行政管理信息化發(fā)展思路

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摘要：隨著全球信息化建設(shè)的高速發(fā)展，我國在信息化應(yīng)用領(lǐng)域也實現(xiàn)了巨大的突破。近年來，我國信息化建設(shè)的投入不斷增加，信息化建設(shè)成為了企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)縮短辦事時間、提高工作效率的重要抓手和工具，信息化成為企事業(yè)單位走上快速發(fā)展的高速公路。然而，信息化的實現(xiàn)過程因受各方面條件的影響也并非一帆風(fēng)順，單位往往缺少相關(guān)的專業(yè)知識，缺少相關(guān)技術(shù)人員，雖知信息化會給企業(yè)帶來巨大的實時便利性，但不知道該如何進(jìn)行信息化。因此，本文對行政管理信息化建設(shè)的發(fā)展模式進(jìn)行深入的探討。

關(guān)鍵詞：行政管理；信息化系統(tǒng)；模式

企業(yè)行政管理是企業(yè)運行的核心，是企業(yè)決策管理的中樞神經(jīng)，企業(yè)建立合理有效的行政管理信息系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、人員管理等高效運轉(zhuǎn)起著重要的協(xié)調(diào)作用。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的逐步增大，行政管理的內(nèi)容逐步增多，行政管理部門就面臨人手嚴(yán)重不足的情形，如果簡單通過增加行政部門人員編制的方式來解決，那將會導(dǎo)致行政部門規(guī)模過度膨脹，不利于企業(yè)結(jié)構(gòu)的合理升級，而解決行政管理工作增長的最佳途徑便是信息化。下面我們就從幾個方面來逐步分析一下企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的開展的過程。

一、第一步，對已有行政管理工作進(jìn)行梳理

企業(yè)行政管理主要包括日常行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理和財務(wù)會計管理等四個主要方面，即人、財、物、事。人力資源管理，是在經(jīng)濟(jì)學(xué)與管理學(xué)等相關(guān)知識體系的指導(dǎo)下，通過招聘、培訓(xùn)、薪酬等管理形式對相關(guān)人力資源進(jìn)行有效調(diào)配，滿足企業(yè)眼前及未來發(fā)展的需要，保證企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)與成員發(fā)展的最大化，即預(yù)測企業(yè)人力資源需求并作出人力需求計劃、招聘選擇人員、績效考核、報酬支付等結(jié)合組織與個人需要進(jìn)行最優(yōu)組織績效的過程。學(xué)術(shù)界一般把人力資源管理分八大模塊或者六大模塊：人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。財務(wù)管理是在一定的整體目標(biāo)下，關(guān)于資產(chǎn)的購置（投資），資本的融通（籌資）和經(jīng)營中現(xiàn)金流量（營運資金），以及利潤分配的管理。財務(wù)管理是企業(yè)管理的一個組成部分，它是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)制度，按照財務(wù)管理的原則，組織企業(yè)財務(wù)活動，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟(jì)管理工作。簡單的說，財務(wù)管理是組織企業(yè)財務(wù)活動，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟(jì)管理工作。物品管理，主要指相關(guān)辦公物品的計劃、采購、分發(fā)和保管及銷毀的相關(guān)管理，目的在于規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節(jié)約成本，提高辦公效率。制度的實施主體一般是企業(yè)的行政部或者是辦公室。辦公事務(wù)管理，主要包括文件管理（行文管理、往來信函管理、文件督辦管理、客戶投訴、報表發(fā)送管理和表格請印管理）、車輛管理（車輛費用支出管理、車輛使用紀(jì)錄、車輛登記、交通事故管理等）、財產(chǎn)管理（財產(chǎn)登記、財產(chǎn)維修、財產(chǎn)增減紀(jì)錄和財產(chǎn)投保情況等）、會議管理、值班管理、事故管理、提案管理等。以上便構(gòu)成了行政管理工作的主要內(nèi)容。我們可以清楚看到行政管理工作的面廣與繁雜。如果單純某一項具體工作，可能工作量并不太繁重，但如果每項工作均由專人負(fù)責(zé)，將會造成人員的巨大浪費，這也凸顯出信息化工作的重要性。

二、第二步，根據(jù)工作內(nèi)容及特點篩選具有日常性和重復(fù)性的工作

信息化的目的就是將繁雜無序的重復(fù)性勞動條理化，因此，在完成了行政管理工作的歸納整理后，就需要將日常性和重復(fù)性的工作篩選出來。由于企業(yè)結(jié)構(gòu)和管理模式的不同，行政管理的內(nèi)容也稍有不同，篩選過程沒有固定的參考模式，需在工作的過程中不斷累積整理，整理出日常性的重復(fù)性勞動。如人員考勤、績效管理、財務(wù)報銷、設(shè)備管理等。梳理的過程可以參照工作中付出的實際時間和精度要求，對于需要耗費大量工作時間或?qū)π畔⒌木_度要求較高的工作，應(yīng)首要考慮。在甄選過程中需要著重考慮以下幾點：一是此項行政工作涉及的相關(guān)方的計算機(jī)操作水平以及使用環(huán)境，如不具備計算機(jī)使用的硬件或網(wǎng)絡(luò)條件，或操作者年齡太大不熟悉電腦操作等。二是信息化所付出的支出收益比，如信息化的投入要大于人員投入，則應(yīng)慎重考慮。三是業(yè)務(wù)工作的其他特殊要求，如保密性要求、制度性要求、存儲性要求等，如部分內(nèi)容根據(jù)規(guī)定必須有紙質(zhì)性的親筆簽字蓋章等，這部分內(nèi)容就不適于進(jìn)行信息化。

三、第三步，對篩選后的工作內(nèi)容建立標(biāo)準(zhǔn)的管理流程

眾所周知，信息系統(tǒng)最擅長的是將重復(fù)勞動變得簡單化，但信息系統(tǒng)也不是萬能的，它是在人為設(shè)計的功能邏輯中完成指定的指令和操作，這種功能邏輯將包含行政管理工作的各個環(huán)節(jié)和先后流程，功能邏輯的設(shè)計是信息化系統(tǒng)建設(shè)成功與否的重要環(huán)節(jié)，它需要業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)多年工作積累的經(jīng)驗，對整個業(yè)務(wù)管理的流程進(jìn)行規(guī)范和設(shè)定。為保證信息化工作的順利進(jìn)行，業(yè)務(wù)流程的整理和規(guī)范往往需要高層管理人員的充分介入，對需要或正在進(jìn)行質(zhì)量管理體系認(rèn)定的單位，可以以此為契機(jī)，將業(yè)務(wù)梳理與流程規(guī)范結(jié)合起來，也將會達(dá)到相輔相成、省時省力的效果。

四、第四步，尋找信息化建設(shè)的著手點

在做好所有上述工作后，就進(jìn)入了信息系統(tǒng)的實施階段。目前的實施方式主要有三種：一是尋找免費的信息化系統(tǒng)，信息化建設(shè)進(jìn)入中國也已經(jīng)歷了十幾年的歷程，在這過程中，也產(chǎn)生了許多開放性的系統(tǒng)供免費使用，但這些系統(tǒng)往往具有一些局限性，如功能不全，流程設(shè)置簡單，且往往為單機(jī)版系統(tǒng)，很難進(jìn)行數(shù)據(jù)分發(fā)匯總等，此方式較難實現(xiàn)。二是購買成熟的商業(yè)化軟件，如財務(wù)軟件、OA軟件等，這些軟件一般在流程設(shè)計上充分考慮了此類工作的共性和特性，僅需完成一些設(shè)置即可投入使用，缺點是管理流程相對死板，無法對一些特殊要求進(jìn)行訂制，如需對部分內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，成本很高。三是尋找專業(yè)軟件公司進(jìn)行軟件開發(fā)訂制。近十幾年來，各類的軟件公司雨后春筍般的出現(xiàn)，足可看出軟件市場的繁榮景象。同時，隨著專業(yè)化的不斷細(xì)化深入，不同軟件公司所側(cè)重的業(yè)務(wù)也區(qū)分較大，有的專注于財務(wù)軟件，有的專注于數(shù)據(jù)收集處理。軟件開發(fā)訂制是滿足企業(yè)軟件需求最好的方式，企業(yè)可以完全按照自己的需求提出軟件的設(shè)計參考意見。專業(yè)化訂制的缺點是，部分單位可能根據(jù)相關(guān)政策管理的規(guī)定，對軟件系統(tǒng)的開發(fā)需要采用招投標(biāo)等方式進(jìn)行，委托模式相對復(fù)雜，同時也需要較多的資金支持。綜上可見，信息化建設(shè)工作是一個復(fù)雜的工程體系，涉及企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程，除了具體的系統(tǒng)軟硬件的開發(fā)配置外，還包含整個業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和整合，企業(yè)可根據(jù)自身的資金情況、工作流程復(fù)雜程度、已有信息化情況等選擇適合自己的實現(xiàn)方式。

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作者：陳紅 單位：煤炭科學(xué)技術(shù)研究院有限公司