社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作加強途徑

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摘要：新時期人們對保險的意識大幅度提升，極大地推動了社會養(yǎng)老保險事業(yè)的快速發(fā)展。但在實際發(fā)展過程中，也逐漸凸顯出一些管理問題。為了加強養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)管理工作的完善，需要結(jié)合新時期社會養(yǎng)老保險特點，做好管理工作。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理是保險業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一，但是在傳統(tǒng)管理工作中容易被忽視，因此必須高度重視社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作。本文首先分析新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決途徑。

關(guān)鍵詞：新時期；社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)；檔案管理；問題；途徑

社會養(yǎng)老保險逐漸受到社會以及群眾的廣泛重視。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案中記錄著參保單位、人員、繳費情況、享受保險權(quán)益等各方面信息的原始憑證，是社會保險辦理以及服務(wù)工作開展的真實記載，是保險機構(gòu)對參保人員終身服務(wù)、跟蹤和保障的前提，更是社會保險事業(yè)發(fā)展的重要研究資料。通過對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，有利于保證業(yè)務(wù)檔案管理的完整性、客觀性，進(jìn)而更好地為參保人員提供高效的服務(wù)，加強對社會保障體系的完善，提升養(yǎng)老保險意識。隨著新時期信息化技術(shù)的大力發(fā)展，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化和信息化，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作方式已無法滿足當(dāng)前保險業(yè)務(wù)檔案管理需求，因此需要結(jié)合當(dāng)前社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中的問題，探尋新的工作解決途徑。

一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的問題

新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作雖然不斷在完善，但是其中仍然存在較多的問題，而這些問題的存在必然會導(dǎo)致社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展受到限制。因此，需要結(jié)合我國社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作實際情況，加強對其中的問題進(jìn)行研究，為之后問題的改善奠定基礎(chǔ)。

1.社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理制度存在一定的漏洞通過對當(dāng)前社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作情況分析來看，在制度建設(shè)工作以及檔案管理工作開展中仍然存在很多的問題和漏洞，雖然政府針對檔案管理工作制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但是這些法律制度對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)作用并不明顯，部分法律法規(guī)的可操作性不強。比如，對于檔案管理中的檔案沒有進(jìn)行明確分類，使得檔案管理容易出現(xiàn)歸類問題；同時對檔案格式?jīng)]有明確要求，使得檔案管理缺乏規(guī)范性，紙張、形式、裝訂等不統(tǒng)一，這些情況都容易導(dǎo)致檔案管理在收集、調(diào)閱等方面難度加大；此外，在社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存儲方面沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，不同人員在檔案管理中存在不同的方式，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，這種情況容易導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)舞弊的情況，對保險業(yè)務(wù)管理工作的可持續(xù)發(fā)展不利[1]。

2.社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善通過對我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作分析來看，檔案管理的軟硬件建設(shè)方面仍然存在很多的問題，大部分社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)中都存在設(shè)施不足或者不先進(jìn)的情況，檔案室管理設(shè)備落后，在防盜、保密等方面沒有達(dá)到要求，甚至沒有專門設(shè)置養(yǎng)老保險檔案室。由于管理硬件條件不足，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作能力的提升和改善難度進(jìn)一步加大。在新時期，信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作在數(shù)據(jù)化和信息化建設(shè)方面卻比較落后，未實現(xiàn)全面信息化管理，導(dǎo)致檔案存儲、調(diào)閱等方面都需要花費大量的精力和時間。此外，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)量比較大，這種管理模式必然會導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。

3.社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提升我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接影響檔案管理工作的開展效率。但是從當(dāng)前檔案管理人員的隊伍建設(shè)情況來看并不規(guī)范，雖然當(dāng)前檔案管理人員招聘中開始注重專業(yè)對口性，但是仍然存在其他崗位調(diào)職以及兼職人員，而且對口專業(yè)人員的學(xué)歷要求不高，這種情況下必然會導(dǎo)致保險業(yè)務(wù)檔案管理工作無法保證高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)[2]。此外，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的培訓(xùn)機會有限，而且單位很少為養(yǎng)老保險檔案管理人員提供專門的養(yǎng)老保險檔案業(yè)務(wù)管理知識，導(dǎo)致保險業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)難以有效提升。

二、加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效途徑

為了加強對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善，需要結(jié)合社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)工作中存在的問題以及我國社會養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，勇于面對挑戰(zhàn)，提升社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)能力。具體可以從以下幾個途徑著手：

1.加強養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)一是要加強檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，做好檔案管理的規(guī)范工作。二是對檔案管理中相關(guān)制度進(jìn)行完善，對檔案管理中涉及到的各個環(huán)節(jié)都做出詳細(xì)規(guī)定，根據(jù)文件資料的來源和形式加強價值考察，并結(jié)合養(yǎng)老保險檔案管理辦法，養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)流程等制定具體的管理方案。在養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理制度建設(shè)中，需要以《檔案法》以及《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》為基礎(chǔ)，加強法律制度完善[3]。三是要建立檔案室管理、歸檔、統(tǒng)計、保密、移交以及銷毀制度，并加強對檔案管理工作配套體系的完善，使檔案管理工作開展中所有的環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度依據(jù)，保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)集中管理社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作開展過程中，軟硬件建設(shè)對工作開展效率具有重要作用，因此社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并實現(xiàn)對保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的集中管理。在工作實踐過程中，必須要加強對檔案管理工作的宣傳和教育，提升大眾對社保檔案管理工作的重視，并加大對設(shè)備以及資源等方面的投入，切實解決檔案管理中的問題。一是要加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，建立單獨的檔案室，調(diào)閱室。二是要加強檔案管理中計算機、掃描儀、溫度計、濕度計、滅火設(shè)備、防盜設(shè)備等各方面的建設(shè)，保證檔案原件的安全性。三是要結(jié)合信息技術(shù)開展檔案的集中管理，并實現(xiàn)檔案的實體和數(shù)據(jù)共同管理。在信息化管理中需要加強軟件的完善，不僅要發(fā)揮高效的存儲、檢索和查詢優(yōu)勢，還需要做好軟件的安全建設(shè)，完善檔案管理軟件的權(quán)限設(shè)定，防止發(fā)生檔案泄露、丟失等問題[4]。比如，對于一些比較重要或者機密的檔案，只有檔案管理以及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)具有查閱權(quán)限，要查看必須要輸入密碼或者進(jìn)行指紋、人臉識別等。四是做好對軟件的安全防護，定期檢查和更新殺毒軟件，設(shè)置防火墻，防止病毒和黑客入侵導(dǎo)致資料泄露等。

3.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理人員的能力和素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有直接影響，因此提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)顯得尤為必要。首先，要把好人員的招聘關(guān)。在社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理人員招聘中，必須要保證專業(yè)的對口性，所招聘人員都需要是檔案管理相關(guān)專業(yè)本科以上畢業(yè)生，并盡可能加大研究生學(xué)歷的比例，保證檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。其次，要做好入職培訓(xùn)工作。比如本公司社會養(yǎng)老保險與工傷保險歸屬于同一個崗位，所以在培訓(xùn)工作開展中主要以這兩種保險的流程、管理方式、管理標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行強化，同時還需要輔以職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，提升保險管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德水平，保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利開展。同時，要號召社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，通過網(wǎng)絡(luò)或者社會行業(yè)培訓(xùn)等方式不斷充實自身的專業(yè)知識和能力，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新。最后，要加強對檔案管理人員現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。計算機背景下檔案信息化管理成為主要形式，要求檔案管理人員必須要具有良好的計算機操作理論基礎(chǔ)和實踐技能，為檔案現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著人們對保險意識的提升，社會養(yǎng)老保險已成為當(dāng)前企業(yè)福利待遇以及個人養(yǎng)老的重要形式。在社會養(yǎng)老保險工作中，保險業(yè)務(wù)檔案是保險業(yè)務(wù)開展各環(huán)節(jié)中重要的原始資料，包括投保人的權(quán)益以及保險公司需要履行的義務(wù)等內(nèi)容。但是由于對檔案管理工作重視度不足，管理方式和模式都比較落后，不利于社會養(yǎng)老保險工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，需要結(jié)合這些問題，加強對保險業(yè)務(wù)檔案管理制度的完善，加強軟硬件建設(shè)，完善管理人員隊伍，提升檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]龔玲.淺談城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的有效辦法[J].卷宗，2018（27）：32.

[2]蔣靜.探究在新形勢下如何加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].中國市場，2018（16）：49+54.

[3]靳美榮.新形勢下社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討[J].人力資源管理，2017（9）：326.

[4]白貴海.新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（8）：101.

作者：王炳振 單位：聊城市社會勞動保險事業(yè)處