quán)限管理。項目管理涉及項目負(fù)責(zé)人、項目主管科室、項目主管科室分管領(lǐng)導(dǎo)及項目會計等角色。為保證項目的保密性及安全性，在項目管理過程中對不同的角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限及職責(zé)分配。其中:項目負(fù)責(zé)人的權(quán)限只為以項目負(fù)責(zé)人身份的相關(guān)項目經(jīng)費情況;項目主管科室可審核及查詢在科室范圍內(nèi)的項目經(jīng)費情況;項目主管科室負(fù)責(zé)人可查詢所分管范圍內(nèi)的項目經(jīng)費情況，項目會計的權(quán)限可查詢所有項目經(jīng)費情況，月度進行項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況分析并提出改進建議報領(lǐng)導(dǎo)決策。(3)項目角色職責(zé)。項目負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)為:一是錄入項目信息(包含預(yù)算);二是根據(jù)實際開展研究必要時申請調(diào)整預(yù)算;三是查詢經(jīng)費使用情況。項目主管科室的主要職責(zé)為:審核項目信息及預(yù)算;查詢項目相關(guān)信息(包含經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行進度);審核預(yù)算調(diào)整的合理性;查詢經(jīng)費使用情況。項目主管科室分管院領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)為:查詢項目相關(guān)信息;查詢項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況。項目會計的主要職責(zé)為審核項目信息及預(yù)算;調(diào)整項目經(jīng)費預(yù)算;查詢項目相關(guān)信息及項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況;賬務(wù)核算等。(4)項目狀態(tài)管理。項目狀態(tài)用于描述項目所處的狀態(tài)，項目狀態(tài)根據(jù)實際設(shè)置有未審批、執(zhí)行中、已結(jié)題、已暫停等，通過項目狀態(tài)設(shè)置限定該狀態(tài)下能發(fā)生的業(yè)務(wù)活動，只有狀態(tài)在執(zhí)行中才能進行采購，錄入發(fā)票及支出等，有效實現(xiàn)項目管理。
4.2項目經(jīng)費管理關(guān)鍵功能
(1)項目模板創(chuàng)建。為規(guī)范及提供新建項目的錄入效率，系統(tǒng)支持自主設(shè)定項目信息的錄入內(nèi)容，通過建立項目信息模板引導(dǎo)項目創(chuàng)建。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目經(jīng)費預(yù)算書在項目模板中進行預(yù)算錄入，并逐級審核。(2)項目經(jīng)費預(yù)算系統(tǒng)控制。在項目經(jīng)費管理中，項目預(yù)算信息包含項目類別、年度及金額等信息，項目經(jīng)費管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，并獲取經(jīng)費實際使用金額，最終以預(yù)算與實際成本比對表進行列示，計算的邏輯為:預(yù)算可用資金=該項目任務(wù)下的預(yù)算資金－該項目任務(wù)下已使用資金。在經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)報銷類別超支，系統(tǒng)將自動進行預(yù)警，提示項目負(fù)責(zé)人進行預(yù)算調(diào)整，由項目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中申請修改預(yù)算，經(jīng)主管科室負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后新的預(yù)算才能生效，大幅提高預(yù)算與決算的匹配率，從而提高項目管理的真實水平，避免因經(jīng)費使用不當(dāng)影響課題驗收。(3)專項經(jīng)費采購。不管專項經(jīng)費設(shè)備采購還是耗材采購，在完成采購招標(biāo)程序后，由采購部門錄入采購訂單，選擇采購訂單分配行時，錄入項目、任務(wù)、支出類型信息;醫(yī)學(xué)設(shè)備管理部門進行驗收，若是采購設(shè)備，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中完成出入庫，系統(tǒng)自動在資產(chǎn)明細(xì)表中列示專項經(jīng)費的來源，并在資產(chǎn)模塊及應(yīng)付模塊自動生成相應(yīng)的會計分錄;若是采購醫(yī)用耗材，在存貨管理系統(tǒng)中完成出入庫，系統(tǒng)自動在科室領(lǐng)用表中備注欄顯示專項經(jīng)費來源;按程序辦理付款審批財務(wù)完成付款后在應(yīng)付模塊進行發(fā)票匹配完成付款，同時經(jīng)費管理系統(tǒng)通過互通自動增加已使用資金，減少相應(yīng)預(yù)算可用資金，通過實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊與總賬系統(tǒng)的有效集成，達到科室成本管控的目的。(4)項目經(jīng)費查詢。在項目經(jīng)費管理系統(tǒng)中，按權(quán)限通過輸出功能生成的報表。查詢項目的狀態(tài)，包括期間至今、上年度支出金額、累計至今和本年度至今的項目預(yù)算預(yù)算、實際使用及付款等(5)項目月結(jié)管理。月結(jié)完成所有關(guān)于項目的事務(wù)處理，核算并分配項目庫存業(yè)務(wù)成本、導(dǎo)入采購接收成本和庫存雜項事務(wù)除了成本、鏈接總賬中錄入的雜項項目支出成本到項目管理中，通過“試算表”查詢所有項目的相關(guān)科目余額信息，通過項目支出查詢匯總所有項目的成本金額進行總賬與項目管理系統(tǒng)兩者的明細(xì)與余額的核對，確保完全相等。項目經(jīng)費管理系統(tǒng)上線后，對項目負(fù)責(zé)人、項目主管部門及項目分管領(lǐng)導(dǎo)、項目會計等進行系統(tǒng)培訓(xùn)，積極推廣項目經(jīng)費管理系統(tǒng)，嫁接HRP系統(tǒng)通過權(quán)限配置實現(xiàn)數(shù)字準(zhǔn)確、核算精細(xì)、方便查詢等。
5項目評價
(1)消除無效時間。項目模塊上線后，項目負(fù)責(zé)人不用再到財務(wù)部找會計“排隊”查詢項目經(jīng)費使用情況，從往返路程及查詢時間上節(jié)約了13分鐘，從而明顯提高了工作效率。(2)降低手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤率。項目模塊上線后，庫管員不用再手工一筆筆登記數(shù)據(jù)月底進行匯總，只需在系統(tǒng)上運行程序即可完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計，避免了因人為導(dǎo)致的數(shù)據(jù)差錯，減少手工區(qū)分的工作量，既提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，也提高了工作效率。項目模塊上線后，項目數(shù)據(jù)與日常科室發(fā)生的成本數(shù)據(jù)明顯分開，為財務(wù)核算項目成本降低難度，提高了核算的準(zhǔn)確率和便捷度。(3)項目經(jīng)費支出較往年明顯上升。自引入項目管理模塊，梳理、制定了各類項目管理及經(jīng)費使用制度，對項目經(jīng)費使用政策的宣貫，優(yōu)化項目經(jīng)費使用的流程，項目經(jīng)費支出較往年有顯著增長。通過項目經(jīng)費管理在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中設(shè)計與實踐探索，一方面，解決項目經(jīng)費管理的難題，并實現(xiàn)系統(tǒng)控制從而提高項目經(jīng)費使用進度，降低專項經(jīng)費管理風(fēng)險;另一方面，減少手工管理，提高經(jīng)費使用的效率與質(zhì)量，方便項目負(fù)責(zé)人經(jīng)費查詢及經(jīng)費決算表的編制，加強了內(nèi)控建設(shè)及提升會計信息化管理水平，同時提升財務(wù)部門的滿意度。
參考文獻:
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作者：黃園 王衛(wèi)紅 單位：昆明市兒童醫(yī)院
