知識管理下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

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摘要：知識經(jīng)濟時代下，知識管理理論的應(yīng)用使企業(yè)檔案管理工作進入了加速發(fā)展的新階段。檔案是知識資源不可或缺的組成部分，而知識資源作為企業(yè)核心競爭力在企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展過程中發(fā)揮著巨大作用。檔案信息化建設(shè)推行知識管理理念強調(diào)的是在最大限度內(nèi)實現(xiàn)信息資源的共享，通過隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化使知識直接服務(wù)于企業(yè)而實現(xiàn)價值，基于此，將知識管理引入到企業(yè)發(fā)展中已成為必然趨勢。面對企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中呈現(xiàn)的問題，知識管理為其提供了良好的解決途徑。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；信息化建設(shè)

1.知識管理與檔案信息化建設(shè)的研究

1.1知識管理的概念

首位提出知識社會、知識企業(yè)和確立知識管理理論的是美國管理學(xué)之父PeterF.Drucker。正是知識經(jīng)濟的提出和形成推動了知識管理能夠在當(dāng)今社會被人們所接受并得到重視。學(xué)者Daniel.E.OLeary和EMaise都認為知識管理是組織通過對獲取到的不同來源的信息進行整合、過濾與表述后將其轉(zhuǎn)化為知識，再把知識與個人聯(lián)系起來，使得個人與組織的知識不斷積累的一個系統(tǒng)的過程。國內(nèi)著名經(jīng)濟學(xué)家烏家培教授指出，知識管理是基于組織內(nèi)信息與知識的共享，運用群體的智慧使知識達到不斷創(chuàng)新，以具有更[1]強的競爭優(yōu)勢。王德祿、宋建敏、黃波提出知識管理的發(fā)展始終圍繞著人、組織、信息技術(shù)三個要素。

1.2檔案信息化建設(shè)的特點

檔案管理信息化建設(shè)的整個過程具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性、改革性和價值性。檔案信息化建設(shè)是一項涉及多個學(xué)科及多個領(lǐng)域的系統(tǒng)性的工程，同時也是一個長期的工作，它需要不斷與時俱進來提高檔案工作的效率。信息技術(shù)已成為檔案信息化建設(shè)的有力保障，實體檔案與電子檔案之間的鴻溝逐漸逾越，檔案管理一體化的進程也在加速推進。積極開展檔案管理信息化建設(shè)模式的改革，進一步推進檔案管理的創(chuàng)新，最終要達到的目標(biāo)是構(gòu)建與社會聯(lián)系的橋梁，實現(xiàn)檔案信息的公開與透明。從整體上來說，檔案信息化建設(shè)新局面的打開使得檔案管理工作提升了更高的地位，體現(xiàn)了更大的價值。

1.3知識管理與檔案管理的關(guān)系

知識管理和檔案管理之間具有十分密切的聯(lián)系，兩者雖有差別，但也存在大量相似之處。為了更好滿足當(dāng)今社會需要，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，將知識管理與檔案管理相融合已成為必然，也是知識管理嘗試新領(lǐng)域的有意之舉。一方面，檔案管理工作的管理目標(biāo)在許多方面與知識管理目標(biāo)契合度非常高，前者管理目標(biāo)為組織內(nèi)部的檔案和文件，后者管理目標(biāo)為顯性與隱性知識。其中，隱性知識可以轉(zhuǎn)化為多種形式的檔案和文件，由此能夠得出知識管理目標(biāo)包含了檔案管理目標(biāo)。兩者都是在人們所需時提供信息，在社會所需時提供服務(wù)，這也意味著兩者相互交融，具有合作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理與知識管理所采用的技術(shù)手段也呈現(xiàn)出諸多共性。通過新興的信息技術(shù)獲取信息后，有序且集中地進行資源整理，在此基礎(chǔ)上建設(shè)數(shù)據(jù)庫，維護信息安全，充分挖掘知識內(nèi)容和檔案信息[2]的應(yīng)用價值。結(jié)合注重檔案內(nèi)容的知識管理，帶領(lǐng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，在知識傳播中實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、智能化。

2.知識管理對檔案管理信息化建設(shè)的影響

2.1促進企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

知識管理思想強調(diào)了知識作為組織核心競爭力具有極大的價值，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展起到推動作用。在知識經(jīng)濟的背景下，知識資源的獲取不再局限于檔案館和圖書館，更多的是從企業(yè)各種活動中獲得。將活動中產(chǎn)生的信息進行收集和整理，轉(zhuǎn)化為大量的知識信息，再根據(jù)企業(yè)的實際情況合理開發(fā)和利用。針對這些知識信息，需要企業(yè)知識型員工發(fā)揮他們的專業(yè)特長，加深層次并加大力度挖掘檔案信息資源，以提升檔案信息資源的開發(fā)利用效率和企業(yè)檔案知識管理的工作效率。多數(shù)企業(yè)雖然已經(jīng)開始實施了檔案管理信息化建設(shè)，但信息資源深層次開發(fā)程度尚且不足。因此，及時擴展各項知識信息與企業(yè)檔案管理之間的契合度，借助知識管理模式調(diào)整檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題極為重要。

2.2開展規(guī)范的檔案管理工作

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動形成的一手材料，作為珍貴憑證客觀地記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程與軌跡。知識管理是對企業(yè)檔案資源中的隱性知識與顯性知識進行挖掘，更加注重采用先進的技術(shù)手段為企業(yè)提供知識性服務(wù)。在知識管理中，最為重要的構(gòu)成部分是知識共享，通過積累、組織、創(chuàng)新后分享到整個企業(yè)，基于先進的技術(shù)手段，為有需要的用戶提供全[3]面且高效的檔案服務(wù)。開展知識管理需要具備兩個要素，即知識型檔案工作人員，擁有一定的知識管理理念。先進的技術(shù)與信息設(shè)備，確保檔案信息化順利實施。數(shù)據(jù)庫技術(shù)等知識管理技術(shù)融入到檔案管理領(lǐng)域，表現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化的特點，成為檔案管理規(guī)范化、有序化發(fā)展的新方向。同時，要求相關(guān)人員完善處理并強化各項重要信息，繼而為推進企業(yè)檔案管理信息化提供合理知識支持。

2.3推進企業(yè)檔案工作的進步

在知識管理的應(yīng)用背景下，檔案管理模式逐步從封閉式轉(zhuǎn)化為開放式，極大地拓寬了檔案資源的獲取渠道，擴大了員工的視野，使檔案管理工作變得多元化、層次化。檔案工作人員在確保企業(yè)內(nèi)部能夠暢通傳遞與及時更新知識的同時，為員工提供濃厚的知識環(huán)境，從而促進人們實現(xiàn)隱性知識的交流。企業(yè)加大對知識管理的重視程度，使企業(yè)內(nèi)部各個部門之間相互融合，實現(xiàn)檔案資源共享與知識共享來提高企業(yè)的知識儲備，為企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有力推動企業(yè)檔案工作的進步。

3.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1檔案管理信息化意識薄弱

知識管理理論應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，促使檔案開發(fā)利用更加便捷與高效，檔案管理在新理念、新技術(shù)中開啟了新的階段。企業(yè)檔案管理工作逐漸趨于智能化的同時，也有部分企業(yè)因為始終受到過去檔案管理思想的影響，導(dǎo)致檔案工作人員身上依然存在手工收集、整理和保存實體檔案的現(xiàn)象，沒有采用任何信[4]息化手段來優(yōu)化檔案工作。這從更深的層次表明檔案信息資源沒有得到充分利用，顯性知識與隱性知識的價值沒有完全發(fā)揮。大量有價值的檔案信息被埋藏在檔案館深處,無法轉(zhuǎn)為真正的生產(chǎn)力。

3.2檔案管理信息化技術(shù)落后

隨著企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了越來越多的檔案資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式是復(fù)雜而繁瑣的，需要檔案管理人員花費大量時間整理，所以，信息化的檔案管理方式應(yīng)運而生。面對知識管理視角下的檔案管理信息化，突破了傳統(tǒng)檔案的范疇，在傳統(tǒng)的管理方式上融入信息化技術(shù)，不但能夠簡化檔案管理的整個流程，還能節(jié)約人力又節(jié)省時間，為企業(yè)的檔案管理提供更高保障。雖然信息化建設(shè)已成為我國檔案管理的重要趨勢，但仍存在不少技術(shù)問題，無法有效且準確地完成相應(yīng)的檔案流程操作。不僅如此，技術(shù)問題還容易造成文件信息泄露，一旦泄露就會對企業(yè)產(chǎn)生一定風(fēng)險，信息無法得到很好的保存，增加了管理難度。

3.3檔案管理制度不健全

企業(yè)檔案管理中呈現(xiàn)出的問題可以通過檔案信息化的落實得到解決，積極踐行知識管理對于提升企業(yè)的發(fā)展水平有重要意義，企業(yè)的所有檔案資料都是重要的知識資源。對于檔案的分類需要依據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準規(guī)范，遵循文件生命周期理論，樹立整體化與科學(xué)化的意識，避免重疊與交叉。而在各企業(yè)具體實踐中，卻經(jīng)常發(fā)生檔案載體的缺失、破損等情況，這是由于檔案管理人員未嚴格執(zhí)行紙質(zhì)檔案存放環(huán)境的管理要求，且部分檔案沒有得到一體化、規(guī)范化的管理也會導(dǎo)致檔案在結(jié)構(gòu)和數(shù)量等方面出現(xiàn)不合理問題，從而降低了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的效率。

3.4檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

知識管理視角下的檔案信息化在一定程度上將企業(yè)內(nèi)部的檔案管理轉(zhuǎn)化為知識的管理。檔案信息化建設(shè)依靠信息技術(shù)，對企業(yè)活動中產(chǎn)生的各類文件進行收集、管理、開發(fā)利用等過程，這對于檔案工作者的業(yè)務(wù)能力有了更高要求。企業(yè)檔案工作人員能否接受新事物、新設(shè)備及新技術(shù)對于檔案管理信息化建設(shè)的進程有較大影響。當(dāng)前，企業(yè)檔案工作者老齡化嚴重且創(chuàng)新能力不足，沒有意識到檔案管理的重要性，還只是局限于對檔案進行整理后錄入電腦，這樣都會導(dǎo)致檔案管理很難實現(xiàn)信息化建設(shè)。

4.推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

4.1強化檔案信息化建設(shè)意識

在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，知識作為推動企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，逐漸被人們所重視。與此同時，隨著知識信息種類與數(shù)量的不斷增加，也為檔案工作帶來了一定的困難，而正是檔案信息化建設(shè)才能很好地解決以上問題。為了保證企業(yè)能夠順利推進檔案管理信息化，應(yīng)以知識管理為指導(dǎo)，對知識進行不斷的收集。當(dāng)前，收集知識的方式主要有兩種，一種是來自企業(yè)內(nèi)部的知識，其中包括一些隱性和顯性的知識，而另外一種則是企業(yè)外部的知識，主要包括企業(yè)的交易或并購等相應(yīng)的知識，只有對這些知識進行有效的收集和管理，才能促進企業(yè)得到更好的發(fā)展。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，將其融入到檔案管理工作的整個流程中，加大宣傳知識管理思想，將知識轉(zhuǎn)化為自身競爭力，引起更多工作者關(guān)注，有利于提升企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.2創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

在知識管理視域下，確保檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提是不斷學(xué)習(xí)相關(guān)先進技術(shù)，更新信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)施。通過應(yīng)用信息技術(shù)可以確保檔案信息資源的完整與有效，實現(xiàn)快速分類及歸檔等操作，引入知識管理來彌補缺陷，提高檔案的利用率，使企業(yè)檔案管理朝著數(shù)字化、自動化的方向前行。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，知識信息資源數(shù)量越來越多。企業(yè)需要從檔案中提取創(chuàng)新的知識信息，對此，企業(yè)應(yīng)搭建有目的且有規(guī)劃的檔案管理信息知識庫，借助數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等先進技術(shù)的支持，將知識吸收消化，做到檔案管理工作[5]同步提升科學(xué)性與便捷性。同時,要采用信息技術(shù)提高文件管理的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露。

4.3轉(zhuǎn)變檔案管理理念與制度

知識管理具有開放性和共享性的特征，將知識管理引入檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作人員樹立知識管理新理念，充分認識到檔案管理在知識經(jīng)濟時代的巨大價值。嚴格依據(jù)知識管理理論并依托先進的信息技術(shù)，不斷進行優(yōu)化與創(chuàng)新，做好檔案管理的整體布局和規(guī)劃工作，發(fā)揮檔案服務(wù)積極性及推動知識管理工作的發(fā)展。深入挖掘、傳播企業(yè)發(fā)展中存在的顯性知識與隱性知識，將知識管理技術(shù)運用到日常工作實踐中。檔案管理工作已不再是簡單的傳遞與存儲檔案信息，而是需要為企業(yè)的發(fā)展提供知識服務(wù)以實現(xiàn)各[6]部門之間的檔案信息資源共享，使有形狀態(tài)再現(xiàn)無形知識與經(jīng)驗，所以，理念的創(chuàng)新會進一步帶動企業(yè)的創(chuàng)新。企業(yè)檔案信息資源涉及內(nèi)容廣泛，部門和業(yè)務(wù)之間縱橫交錯。若想對其進行信息化建設(shè)，健全完善的檔案管理制度必不可少。檔案部門制定相應(yīng)的制度政策，保證檔案管理各環(huán)節(jié)落實到位。檔案應(yīng)做到專人管理、專柜管理，并及時對檔案的調(diào)動、借閱、復(fù)印等變化情況進行明確記錄。對不同檔案進行統(tǒng)一管理、分別存放并合理規(guī)劃短期、長期、永久等不同期限檔案的空間區(qū)分。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)明確管理人員的任務(wù)，確保數(shù)據(jù)的存儲和傳輸不出現(xiàn)嚴重錯誤。

4.4提高檔案管理人員的專業(yè)水平

為了提高檔案管理信息化建設(shè)的整體質(zhì)量，企業(yè)必須要引入知識管理并對檔案部門現(xiàn)有工作人員進行職業(yè)道德、專業(yè)技能等多方面的工作培訓(xùn)，使其具備詳實的知識和精湛的技能。檔案工作的有序開展與工作人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力密不可分，會直接影響到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的效果。企業(yè)檔案中涵蓋顯性知識與隱性知識，檔案管理部門有必要通過定期專業(yè)培訓(xùn)來提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)交流中做到隱性知識的傳播，確保業(yè)務(wù)能力與檔案工作相匹配。另外，構(gòu)建知識型檔案管理隊伍，引導(dǎo)檔案人員深入并系統(tǒng)地學(xué)習(xí)新知識，熟練掌握各種計算機及辦公軟件的操作技能，緊密融合個人價值的升華與檔案事業(yè)的前進，更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

5.結(jié)語

綜上所述，在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)應(yīng)積極適應(yīng)時代發(fā)展的要求，將知識管理納入到企業(yè)檔案信息化建設(shè)中。檔案管理和知識管理對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的落實是兩個重要的環(huán)節(jié)，兩者相輔相成。以知識管理為導(dǎo)向，通過強化知識觀念、創(chuàng)新管理技術(shù)、轉(zhuǎn)變管理理念與制度，定期專業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員來推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進程。以挖掘檔案信息中知識的深層價值，不斷創(chuàng)新使知識管理的應(yīng)用達到理想效果，從而促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者:陳曦 單位:北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院