談醫(yī)院檔案教學(xué)信息管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用
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【摘要】醫(yī)院教學(xué)檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，本文結(jié)合檔案管理知識，從醫(yī)院管理實際出發(fā)，開展醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計研發(fā)，以科學(xué)的手段管理醫(yī)院檔案教學(xué)信息，減少不必要的浪費，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效歸檔，提供網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】臨床教學(xué)檔案；信息化系統(tǒng)；開發(fā)應(yīng)用
臨床醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院師生教學(xué)管理人員在教學(xué)實踐研究中形成積累的具有保存價值的教學(xué)文件材料，記錄了臨床教學(xué)活動經(jīng)驗，反映醫(yī)院臨床教學(xué)主要職能歷史，對醫(yī)院教學(xué)研究、教學(xué)方法的改進、教學(xué)計劃的制定實施等是重要的依據(jù)。由于近年來高等教育事業(yè)迅猛發(fā)展，高校招生規(guī)模不斷擴大，教學(xué)檔案門類逐漸增多，醫(yī)學(xué)院校臨床教學(xué)工作醫(yī)院教學(xué)內(nèi)涵發(fā)生了很大的變化，臨床教學(xué)檔案管理日益重要，臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院的重要財富資源，大力加強教學(xué)檔案管理，逐步達到管理規(guī)范化科學(xué)化，更好地為培養(yǎng)合格醫(yī)學(xué)人才服務(wù)。
一、醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀
醫(yī)學(xué)院信息化建設(shè)為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化制度化提供保障，檔案的利用對提高工作效率等方面發(fā)揮重要作用，建立檔案信息管理系統(tǒng)是時代的要求，現(xiàn)代醫(yī)院教學(xué)檔案管理以醫(yī)院管理工作為中心，保管醫(yī)院運行管理中形成的有保持價值的文字數(shù)據(jù)，開發(fā)檔案信息為醫(yī)院管理提供服務(wù)系統(tǒng)工作，檔案管理內(nèi)容涵蓋黨政、教學(xué)等事務(wù)，醫(yī)院管理水平取決于醫(yī)院檔案信息管理能力。醫(yī)院檔案館是基層醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)療教學(xué)科研工作，醫(yī)院大多重視檔案管理的存儲，忽略了檔案資源的開發(fā)利用，在基層醫(yī)療機構(gòu)教學(xué)醫(yī)院中表現(xiàn)突出?；鶎俞t(yī)院教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中的問題主要表現(xiàn)為重視不足、投入不足、管理人員數(shù)量少與服務(wù)意識落后。決策層對檔案管理重要性認識不到位，決策者往往忽視了檔案資料的作用，認為基層醫(yī)院要想持續(xù)發(fā)展，離不開先進的醫(yī)療設(shè)備，決策鏈條脫節(jié)導(dǎo)致基層醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)存在發(fā)展滯后現(xiàn)象。由于缺乏有效的宏觀調(diào)控，導(dǎo)致多數(shù)基層醫(yī)院決策鏈條失控，缺乏政策經(jīng)費支持，制約了基層醫(yī)院檔案基層設(shè)施建設(shè)。違背《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則，人事檔案、會計檔案、病歷檔案等專業(yè)檔案保存在各部門，形成多部門管理格局。由于決策意識誤區(qū)，基層醫(yī)院檔案館人員缺編，難以滿足業(yè)務(wù)需求，無暇顧及檔案資料收集整理與開發(fā)利用，許多基層檔案管理人員隊伍素質(zhì)較低，年齡結(jié)構(gòu)老化，檔案專業(yè)知識嚴重缺乏，造成管理效能低。
二、基于OA平臺醫(yī)院教學(xué)檔案系統(tǒng)的開發(fā)方式
OA系統(tǒng)是自動化程度高的系統(tǒng)，廣泛應(yīng)用于醫(yī)院綜合檔案管理中，如何充分利用管理系統(tǒng)適應(yīng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化需求，成為檔案管理關(guān)注的問題。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須選擇其開發(fā)方式?，F(xiàn)代醫(yī)院使用教學(xué)檔案管理系統(tǒng)幾乎為OA系統(tǒng)，信息系統(tǒng)具備多種開發(fā)方式，常見的有聯(lián)合開發(fā)、自主開發(fā)與委托開發(fā)。適合的OA平臺檔案管理系統(tǒng)方式為自主開發(fā)。醫(yī)院檔案管理工作與企業(yè)有一定差異，商業(yè)性軟件二次開發(fā)需要耗費較多時間，醫(yī)院無法短時間內(nèi)聚集眾多開發(fā)人才，市場上針對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)公司較多，委托開發(fā)難以通行，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)軟件專業(yè)性強，普通商業(yè)性軟件不適用醫(yī)院管理，醫(yī)院檔案級別多，普遍商業(yè)性檔案軟件通用性不高，商業(yè)性檔案管理系統(tǒng)難以升級維護。自主開發(fā)方式具有很多的優(yōu)勢，自主開發(fā)系統(tǒng)可以自主升級維護，減少了系統(tǒng)升級維護支出。軟件開發(fā)成功后對客戶信息有一定兼容性，軟件開發(fā)人員對醫(yī)院從事工作熟悉，增強軟件的實用性，基于設(shè)計人員了解醫(yī)院工作內(nèi)容，以醫(yī)院工作人員熟悉的語言開發(fā)，自主開發(fā)不必考慮售后問題，其自主性強，設(shè)計人員可按照醫(yī)院要求適當調(diào)整。
三、醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計
醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)目的是實踐信息資源集中管理，減輕醫(yī)院檔案人員勞動強度，提高工作效率質(zhì)量，實施計算機管理減少工作差錯，采用計算機管理檔案，節(jié)省成本空間，便于查找使用。系統(tǒng)采用Web方式構(gòu)建，web是解決用戶機與服務(wù)器問題的常用配置，具有易于擴展維護等集成服務(wù)優(yōu)勢，web瀏覽器基本滿足用戶查找資料要求。開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)盡量考慮設(shè)計開發(fā)集成，方案可行性分析工作必須將系統(tǒng)先進性、安全性等原則作為設(shè)計考慮因素。檔案信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院檔案實行全程管理，包括檔案收集，修改與注銷等各環(huán)節(jié)，為醫(yī)院正確決策提供信息。系統(tǒng)通過多個模塊分級實現(xiàn)系統(tǒng)功能。系統(tǒng)采用美觀界面，簡單方便，系統(tǒng)響應(yīng)速度快，適應(yīng)性強，數(shù)據(jù)準確性強且安全性高。數(shù)據(jù)采用分布存放，優(yōu)化程序結(jié)構(gòu)，程序及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)易于修改，數(shù)據(jù)錄入采用代碼形式，系統(tǒng)數(shù)據(jù)采用自動方法備份，使非操作人員不能進入系統(tǒng)。模塊化程序設(shè)計易于完善。系統(tǒng)分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、護理檔案和后勤檔案等模塊，醫(yī)療檔案涉及病案管理系統(tǒng)獨立設(shè)計開發(fā)，設(shè)計方便客戶現(xiàn)有流程，體現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化后實用性。子系統(tǒng)模塊中設(shè)有錄入等基本功能，只能針對本部門子系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行錄入查詢，有利于數(shù)據(jù)準確性與保密性。系統(tǒng)根據(jù)工作需求在模塊下劃分目錄與案卷著錄，案卷著錄從部門子系統(tǒng)進行劃歸管理。根據(jù)菜單目錄子系統(tǒng)設(shè)設(shè)置部門管理內(nèi)容目錄，分為電子文件等模塊。根據(jù)部門情況對部門案卷進行錄入，打印等操作，電子文件模塊提供新建、刪除、下載功能。多點錄入對文件信息標題、發(fā)送單位等信息采用多點錄入形式，案卷歸還模塊對到期歸還案卷提供信息提示。案卷借閱對接觸案卷進行外借人員等信息記錄。有些案卷由于進行反復(fù)操作引起數(shù)據(jù)不準確，可重新整理案卷數(shù)據(jù)。編制目的是將大量文件按類別制成案卷，由于用戶錄入案卷時漏錄，用手工修改方式費時，系統(tǒng)提供案卷的插卷功能。
四、醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)功能
醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)能完成檔案信息的收集等日常事務(wù)工作，體現(xiàn)檔案信息在醫(yī)院管理中的作用，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)充分考慮其設(shè)計目標。主要包括信息采集功能、服務(wù)功能、文檔一體化功能、檢索功能，實現(xiàn)共享利用。檔案信息管理系統(tǒng)是復(fù)雜細致的工程，考慮結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)融合下，依托網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)信息互換，在醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的紅頭文件，使有價值的檔案信息輸入系統(tǒng)中。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)以開發(fā)利用檔案為醫(yī)院工作服務(wù)，系統(tǒng)應(yīng)能提供必要的決策信息服務(wù)，尋求適應(yīng)檔案利用者需求服務(wù)模式，根據(jù)用戶需求對信息進行深層次提煉。醫(yī)院教學(xué)檔案管理系統(tǒng)以提高辦公效率為準則，實現(xiàn)文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，分析系統(tǒng)諸多方面，使文檔工作流程合理化，加強對文件管理的超前控制。醫(yī)院教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案規(guī)范化現(xiàn)代化管理的必然趨勢，檔案信息管理系統(tǒng)按照統(tǒng)一適用原則，基于局域網(wǎng)與醫(yī)院其他管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。
【參考文獻】
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作者：姜峰 單位：濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院
