學(xué)校行政管理信息化建設(shè)思考

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摘要：學(xué)校行政管理要適應(yīng)現(xiàn)代信息發(fā)展的趨勢，與時俱進地更新信息化管理理念，架構(gòu)信息綜合化平臺，促進學(xué)校數(shù)字化管理，從而提高學(xué)校行政管理工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化；學(xué)校行政管理工作；信息化環(huán)境

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，現(xiàn)在已經(jīng)進入廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新時代，人們的生活已經(jīng)和計算機應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)密不可分，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使人們以更快捷便利的方式獲取并傳遞所創(chuàng)造的一切文明成果。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展深刻地改變著人們的工作和生活方式，不僅為人們提供了一個新的信息渠道，也提出了新的要求，需要與時俱進，及時學(xué)習(xí)新的積識，掌握新的技能，并把新的技術(shù)應(yīng)用到工作實踐中，使之對工作和生活產(chǎn)生良性的推動作用，從而最終促進社會的發(fā)展和進步。作為社會的重要組成部分，學(xué)校肩負(fù)著傳授知識與技能的職責(zé)。為了更好地做好教書育人的工作，學(xué)校應(yīng)該主動從內(nèi)部開始改革，從管理與教育教學(xué)等方面不斷更新理念、創(chuàng)新管理，因為只有不斷開拓創(chuàng)新，學(xué)校才能更快、更好、更有效地發(fā)展。

1構(gòu)建學(xué)校管理信息化現(xiàn)狀與問題

學(xué)校管理工作信息化是指在學(xué)校管理活動中，運用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信和相應(yīng)的辦公平臺等現(xiàn)代信息技術(shù)，在文件傳輸、信息、資源共享等方面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，促進學(xué)校管理工作的發(fā)展、提高學(xué)校工作效率的過程。為了提升辦公效率，很多學(xué)校根據(jù)自身的工作需要和辦公經(jīng)費情況，開始逐步引進現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建校園辦公平臺，從長期以來所堅持的紙質(zhì)辦公狀態(tài)向無紙化、數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)變。但是由于長久以來的辦公習(xí)慣和人員年齡結(jié)構(gòu)等方面的因素，校園信息化平臺在具體的工作實踐中存在功能使用單一化，軟件開發(fā)利用率不高等問題，工作人員思想上的墨守成規(guī)和長期以來養(yǎng)成的工作習(xí)慣，很難在較短的時間內(nèi)徹底地扭轉(zhuǎn)和改變。特別是一些年紀(jì)比較大的老同志更是在接受新事物掌握新技術(shù)方面存在抵觸心理和畏難情緒，在現(xiàn)代化的辦公平臺面前依然沿襲舊有的習(xí)慣和方式，不但沒有提高辦公效率，反而造成了資源的浪費。這些弊端和問題呈現(xiàn)在學(xué)校管理者面前，需要采取行之有效的方法和措施來改變這種狀況，推動行政管理工作在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展環(huán)境得到長足的發(fā)展和推進。因此，學(xué)校行政管理工作面對新形勢、新任務(wù)和新要求，必須從樹立正確的工作目標(biāo)、建立健全管理制度、提高行政管理隊伍素質(zhì)、改善行政管理環(huán)境等方面著手，不斷推進行政管理的改革與創(chuàng)新，以支持和促進學(xué)校各項事業(yè)的改革與發(fā)展，使學(xué)校適應(yīng)新時期發(fā)展的需要。

2構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺，提高行政辦公效率

為了切實推進學(xué)校行政管理信息化工作的開展，首先就需要結(jié)合工作實際，圍繞科學(xué)實用性目標(biāo)，搭建實用高效的信息平臺。要進一步改善校園信息化環(huán)境，采用適用的網(wǎng)絡(luò)管理軟硬件，提高內(nèi)網(wǎng)運行速度；在有需要的場所、辦公室構(gòu)建無線網(wǎng)接入設(shè)備，逐步提升校園信息化環(huán)境。在辦公軟件的選用上，要廣開言路，充分征求工作人員的意見和建議，使得相應(yīng)辦公平臺模塊的設(shè)定符合工作需要和絕大多數(shù)人的使用習(xí)慣，才能讓大家更易于接受，也才能切實地提高辦公效率；否則會失去調(diào)研基礎(chǔ)，其作用只能是適得其反。同時要做好相應(yīng)的培訓(xùn)，由專業(yè)人員細(xì)致入微地進行講解，教會大家具體的使用方法和注意事項；在具體操作幾個工作日之后，再組織一次專題的培訓(xùn)，結(jié)合使用過程中出現(xiàn)的問題和困惑進行答疑解惑。只有經(jīng)過這種講解與答疑的雙重安排，才能讓大家較為順暢地對軟件平臺的使用在短時間內(nèi)高效能地熟悉和掌握。

3制定相應(yīng)的管理制度，保障信息化工作能夠落實到位

一方面是通過制定制度對人員進行要求，因為科學(xué)的方案和計劃只有落到實處，才能收到切實的效果。為了保障學(xué)校行政管理信息化工作的落實，就需要結(jié)合工作目標(biāo)制定相應(yīng)的制度和措施予以保障，通過制度的約束，細(xì)化工作的流程，強化工作的要求，引導(dǎo)工作人員認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用帶給工作上的便捷，變被動地接受為主動地學(xué)習(xí)。同時將工作的執(zhí)行情況與個人績效考核相掛鉤，通過這種約束機制促使工作人員逐步由不適應(yīng)變?yōu)榱?xí)慣，從而激勵工作人員積極進取，提高效率。另一方面是對設(shè)備設(shè)施等方面的制度保障。依據(jù)工作需要，制訂并完善相應(yīng)的規(guī)章制度，從網(wǎng)絡(luò)安全、軟件升級、信息更新等方面都制定詳細(xì)的規(guī)定，做到定期維護、及時更新、有效保障。實踐證明，只有以上兩方面同時強化管理，才能保障信息化工作的有效推進。

4轉(zhuǎn)變觀念，將信息化與日常工作有機融合

任何先進技術(shù)的應(yīng)用最終目的都是為了提高生產(chǎn)效率，推進社會的更好發(fā)展。物質(zhì)資源不會自動地產(chǎn)生效益，只有人充分利用資源開展活動，才能在活動中出效益，所以要充分發(fā)揮人的主觀能動性來改變社會。作為現(xiàn)代先進科技的信息技術(shù)，只有在充分運用的情況下，才能產(chǎn)生最大的作用。在學(xué)校管理中，依托信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，促進數(shù)字化管理，達(dá)到最優(yōu)化的管理效能，是推進學(xué)校管理方式變革、提升管理效能的目標(biāo)。而這個目標(biāo)的實現(xiàn)就需要學(xué)校的行政辦公人員充分認(rèn)識到在行政管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)實需要和長遠(yuǎn)效益，需要每一個工作人員及時轉(zhuǎn)變觀念、認(rèn)可接受，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)引導(dǎo)、大力推進，最終依托信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，促進數(shù)字化管理，達(dá)到最優(yōu)化的管理效能。而信息化技術(shù)在學(xué)校行政管理工作中的應(yīng)用確實已經(jīng)收到初步的效果。在日常的行政工作中，通過相應(yīng)的管理模塊提供學(xué)校公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢、信息檢索等服務(wù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息的及時溝通，避免因為溝通不暢而造成工作中的撞車和資源的浪費?，F(xiàn)在大部分學(xué)校都架構(gòu)起了校園的內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺，在文件傳輸和信息交流等方面已經(jīng)得到應(yīng)用，但是信息技術(shù)應(yīng)用還有待于深層次的挖掘和實踐，如在后勤服務(wù)保障和教務(wù)管理中的應(yīng)用都可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點。后勤服務(wù)保障工作中可以開發(fā)應(yīng)用信息交互軟件，一方面通過各個計算機的終端分布廣的特點，可以及時收集到校園內(nèi)各個部位出現(xiàn)的需要維修的問題，既可以將問題及時快速地解決，避免問題擴大化造成不必要的損耗；又可以彌補后勤人員定時巡查所存在的時效性差和覆蓋面窄的問題。另一方面，通過信息交互軟件的使用，可以很便捷公正地對后勤保障人員的工作效率進行考核，從報修時間到維修完成再到使用者的反饋意見，一系列的數(shù)據(jù)能夠很客觀地對工作人員的工作業(yè)績進行考評，提高人力資源管理工作水平。在教務(wù)管理工作中也同樣可以應(yīng)用信息交互平臺實現(xiàn)課程安排、教學(xué)研究以及進行聽評課等工作的開展，既能夠?qū)崿F(xiàn)課件資源的共享與相互的交流，又可以為教研活動的開展提供網(wǎng)絡(luò)空間，促進教學(xué)水平的提升。同樣，行政工作利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行信息宣傳，可以展示工作的成果，讓職工和公眾對學(xué)校的情況有更多的了解和認(rèn)識，同時也使得職工和公眾通過這個信息渠道對學(xué)校工作狀況發(fā)揮一個監(jiān)督的職能，也有利于學(xué)校的行政工作人員在這種氛圍中進一步提高工作的責(zé)任心和使命感，更加積極努力地去開展工作。

5查漏補缺，不斷改進和完善信息化工作

任何事物總是在不斷地發(fā)展完善中，只有在實踐過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，才能推進社會的更好發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)由于其共享性、開放性，致使網(wǎng)絡(luò)安全問題也日益突出，如果不能正確應(yīng)對這些問題，有可能會給學(xué)校行政管理工作帶來工作上的障礙甚至是經(jīng)濟上的損失。因此，如何在行政管理工作中結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)狀與特點，通過對安全風(fēng)險的分析，采取多層次、多方面的安全管理方法來保障網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的安全和暢通，是行政管理工作部門需要面對和解決的問題。為了有針對性地做好相應(yīng)的防護措施以保障工作的正常開展，需要從管理和技術(shù)兩個方面來加強網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理，運用合理的安全技術(shù)來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的安全運行。一方面需要加強對工作人員技術(shù)的培訓(xùn)和防范能力的提升，使工作人員對于網(wǎng)絡(luò)的有效使用、風(fēng)險應(yīng)對有清晰的認(rèn)識和豐富的知識儲備，要制定網(wǎng)絡(luò)信息管理工作制度，嚴(yán)格按照工作流程來進行操作和檢查；另一方面是加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與設(shè)備的監(jiān)管和維護，采用先進可靠的安全技術(shù)是維護網(wǎng)絡(luò)信息安全的有力保障，通過技術(shù)的更新及時彌補可能存在的安全漏洞，改進工作中的短板和不暢通的渠道，切實保障信息傳輸?shù)陌踩憬荨①Y源共享與信息交互的暢通?？傊挥屑涌鞂W(xué)校管理信息化進程，才能更好地促進學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實現(xiàn)學(xué)校管理的現(xiàn)代化。學(xué)校管理者必須與時俱進、更新理念，依托信息化促進管理現(xiàn)代化，加快學(xué)校管理信息化的進程，提高行政工作的效率和水平，最終促進學(xué)校各項工作的有效開展和全面提升。

作者：田向陽 單位：北京衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院