燃氣發(fā)票管理系統(tǒng)設計論文
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1.1系統(tǒng)實施背景
目前南京港華現(xiàn)有民用天然氣用戶130萬戶，工商企業(yè)用戶6千戶，燃氣發(fā)票種類繁多，包括國稅統(tǒng)一印制的通用機打普通票、機打卷式票、人工手開票及定額票等十余種。一直以來公司對發(fā)票的日常管理采用人工方式，通過Excel或者Word文檔進行發(fā)票的管理，每天都要做大量的發(fā)票申領、發(fā)放工作，并且定期要清查發(fā)票庫存量。為了提高發(fā)票管理的安全性、可靠性和工作效率，將發(fā)票管理人員從繁瑣的重復性工作中解脫出來，集中更多時間和精力將管理工作做精做細，充分發(fā)揮計算機應用系統(tǒng)在發(fā)票管理各個工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管作用，有必要建立適用于燃氣企業(yè)實際運用的發(fā)票管理系統(tǒng)。
1.2系統(tǒng)總體設計目標及結(jié)構(gòu)
(1)系統(tǒng)能覆蓋發(fā)票所有相關操作，包括不同類型發(fā)票的申報、采購、領用、開具、作廢、核銷等全過程。
(2)通過系統(tǒng)可以方便地進行發(fā)票的入庫操作，領用及跟蹤，同時與其發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務關聯(lián)，供財務人員隨時進行核查，生成統(tǒng)計報表。
(3)能與公司現(xiàn)有客戶關系管理系統(tǒng)(CRM)的業(yè)務子系統(tǒng)：客戶服務系統(tǒng)、賬務管理系統(tǒng)、爐具銷售系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享和交換。(4)提供通用接口，方便導入、導出公司現(xiàn)有的用友財務系統(tǒng)中開具發(fā)票信息；并可將開票信息轉(zhuǎn)換成稅務部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務部門隨時進行查詢。
1.3系統(tǒng)功能設計
(1)申報管理。由財務部門統(tǒng)一發(fā)起發(fā)票申報計劃，各業(yè)務部門根據(jù)發(fā)票實際需求量進行填報，最后由財務統(tǒng)一匯總，發(fā)票采購申報信息在填報時填寫。
(2)采購登記。采購發(fā)票的清單列表(按本)，記錄購回發(fā)票的代碼、號碼區(qū)間、數(shù)量、本數(shù)、采購人。可按采購日期、發(fā)票總號、區(qū)間號查詢發(fā)票。
(3)報警閥值維護。按發(fā)票種類設置燃氣發(fā)票庫存量的最低報警值，當庫存達到閥值時，系統(tǒng)自動發(fā)送短信或郵件提醒發(fā)票管理員。
(4)結(jié)存管理用于查詢統(tǒng)計采購發(fā)票的存量、每日和每月的使用等情況，當存量不夠預設的使用量時系統(tǒng)自動提示。
(5)領用登記。由發(fā)票系統(tǒng)管理員登記發(fā)票領用部門、領用人、領用日期、領用發(fā)票號區(qū)間段等信息。對于領用流程，則根據(jù)業(yè)務信息填寫生成發(fā)票領用信息。
(6)申領發(fā)放。各部門發(fā)票管理員將發(fā)票發(fā)放給發(fā)票使用人，可以到查詢申領信息(如果已發(fā)，顯示發(fā)票明細)，默認狀態(tài)為未發(fā)放。點擊新窗口顯示可用發(fā)票(可通過信息查找)，只能查詢自己部門已領發(fā)票情況。
(7)作廢登記。作廢發(fā)票需要填寫詳細信息，包括發(fā)票類型、發(fā)票號碼、作廢原因、作廢日期，操作人等，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一登記。
(8)手工票和定額票。發(fā)票系統(tǒng)管理員，按發(fā)票號段登記手工票，定額票信息，也可導入手工票/定額票號段信息，生成手工票和定額票使用情況信息表。
(9)核銷管理。已使用的普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，以及有效期限內(nèi)未使用完的空白發(fā)票，各部門發(fā)票管理員將需要核銷的發(fā)票集中上交公司財務部門，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一進行核銷以保證發(fā)票的安全性。
(10)權限設置。系統(tǒng)設有用戶權限，發(fā)票系統(tǒng)管理員分配操作權限，機構(gòu)設置等。可以對機構(gòu)進行自定義操作，形成樹狀結(jié)構(gòu)?？稍跈嘞拊O置中增加，修改，刪除，查詢等各個權限設置。
1.4接口設計
(1)稅務接口。生成稅務部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務部門隨時進行查詢。
(2)用友系統(tǒng)接口。可導入/導出用友財務系統(tǒng)中開具發(fā)票信息到本系統(tǒng)。
(3)其它接口?？蓪敫袷交钠渌绞降陌l(fā)票信息數(shù)據(jù)到本系統(tǒng)
1.5統(tǒng)計報表
系統(tǒng)具有強大的報表生成功能，能夠自動生成各類發(fā)票使用明細表、發(fā)票庫存情況表，發(fā)票采購統(tǒng)計表，發(fā)票領用統(tǒng)計開票統(tǒng)計(包括正常發(fā)票，作廢發(fā)票)，手工票和定額票使用情況表等。
1.6系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境
系統(tǒng)基于J2EE的三層客戶端/服務器體系架構(gòu)，采用Java語言開發(fā)，提供一個獨立的、可移植的、多用戶的、安全的和基于標準的企業(yè)級平臺，從而簡化企業(yè)應用的開發(fā)、管理和部署。由于遵循了J2EE規(guī)范，因此使用J2EE技術開發(fā)的可以部署在各種J2EE應用服務器上?；贘2EE平臺的產(chǎn)品幾乎能夠在任何操作系統(tǒng)和硬件配置上運行，現(xiàn)有的操作系統(tǒng)和硬件也可以被完整地保留下來繼續(xù)使用。
2結(jié)語
燃氣發(fā)票管理信息系統(tǒng)了記錄每一張發(fā)票的狀態(tài)和流向，為發(fā)票的整個生命周期提供有力監(jiān)管工具。管理人員可以隨時查詢系統(tǒng)管理的發(fā)票信息，監(jiān)控發(fā)票資源的使用情況，跟蹤管理發(fā)票資源在整個生命周期內(nèi)的狀態(tài)變化，準確掌握各個開票點的各類發(fā)票使用情況，并以此為依據(jù)更好地對發(fā)票資源進行管理。該系統(tǒng)還與客戶關系管理系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接，進行準確的賬務分析，規(guī)范的會計核算，確保會計信息的真實性，降低公司財務風險，有效防范公司稅務風險，推動業(yè)務流程的優(yōu)化整合，從而達到強化財稅管控力度的目標。
作者:施明 王富強 單位：南京港華燃氣有限公司
