行政審批檔案信息化建設研究
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【摘要】本文論述了行政審批檔案管理工作。提出加快行政審批電子檔案信息化建設，改善檔案信息化基礎設施建設，提升行政審批檔案管理水平。
【關鍵詞】行政審批；規(guī)范檔案管理；信息化建設
行政審批是根據(jù)法律規(guī)定的條件，由實際執(zhí)法部門來審核是否符合條件的行為。在行政審批過程中，形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的原始檔案記錄，它不僅是行政機關及其執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要對象，同時也是復議機關和審判機關判斷行政許可決定是否合法，能否成立的重要依據(jù)。如何做好行政審批檔案的有序管理，進一步規(guī)范行政審批檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管，按照檔案立卷格式完成電子文件管理歸檔、檔案定期移交等工作，成為推進政府行政管理標準化、制度化、規(guī)范化的重要課題。
一、規(guī)范行政審批檔案管理
行政審批中形成的的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史檔案記錄，是政府行政管理部門無形資產(chǎn)中最寶貴的財富。在接到服務對象申請材料后，應依據(jù)行政審批規(guī)定，對當場能夠辦結(jié)的行政審批事項和審批服務事項，在其申請材料登記整理后，申請人和辦件人簽字、蓋章，窗口要妥善保管，并負責歸檔整理工作。對當場不能辦結(jié)的審批及服務事項，窗口工作人員應對申請材料進行核準，封入檔案袋中，由主管部門指定人員將文件檔案取回。對需聯(lián)合審批的事項，由窗口工作人員負責將有關送審檔案材料轉(zhuǎn)交或分送聯(lián)合審批部門。規(guī)范窗口工作人員和審批部門工作人員在接、取送審檔案材料時，認真履行轉(zhuǎn)接件登記手續(xù)，注明取件時間、取件人、經(jīng)手人等事項。在審批檔案材料流轉(zhuǎn)過程中，要求保證受理材料完整性、保密性、無掉頁、無損毀現(xiàn)象，確保各類文件檔案在運轉(zhuǎn)過程中不丟失。對已經(jīng)辦結(jié)的批件及檔案資料進行統(tǒng)一整理、分類、排序、蓋章、裝訂，保證資料齊全，目錄清晰，管理規(guī)范，方便日常查閱。只有強化規(guī)范檔案管理流程，才能促進檔案管理水平上一新的臺階。通過一系列的管理舉措及制訂完善檔案管理制度，逐步完善了“依法治檔、強化基礎、管理創(chuàng)優(yōu)、利用創(chuàng)效”的檔案工作目標。
二、加快行政審批電子檔案信息化建設
行政審批檔案信息化建設是當前和今后一個時期推進政府行政管理標準化的一項重點工作。通過加快行政審批電子檔案信息化建設，把行政審批檔案信息由原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、聲像檔案資料等介質(zhì)文件，通過數(shù)據(jù)庫、高速掃描等先進技術(shù)手段，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫。再將這種原生的、獨有的、不可替代的行政審批電子檔案信息資源充分利用，變成電子政務信息公開不可缺少的重要公共信息資源，達到行政審批“公正、公開、公平”的目的。由于行政審批信息系統(tǒng)具有封閉性和不兼容性，導致了電子政務信息公開數(shù)據(jù)并未完全實現(xiàn)網(wǎng)絡整合與全部鏈接。只有把行政審批檔案信息化建設和電子政務信息公開建設有機地融合，才能穩(wěn)步推進政務信息公開建設協(xié)調(diào)持續(xù)地發(fā)展。利用行政審批綜合信息管理服務系統(tǒng)再造，全方位、多角度地將行政審批檔案信息公開，讓行政權(quán)力在陽光下運行，讓社會公眾進一步了解送審材料規(guī)定、相關法律法規(guī)、辦件流程等事項，方便企事業(yè)單位的查閱，提高行政審批的時效及工作效率。建立網(wǎng)上行政審批全流程，設置電子報件端口。由原有的面對面辦公，發(fā)展成為背靠背辦公，將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，從而推進行政審批檔案信息化建設，具有現(xiàn)實的重要意義。
三、改善檔案信息化基礎設施建設
檔案信息化的基礎設施建設是檔案事業(yè)發(fā)展的前提和趨勢,同時行政審批電子檔案信息化建設又是政務信息公開建設的一個重要組成部分，它主要包括網(wǎng)絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設等。隨著行政審批模式的變化以及公眾對行政審批質(zhì)量和效率要求越來越高，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在一定程度上已經(jīng)不能滿足實際業(yè)務審批、行業(yè)管理和數(shù)據(jù)分析的需要，急需建立一個網(wǎng)上虛擬行政審批管理平臺，設置網(wǎng)上電子申報端口，實現(xiàn)紙質(zhì)申報向電子申報的過渡，進一步改進和完善了電子檔案的功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。將行政審批全過程形成的檔案信息資料依托電子政務平臺，公布案件內(nèi)容、辦理程序、承諾時間、監(jiān)督渠道和結(jié)果公示，讓權(quán)力在陽光下運行，接收社會公眾的監(jiān)督。通過對行政審批電子檔案的內(nèi)容進一步豐富和擴大，使其具有的功能更加適合政府政務信息公開和社會公眾的需求。才能更好地為企事業(yè)單位、辦事群眾及社會各界提供優(yōu)質(zhì)、透明、高效的服務。
四、提升行政審批檔案管理水平
當今社會是一個高速發(fā)展的信息時代，新情況、新知識、新問題不斷涌現(xiàn)，窗口工作人員同樣面臨“能力提升”和“業(yè)務恐慌”的問題，只有通過不斷的繼續(xù)教育培訓，來學習新知識，掌握新本領，開闊新思路，才能更好地為人民服務。同時，檔案管理又是行政審批工作的一項重要環(huán)節(jié)，在材料送審階段就規(guī)范管理檔案信息，建立行政審批檔案規(guī)范管理機制，落實人員負責制、評審監(jiān)督等保障措施，明確送審參與單位對文件材料形成、歸檔的職責和質(zhì)量要求，建立健全報審材料檔案管理網(wǎng)絡。同時各級領導特別是窗口單位負責人要樹立對檔案管理的認識和法制觀念，深刻了解檔案的重要性和潛在價值，充分意識到檔案工作是行政審批項目工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是窗口單位業(yè)務管理的體現(xiàn)。窗口工作人員要本著做什么學什么、缺什么學什么的基本原則，嚴格圍繞檔案工作人員最想解決的問題、最想學到的知識、最想掌握的技術(shù)，提升窗口綜合服務能力，應當持續(xù)健全現(xiàn)有繼續(xù)教育與崗位教育的培訓方式，形成一種能夠有效提升檔案工作人員創(chuàng)新能力與工作能力的培訓體系，從而提升檔案管理工作的水平。
作者:韓輝 單位:吉林省測繪地理信息局管理信息中心
