檔案管理方面現(xiàn)代化的途徑

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摘要：隨著社會的發(fā)展進步，各行各業(yè)都要秉持著揚棄的創(chuàng)新精神展開工作，自然新形勢背景下企事業(yè)單位檔案管理工作也被賦予更高的內(nèi)涵和要求。在科學技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展浪潮下，為了使檔案管理更高效、更科學、更準確的實現(xiàn)現(xiàn)代化的創(chuàng)新工作，本文簡析當前檔案管理方面的情況，分析新形勢背景下檔案管理方面的創(chuàng)新以及現(xiàn)代化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢背景；檔案管理；現(xiàn)代化

一、引言

檔案管理工作是行政工作中重要的環(huán)節(jié)之一，是檔案館直接對實體的檔案信息進行收集分類管理并提供使用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)及工作的總稱。檔案管理工作是一項集服務(wù)性質(zhì)、政治性質(zhì)于一體的工作，它的意義在于對有用信息、歷史文件等的管理。檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占據(jù)了非常重要的位置，是社會信息系統(tǒng)的基石。因此，管理工作人員需要以專業(yè)的技能、手段和極高的職業(yè)素養(yǎng)協(xié)同相關(guān)部門的有機配合才能將工作質(zhì)量提高，以此服務(wù)于企事業(yè)單位的運營及發(fā)展。隨著檔案數(shù)量的爆炸式增長，以往的管理辦法已經(jīng)難以勝任如今的管理工作。因此，以新時代為背景，以提高工作效率對檔案管理工作現(xiàn)代化的探索變得必不可少。本文就當前檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并簡述管理工作現(xiàn)代化的有效途徑，以供相關(guān)工作人員參考。

二、檔案管理工作的意義

檔案管理是行政管理工作中非常重要的一部分，為企事業(yè)單位各項規(guī)章制度的出臺和制定提供了管理的參考依據(jù)。檔案中詳細且有序的記錄著企事業(yè)單位的各種業(yè)務(wù)往來，是進行追責、復(fù)核等溯源工作的參考和憑證，為不可修改性的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，推動了整個企事業(yè)單位的運營，并提升了業(yè)務(wù)水平。檔案管理的工作質(zhì)量反映了企事業(yè)單位的綜合水平，是一個單位健康發(fā)展的需要，也是業(yè)績與管理水平的重要尺度，可以為高層決策者提供最直觀的整體運營情況，以便在調(diào)整戰(zhàn)略和決策時有所依據(jù)。做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理的理念和方法，探索和發(fā)展新的管理手段和模式是管理人員的工作重點，對企事業(yè)單位經(jīng)營戰(zhàn)略、提高效率有著深遠的影響，也可以提升其市場競爭力。檔案管理在企事業(yè)經(jīng)營過程中主要發(fā)揮著三個作用：（1）行政方面的作用。有利于決策計劃科學化，提高工作效率；（2）項目運營。檔案是業(yè)務(wù)活動的記錄，檔案管理和運營是相互促進的關(guān)系；（3）法律方面。檔案具有特殊的法律意義，是對具體事件的原始記錄，其內(nèi)容真實可靠，能夠起到保護合法權(quán)益的作用，避免糾紛。

三、目前檔案管理工作及現(xiàn)代化過程中的不足之處

目前我國檔案管理工作一直處在邊緣，民眾對其知之甚少。雖然自改革開放以來一直在進行檔案管理制度的改革，但是目前還存在很多問題：首先是現(xiàn)行條例落后。由于我國的檔案管理制度不完善，對公眾查閱檔案的權(quán)限設(shè)置了非常嚴苛的限制條件。根據(jù)我國《中華人民共和國檔案法實施辦法》中的規(guī)定，經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化類檔案可隨時向社會開放。除上述四種類型的檔案之外，其他內(nèi)容無論是否涉密，必與核心技術(shù)、商業(yè)機密等內(nèi)容有關(guān)，只要歸入檔案，在三十年內(nèi)如果想借閱檔案需要提前申請復(fù)核，極大的增加了公眾的使用難度。檔案依據(jù)《保密法》根據(jù)檔案密級對其進行分類歸檔，一般而言不能公開涉及國家機密或者個人隱私的檔案。但是隨著社會進步，檔案歸類工作的深入，要求更細致的劃分依據(jù)。目前法規(guī)歸于國家機密所認定的范圍和等級過于籠統(tǒng)，很多情況下工作人員都拿不定主意是否能將其公開或者應(yīng)該依法加密。所以，信息公開的工作會受到影響，對其正確性和效率都會下降。其次是對管理工作認識不足。檔案工作并非簡單對某件事的記錄和總結(jié)過程，其實檔案的記錄有著明確且科學的模式和要求，在形成檔案后，對其收集、分類和管理的意識也不足。部分企業(yè)的管理人員對現(xiàn)代化管理的必要性認識不足，且缺少高層的技術(shù)、資金支持，從而無法更新設(shè)備和技術(shù)，因此檔案仍然以傳統(tǒng)的人工整理分類記錄的方式管理，導致工作效率非常低。最后就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。隨著社會的進步，檔案工作已不再局限于簡單的分類整理，而是向現(xiàn)代化邁進，由此對檔案工作人員的自身專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求，不僅要具備迅速掌握學習新知識的能力，還要保證適應(yīng)單位發(fā)展需要、跟上時代形勢。但遺留下來的企事業(yè)單位檔案管理制度較為落后，專職檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，導致工作效率不高，管理不夠規(guī)范等。

四、檔案管理工作提高職能以及現(xiàn)代化的方法建議

（一）利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享

隨著計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，信息化資源共享給人們帶來了較大的便利。通過一臺電腦網(wǎng)站的使用就可以對多個單位的人員信息進行調(diào)用，減少了在多個單位之間奔波的時間，提高了工作效率，為使用者提供了較大的工作便利。因此，在未來的服務(wù)中要完善資源共享平臺，通過簡單的信息搜索就可以為使用者提供充足的服務(wù)。

（二）利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)促進部門溝通

在企業(yè)的管理中，檔案管理部門和信息管理部門往往是獨立存在的，在信息資料的調(diào)用中就會存在人員之間的溝通問題，多個人員參與的現(xiàn)象降低了工作的效率，降低了信息的真實性?？梢岳矛F(xiàn)代化計算機管理技術(shù)對信息部門開放信息檢索的權(quán)利，而檔案管理部門在有檢索職能的同時還有建檔和綜合管理的服務(wù)，從而實現(xiàn)各部門之間的銜接。

（三）電子信息的自動上傳管理

目前在單機上形成的電子信息的收集工作已成為檔案管理部門不容疏忽的工作。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息收集有很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成。因此，檔案管理可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)站上建立電子信息文件自動上傳的工作窗口，在最佳時機將其收集，并在檔案網(wǎng)站的服務(wù)器上歸檔。

五、檔案管理制度現(xiàn)代化的策略

（一）加強檔案現(xiàn)代化管理的宣傳

在實施檔案管理現(xiàn)代化中思維理念現(xiàn)代化是前提保證，管理者應(yīng)對檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動向及時關(guān)注，對上級號召主動響應(yīng)，從而起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使單位員工具有科學、合理的檔案管理觀念，并得到社會對檔案現(xiàn)代化管理的廣泛關(guān)注。同時，企事業(yè)單位應(yīng)致力改變以往落后的工作模式及方法，加大資金投入，支持領(lǐng)先設(shè)備和技術(shù)的引進，在實踐中真正實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

在檔案管理中，除了具有先進的設(shè)備技術(shù)及領(lǐng)先的理論知識，最重要的是需要有高素質(zhì)的專門人才。他們可以對當今發(fā)展動態(tài)準確、及時把握，并可在實際工作中有效應(yīng)用儲備的理論知識，在工作中遇到困難時靈活處理，并與其他部門積極溝通協(xié)作,從而完成工作任務(wù)。因此單位要做好對檔案管理人才的培訓，在引進、培養(yǎng)人才時還應(yīng)注重分類培養(yǎng)人才，如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。

（三）實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理

企事業(yè)單位應(yīng)以標準的技術(shù)方法和理論原制進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化，促進現(xiàn)代化管理的開展，在進行管理時應(yīng)維護檔案安全及完整，嚴格遵守統(tǒng)一集中管理國家檔案原則[5]。這樣才能為檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。

六、結(jié)束語

檔案管理工作的現(xiàn)代化是企事業(yè)單位健康發(fā)展的必經(jīng)之路，有利于效率、質(zhì)量的提高，所以相關(guān)從業(yè)者今后要更多的去關(guān)注科學化、標準化的落實。

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作者：王莉 單位：山東省聊城市冠縣人民醫(yī)院