辦公室行政管理論文

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一、辦公室行政管理概述

伴隨著我國行政體制改革和社會觀念的革新，辦公室行政管理工作在調(diào)控范圍、深入程度等方面都取得了長足的發(fā)展，然而，運用馬克思一分為二的觀點看待問題時，我們既要看到取得的成就又要發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段行政管理所存在的問題與弊端。首先，在當今行政管理工作日趨復雜的前提下，眾多組織的辦公室承擔越來越大的責任，在上傳下達的過程中，人員重疊、職責不清、效率低下的現(xiàn)象時有發(fā)生，隨著工作復雜程度提升、傳遞流程更加復雜，許多辦公室行政管理工作效率低下。其次，辦公室行政管理人員的素質(zhì)仍有待提高。辦公室行政管理工作既繁瑣又眾多，這就需要工作人員秉持求真務實的工作態(tài)度，運用科學的工作方法，完成份內(nèi)的工作。然而，在現(xiàn)實的工作之中，許多工作人員在主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，馬虎粗心的開展工作的情況時有發(fā)生，同時，從客觀角度來說，許多工作人員的工作技能距離標準要求還有很大的差距，不能掌握科學開展行政管理工作的技能。再次，辦公室行政人員服務群眾的意識不足，面對繁瑣的行政工作時?！皵[架子”、“端姿態(tài)”，未能深刻領(lǐng)會到自身的職責所在。最后，社會各界對辦公室行政工作的認識仍然存在較大的偏見。許多人認為辦公室工作可有可無，對組織的運行所起的作用是完全可以被替代的。人們也普遍認為辦公室行政管理工作的工作崗位是“閑職”，工作人員的工作內(nèi)容非常簡單，無非就是“接接電話喊喊人，傳傳口信看看門”一類的瑣事，沒有什么技術(shù)含量，任何人都可以在較短時間內(nèi)掌握行政管理的技能。

二、行政管理科學化的具體措施

1、整合部門，提高工作效率

辦公室工作起到中介的作用，所以，組織內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置必須要科學合理以提高辦公室行政工作的效率。因此，組織首先要做的是重新精簡、配置辦公機構(gòu)和部門，在保障組織能夠高效運轉(zhuǎn)的前提下最大限度的減少中間部門的設(shè)置，這樣才能使上級的任務與安排在較短的時間內(nèi)得到落實與執(zhí)行。這里對組織部門的整合必須建立在整體的宏觀角度科學搭配，不僅僅是針對辦公室行政管理部門。另外，為了確保行政管理工作的有效性、科學性，建立適當?shù)莫剳蜋C制也是必不可少的。在獎懲機制的作用下，各機構(gòu)各部門能夠清楚認識到辦公室行政管理工作的特定內(nèi)容和職能，每個崗位、每個環(huán)節(jié)的工作被按照清晰的崗位職責認真執(zhí)行，這樣，作為整體的組織在辦公室行政管理工作的潤滑下才能夠提高效率，完成自身的經(jīng)營目標。

2、培訓員工，提升人員素質(zhì)

任何工作都需要具有自主創(chuàng)造性的人來完成，因此，類似每個螺絲釘?shù)娜耸墙M織內(nèi)最具有活力的成分。開展高效的辦公室行政管理工作也必須提高工作人員的自身素質(zhì)。這里的職業(yè)素質(zhì)主要從硬性的方面來要求，隨著社會的進步，辦公室工作的工作內(nèi)容、工作流程、辦公用品都處在不斷的變化之中，因此，工作人員的學習過程也是沒有止境的，必須不斷學習、不斷創(chuàng)新、不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)才能緊跟時代步伐。辦公室行政管理工作的科學性較強，看似簡單的日常工作往往蘊含著較高的技能。以日常的轉(zhuǎn)接電話為例，它可能包括了上級指示、內(nèi)外情況反饋、業(yè)務往來等重大事宜，體現(xiàn)出了辦公室行政管理工作的科學性對于組織的重要意義。

3、明確定位，增強服務意識

面對許多工作人員服務意識不強的現(xiàn)狀，增強服務意識也有利于增強辦公室行政管理的科學化。辦公室本身作為服務性的部門其出發(fā)點與落腳點都應該放在服務上。辦公室行政人員的服務可以分為不同的對象。首先，對領(lǐng)導的服務，也就是要求辦公室在行政管理工作中要做好領(lǐng)導的左膀右臂，深刻領(lǐng)會領(lǐng)導、上級的精神，從全局出發(fā)。其次，辦公室還需要為各個部門服務，辦公室的行政管理工作要協(xié)調(diào)各個部門、各個方面的沖突與矛盾，為企業(yè)或單位的發(fā)展提供有力的后勤保障。最后，辦公室的服務還要落實到員工、群眾，調(diào)動所有人的積極性，營造公平、公正的良好發(fā)展環(huán)境。

4、制度約束，力求工作精細

制度是確保權(quán)力與義務相互協(xié)調(diào)的保障，將辦公室行政管理工作制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、整體化，形成有效的約束機制。相關(guān)配套制度的建立可以明確規(guī)定各個崗位的職責，全責明確可以有效提高工作的效率。另外，規(guī)章制度的制定也有利于工作人員開展工作，為工作的開展提供了明確的政策支持?！盁o規(guī)矩，不成方圓”的古訓在辦公室行政管理的工作實踐中任然是適用的。規(guī)章制度的確定應該以企業(yè)、組織整體的目標、計劃為制定的依據(jù)，形成科學統(tǒng)一的日常工作約束、應急工作約束，確保每一項工作的開展都有所依據(jù)。在我國推進依法治國的偉大進程中，各個單位組織根據(jù)自身條件，具體問題具體分析，制定出合理的規(guī)章制度，將各項工作的開展放入到制度化的籠子里無疑是各個單位應該為之奮斗的目標。

三、結(jié)語

辦公室行政管理工作內(nèi)容繁多且擔負著重要的責任，如果辦公室行政管理工作不能夠科學運行，則對企業(yè)或單位的正常運行起到消極的負面作用。因此，必須完善辦公室的行政管理工作，采取科學化的措施促使辦公室工作的精細化、科學化。這就需要在科學分析目前行政管理工作存在的問題，對癥下藥，采取行之有效的措施提高辦公室工作的科學化水平，讓辦公室潤滑劑的作用更有效的發(fā)揮

作者：王晶 董杰 單位：中鋼石家莊工程設(shè)計研究院有限公司