Excel服務(wù)器下信息管理系統(tǒng)研究

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摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息管理系統(tǒng)的功能越來越強(qiáng)，對(duì)企業(yè)信息管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)是信息管理的重要手段，特別是excel服務(wù)器的應(yīng)用，把電子表格軟件與大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)合起來，極大地推動(dòng)了信息管理系統(tǒng)的發(fā)展，提高了企業(yè)的信息管理效率和質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的信息管理基礎(chǔ)。主要對(duì)Excel服務(wù)器下信息管理系統(tǒng)進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：Excel服務(wù)器；信息管理；系統(tǒng)

信息管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，特別是在全球經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，信息化的不斷進(jìn)步，為了提高市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步，加強(qiáng)信息管理非常關(guān)鍵。而信息系統(tǒng)是否先進(jìn)、科學(xué)、完善，直接影響著企業(yè)信息管理水平的高低。Excel服務(wù)器的推出與應(yīng)用，促進(jìn)了電子表格軟件集成化發(fā)展，為企業(yè)的信息管理系統(tǒng)提供了一個(gè)有效的管理工具，結(jié)合企業(yè)信息管理的實(shí)際情況，把實(shí)際所需的單據(jù)、信息數(shù)據(jù)模板化，再加入Excel服務(wù)器之中，從而進(jìn)一步完善企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展的重大決策提供可靠依據(jù)。

1Excel服務(wù)器簡述

Excel服務(wù)器，實(shí)際上是一個(gè)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，是面向最終用戶的，其集成了電子表格軟件MSExcel和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境[1]。在這個(gè)平臺(tái)的運(yùn)行中，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要充分發(fā)揮Excel的優(yōu)勢(shì)和作用，把企業(yè)的各種數(shù)據(jù)信息設(shè)計(jì)成一定的模板，然后對(duì)工作流程進(jìn)行定義，對(duì)表間公式進(jìn)行定義等，操作上簡易直觀，有效實(shí)現(xiàn)了用戶的信息管理目標(biāo)，而且快速構(gòu)建了各種類型的信息管理系統(tǒng)，從這一點(diǎn)來看，Excel服務(wù)器也是一個(gè)非常實(shí)用的報(bào)表工具。一般Excel服務(wù)器軟件由嵌入Excel的客戶端組件、填報(bào)網(wǎng)站、管理控制臺(tái)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器程5個(gè)部分組成。運(yùn)行效率很高，有利于提高信息管理的水平。通過應(yīng)用Excel服務(wù)器平臺(tái)，即使沒有IT專業(yè)人員，用戶也可以實(shí)現(xiàn)自己想要的管理信息系統(tǒng)，并且能夠根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、業(yè)務(wù)經(jīng)營的實(shí)際情況、信息管理的目標(biāo)和趨勢(shì)，對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行隨時(shí)的調(diào)整、改變、增加，使得信息系統(tǒng)真正成為企業(yè)信息管理、發(fā)展進(jìn)步的有效工具。這也是Excel服務(wù)器得到廣泛應(yīng)用的重要原因。

2系統(tǒng)特征

Excel服務(wù)區(qū)作為工具與平臺(tái)，可為信息系統(tǒng)提供合理、有效的框架，但并沒有對(duì)具體的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行預(yù)先設(shè)定，還應(yīng)將自身的實(shí)際業(yè)務(wù)中應(yīng)用的單據(jù)、表格等制成相應(yīng)的模塊加入至框架當(dāng)中，從而構(gòu)建出完整的系統(tǒng)。

2．1操作簡單

Excel服務(wù)器的操作界面非常簡單、清晰，用戶在實(shí)際使用的過程中，不需要過于專業(yè)技術(shù)能力，其簡單易學(xué)，因此，Excel服務(wù)器已經(jīng)在各行各業(yè)的信息管理得到了廣泛的應(yīng)用[2]。即使企業(yè)中沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，普通的員工也可以很輕松地進(jìn)行Excel服務(wù)器的操作，而且毫無障礙。Excel服務(wù)器已經(jīng)成為大部分企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員有效工作的軟件工具，只需要通過簡單的培訓(xùn)或者自學(xué)，就可以順利地進(jìn)行操作，以達(dá)到實(shí)際應(yīng)用的目的。

2．2應(yīng)用范圍廣

Excel服務(wù)器軟件具有不固定性，應(yīng)用非常靈活。根據(jù)企業(yè)信息管理的具體目標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)的不同種類，根據(jù)不同的實(shí)際需要，可以靈活地構(gòu)建信息平臺(tái)，是一種實(shí)用性很強(qiáng)的工具，不管是企業(yè)生產(chǎn)管理還是業(yè)務(wù)管理，或者是全方位管理，都可以按需應(yīng)用。因此，應(yīng)用范圍非常廣泛。

2．3安全性高、效率高

Excel服務(wù)器以MS、SQL等作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，權(quán)限管理上非常豐富，安全設(shè)置也比較健全。Excel服務(wù)器具有大型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì)。如：安全管理、事務(wù)管理、并發(fā)控制、高質(zhì)高效等。此外，Excel服務(wù)器上的數(shù)據(jù)能夠存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，與其他應(yīng)用程序共享，同時(shí)也能夠?qū)ζ渌绦虍a(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取，從而完成Excel服務(wù)器的具體報(bào)表。

2．4更新速度快

隨著社會(huì)發(fā)展速度的加快，信息化發(fā)展的速度也在不斷發(fā)展進(jìn)步中[3]。對(duì)于Excel服務(wù)器來說，其在實(shí)際應(yīng)用上，也不是一成不變的，更需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行更新，這也是其重要特征。隨著企業(yè)的不斷變化發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的不斷更新，信息管理的目標(biāo)也在不斷地進(jìn)行了調(diào)整，信息管理系統(tǒng)也隨之不斷改進(jìn)并完善。Excel服務(wù)器更新速度較快，為了滿足企業(yè)的實(shí)際需要，其操作性越來越靈活，與信息管理系統(tǒng)同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步，具有一定的先進(jìn)性。

3Excel服務(wù)器下信息管理系統(tǒng)

3．1信息管理系統(tǒng)的建立,對(duì)使用者權(quán)限進(jìn)行定義

對(duì)于信息管理系統(tǒng)建立來說，其基本信息包括：建立的部門、用戶；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息；業(yè)務(wù)單據(jù)；與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；匯總數(shù)據(jù)；查詢等。根據(jù)企業(yè)信息管理和業(yè)務(wù)內(nèi)容，建立所需的信息管理系統(tǒng)。利用表間公式，完成Excel表格的設(shè)計(jì)、填寫、統(tǒng)一、查詢等具體工作[4]。用戶通過應(yīng)用表間公式，能夠?qū)ζ髽I(yè)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的使用權(quán)限進(jìn)行有針對(duì)性的引用。從而制作成Excel模板，一般來說，模板可以對(duì)多個(gè)表間公式進(jìn)行定義。這對(duì)提高信息管理效率，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性和減少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表樣與填表規(guī)定，在進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程中，會(huì)將模板分為3種類型，即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)單據(jù)、臺(tái)賬與統(tǒng)計(jì)報(bào)表。在對(duì)使用者權(quán)限進(jìn)行定義的過程中，應(yīng)以管理員的身份登錄到系統(tǒng)中，選擇菜單欄中的模板-新建模板，將新建模板的窗口調(diào)出，還應(yīng)選取新的表單模板，將其名稱定義為客戶登記表，之后將初始的填報(bào)權(quán)限設(shè)置為設(shè)備組-材料員與各單元-設(shè)備員。然后對(duì)最終查閱權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，即為單元長、設(shè)備員，只允許其對(duì)自己的部門進(jìn)行查看，其他人可查看全部，還可建立相同的模板。

3．2信息管理Web化

用戶在使用Excel服務(wù)器的過程中，根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的實(shí)際需要，對(duì)Excel服務(wù)器進(jìn)行模板化設(shè)計(jì)，有效的提高了工作效率，數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性也提高了[5]。而對(duì)于遠(yuǎn)程辦公用戶和企業(yè)總部與子公司之間的聯(lián)系等情況來說ESWeb系統(tǒng)的應(yīng)用非常重要，通過應(yīng)用此系統(tǒng)，用戶能夠根據(jù)實(shí)際需要，利用互聯(lián)網(wǎng)，不受時(shí)空限制，對(duì)各種報(bào)表、數(shù)據(jù)信息，采用Excel服務(wù)器表間公式，進(jìn)行及時(shí)修改，實(shí)現(xiàn)了公司企業(yè)之間、子公司與母公司之間的及時(shí)交流和溝通，相關(guān)數(shù)據(jù)、表格資料的準(zhǔn)確度提高，時(shí)效性增強(qiáng)，也實(shí)現(xiàn)了信息管理Web化。

3．3實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成化發(fā)展

對(duì)于信息管理系統(tǒng)來說，外部信息數(shù)據(jù)非常重要。這也是提高用戶使用效率的關(guān)鍵。通過應(yīng)用Excel服務(wù)器，能夠把現(xiàn)存的OA、CRM、等管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成化發(fā)展，Excel服務(wù)器與這些信息系統(tǒng)結(jié)合起來，從而獲得集成數(shù)據(jù)，有效提高了企業(yè)信息管理的效率和應(yīng)用價(jià)值[6]。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入的過程中，主要由設(shè)備員、單元長等專業(yè)人員將管理員制作的模板作為基礎(chǔ)進(jìn)行填寫，其主要是利用Excel表格進(jìn)行制作，還可在其中自動(dòng)生成相應(yīng)的函數(shù)功能。在填寫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程中，主要由設(shè)備員、單元長進(jìn)行，還可利用Excel表格函數(shù)中帶有的導(dǎo)入功能將已有的數(shù)據(jù)表進(jìn)行導(dǎo)入。其中的模板應(yīng)包含：（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類型為客戶登記表、材料表、分類表等。（2）業(yè)務(wù)單據(jù)類型為計(jì)劃表、訂單表、入庫表等。

3．4數(shù)據(jù)項(xiàng)定義

基于Excel服務(wù)器下的信息管理系統(tǒng)，對(duì)于一份計(jì)劃數(shù)據(jù)來說，單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有的只能出現(xiàn)一次，有的可以多次出現(xiàn)。一般的數(shù)據(jù)就只能出現(xiàn)一次，重復(fù)性的數(shù)據(jù)就可以多次出現(xiàn)，雖然單元格的內(nèi)容不一樣，但還是有一定的共同性。在應(yīng)用中，具體的實(shí)現(xiàn)方式如下：在Excel模板上對(duì)需要定義的單一數(shù)據(jù)項(xiàng)區(qū)域進(jìn)行選定，單機(jī)鼠標(biāo)選出定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)的內(nèi)容，以左側(cè)單元格進(jìn)行命名，然后對(duì)必須填寫的項(xiàng)目進(jìn)行選擇，根據(jù)具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行創(chuàng)建。對(duì)于多項(xiàng)重復(fù)的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行定義，也是同樣的程序。從而完成數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義。對(duì)于一份計(jì)劃來說，部分單元格內(nèi)的記錄數(shù)據(jù)僅僅能出現(xiàn)一次。但個(gè)別的單元格可以使記錄數(shù)據(jù)多次重復(fù)的出現(xiàn)。由于單一的數(shù)據(jù)項(xiàng)在表單中僅僅可以出現(xiàn)一次，但重復(fù)的數(shù)據(jù)項(xiàng)可在表單中被允許多次進(jìn)行填寫。實(shí)現(xiàn)方式：在訂單的模板中將單一數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行定義并選取相應(yīng)的區(qū)域之后，利用鼠標(biāo)右鍵單機(jī)定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)，之后左側(cè)的單元格對(duì)其進(jìn)行命名，選取必須填寫的項(xiàng)目，還應(yīng)將填寫的規(guī)范作為基礎(chǔ)，重新創(chuàng)建即可。對(duì)于重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義方式來說，兩者的方式基本類似。但在對(duì)其進(jìn)行定義的過程中，應(yīng)選取數(shù)據(jù)區(qū)域可向下拓展選項(xiàng)。主要是因?yàn)槊恳环萦?jì)劃中不一定都會(huì)有4條記錄項(xiàng)，可能還會(huì)有多條的記錄項(xiàng)，這便需要將數(shù)據(jù)的填寫區(qū)域向下進(jìn)行拓展。

3．5數(shù)據(jù)管理

根據(jù)信息管理的實(shí)際需要，根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要建立不同的Excel模板，但是為了達(dá)到實(shí)際的效果，還需要把各個(gè)表格聯(lián)系起來。這也是Excel服務(wù)器的最大優(yōu)勢(shì)之一。通過利用表間公式，對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行提取，根據(jù)已經(jīng)定義好的公式，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確填寫，其他數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)填充到表格之中，不同表格之間的數(shù)據(jù)會(huì)進(jìn)行自動(dòng)匹配，完成了數(shù)據(jù)的高效管理，在當(dāng)各項(xiàng)模板完全建立完成之后，應(yīng)確保各個(gè)表單之間建立起相應(yīng)的關(guān)系，這也是Excel服務(wù)器具備最大的特征：表間公式。利用表間公式將對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行提取，將相關(guān)定義作為基礎(chǔ)填寫公式，例如填寫相應(yīng)的客戶名稱，還應(yīng)與客戶名稱的地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等數(shù)據(jù)項(xiàng)互相對(duì)應(yīng)，之后便會(huì)自動(dòng)填充至表單當(dāng)中。

4結(jié)語

隨著信息化建設(shè)的進(jìn)步，社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提高，信息管理系統(tǒng)也在不斷地發(fā)展與完善，對(duì)于企業(yè)發(fā)展也越來越重要，信息管理水平的高低對(duì)于企業(yè)競爭力的提升至關(guān)重要。Excel服務(wù)器下信息管理系統(tǒng)發(fā)展越來越快，信息管理的效率和質(zhì)量得到了很大的進(jìn)步，這也是信息管理系統(tǒng)發(fā)展的主要趨勢(shì)，更是企業(yè)生產(chǎn)水平得以提高，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)力提升的重要表現(xiàn)。

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作者:李國才 單位:河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院