醫(yī)院檔案管理中的模式改革運(yùn)用

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摘要：現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與現(xiàn)代社會(huì)人們的日常生活和學(xué)習(xí)之間的聯(lián)系越來越緊密。在信息時(shí)代下，管理紙質(zhì)化檔案的時(shí)代已經(jīng)過去，醫(yī)院相關(guān)人員要積極運(yùn)用新型的信息化管理方式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行集中管理，更需要意識(shí)到目前醫(yī)院內(nèi)檔案管理存在的問題，針對(duì)性提出解決的措施，從而提升管理的質(zhì)量，做好醫(yī)院的后勤保障，提升診療的效率。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，并且與醫(yī)院各個(gè)部門之間都有著非常緊密地聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機(jī)結(jié)合在一起，同時(shí)持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各個(gè)科室中，對(duì)患者的病情康復(fù)、醫(yī)生診療順利實(shí)施具有十分重要的影響作用。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統(tǒng)計(jì)、記錄，不僅消耗了醫(yī)院大量的人力資源，人工效率低下、精準(zhǔn)度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發(fā)展。隨著信息化技術(shù)在生活中廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)尋找自身嶄新的發(fā)展空間，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1.制度不健全，沒有意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性經(jīng)過調(diào)查顯示，目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會(huì)為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。所以，很多醫(yī)院會(huì)忽略到對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，只是一味地一味地重視經(jīng)濟(jì)的效益，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性。

2.管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不明確隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導(dǎo)致當(dāng)管理的工作相對(duì)較為落后，管理的質(zhì)量和效率低下，不具備較強(qiáng)的規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不是十分的明確，導(dǎo)致檔案隨意丟棄，需要的時(shí)候不能夠在第一時(shí)間內(nèi)找到，從而嚴(yán)重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。

二、當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)問題的原因

1.管理制度落后由于醫(yī)院工作復(fù)雜多樣，檔案管理人員在協(xié)調(diào)配置檔案的過程中出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤是無(wú)可厚非的，但是這種情況一旦未能及時(shí)有效處理則會(huì)誘發(fā)“蝴蝶效應(yīng)”的消極影響，嚴(yán)重威脅患者的利益，產(chǎn)生醫(yī)療糾紛和醫(yī)患矛盾。檔案管理人員由于各種原因，在檔案登記、納入的過程中審核不當(dāng)，導(dǎo)致檔案庫(kù)存與輸出中存在誤差，造成賬目不符情況，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益也存在不良影響。

2.檔案信息復(fù)雜醫(yī)院所用檔案種類多樣、信息復(fù)雜，導(dǎo)致電腦錄入時(shí)存在誤差和更新不及時(shí)現(xiàn)象。并且一部分檔案包裝計(jì)量較大，患者使用需要拆零，檔案在藥房中散落現(xiàn)象也造成檔案調(diào)配不當(dāng)。一部分檔案的保存方式特殊，散落之后未經(jīng)過特殊管理，自身的效能也會(huì)出現(xiàn)變化。與此同時(shí)，檔案管理中還存在擺放不當(dāng)現(xiàn)象，一部分檔案在藥房中有獨(dú)立貨架，而在長(zhǎng)時(shí)間工作中，貨架上放置的檔案種類混亂，擺放檔案被分散開來，盤點(diǎn)時(shí)就會(huì)被工作人員忽略。

3.檔案管理人員能力有限檔案管理人員日常工作較為繁重復(fù)雜，常規(guī)的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力有限，即便是一部分藥房已經(jīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，但是工作人員的應(yīng)用效果并不是十分理想。與此同時(shí)，借助人工盤點(diǎn)和管理的藥房系統(tǒng)，經(jīng)常出現(xiàn)漏記、失誤等方面的問題，且后續(xù)的查驗(yàn)工作缺失，一部分檔案出現(xiàn)的問題要經(jīng)過數(shù)月之后才能夠發(fā)現(xiàn)，在此期間產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失是不可逆的。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策

我國(guó)檔案管理在一定時(shí)期內(nèi)得到了充分的發(fā)展，自身的管理機(jī)制和管理流程建設(shè)也具有科學(xué)性，但是與國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對(duì)于醫(yī)藥行業(yè)的整體發(fā)展具有阻礙作用。在本節(jié)的論述中根據(jù)問題的產(chǎn)生和表現(xiàn)提出具有一定先進(jìn)性的整合措施，進(jìn)而能夠有效促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量和水平提升。

1.健全檔案信息化管理系統(tǒng)醫(yī)院是全天24小時(shí)運(yùn)營(yíng)的一個(gè)特殊場(chǎng)所，并且不會(huì)因?yàn)楣?jié)假日而放假休息，因此，在如此高強(qiáng)度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會(huì)越積越多，如果不能及時(shí)地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類，會(huì)使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對(duì)如此繁冗復(fù)雜的檔案信息，不僅增加了相關(guān)工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。因此，醫(yī)院要及時(shí)建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內(nèi)對(duì)檔案信息有需求的人員去實(shí)時(shí)共享醫(yī)院的部分檔案信息，因?yàn)獒t(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開。與此同時(shí)，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢(shì)就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和互動(dòng)，促進(jìn)醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展，電子檔案中患者信息讀取內(nèi)容（見表1）。

2.加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)一方面信息化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體的，計(jì)算機(jī)擁有一定的使用壽命，醫(yī)院要有專門的制度，定期對(duì)醫(yī)院內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，并且醫(yī)院人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免醫(yī)院人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運(yùn)行。根據(jù)現(xiàn)狀，醫(yī)院人員不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類的電子類產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求醫(yī)院在計(jì)算機(jī)的使用上做一些具體規(guī)定，如規(guī)定計(jì)算機(jī)的使用時(shí)限，超過規(guī)定時(shí)限要及時(shí)更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性；另一方面管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，醫(yī)院要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷提升。與此同時(shí)，軟件系統(tǒng)在更新的時(shí)候可能會(huì)和醫(yī)院之前使用的系統(tǒng)有很大差別，醫(yī)院在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。

3.培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才現(xiàn)如今，我國(guó)醫(yī)院對(duì)信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學(xué)習(xí)豐富的信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時(shí)，醫(yī)院管理層要不斷增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，醫(yī)院的基層檔案管理人員也要樹立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵(lì)模式都是一時(shí)的，只有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的目標(biāo)。首先，一個(gè)檔案管理方面的人才是有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，必須具備豐富的相關(guān)信息化知識(shí)；其次，是能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合；最后，是要實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，各個(gè)部門對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和醫(yī)院其它部門的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解醫(yī)院各個(gè)部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見。

4.利用信息管理系統(tǒng)在醫(yī)院住院部藥房盤點(diǎn)管理工作中需要引進(jìn)高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)協(xié)助管理，將藥房、門診、住院部之間形成互通信息的有機(jī)整體。與此同時(shí)，在征求相關(guān)部門同意和配合之后，可建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，編寫檔案出入分析程序，每一種、每一劑檔案流出都需要在整體系統(tǒng)中錄入，保證檔案進(jìn)出的精準(zhǔn)性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行盤點(diǎn)能夠減少人工盤點(diǎn)的失誤和漏洞，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。由此可見，信息技術(shù)管理需要借助先進(jìn)的管理設(shè)備和管理形式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理機(jī)制中的局限和漏洞，能夠保證醫(yī)院的管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院管理工作水平提升的同時(shí)，建立更為穩(wěn)定和諧的醫(yī)患關(guān)系。應(yīng)當(dāng)全面分析醫(yī)院檔案的管理形式，挖掘其中存在的問題和隱患，制定相應(yīng)的管理制度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照既定規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理與盤點(diǎn)，保證檔案輸出的詳細(xì)信息，發(fā)放的準(zhǔn)確性。將醫(yī)院劃分成若干區(qū)域，每一位檔案管理人員負(fù)責(zé)不同區(qū)域的工作，將檔案發(fā)放、日常管理、盤點(diǎn)工作落實(shí)在每一個(gè)人身上，引導(dǎo)工作人員明確自身責(zé)任。對(duì)于醫(yī)院相關(guān)科室的情況及時(shí)總結(jié)上報(bào)，辦理詳細(xì)的檔案出入證明，減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象?；颊咴\療結(jié)束之后，需要接受用藥、手術(shù)等不同的治療模式。通常情況下，醫(yī)生都會(huì)針對(duì)患者的情況加以叮囑，保障患者預(yù)后階段穩(wěn)定性。但是一部分患者對(duì)醫(yī)囑并未完全理解，在自我調(diào)節(jié)和自我管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題，造成病情反復(fù)和延誤。利用電子化護(hù)理管理，建立醫(yī)生、護(hù)士、患者的“康復(fù)小組”，階段性對(duì)患者進(jìn)行電話回訪，詢問患者的康復(fù)進(jìn)程。也可以建立微信康復(fù)群，患者在生活中的相關(guān)事宜能夠直接與醫(yī)護(hù)人員聯(lián)系，避免自我管理的弊端。

5.嚴(yán)格編排檔案擺放碼檔案的多樣性是影響盤點(diǎn)準(zhǔn)確性的重要因素，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的盤點(diǎn)工作表，將檔案擺放窗口作為基礎(chǔ)，設(shè)定每一個(gè)貨架的編碼與檔案編碼，保證貨架與檔案之間編碼配置正確，并且設(shè)定專項(xiàng)人員負(fù)責(zé)檔案編碼工作，及時(shí)增減藥房中的檔案種類，負(fù)責(zé)信息維護(hù)和調(diào)整工作。在進(jìn)行檔案盤點(diǎn)的過程中，檔案管理人員需要在自身負(fù)責(zé)的貨架上整理獲得數(shù)據(jù)，打印盤點(diǎn)的項(xiàng)目表，按照順序依次錄入，能夠有效防止盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)漏算、漏記現(xiàn)象。與此同時(shí)，為了提升盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性，保證盤點(diǎn)工作能夠高效完成，在得到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息提示之后再進(jìn)行檔案擺放，能夠規(guī)避全人工擺放的偏差和問題。建立患者基本資料檔案。患者入院接受診療的同時(shí)建立患者信息檔案，其中主要內(nèi)容有患者疾病史、過敏史、年齡、性別、就診原因、診療需求、是否有醫(yī)療保險(xiǎn)等。醫(yī)生能夠根據(jù)患者當(dāng)下的基本情況進(jìn)行診療，避免就診中長(zhǎng)時(shí)間詢問患者基本情況，消耗大量診療時(shí)間。建立患者檢查項(xiàng)目檔案。患者在確診之前需要進(jìn)行多樣化的醫(yī)學(xué)檢查，在搜集多樣化的檢驗(yàn)信息之后醫(yī)生方可確診。電子檔案的構(gòu)建能夠避免患者“樓上樓下跑結(jié)果”，醫(yī)生“左等右等不見人”的尷尬境地，醫(yī)生能夠在患者就診系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查詢到患者的檢驗(yàn)結(jié)果，患者持有就診卡也能夠隨時(shí)查看檢驗(yàn)報(bào)告。建立患者信息保障系統(tǒng)。電子化病例均存留在醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)中，患者的個(gè)人信息面臨著互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加控制病例提取的準(zhǔn)入、準(zhǔn)出原則，患者使用身份證掃描、醫(yī)生使用證件掃描方可提取病例，保證患者的個(gè)人信息安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，眾多醫(yī)院在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依托下進(jìn)行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術(shù)為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進(jìn)行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進(jìn)了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)管理是當(dāng)下全新的管理形式與管理理念，強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐相結(jié)合，基于實(shí)際情況進(jìn)行工作劃分，保證每一個(gè)管理細(xì)節(jié)有序開展。隨著現(xiàn)代化管理形式與理念的推進(jìn)，醫(yī)院藥房盤點(diǎn)工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，追求人性化、高效化的管理機(jī)制，為患者提供切實(shí)有效的服務(wù)，提升醫(yī)院的診療、護(hù)理滿意度。

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作者：李欣 單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院