圖書館檔案管理信息化建設(shè)問題完善策

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摘要：隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)充分融入到各行各業(yè)的發(fā)展之中，有效促進(jìn)了各產(chǎn)業(yè)的前進(jìn)。為了充分實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)其必要性，本文分析了圖書館檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題，提出了完善的解決策略，以期能夠提高圖書館的管理效率，最終更好地實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；策略

隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，信息化圖書館的建設(shè)必然成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。在信息化圖書館建設(shè)過程中，不僅有效提升了人們對(duì)于圖書館的認(rèn)識(shí)程度，還可以在很大程度上提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率，使得圖書館的資源得到有效利用和共享，只有這樣才能在很大程度上推進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。圖書館檔案管理工作主要有四個(gè)板塊，分別是：圖書管理、信息查詢、流通作業(yè)和系統(tǒng)維護(hù)。圖書館檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，利用先進(jìn)的信息技術(shù)不僅可以簡(jiǎn)便工作流程，而且還可以節(jié)省人力成本。實(shí)現(xiàn)圖書館信息化建設(shè)，可以將圖書資源以數(shù)字化的形式展示在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，這樣就方便讀者進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，在很大程度上推動(dòng)了資源共享，同時(shí)也提高了圖書館的社會(huì)影響力。

一、圖書館檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多。如果僅僅依靠人工記錄管理的方式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求，而且也很容易在管理過程中出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤、文件丟失以及油墨脫落等問題。同時(shí)還需要有專門的檔案室來存放紙質(zhì)檔案，這種管理方式危險(xiǎn)性極大，一旦遇到火災(zāi)等事故，將會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重的損毀。因此，建設(shè)信息化檔案管理是非常有必要的。通過建設(shè)圖書館檔案管理信息系統(tǒng)，不僅可以對(duì)眾多的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，而且也避免了火災(zāi)及其他原因造成的檔案損失問題?？傊?，在檔案保管方面只需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備即可，很大程度上提高了工作質(zhì)量及效率，同時(shí)也節(jié)省了人力成本的投入。通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)管理檔案，可以讓讀者快速查詢到所需要的圖書和檔案信息，然后根據(jù)所查到的信息迅速到圖書定位位置進(jìn)行查找，這樣在很大程度上節(jié)省了尋找信息所需要的時(shí)間，也滿足了讀者的閱讀要求。圖書館的信息化建設(shè)還可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)圖書館檔案信息的共享，一方面對(duì)于用戶來說其可以更加方便地獲取信息，可以通過不同的方式登錄平臺(tái)；另一方面對(duì)檔案管理人員來說不僅節(jié)省了閱覽檔案信息的時(shí)間，同時(shí)也大大提升了檔案管理的效果。

二、信息化背景下圖書檔案的特點(diǎn)

1.對(duì)軟件系統(tǒng)的依賴以往檔案管理人員記錄和保存檔案信息時(shí)，大多數(shù)都會(huì)使用紙張等作為記錄的載體，工作人員記錄的相關(guān)內(nèi)容一般都是可以通過人工進(jìn)行識(shí)別的。但是隨著我國(guó)科技化以及信息化的快速發(fā)展，信息化檔案管理的錄入和管理等工作已經(jīng)不再采用原先的辦法，已經(jīng)逐漸使用數(shù)字編碼等形式將內(nèi)容記錄在電子載體上，例如，在磁盤以及軟盤上保存相關(guān)書籍及資料等。目前，群眾去圖書館借閱書籍的方式是非常單一的，而且操作流程也相對(duì)簡(jiǎn)單，但是效率非常低。一般讀者去圖書館找所需求書籍后，不能夠直接進(jìn)行電子操作，還需要專門找到圖書管理人員辦理圖書借閱手續(xù)，但是因?yàn)楝F(xiàn)在的大多圖書館都有很多書籍以及資料，如果想要盡快找到所需要的信息是非常難的。而通過將圖書館進(jìn)行信息化建設(shè)，就可以將圖書的借閱和存儲(chǔ)操作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由之前的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器操作，建設(shè)信息化管理平臺(tái)對(duì)讀者及管理人員有眾多的益處。第一，為了方便讀者進(jìn)行借閱，可以在圖書館和檔案館建立圖書管理信息系統(tǒng)，這樣就在一定程度上將圖書的借閱和查詢服務(wù)等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，這在很大程度上提高了管理人員的工作效率；第二，為了提高整個(gè)圖書館的工作管理效率，相關(guān)部門可以建設(shè)信息化圖書管理平臺(tái)，這樣就將圖書的日常管理事務(wù)以及流程都轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上操作，這在很大程度上有效提升了圖書館的內(nèi)部管理效率。但是同時(shí)也存在一個(gè)問題，圖書館的一系列管理工作都高度依賴于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)。比如，計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等。因此，要想建立信息化圖書館，應(yīng)該先將圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施做好，然后再做好工作人員的管理工作，只有這樣才能夠做好圖書館在管理和服務(wù)等方面的創(chuàng)新。

2.存儲(chǔ)密度高在以前，圖書館在存儲(chǔ)圖書方面都是以書籍等實(shí)體檔案為主。如果一直采用傳統(tǒng)的圖書管理方式，將會(huì)使用較多的存儲(chǔ)空間。因此，這就需要在一定程度上提高圖書存儲(chǔ)的空間。圖書館的管理方面主要包括服務(wù)方面、基礎(chǔ)的保存和保管層面等?，F(xiàn)階段，圖書館的服務(wù)和存儲(chǔ)方面在一定程度上有了改變，但是這同時(shí)也給圖書管理工作帶來了新的信息安全問題。最初主要是使用磁盤和光盤等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行保存，而隨著時(shí)代的快速發(fā)展，硬盤的存儲(chǔ)空間已經(jīng)可以保存1T多的內(nèi)容，可以有效節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，但是這種存儲(chǔ)方式具有很高的密度性，所以具有很高的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榇鎯?chǔ)設(shè)備一點(diǎn)點(diǎn)的損壞就有可能導(dǎo)致大批資料的損壞和丟失。除此之外，在高密度的存儲(chǔ)檔案狀況下，設(shè)備很容易出現(xiàn)各種問題。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)做好相關(guān)維護(hù)工作。

3.載體之間可分離傳統(tǒng)的圖書館管理方式就是將圖書固化在書本上，將其形成一個(gè)固定的載體，這可以在很大程度上保護(hù)圖書的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。但是由于檔案信息與傳統(tǒng)的管理模式完全不同，檔案可以自由加工與管理，使得檔案的內(nèi)容可以隨意被修改，也可以隨意被復(fù)制，這樣增大了檔案內(nèi)容泄露的風(fēng)險(xiǎn)，但同時(shí)使用信息檔案管理使得檔案的傳輸更加便利，這在很大程度上也影響了圖書的版權(quán)。因此，檔案管理部門要在很大程度上保障電子存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，可以通過各種高科技技術(shù)手段來保障檔案的安全性。

三、圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.制度建設(shè)落后以前，圖書館檔案很多都是以紙質(zhì)文本和電子文檔的形式存在，載體相對(duì)來說也比較單一。再加上在管理方面內(nèi)容與載體較容易分離、存儲(chǔ)密度高等特點(diǎn)，很容易造成檔案內(nèi)容泄露。因此，這就需要在一定層面上相關(guān)部門給予一定的指導(dǎo)，能夠在一定程度上協(xié)調(diào)好各個(gè)主體之間的關(guān)系，同時(shí)也提高了圖書管理工作的效率。大多數(shù)的圖書館在制度層面的建設(shè)和創(chuàng)新都比較傳統(tǒng)，主要體現(xiàn)為制度更新不及時(shí)。目前，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，新的圖書館管理方式及服務(wù)等都應(yīng)具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。例如，圖書館新開發(fā)的信息服務(wù)就需要一定的服務(wù)管理與之相適應(yīng)，同時(shí)，圖書館的信息化還需要?jiǎng)澐趾酶黝I(lǐng)域的發(fā)展，這些工作都需要在建設(shè)信息化圖書館過程中充分考慮。

2.信息化建設(shè)不平衡圖書館的使用率是非常高的，但是目前存在一個(gè)最為明顯的問題就是檔案信息化建設(shè)不夠平衡。一方面是圖書館內(nèi)部不平衡。當(dāng)前隨著科技進(jìn)步，相關(guān)圖書館管理部門對(duì)圖書館信息化建設(shè)相對(duì)來說還是比較重視，對(duì)于檔案管理中涉及到的工作大多采用信息管理，這就在很大程度上降低了圖書檔案的利用率；另一方面是外部不平衡。這主要指的是圖書管理部門之間相互不平衡，圖書館可以說是城市不可缺少的一種公共資源，其最主要的目的就是為廣大民眾提供閱讀服務(wù)，這就會(huì)在一定程度上增加了一些管理主體之間的溝通和協(xié)調(diào)。因此，在建設(shè)圖書館檔案信息化時(shí)，圖書館負(fù)責(zé)部門應(yīng)提前做好與企業(yè)、政府以及社會(huì)組織之間的合作，最終促進(jìn)圖書館檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.信息管理系統(tǒng)功能不合理目前，我國(guó)檔案信息化管理規(guī)劃主要有兩個(gè)方面的誤區(qū)：一方面是建設(shè)不充分。圖書館在建設(shè)過程中，很多單位對(duì)其重視程度不夠，僅僅只是從電子文檔的角度對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃，而往往忽略了對(duì)圖書檔案的存儲(chǔ)、傳輸，這不僅增加了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而且也不利于檔案的開發(fā)；另一方面是系統(tǒng)功能建設(shè)過度。大多單位在進(jìn)行整體規(guī)劃時(shí)，僅僅只是考慮系統(tǒng)的功能性，這就會(huì)將一些操作性差以及功能性低的內(nèi)容嵌入到系統(tǒng)中，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，在初期進(jìn)行管理系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，相關(guān)部門以及工作人員需要充分了解本單位圖書館資源庫(kù)現(xiàn)狀，此外還有其相關(guān)技術(shù)問題，然后進(jìn)行綜合分析后制定出最符合單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的管理系統(tǒng)。

四、促進(jìn)圖書館檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1.制定現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制目前，關(guān)于圖書館檔案管理制度我國(guó)已經(jīng)使用了很多年，在信息化背景下已經(jīng)不能夠與當(dāng)前的檔案管理要求相互融合。因此，這就需要相關(guān)工作人員對(duì)原有的圖書館檔案管理要求進(jìn)行更新、修改，并且要保證此制度中包含的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)等能夠在很大程度上降低信息化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，從而保證了圖書館相關(guān)管理效果。在實(shí)際建設(shè)過程中，為了確保其進(jìn)展順利，相關(guān)管理部門需要對(duì)相關(guān)工作的實(shí)施方式進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)還應(yīng)該完善相關(guān)管理制度，要使得檔案管理工作在執(zhí)行過程中有法可依，從而有效推進(jìn)其順利開展。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理的具體形式對(duì)當(dāng)前的制度進(jìn)行合理的調(diào)整和修改，這樣可以避免在實(shí)際實(shí)施過程中一些問題的發(fā)生。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，單位可以通過設(shè)立獎(jiǎng)懲制度等提高員工的責(zé)任性，出問題由直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，這樣才能夠從整體提高圖書館的運(yùn)行進(jìn)度。

2.培養(yǎng)信息化管理意識(shí)圖書館檔案管理部門的工作人員應(yīng)不斷提升自我管理能力，轉(zhuǎn)變思維模式，善于接受信息化背景下檔案管理的理念和模式。除此之外，最重要的是相關(guān)上級(jí)部門還應(yīng)加大對(duì)圖書館檔案信息化建設(shè)的重視程度，還應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)技術(shù)能力，只有各方面工作做到位，政府工作人員加大重視，才能夠創(chuàng)造出一個(gè)優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。

3.提高檔案管理人員的工作能力現(xiàn)階段，由于科技及信息化發(fā)展迅速，圖書館檔案管理工作方式與之前相比有了較大的調(diào)整，以前傳統(tǒng)的管理模式不需要管理人員具備很強(qiáng)的技術(shù)能力，但是現(xiàn)在并不可行，如果沒有很強(qiáng)的技術(shù)能力將不能夠勝任崗位工作。因此，管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的技術(shù)能力以及管理知識(shí)，同時(shí)還需要具備較強(qiáng)的工作能力和較好的文化素質(zhì)。相關(guān)部門還應(yīng)制定一系列政策，吸引更多能力強(qiáng)的年輕管理人員加入到隊(duì)伍中，可以通過提高待遇等措施吸引人才，只有將人才基礎(chǔ)打牢，才能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的前進(jìn)。同時(shí)，還應(yīng)在一定程度上提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)及工作的效率和質(zhì)量，可以選派一些優(yōu)秀的職工去發(fā)達(dá)地區(qū)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這樣才能培養(yǎng)出更加優(yōu)秀的管理人員。

4.結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源進(jìn)行信息化管理雖然圖書館檔案管理工作正在朝著信息化方向發(fā)展，但是紙質(zhì)化檔案在現(xiàn)階段的作用也是非常重要的。紙質(zhì)化檔案室館藏資源的主要形式與電子化相比具有一定的優(yōu)勢(shì)，其在一定程度上是具有法律效力的。因此，圖書館檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源共同開展。由于一些圖書館會(huì)缺少電子化設(shè)備，因此，對(duì)于此類的圖書可以在電子版的基礎(chǔ)上將紙質(zhì)化的資源作為補(bǔ)充。信息化的檔案與紙質(zhì)化相比雖然便捷，但是操作起來也較繁瑣，信息化檔案必須要通過電子設(shè)備才能讀取出來。

5.積極運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)云計(jì)算是一種高科技新技術(shù)，其作用非常強(qiáng)大，如果可以將其利用在圖書館檔案信息化管理中，那么檔案管理工作將會(huì)更加簡(jiǎn)潔。除此之外，云計(jì)算技術(shù)在服務(wù)工作方面效果更好，在很大程度上促進(jìn)了圖書館數(shù)字化資源的建設(shè)進(jìn)程，使得最終建設(shè)出一個(gè)內(nèi)容豐富的資源共享平臺(tái)。同時(shí)，云計(jì)算技術(shù)還可以合理規(guī)劃?rùn)n案信息，為讀者提供了更加全面的服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在目前這種形勢(shì)下，如何更好地建設(shè)圖書館檔案管理信息化，提升圖書館檔案信息管理能力已經(jīng)成為檔案管理工作重點(diǎn)內(nèi)容之一。圖書館檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前自身單位的狀況，建設(shè)出相適應(yīng)的管理辦法。除此之外，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上還應(yīng)不斷提升檔案工作人員的工作能力、職能素養(yǎng)，相關(guān)部門也應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金的投入，積極引進(jìn)優(yōu)秀的管理人員，只有這樣才有可能全面提升檔案管理工作的水平，最終加快圖書館信息化建設(shè)的步伐。

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作者：衛(wèi)潔 單位：上海市閔行區(qū)圖書館