企業(yè)辦公室行政管理工作研究

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摘要：新時期的企事業(yè)單位發(fā)展中，辦公室行政管理工作任重道遠，復(fù)雜且重要，為了完善此方面的工作，應(yīng)當(dāng)強化團隊觀念，注重團隊建設(shè)的等等，不斷加強制度建設(shè)，完善自身發(fā)展，從而推動所在企業(yè)快速進步。本文重點分析企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的矛盾及處理對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；辦公室

當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中，單位工作的正常運轉(zhuǎn)離不開辦公室行政管理工作的支持，新時期，社會各個階層發(fā)勢頭迅猛，進步較快，顯然對于各方面的工作提出了更高的要求，而企業(yè)中的辦公室工作具備了工作量大、繁雜以及點多面廣等特征，亟待提高其工作效率，促進其自身職能的更高效發(fā)揮，去完善工作機制等等，凸顯自己的價值和關(guān)鍵性作用，這對于企業(yè)的更快速發(fā)展有著很重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)辦公室行政管理中的矛盾

1.主動和被動的矛盾?；谄浞?wù)性職能的原因，使得辦公室工作具備了被動性，但同時，為了完善和做好辦公室工作，勢必要積極去發(fā)揮主動性，轉(zhuǎn)變被動為主動，應(yīng)當(dāng)主動著手卻解決工作及相應(yīng)任務(wù)，而非消極等待，對于非確定性工作，諸如應(yīng)急、突發(fā)事件，則應(yīng)當(dāng)忙而不亂，具備高超的應(yīng)變能力，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，預(yù)先考慮到可能會出現(xiàn)的問題，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，主動做好超前服務(wù)，完善自己的工作。

2.大局和小局的矛盾。作為新時期企業(yè)內(nèi)部的綜合部門，辦公室在服務(wù)性上體現(xiàn)出了與其他部門的區(qū)別，基于此，新時期的辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，無疑成為了服從大局和服務(wù)小局，這就需要其靈活協(xié)調(diào)，使得出現(xiàn)部門工作與企業(yè)整體工作發(fā)生矛盾時，抑或是對應(yīng)的大局工作與小局工作矛盾時，應(yīng)當(dāng)整合處理，促使小局服從大局和整體，在此前提下，又不忘做好小局工作，這樣才能真正促進企業(yè)的發(fā)展和全面進步。

3.“過”與“不過”的矛盾。辦公室工作開展中，需要履行出謀劃策的職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)出主意當(dāng)參謀，但同時應(yīng)當(dāng)注意細節(jié)方面應(yīng)把握好“度”，掌控一定的界限，特別是在領(lǐng)導(dǎo)決策方面，作為新時期的辦公室，應(yīng)當(dāng)注意不能缺位，淡然也不能越位，應(yīng)當(dāng)知曉自己的輔助和從屬地位，替領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊團，為其提供盡可能多的資料，從而幫助其進行決策，積極諫言，但注意不可越俎代庖，體現(xiàn)自己的輔助價值。

二、企業(yè)辦公室行政管理工作中矛盾的處理對策

綜合看來，新時期的企事業(yè)單位發(fā)展中，為了更好地發(fā)揮辦公室的整體功能，體現(xiàn)其關(guān)鍵性作用，積極努力地去提高辦公室人員的整體素質(zhì)必不可少，在此前提下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作的設(shè)施，逐漸培養(yǎng)起良好的工作作風(fēng)的，善于思考，和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思，做到忠于職守，樂于奉獻等，促進所在企事業(yè)單位的更高效發(fā)展。

1.完善辦公室工作管理制度，明確分工。企業(yè)辦公室工作水平的提升離不開完善的企業(yè)辦公室工作管理制度支持，因此，邀請專業(yè)的管理專家及人才共同制定全國統(tǒng)一且適用性比較強的企業(yè)辦公室工作管理制度，該制度在責(zé)任分工上要做出明確的規(guī)定，明確每個工作人員的職責(zé)，即權(quán)利與義務(wù)，并且在企業(yè)內(nèi)部制定詳細的相互監(jiān)督機制，督促每個工作人員提升自身的服務(wù)水平，保障每個環(huán)節(jié)的服務(wù)質(zhì)量，便可以有效的提升整個企業(yè)辦公室工作水平。另外，在、構(gòu)建并完善科學(xué)的企業(yè)辦公室工作管理制度之前，要對企業(yè)發(fā)展要求及員工的內(nèi)在要求做詳細的調(diào)查，保障制度的制定是保障企業(yè)及員工的雙方利益，從而提升員工對企業(yè)的向心力及歸屬感，促使員工保持親和的態(tài)度、飽滿的熱情投入到服務(wù)工作中，減少服務(wù)差錯，從而全面的提升企業(yè)辦公室工作水平。除此之外，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，及時的調(diào)整現(xiàn)有的企業(yè)辦公室工作管理制度，保持與時俱進的發(fā)展態(tài)勢，注入可持續(xù)發(fā)展因素，從而有效的保障企業(yè)辦公室水平提升的持續(xù)性。

2.敢于面對問題，增強服務(wù)意識。作為當(dāng)前發(fā)展環(huán)境下的辦公室行政管理人員，應(yīng)當(dāng)對工作認(rèn)負(fù)責(zé)，并確保于繁雜的事物中能時刻保持頭腦清醒，能分清主次，對于日常事務(wù)應(yīng)當(dāng)及時完善地處理好，講究原則性、規(guī)范性，勇于奉獻，并能敢于吃苦，保持對工作的認(rèn)知度和嚴(yán)謹(jǐn)性，去力求所負(fù)責(zé)工作的盡善盡美，對于自身，更應(yīng)嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度進行要求，事無巨細，不論大事小事，都應(yīng)積極認(rèn)真地去對待，及時完善，不錯辦，更不漏辦等等，完善負(fù)責(zé)的行政管理工作。

3.完善自身，適應(yīng)辦公室工作需求。事物都具有發(fā)展的特征，辦公室行政管理工作也不例外，基于其工作面廣，綜合性強等特征，使得在工作的開展過程中，行政管理人員對于日常事務(wù)要能高效地處理，在此前提下，應(yīng)當(dāng)始終保持良好的工作心態(tài)，積極去做好輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，工作的過程中，逐漸去探索做好行政事務(wù)工作的新路子，逐漸完善自身，提高自身素質(zhì)，于被動服務(wù)中尋找主動，積極學(xué)習(xí)研究新知識和問題，使自身更節(jié)能滿足新時期的辦公室工作需求。

4.強化團隊觀念，注重團隊建設(shè)。企事業(yè)單位中，辦公室工作雖有分工，職責(zé)各異，顯然這種情況下僅依靠個人不能夠去完善所有的工作，所以在工作的完成方面，需要更多地依靠群體的力量，也就是應(yīng)當(dāng)逐漸強化團隊建設(shè)，保證辦公室的整體合力，最大限度地去發(fā)揮其潛力，做到工作分工不分家，多進行有益的溝通交流，取長補短，不斷完善本職工作，同時本著共同進步，集思廣益的理念，去做好與其他同時的協(xié)調(diào)銜接，促使的工作的質(zhì)量和效率得到提高。

5.提高智力服務(wù)水平，增強服務(wù)主動性。當(dāng)前發(fā)展的大背景下，“服務(wù)”貫穿了辦公室日常行政管理工作的始終，基于此，為了更適應(yīng)所在企事業(yè)單位的發(fā)展要求，提高智力服務(wù)水平必不可少。具體實施環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)模擬領(lǐng)導(dǎo)想問題，對于其問題能做到辯證分析，更高效地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，樹立時間觀念，使得對應(yīng)工作及服務(wù)的展開能有較高的效率，加強工作的系統(tǒng)性和預(yù)見性等。此外，應(yīng)當(dāng)有效增強服務(wù)的主動性，對于各項工作的具體情況，應(yīng)當(dāng)主動了解，督查落實，并完善主動追蹤過程，對于問題應(yīng)及時反映，主動分析等等，規(guī)范化化辦公室行政管理工作；最后，應(yīng)加強制度建設(shè)，促使相應(yīng)工作被納入規(guī)范化軌道，改進辦公條件，向辦公信息化方向發(fā)展等等，全方位促使辦公室行政工作效率得到提升。其中可以通過各種各樣的方式，增強企業(yè)辦公室工作人員的服務(wù)意識和服務(wù)能力，如：（1）開設(shè)綜合素質(zhì)培訓(xùn)班，要求工作人員定期的學(xué)習(xí)，更新自身的理論知識，并且在培訓(xùn)的過程中，多采取情景模擬的方式，人工作人員換位思考，扮演服務(wù)對象，站在服務(wù)對象的立場來看待自身的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)能力和所產(chǎn)生的效果等，在情景模擬教育法中，使得企業(yè)辦公室工作人員潛移默化的提升自身的服務(wù)意識和服務(wù)能力。（2）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建動態(tài)學(xué)習(xí)平臺，利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與工作人員保持密切的聯(lián)系，及時的了解并且掌握工作人員的工作壓力、工作狀態(tài)、綜合素質(zhì)提升水平等，根據(jù)工作人員的綜合能力，及時的調(diào)整工作崗位，實現(xiàn)人才的最優(yōu)化，從而全面的提升企業(yè)辦公室工作水平。

三、結(jié)語

行政辦公室集事務(wù)處理、文件運轉(zhuǎn)、信息傳遞、內(nèi)部監(jiān)督等工作于一身，具有較強的綜合性服務(wù)功能，發(fā)揮著“上傳下達”的作用，新時期發(fā)展中，作為機關(guān)企業(yè)單位的綜合行政管理部門，辦公室存在的意義和價值極大，構(gòu)成了整個部門工作運行的中樞，為了全面促進企業(yè)的發(fā)展，提高其工作效率，勢必要提高辦公室行政效能，然而，目前，我國企業(yè)行政辦公室的社會形象及工作水平受到社會各界的質(zhì)疑，如何提升我國企業(yè)行政辦公室工作水平，維護其良好的社會形象已經(jīng)成為行政辦公室工作改革的重點任務(wù)。針對此，本文從辦公室工作需處理的三個矛盾出發(fā)，積極探討了提高辦公室行政管理工作效率的對策，以供參考。

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作者：張睿 單位：南開大學(xué)