醫(yī)院庫存管理體系設(shè)計(jì)

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一、藥品庫存管理存在問題及成因

1.存在的問題

（1）藥品庫存管理方式落后，效率低下

庫存管理完全依靠手工操作，對(duì)于藥品品種繁多，藥品名稱生僻的藥房管理來講無疑增加了管理人員的工作量，造成了一次大批量藥品到達(dá)入庫需要3天左右時(shí)間才能完成的窘迫局面，而且手工操作常因疲勞而導(dǎo)致出錯(cuò)。

（2）醫(yī)院各環(huán)節(jié)溝通不暢造成庫存管理混亂，患者滿意度降低

由于庫管部門不能及時(shí)掌握每種藥品的銷量，常常出現(xiàn)有的藥品積壓；而有的藥品庫存不足，造成緊急要貨，卻遲遲不到的狀況，這都是各部門沒有及時(shí)溝通造成的信息滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致患者不能及時(shí)拿到藥品得到救治的，引起不滿。

（3）庫存損耗過大，造成成本偏高

藥品種類繁多，庫存量大，單靠管理人員的記憶及定期的檢查，來在數(shù)以萬計(jì)的藥品種類中準(zhǔn)確的說出哪種將要到期，是不科學(xué)，也是不可靠的，而這無疑造成了大量的過期藥品，使得藥品成本增加。

2.造成藥庫管理問題的原因

（1）信息技術(shù)落后，沒有科學(xué)的管理方法

我國多數(shù)縣級(jí)以下醫(yī)院信息技術(shù)相對(duì)落后，網(wǎng)絡(luò)支持力度差，庫存控制策略往往會(huì)流于簡單化，低效化，更無法滿足實(shí)時(shí)溝通，信息共享的要求。由于信息技術(shù)滯后，在降低存貨控制成本上無法全面發(fā)揮作用。

（2）資金短缺，人員素質(zhì)相對(duì)較低

我國目前的縣級(jí)以下醫(yī)院沒有自籌資金進(jìn)行信息化改革的能力，只能靠國家財(cái)政撥款，政策支持完成信息化的建設(shè)。醫(yī)院中的藥品庫存控制管理人員對(duì)現(xiàn)代化的存貨控制思想和方法缺乏必要的認(rèn)識(shí)；同時(shí)，與操作信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求有一定的差距，很難滿足先進(jìn)的庫存控制的需要。

（3）管理不善，核算不實(shí)

藥品庫存種類繁多，數(shù)量龐大，手工管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂的局面。存貨已經(jīng)升溢，由于沒有及時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)和賬務(wù)處理，因而導(dǎo)致實(shí)際發(fā)出的數(shù)量超過驗(yàn)收入庫的數(shù)量，由于出大于進(jìn)，從而使得賬面存貨結(jié)存的數(shù)量和金額都是赤字；不按照領(lǐng)料單發(fā)貨，造成人為多領(lǐng)用或多發(fā)出存貨；存貨發(fā)出業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)記錄不正確等。

二、藥品庫存管理系統(tǒng)的需求分析

1.業(yè)務(wù)流程分析

庫管定期盤點(diǎn)藥品庫存，根據(jù)安全庫存將需要購進(jìn)的藥品的種類和數(shù)量匯報(bào)給藥劑科主任，由其制定采購計(jì)劃，經(jīng)院長批準(zhǔn)，向藥品供應(yīng)商提出供貨請(qǐng)求，同時(shí)將購藥款額報(bào)給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門審核；供應(yīng)商將藥品運(yùn)至?xí)r，經(jīng)庫管人員檢查藥品質(zhì)量與數(shù)量是否與要求相符，如相符則進(jìn)行入庫處理，若不符則跟供貨商協(xié)商處理；入庫后，由財(cái)務(wù)部門將應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)給供應(yīng)商，入庫藥品則由藥房根據(jù)需要量提藥。

2.藥品庫存管理系統(tǒng)的功能需求

根據(jù)庫存業(yè)務(wù)流程圖，我們可以看到整個(gè)的藥品庫存管理主要需要實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)功能：

（1）基本信息管理

①藥庫基本信息管理：此功能支持藥庫自然信息的管理，例如藥庫有幾個(gè)分區(qū)可以存儲(chǔ)藥品，不同藥品的劑型、生產(chǎn)商，所需部門、最低庫存，存貨量等信息。根據(jù)這些信息的查詢，就能夠方便地找到藥品存放位置，易于查找。②貨架位置信息管理。③藥品位置信息管理。④供應(yīng)商信息管理。

（2）入庫管理

該功能實(shí)現(xiàn)藥品入庫記錄的登記，即將藥品入庫時(shí)的基本信息輸入到系統(tǒng)中，方便日后入庫藥品的查詢及生成報(bào)表，也便于藥庫管理人員及時(shí)掌握在庫藥品的信息。故包括以下功能：①新到藥品的質(zhì)量檢驗(yàn)②給入庫的藥品安排貨架，更新基本信息庫和庫存管理文件，這些信息應(yīng)包括入庫單據(jù)信息、貨物本身的信息、入庫數(shù)量、和入庫時(shí)問信息、申請(qǐng)入庫的人員的信息、執(zhí)行入庫操作的庫管信息和貨物存放倉庫的信息信息等。③能夠輸入新藥的基本信息，更新基本信息庫和庫存管理文件。

（3）出庫管理

出庫管理功能主要是實(shí)現(xiàn)登記出庫貨物信息的功能。出庫管理功能依據(jù)入庫管理功能產(chǎn)生的入庫記錄產(chǎn)生貨物的出庫記錄，將出庫記錄存入系統(tǒng)，為以后的出庫記錄查詢以及掌握倉庫貨物存儲(chǔ)情況作基礎(chǔ)。①藥品出庫時(shí)，能夠確定是否缺貨。②根據(jù)庫存所剩數(shù)量，系統(tǒng)能提供預(yù)警功能，在一定條件下進(jìn)行預(yù)警。支持庫存控制、庫存缺貨和庫存超儲(chǔ)報(bào)警。③修改庫存記錄文件。當(dāng)藥品出庫時(shí)，需要更新系統(tǒng)中出庫申請(qǐng)單信息、出庫數(shù)量、出庫時(shí)間信息和在庫數(shù)量等。④打印出庫單，并存檔。

（4）統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理

統(tǒng)計(jì)報(bào)表是庫存管理中必備的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，根據(jù)需要向主管部門提交報(bào)告、報(bào)表。以及在盤點(diǎn)中出現(xiàn)破損，需要生成報(bào)告審批，并修改庫存。主要涉及到的報(bào)表有：①庫存日常報(bào)表②藥品收發(fā)存報(bào)表③月盤存報(bào)表④其他各類月報(bào)表

（5）采購管理

當(dāng)藥品庫存數(shù)量達(dá)到最低限時(shí)，將進(jìn)入藥品采購程序。主要實(shí)現(xiàn)功能：①支持多種采購方式。②在處理采購業(yè)務(wù)中進(jìn)行自動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬，保證采購業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一致性。③記錄采購業(yè)務(wù)的所有單據(jù)，對(duì)操作產(chǎn)生日志記錄保證責(zé)任追蹤，并對(duì)不需要在線的單據(jù)整理歸檔，對(duì)各種單據(jù)進(jìn)行分類、匯總、查詢，并以標(biāo)準(zhǔn)格式打印。④支持貨物尚未收到先辦理發(fā)票上帳并預(yù)付貨款的情況。

（6）賬表查詢

查詢業(yè)務(wù)是庫存管理中最常用的功能，能對(duì)庫存藥品的情況及時(shí)迅速地進(jìn)行查詢。該功能的操作是依據(jù)用戶在系統(tǒng)客戶端輸入的查詢條件對(duì)出、入庫記錄等信息進(jìn)行查詢并顯示查詢結(jié)果，還支持在線打印相應(yīng)查詢結(jié)果，供用戶參考使用，以便及時(shí)準(zhǔn)確地掌握藥品的出、入庫情況。支持的查詢信息包括：①入庫查詢：支持按日期、藥品名稱、藥品編號(hào)等條件查詢。②出庫查詢：支持按日期、藥品名稱、藥品編號(hào)和使用部門等條件查詢。③庫存查詢：支持按入庫日期、藥品名稱、藥品編號(hào)、藥品有效期等條件查詢。④庫存盤點(diǎn)查詢：支持按盤點(diǎn)日期、藥品名稱、藥品編號(hào)等條件查詢。

三、藥品庫存管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)選擇

本文采用B/S三層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，比起傳統(tǒng)的兩層架構(gòu)有很大的優(yōu)勢。

（1）無需安裝客戶端傳統(tǒng)的C/S模式在應(yīng)用時(shí)需要為不同的客戶安裝不同的客戶端應(yīng)用程序，而B/S模式在應(yīng)用時(shí)只要客戶端電腦上裝有通用的瀏覽器軟件即可使用。

（2）系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)更簡易系統(tǒng)的開發(fā)者只需在Web服務(wù)器上實(shí)現(xiàn)所有的功能，再為各個(gè)組的用戶設(shè)置不同的功能權(quán)限就可以了。當(dāng)系統(tǒng)版本需要升級(jí)時(shí)，只需要修改Web服務(wù)器上的服務(wù)處理程序即可，而不用做每個(gè)客戶端應(yīng)用程序的升級(jí)工作。

（3）簡化用戶的操作C/S模式下，由于每個(gè)客戶應(yīng)用程序有特定的使用規(guī)程，需要對(duì)用戶進(jìn)行專門的培訓(xùn)。而在B/S模式下，瀏覽器軟件作為客戶端，幾乎每個(gè)用戶都可以使用自如，無須培訓(xùn)。

（4）網(wǎng)上信息和交互更便利現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于網(wǎng)上信息和交互功能的實(shí)現(xiàn)是歡迎的，它可以將企業(yè)、客戶、供應(yīng)商所有供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中的的內(nèi)外部資源全部控制在企業(yè)管理范圍之內(nèi)。

（5）系統(tǒng)安全性高系統(tǒng)安全性得以提高，它可以對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)功能組件進(jìn)行授權(quán)，限制了非法訪問。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

用戶的需求具體體現(xiàn)在各種信息的提供、保存、更新和查詢上，這就要求數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)能充分滿足各種信息的輸出和輸入。需求分析階段主要是收集基本數(shù)據(jù)，確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)處理的流程，組成一份詳盡的數(shù)據(jù)字典，以便為后面的概念設(shè)計(jì)和邏輯設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。

（1）藥庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程

①庫管人員對(duì)入庫藥品的信息，包括藥品名稱、藥品種類、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行登記，記入庫存信息表。②對(duì)庫中原有藥品又有數(shù)量入庫的，需更改信息庫中該藥品的數(shù)量。③對(duì)每月盤點(diǎn)的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)情況記入庫存信息表，對(duì)需要記損耗的藥品數(shù)量在表中減少，對(duì)需要進(jìn)貨的藥品及時(shí)計(jì)劃采購。④藥品出庫時(shí)，更改庫存信息表中對(duì)應(yīng)藥品的數(shù)量。

（2）藥品庫存管理系統(tǒng)的日常工作內(nèi)容

①入庫信息的登記、修改和查詢。②出庫信息的登記、修改和查詢。③在庫藥品信息的登記、修改和查詢。④采購訂單信息的登記、修改和查詢。⑤盤點(diǎn)信息的登記、修改和查詢。⑥庫存成本核算、記錄、修改和查詢。

（3）確定系統(tǒng)的功能邊界

①基本信息的錄入、修改、查詢和打印。②入庫信息的錄入、修改、查詢和打印。③出庫信息的錄入、修改、查詢和打印。④采購信息的錄入、修改、查詢和打印。⑤盤點(diǎn)信息的錄入、修改、查詢和打印。⑥帳表信息的錄入、修改、查詢和打印。本文對(duì)醫(yī)院藥品庫存管理系統(tǒng)的建設(shè)方面做了大量的調(diào)研，并針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的藥品庫存管理中存在的問題提出了具體解決方案，在此方案的基礎(chǔ)上為了增加操作的便捷及準(zhǔn)確性提出引入條碼識(shí)別技術(shù)，條形碼設(shè)備主要用于藥品的出入庫管理中，用條形碼輸入代替手工輸入，不過這種方式需要先建立藥品信息庫，在藥品出入庫時(shí)，通過掃描相應(yīng)藥品的條形碼的方式將對(duì)應(yīng)的藥品基本信息輸入到系統(tǒng)中，這種方法更加方便、準(zhǔn)確。