高等院校檔案管理信息化建設研究
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摘要：隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機技術(shù)逐漸融入到日常工作和生活中，并給工作和生活帶來了天翻地覆的變化。對于高校檔案管理來說，信息技術(shù)的應用使管理工作更加準確完整、高效有序，同時對于檔案資源價值的開發(fā)、利用起到了很大的促進作用。本文將針對高校檔案管理信息化建設進行深入探討，并對高校檔案管理信息化發(fā)展過程中存在的問題提出合理的改善措施，從而促進高校檔案管理的信息化建設。
高校在開展各項事業(yè)和擴大招生規(guī)模的同時，檔案的數(shù)量、類別和載體在逐年增長，高校檔案利用范圍越來越大，服務對象越來越廣泛，與之相應的檔案管理工作的要求也在逐漸提高，加強高校檔案管理工作的信息化建設至關(guān)重要。隨著信息社會的不斷發(fā)展,信息化技術(shù)正逐步滲透到社會的各個領(lǐng)域,然而現(xiàn)階段高校檔案管理工作明顯滯后于檔案管理信息化的現(xiàn)實需求。新時期如何加快檔案工作的信息化進程、推進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,成為高校檔案工作面臨的一項重要課題。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
（一）對檔案管理信息化建設缺乏重視隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理的作用愈發(fā)顯著。但很多高校一直將學校建設的重點放在提升教學質(zhì)量上，將管理的重心投入到各項科研工作當中，并未充分認識到學校檔案管理工作的重要性。由于對檔案管理的重視不夠，從而忽略了學校檔案管理工作的開展。檔案管理工作作為高校管理的重要內(nèi)容，對推進學校各項工作意義重大。目前，雖然很多高校在檔案管理過程中已經(jīng)開展了信息化建設，但由于對檔案管理缺乏足夠的重視，在進行信息化建設的過程中投入的各項資源較少，導致檔案管理信息化建設進度較為緩慢。
（二）信息化建設缺乏相應的技術(shù)支持高校檔案管理工作在投入建設的過程中，不僅需要管理人員的重視，還需要先進的硬件設備以及軟件系統(tǒng)的共同支撐，但這必須有足夠的資金投入，才能夠促進檔案信息化建設的完成。相對來說，高校資金較為緊張，因而檔案管理的人力、物力、財力投入欠缺，計算機硬件、軟件設施薄弱，檔案管理數(shù)字信息化的軟、硬件系統(tǒng)更新升級緩慢，維護不及時，導致檔案管理信息化程度不夠，檔案管理的現(xiàn)代化程度不高，影響了檔案管理的信息化進程。這是很多高校的檔案管理信息化效率低的直接影響因素。
（三）高校檔案管理人員整體素質(zhì)較低為了適應時代的發(fā)展，高校檔案管理人員應當不斷提升自身的管理水平，通過對檔案管理理論的學習和先進技術(shù)的運用，從而更加熟練地對高校的檔案資源進行有效地管理和整合，形成清晰的管理體系。但就目前高校的檔案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于檔案管理人員能力的限制，導致高校的檔案管理工作無法與時俱進，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業(yè)化的開展。
二、完善高校檔案管理信息化的措施
（一）加強重視，完善高校檔案管理制度為了更好地實現(xiàn)高校檔案的信息化管理，確保檔案信息化工作健康全面發(fā)展，應在在思想上給予重視，改變陳舊的檔案管理理念，明確信息化管理的重要性和必要性，制定符合高校檔案發(fā)展的有效措施和管理制度，完善檔案管理制度，實現(xiàn)對高校檔案的規(guī)范化管理。如果管理層在思想上缺乏對檔案管理的重視，那么在制定管理措施時，就會缺乏系統(tǒng)性或者不能從根本上提出相關(guān)的管理措施，無法對檔案事業(yè)的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用。應根據(jù)檔案管理的新要求結(jié)合新修訂的《中華人民共和國檔案法》，研究制定結(jié)合高校現(xiàn)代化檔案管理模式，運用新方法、新途徑把檔案信息化管理工作列入高校檔案管理的重要議事日程。
（二）培養(yǎng)高校檔案管理人才為提高高校檔案管理信息化管理水平，應要求檔案管理人員不斷提升專業(yè)知識和業(yè)務能力。首先定期定向開展專業(yè)技術(shù)培訓，加強學習專業(yè)技術(shù)、計算機技術(shù)能力，培養(yǎng)出能夠適應崗位需求的實踐性人才。其次，定期開展理論學習培訓，培養(yǎng)檔案管理人員先進的檔案管理理念與科學的管理方法。再次，定期開展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓，培養(yǎng)檔案管理人員的高效服務意識，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，通過開展專題展覽和宣傳教育，增強對檔案管理重要性和責任性的認識，擴大檔案在高校的影響力。加強高校檔案管理信息化建設，打造一支數(shù)字信息化檔案管理人才隊伍，使檔案管理工作更好地為學生及社會服務。
（三）完善軟硬件設施高校檔案管理信息化建設需要資金支持。首先，需依托計算機技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等構(gòu)建一個多元信息傳播、存儲系統(tǒng)設備，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。其次，提高檔案管理工作的效率，需要完善、先進的硬件設備和軟件設施，定期更新計算機設備，更新優(yōu)化檔案管理信息設備，定期對檔案管理信息化軟件進行升級，構(gòu)建符合數(shù)字化信息化時代要求的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。再次，重視網(wǎng)絡建設?，F(xiàn)代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對其充分利用就必須統(tǒng)一高校各個部門之間的檔案存儲模式，進行各部門的對接，通過流暢快捷的網(wǎng)絡技術(shù)，保證檔案傳輸與保存的順利，從而對其進行標準化的管理。最后，建立符合高校規(guī)劃檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，與其他部門數(shù)據(jù)庫進行對接，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應用使檔案管理工作便捷有效，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。隨著時代的進步、科技的發(fā)展，信息化技術(shù)應用于各行各業(yè)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速崛起帶動了檔案管理工作的發(fā)展，微信、微博、網(wǎng)站、App等互聯(lián)網(wǎng)平臺為高校檔案的信息化管理提供了更好的途徑。通過線上、線下相結(jié)合的管理模式，使檔案管理工作能夠符合時展的需求，利用在線預約和查詢的方式降低檔案管理的管理成本，從而實現(xiàn)平臺和個人相互連接的便捷程度，增強用戶的體驗感，使高校的檔案管理信息化工作更好地為社會服務。高校檔案是高校發(fā)展、改革過程中重要組成部分，承載著高校成長與發(fā)展的歷史軌跡。結(jié)合高校實際情況，高校檔案管理工作必須根據(jù)時代要求不斷提升管理水平，全面發(fā)揮檔案管理信息化的作用。新時期對檔案管理工作提出了新的要求，因此加強檔案管理信息化建設至關(guān)重要。應加快推進檔案信息化建設，充分發(fā)揮檔案資源在高校建設與發(fā)展中不可替代的作用。
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作者：張紅 單位：西安建筑科技大學檔案館