辦公室行政管理思路創(chuàng)新對(duì)策研究

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【摘要】高校行政管理工作主要負(fù)責(zé)維護(hù)校內(nèi)行政秩序、校紀(jì)校風(fēng)、德育政治水平，因此該項(xiàng)工作非常重要，行政辦公室應(yīng)當(dāng)注重工作質(zhì)量。但在時(shí)代背景下，很多高校行政辦公室的工作模式、工作方法、工作重點(diǎn)等都出現(xiàn)了問(wèn)題，整體不符合時(shí)代要求，說(shuō)明應(yīng)當(dāng)對(duì)高校辦公室行政管理工作進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。對(duì)此本文將展開(kāi)相關(guān)分析，闡述現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作要求、現(xiàn)存問(wèn)題，確立創(chuàng)新方向，隨后提出創(chuàng)新建議。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;行政管理;管理創(chuàng)新

目前，我國(guó)多數(shù)高校辦公室的行政管理工作都存在傳統(tǒng)特征，導(dǎo)致工作質(zhì)量不滿足時(shí)代需求，因此在創(chuàng)新改進(jìn)當(dāng)中要秉持“與時(shí)俱進(jìn)”原則來(lái)開(kāi)展工作，圍繞現(xiàn)代工作要求來(lái)分析以往工作中的不足，再采用對(duì)應(yīng)策略來(lái)實(shí)現(xiàn)目的，這是我國(guó)高校辦公室行政管理工作創(chuàng)新的基本思路。在這一思路下，高校需要展開(kāi)大量的分析工作，明確了解到問(wèn)題的本質(zhì)，創(chuàng)新工作，提高工作質(zhì)量。

一、現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作的要求

(一)加強(qiáng)行政管理人員素質(zhì)。行政管理規(guī)范要求不但對(duì)其他工作人員生效，對(duì)行政管理人員本身也有一定的約束作用，而當(dāng)行政管理人員素質(zhì)不足，不依照行政管理規(guī)范要求行事，則必然會(huì)導(dǎo)致其他工作人員對(duì)規(guī)范要求不重視，且對(duì)行政管理辦公室不滿，這將對(duì)行政管理工作造成巨大的影響。這一條件下，行政管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì)，保障行政管理辦公室在校內(nèi)的形象，以身作則地落實(shí)規(guī)范要求，由此才能實(shí)現(xiàn)管理目的。

(二)提高行政管理工作效率。行政管理工作架構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多，在以往工作中因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，不得不依靠人工來(lái)執(zhí)行相關(guān)工作，所以傳統(tǒng)行政管理工作效率緩慢，經(jīng)常不能落于實(shí)處。但現(xiàn)代我國(guó)技術(shù)水平得到了大幅提升，將這些技術(shù)應(yīng)用于行政管理工作中，能夠有效提高工作效率，使工作具有更強(qiáng)的實(shí)時(shí)性、靈活性與便捷性，因此我國(guó)對(duì)現(xiàn)代高校行政管理工作提出了“提高工作效率”的要求，旨在將工作與先進(jìn)技術(shù)融合，利用技術(shù)帶動(dòng)工作運(yùn)作，這是現(xiàn)代行政管理工作應(yīng)當(dāng)做到的。

(三)強(qiáng)化行政管理人員業(yè)務(wù)能力。高校既然開(kāi)展了行政管理工作，就必須發(fā)揮該項(xiàng)工作的實(shí)際作用，而工作作用是否能充分發(fā)揮就取決于行政管理人員的業(yè)務(wù)能力，即當(dāng)行政管理人員業(yè)務(wù)能力良好，則工作將有序進(jìn)行，可發(fā)揮應(yīng)有作用，否則工作秩序?qū)⒆兊没靵y，不但帶來(lái)了不必要的麻煩，還會(huì)影響工作作用的發(fā)揮。針對(duì)這一點(diǎn)，我國(guó)對(duì)高校行政管理工作提出了“強(qiáng)化行政管理人員業(yè)務(wù)能力”的要求，旨在明確行政管理業(yè)務(wù)需要，分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展中對(duì)行政管理人員的能力需求，并針對(duì)這些能力進(jìn)行培養(yǎng)、管控，促使行政管理人員業(yè)務(wù)能力不斷強(qiáng)化。

(四)落實(shí)“放管服”政策。“放管服”政策是我國(guó)在2017年3月31日，由教育部、中央編辦、發(fā)展改革委、財(cái)政部、人力資源社會(huì)聯(lián)合《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見(jiàn)》中所提出的政策要求，其中“放”是指簡(jiǎn)政放權(quán)，降低準(zhǔn)入門(mén)檻，解放、梳理行政管理權(quán)，讓行政管理工作更加清晰、有效;“管”是指創(chuàng)新監(jiān)管，促進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)，要求行政管理人員對(duì)傳統(tǒng)監(jiān)管體系進(jìn)行創(chuàng)新，有效監(jiān)督其他工作人員的工作情況，并根據(jù)工作情況構(gòu)建公平競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，杜絕“論資排輩”的風(fēng)氣;“服”是指優(yōu)化服務(wù)，要求行政管理人員強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)化自身定位，不斷對(duì)工作服務(wù)情況進(jìn)行優(yōu)化。由此可見(jiàn)“放管服”政策對(duì)高校辦公室行政管理工作有重大影響，能夠推動(dòng)工作發(fā)展，因此高校行政辦公室應(yīng)當(dāng)落實(shí)該政策。

二、現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題

(一)行政管理人員缺乏自我強(qiáng)化意識(shí)。根據(jù)現(xiàn)狀可知，部分高校行政管理辦公室人員在自我強(qiáng)化意識(shí)上比較薄弱，日常工作中很少自我反省，也不會(huì)主動(dòng)參與相關(guān)培訓(xùn)工作，甚至?xí)?duì)學(xué)校組織的培訓(xùn)活動(dòng)產(chǎn)生抵觸，說(shuō)明現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作并沒(méi)有完全落實(shí)“加強(qiáng)行政管理人員素質(zhì)”要求，其原因就在于行政管理人員自我強(qiáng)化意識(shí)缺陷，這是一種工作內(nèi)部動(dòng)力缺乏的現(xiàn)象。例如某學(xué)校行政管理辦公室人員任職已有5年，各方面業(yè)務(wù)都比較熟練，因此其盲目地認(rèn)為自身素質(zhì)沒(méi)有加強(qiáng)的必要性，不會(huì)主動(dòng)參與相關(guān)培訓(xùn)工作，也很少進(jìn)行自我檢討，這種現(xiàn)象導(dǎo)致該人員工作水平始終得不到提升，校內(nèi)秩序上的混亂依舊存在。

(二)難以提高工作效率?，F(xiàn)代高校行政管理辦公室人員年齡層較高，此類人員對(duì)新鮮事物的接受力一般較差，且傳統(tǒng)觀念在他們的腦海中非常深入，因此當(dāng)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)入行政管理工作時(shí)，此類人員往往無(wú)法掌握技術(shù)應(yīng)用方法，更傾向于傳統(tǒng)工作模式，說(shuō)明先進(jìn)技術(shù)難以融入到工作中，工作效率自然無(wú)法提升。例如某高校行政管理辦公室人員年紀(jì)超過(guò)50歲，高校為了響應(yīng)國(guó)家政策引入了“云技術(shù)平臺(tái)”，而該人員對(duì)“云技術(shù)平臺(tái)”的認(rèn)知幾乎是一片空白，不具備對(duì)應(yīng)的操作水平，導(dǎo)致高校不得不暫停“云技術(shù)平臺(tái)”的使用，轉(zhuǎn)而展開(kāi)技術(shù)培訓(xùn)工作，而經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)發(fā)現(xiàn)，該人員的操作水平增長(zhǎng)緩慢，行政管理工作效率依舊無(wú)法提升。

(三)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化方向不明確。針對(duì)“強(qiáng)化行政管理人員業(yè)務(wù)能力”要求，現(xiàn)代絕大部分高校就展開(kāi)了相關(guān)培訓(xùn)工作，并提出了新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，但根據(jù)工作與標(biāo)準(zhǔn)表現(xiàn)來(lái)看，高校普遍存在業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化方向不明確的現(xiàn)象，即高校所開(kāi)展的培訓(xùn)工作趨于理論，不能讓行政管理人員了解到自身業(yè)務(wù)能力的真實(shí)缺陷，且提出的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)略顯不合理，實(shí)際作用非常有限，這種現(xiàn)象就導(dǎo)致要求無(wú)法完整落實(shí)，業(yè)務(wù)能力提升非常緩慢。如某行政工作人員在業(yè)務(wù)能力上的實(shí)際問(wèn)題是“公文寫(xiě)作能力不足”，而高校所開(kāi)展的培訓(xùn)工作都集中在溝通協(xié)調(diào)上，同時(shí)所提出的標(biāo)準(zhǔn)中并不包括公文寫(xiě)作要求，說(shuō)明該校未能全面貫徹業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化要求。

(四)“放管服”政策落實(shí)不到位?！胺殴芊闭叩闹匾圆谎远?，現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)該政策，但現(xiàn)狀中很多高校對(duì)該政策的理解不夠透徹，或者對(duì)政策不夠重視，導(dǎo)致政策落實(shí)不到位，工作質(zhì)量存在諸多缺陷。例如某高校行政管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)“放管服”政策就不夠重視，其在工作中對(duì)傳統(tǒng)行政管理模式青睞有加，且在行事作風(fēng)上有明顯的“論資排輩”特征，此舉導(dǎo)致其他工作人員滋生了不滿情緒，對(duì)行政管理要求嗤之以鼻，同時(shí)還給行政管理辦公室人力資源造成了限制，說(shuō)明高校“放管服”政策落實(shí)不到位，需要全面治理。

三、現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作的創(chuàng)新策略

(一)提高行政管理人員自我強(qiáng)化意識(shí)。現(xiàn)代高校應(yīng)當(dāng)在加強(qiáng)行政管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)工作基礎(chǔ)上，增加具有提高行政管理人員自我強(qiáng)化意識(shí)的功能，這樣才能全面貫徹工作要求，使行政管理工作質(zhì)量提升。一是在培訓(xùn)工作當(dāng)中應(yīng)展示傳統(tǒng)行政管理工作案例與先進(jìn)案例，通過(guò)兩個(gè)案例的對(duì)比能夠讓行政管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到自身現(xiàn)有素質(zhì)水平上的不足，使其產(chǎn)生自我強(qiáng)化意識(shí)。二是高校領(lǐng)導(dǎo)要做好行政管理辦公室人員的思想教育工作，強(qiáng)調(diào)“自我反省、不斷學(xué)習(xí)”的工作理念，維持行政管理辦公室人員自我強(qiáng)化意識(shí)水平，充分調(diào)動(dòng)他們的主動(dòng)能動(dòng)性，由此全面落實(shí)“加強(qiáng)行政管理人員素質(zhì)”要求，為工作帶來(lái)創(chuàng)新力。

(二)“新鮮血液”引入。年齡偏大的行政管理人員在新鮮事物接收能力、傳統(tǒng)觀念上的問(wèn)題是難以消除的，因此為了讓先進(jìn)技術(shù)融入到行政管理工作中，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新，高校應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)匾搿靶迈r血液”，讓更多的年輕人進(jìn)入到工作隊(duì)伍中，借助他們來(lái)推動(dòng)兩者融合，使行政管理工作煥然一新。年輕人具有充足的熱情與動(dòng)力，在新鮮事物的接收能力上有突出表現(xiàn)，當(dāng)行政管理辦公室中有充足的“新鮮血液”時(shí)，先進(jìn)技術(shù)與行政管理工作就有了融合的契機(jī)，為工作創(chuàng)新提供動(dòng)力與基礎(chǔ)。但值得注意的是，雖然“新鮮血液”對(duì)于高校辦公室行政管理工作創(chuàng)新非常重要，但是卻不代表年齡偏大的行政管理人員就不重要，事實(shí)上此類人員的經(jīng)驗(yàn)、見(jiàn)解都是年輕人值得學(xué)習(xí)的，因此在引入“新鮮血液”時(shí)，要讓年輕一代與年長(zhǎng)一代充分溝通，在兩者之間形成良好的協(xié)同關(guān)系，這也是實(shí)現(xiàn)行政管理工作創(chuàng)新目的，落實(shí)工作效率提升要求的要點(diǎn)。

(三)明確業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化方向。當(dāng)行政管理人員業(yè)務(wù)能力得到強(qiáng)化，則代表行政管理工作得到創(chuàng)新，即高水平的業(yè)務(wù)能力會(huì)推動(dòng)工作發(fā)展，工作人員會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，并對(duì)此進(jìn)行創(chuàng)新，因此為了實(shí)現(xiàn)目的，針對(duì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化方向不明確問(wèn)題，現(xiàn)代高校在行政管理工作創(chuàng)新當(dāng)中應(yīng)當(dāng)明確業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化方向。一是業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化不能單純依靠業(yè)務(wù)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，還要重視行政管理人員的服務(wù)意識(shí)，即很多行政管理人員并不認(rèn)為自己是在“做服務(wù)”，因此服務(wù)意識(shí)比較薄弱，這時(shí)在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中就要扭轉(zhuǎn)這種認(rèn)知，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)，重新樹(shù)立工作定位。二是要針對(duì)行政管理辦公室所有人員設(shè)立一個(gè)工作評(píng)估指標(biāo)，根據(jù)每個(gè)人的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，可知每個(gè)人在業(yè)務(wù)能力上的缺陷，隨后針對(duì)性的進(jìn)行培養(yǎng)即可。

(四)圍繞“放管服”政策進(jìn)行創(chuàng)新。圍繞“放管服”政策，一是高校要對(duì)行政管理辦公室發(fā)放相關(guān)意見(jiàn)，并組織討論會(huì)幫助相關(guān)人員去理解政策，沖擊他們的舊觀念，排除“論資排輩”等不良觀念。二是高校應(yīng)當(dāng)對(duì)行政管理辦公室落實(shí)“放管服”政策的情況進(jìn)行監(jiān)督，督促他們盡快推動(dòng)政策落實(shí)，這樣才能利用“放管服”政策來(lái)推動(dòng)行政管理工作創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代高校辦公室行政管理工作現(xiàn)狀不佳，其中存在很多缺陷，這些缺陷就是工作的創(chuàng)新方向，需要采用相關(guān)策略來(lái)進(jìn)行治理。通過(guò)策略可以為工作創(chuàng)新提供動(dòng)力，讓更多創(chuàng)新元素融入到工作當(dāng)中，由此實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新的目的。

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作者：金麗榮 單位：東北石油大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院副研究員