做好中職學(xué)校文書檔案管理工作探析

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摘要：中職學(xué)校即中等職業(yè)學(xué)校，中職學(xué)校的文書檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作中的一個(gè)重要組成部分。在學(xué)校的辦公室工作中，文書檔案管理工作是十分重要的工作，同時(shí)也是很基礎(chǔ)的工作，直接影響著其他辦公室工作的正常開展。隨著我國(guó)社會(huì)的飛速發(fā)展，我們的教育事業(yè)也在不斷進(jìn)步，學(xué)校文書檔案管理工作也變得復(fù)雜。作為一名文書檔案管理人員，每一個(gè)人必須高度重視這項(xiàng)工作，才能做好它。我們分析中職院校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀以及做好這項(xiàng)工作的重要性，為文書檔案管理工作提出建議，希望能為日后的中職院校文書檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：中職院校；文書檔案；管理工作

我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度越來越快，對(duì)于教育事業(yè)的發(fā)展來說，文書檔案管理工作也正在變得越來越重要。從現(xiàn)階段社會(huì)和教育事業(yè)的發(fā)展來看，文書檔案管理工作還沒有做到十全十美，存在繼續(xù)改善的空間。文書檔案管理工作中存在的問題可能會(huì)導(dǎo)致管理人員在展開工作時(shí)手忙腳亂，因此我們應(yīng)該采取一些措施去解決這些現(xiàn)實(shí)問題。在實(shí)際工作中，文書與檔案之間有著非常密切的關(guān)系，文書檔案管理工作也存在于每一個(gè)科室。是否能做好中職學(xué)校文書檔案管理工作是衡量中職學(xué)校管理水平和教育質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一，是中職學(xué)校進(jìn)行評(píng)估工作的重要指標(biāo)，也是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。

一、中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏有效管理方法

在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，各行各業(yè)的信息資料都在不斷增多，中職院校也不例外。中職院校在發(fā)展過程中產(chǎn)生的資料越來越多，因此文書的整理和資料的歸檔任務(wù)越來越重，做好中職學(xué)校文書檔案管理工作是我們面臨的一個(gè)重要問題。傳統(tǒng)的中職學(xué)校文書檔案管理工作存在很多弊端，目前文書檔案日常工作的開展多多少少會(huì)受到傳統(tǒng)思想的影響［1］。例如，在較差的保存條件下，保存的紙張可能會(huì)遭到破壞，上課過程中形成錄像斷斷續(xù)續(xù)，不夠完整，這樣的工作嚴(yán)重影響著學(xué)校的未來發(fā)展。傳統(tǒng)理念下，文書檔案管理工作缺乏有效管理方法，文書檔案整理工作不到位，整體管理結(jié)果自然難以使人滿意。

（二）文書檔案整理缺乏目的性

一些中職院校文書檔案管理人員在整理文書檔案時(shí)，存在對(duì)工作停留在表面的現(xiàn)象，缺乏目的性。在我國(guó)現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展中，文書檔案產(chǎn)生的效益可能不會(huì)立馬體現(xiàn)出來，它受到社會(huì)發(fā)展的影響，需要日積月累才能彰顯其價(jià)值。在文書檔案管理過程中，科室之間的工作不能做到密切配合，缺乏有效協(xié)調(diào)。例如，招生辦公室規(guī)整學(xué)生的錄取通知表時(shí)存在信息殘缺、內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，除此之外，對(duì)于學(xué)校的一些實(shí)踐性材料的管理不夠精細(xì)。文書檔案管理工作人員對(duì)資料的整理一般只停留在表面，簡(jiǎn)單地抄寫，缺乏針對(duì)性和目的性。在日常管理過程中存在信息丟失的現(xiàn)象，但是文書檔案管理工作終止，給學(xué)校的正常運(yùn)行造成負(fù)擔(dān)，難以取得突破與進(jìn)展。

（三）文書檔案管理工作非專業(yè)人員

目前，很多中職學(xué)校的文書檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，缺乏實(shí)際的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及足夠的理論支撐，因此在實(shí)際工作過程中對(duì)資料的整理和分類缺乏足夠的判斷能力，整體工作效率不高。比如，大多數(shù)中職學(xué)校在每年會(huì)舉辦一些體育比賽活動(dòng)，這對(duì)于提高學(xué)生和老師的身體素質(zhì)和營(yíng)造熱愛運(yùn)動(dòng)的風(fēng)氣具有重要的作用，但是由于文書檔案管理工作對(duì)中職學(xué)校體育建設(shè)工作情況不夠重視，導(dǎo)致其覺得體育活動(dòng)的相關(guān)信息沒有什么意義，在手機(jī)材料時(shí)不夠認(rèn)真，敷衍工作，最終形成的文書檔案不足以概括整個(gè)體育活動(dòng)。這樣的做事方法容易形成不好的工作風(fēng)氣，到時(shí)其他同事遇到類似問題時(shí)都不夠認(rèn)真，降低管理人員的責(zé)任心。大多數(shù)非文書檔案管理專業(yè)畢業(yè)的管理人員難以有效地進(jìn)行文書檔案管理工作，很難根據(jù)相關(guān)制度完成工作任務(wù)并保證工作質(zhì)量，這對(duì)于中職學(xué)校文書檔案管理工作的開展會(huì)造成十分嚴(yán)重的不良影響。

二、做好中職學(xué)校文書檔案管理工作的重要性

中職學(xué)校文書檔案管理工作是學(xué)校日常工作的重要內(nèi)容，反映了中職學(xué)校的日常狀態(tài)和真實(shí)面貌，可以為學(xué)校今后的教學(xué)方向進(jìn)行定位，為下一階段學(xué)校的建設(shè)管理提供參考。在我國(guó)目前階段，高等學(xué)校對(duì)文書檔案的管理工作十分重視，但是由于國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的局限性，中職學(xué)校對(duì)于文書檔案管理工作缺乏足夠的重視，很多工作中的細(xì)節(jié)不能有效落實(shí)，缺乏有效的管理方法，文書檔案管理缺乏目的性，沒有規(guī)范的文書檔案管理制度，缺少專業(yè)的人員進(jìn)行文書檔案管理。在文書檔案管理過程中存在應(yīng)付檢查、敷衍了事的現(xiàn)象，不能反映學(xué)校的真實(shí)工作情況，文書檔案的分布也比較雜亂，存在缺項(xiàng)漏檢的普遍現(xiàn)象。隨著我國(guó)中職學(xué)校的快速發(fā)展，人們對(duì)其普遍看法有了很大的改善，其自身經(jīng)營(yíng)狀態(tài)也取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，中職學(xué)校也非常重視日常管理工作，文書檔案管理也逐漸規(guī)范化，并不斷學(xué)習(xí)高等學(xué)校與其他優(yōu)秀院校的文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不斷完善自身文書檔案管理制度。中職學(xué)校根據(jù)自身定位和發(fā)展特點(diǎn)，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，聘請(qǐng)專業(yè)的或者經(jīng)驗(yàn)豐富的文書檔案管理工作人員對(duì)本校管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，建立有效的文書檔案管理制度，提高文書檔案管理人員對(duì)其工作的重視，真正讓文書檔案管理工作融入日常工作中，使中等職業(yè)學(xué)校文書檔案管理工作不斷地科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。中職學(xué)校通過建立健全完整的文書檔案管理工作，在一定程度上可以幫助管理人員、老師、學(xué)生更好地了解學(xué)校，文書檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案規(guī)整的完整性和正確性，提高工作效率。文書檔案是各科室工作的記錄，是他們的工作依據(jù)，有著較高的地位，文書檔案的自身特性決定了加強(qiáng)文書檔案管理工作是大勢(shì)所趨，有利于提高中職學(xué)校的管理效率和領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，促進(jìn)中職學(xué)校管理工作的良性循環(huán)，提高學(xué)生和老師的綜合素質(zhì)。通過不斷地優(yōu)化文書檔案管理工作，能夠很大程度上方便老師、學(xué)生、文書檔案管理人員查閱資料，為建設(shè)現(xiàn)代化的中職學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、做好中職學(xué)校文書檔案管理工作的建議

（一）提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

文書檔案管理工作是中職學(xué)校想要快速發(fā)展不可缺少的一部分，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，作為本校消息資源的重要部分文書檔案對(duì)于中職學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要。因此，中職學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)文書檔案管理人員對(duì)自己工作的認(rèn)識(shí)，更好地?fù)?dān)負(fù)起自己的責(zé)任。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中，應(yīng)該積極地配合文書檔案管理人員進(jìn)行文書檔案管理，注重對(duì)文書檔案管理人員的指導(dǎo)，加大投入，招聘專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，形成檔案管理內(nèi)部工作的良性循環(huán)，將檔案管理工作不斷地科學(xué)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為中職學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。

（二）樹立文書檔案管理工作人員職業(yè)精神

職業(yè)道德指的是人們職業(yè)活動(dòng)之間的互相聯(lián)系，具備職業(yè)特點(diǎn)的道德規(guī)范和道德準(zhǔn)則。沒有良好的職業(yè)精神就不能在工作過程中完全地奉獻(xiàn)自己，業(yè)務(wù)能力再?gòu)?qiáng)也沒有意義。文書檔案工作管理人員想要做好本職工作，必須樹立愛崗敬業(yè)的精神，嚴(yán)格要求自己，端正工作態(tài)度，創(chuàng)新服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)手段，將“嚴(yán)謹(jǐn)、積極、細(xì)致、負(fù)責(zé)”的理念貫穿于工作當(dāng)中，提升文書檔案管理工作質(zhì)量，為學(xué)校的發(fā)展和各部門的正常運(yùn)行提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。文書檔案管理工作作為中職學(xué)校日常工作的重要組成部分，具有很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，從事這項(xiàng)工作的管理人員也必須具有良好的職業(yè)道德和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

（三）健全文書檔案管理工作制度

制度是任何工作開始的前提和保證，完善的制度為工作的開展提供參考，并對(duì)工作人員起到約束作用，促進(jìn)工作的高效率完成，在文書檔案管理的工作中也是同樣的道理，健全完善的文書檔案管理工作制度，是文書檔案管理工作開展的保障和依據(jù)。在完善的文書檔案管理工作制度下，各科室工作人員明確責(zé)任，立卷有標(biāo)準(zhǔn)、歸檔有范圍、保密有依據(jù)，保證工作的順利進(jìn)行。此外，文書檔案管理工作制度的制定，可以提高每一位工作人員工作意識(shí)，端正工作人員的態(tài)度，加速落實(shí)文書檔案管理工作任務(wù)，提高文書檔案整理工作質(zhì)量，保證中職學(xué)校的文書檔案整理工作如期完成。

（四）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

人才是完成工作和事業(yè)發(fā)展的根本，任何工作的開展和順利進(jìn)行都離不開人才，文書檔案管理工作中也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)和對(duì)工作人員的培訓(xùn)，保證文書檔案管理工作質(zhì)量不斷提高?，F(xiàn)階段，中職學(xué)校正在快速發(fā)展和不斷改革，可能面臨著人員編制短缺的問題，文書檔案管理工作隊(duì)伍中可能有很多人是兼職文書檔案工作，我們應(yīng)該正確的面對(duì)這個(gè)問題，并積極解決。加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，比如計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)、多媒體技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)方面的培訓(xùn)，有助于提高他們的專業(yè)水平和能力，高質(zhì)量地為高職學(xué)校提供更為先進(jìn)、準(zhǔn)確、便捷以及生動(dòng)的檔案信息服務(wù)。

（五）加強(qiáng)文書檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在社會(huì)發(fā)展過程中扮演著越來越重要的角色，在一定程度上決定著工作開展的效率和質(zhì)量，在文書檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為其順利進(jìn)行提供保障。最近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，綜合國(guó)力不斷提高，科技也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，數(shù)字化、智能化的設(shè)備滲透到社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。中職學(xué)校要想保證高效率、高質(zhì)量地開展文書檔案管理工作必須加強(qiáng)對(duì)其的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對(duì)文書檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，配備現(xiàn)代化的工作設(shè)備。這些現(xiàn)代化的智能設(shè)備在辦證工作質(zhì)量和工作效率的同時(shí)，也使得文書檔案信息變得更加安全［2］。

四、結(jié)束語

中職學(xué)校文書檔案管理工作可以為中職學(xué)校提供有效的信息，在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，可以更好地服務(wù)于學(xué)校的管理。中職學(xué)校文書檔案管理工作可能存在著缺乏有效管理方法、文書檔案整理缺乏目的性、缺乏專業(yè)人才的問題，但是我們可以看到在中職學(xué)校的不斷努力下，文書檔案管理工作正在不斷地完善與發(fā)展。在今后的工作中，我們要提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，樹立職業(yè)精神，健全相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓其更好地服務(wù)于中職學(xué)校的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

［1］伍永紅．基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究［J］．城建檔案，2019（1）：64-65．

［2］韓璐．互聯(lián)網(wǎng)下的中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略［J］．才智，2020（18）：231．

作者:張國(guó)棟 單位:嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校