探討企業(yè)固定資產管理使用的革新路徑

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據筆者調查了解，當前，為適應市場經濟發(fā)展的需要，許多企業(yè)進行改制與重組。企業(yè)的改制與重組使得固定資產也面臨重新組合。在固定資產重新整合中暴露了很多問題，有些甚至給企業(yè)發(fā)展帶來負面影響。固定資產流失的問題主要有兩方面:一是企業(yè)在改制過程中實施的措施不得當、方法不規(guī)范。有些企業(yè)的財務審計不嚴格、不細致，對固定資產評價不真實，虛構虛增成本;還有的企業(yè)本位主義嚴重，趁改制重組之際轉移固定資產，損害債權人和職工的合法權益，使債務懸空;更有一些領導與管理人員趁改制重組之際違法亂紀，內外勾結，隱匿轉移、私吞固定資產，造成固定資產嚴重流失。二是改制重組方式單一。盡管一些企業(yè)改制重組的積極性很高，但由于采用了限時間、下指標、趕進度的方法，人為地制造出一個供過于求的固定資產買方市場，造成固定資產貶值的后果。

我國企業(yè)生產經營管理環(huán)節(jié)比較煩瑣，管理鏈條長，這就給固定資產管理帶來以下困難。一是信息共享程度低。固定資產與使用年限、使用單位、完好程度、使用狀況等信息傳遞不及時。有的固定資產在賬面上雖然存在，但實物已報損，這樣就形成了固定資產只增不減、賬物脫節(jié)的現象。二是對固定資產管理職責不明確。企業(yè)生產部門、財務管理部門在管理環(huán)節(jié)上各自為陣，沒有實現賬面管理與實物管理有效銜接，致使賬面管理與實物管理嚴重脫節(jié)。三是固定資產管理制度不健全，沒有制定固定資產定期清查制度。由于固定資產種類多、構成復雜，使用部門與財務部門對固定資產分類不一致，所以，賬、物、卡核對時非常困難。這樣使得固定資產的管理和控制工作弱化，會給企業(yè)帶來潛在損失。

由于固定資產使用周期長，它的價值不是即刻可以體現的，只有在企業(yè)生產經營活動中逐漸地轉移到產品成本中，通過產品的銷售才能體現出它的價值。所以，只有合理科學地使用固定資產，延長它的有效使用期，才能提高固定資產的使用效率，使它的價值實現最大化。但筆者感到，目前有相當一部分企業(yè)領導沒有清楚地認識到這一點。雖然固定資產安裝時精度有允許誤差，但很多單位在安裝時沒有精益求精，超過了允許誤差。而且使用環(huán)境也沒有達到規(guī)定標準，再加上日常保養(yǎng)不到位，使用人員不按說明書進行操作，讓固定資產“疲勞運行、超期服役”。甚至有的企業(yè)為了提高生產效率，盲目提高固定資產的使用頻率，“小馬拉大車”或“大馬拉小車”。這種狀況縮短了固定資產的有效使用期，降低了使用效率，同時也降低了固定資產的有效貢獻率和企業(yè)的經濟效益。

怎樣創(chuàng)新對固定資產的管理和使用?這是擺在企業(yè)領導、生產部門、財務部門、管理人員、使用人員面前一道研究課題。

(一)充分利用ERP系統(tǒng)，使固定資產管理更先進、更科學

ERP系統(tǒng)是基于先進企業(yè)管理理念上高度集成化的信息系統(tǒng)。它是以財務管理為中心，物質和設備管理為支撐，以銷售實現利潤、各模塊無縫集成的固定資產綜合管理信息平臺。ERP系統(tǒng)在物資管理、計劃管理、供貨商、合同、采購、發(fā)票檢驗、驗收入庫、庫存管理、出庫等全程的業(yè)務管理中可發(fā)揮重要作用。采用ERP系統(tǒng)進行固定資產管理的先進性、科學性有以下的優(yōu)勢。1.規(guī)范了固定資產管理業(yè)務流程。ERP物資管理流程的設計在不違背固定資產的管理上進行流程重新構造。管理人員可以結合企業(yè)內部控制管理的要求進行實際操作，可以實現固定資產管理流程規(guī)范化。2.規(guī)范了對固定資產編碼的使用。使用ERP系統(tǒng)對固定資產進行編碼，可以改變原來手工編碼或小范圍信息系統(tǒng)應用中對固定資產編碼導致一物多碼、一物多個計量單位的狀況。3.可以提高管理實效，實現對財務管理的事前控制。在ERP操作系統(tǒng)中對固定資產進行管理時，只要涉及到物質需求計劃的提報，財務就能參與對資產需求計劃的審核。如固定資產采購過程中出現費用超過計劃時，ERP系統(tǒng)就會自動提示。4.能實現對固定資產與財務同步管理。只要發(fā)生庫存資產的移動，ERP系統(tǒng)就會同步生成財務憑證。這種方式既可以減少物資部門與財務對賬中出現的問題，又減輕了管理人員的核算工作量，同時還可以為企業(yè)決策人提供真實的參考信息。5.可以解決零庫存管理問題。為了節(jié)約固定資產存放空間，目前很多企業(yè)的固定資產管理部門都在采用電子超市零庫存管理模式。使用ERP系統(tǒng)就可以解決這個問題。在ERP操作系統(tǒng)中，都是以供應商寄售物質的形式進行管理。使用了ERP系統(tǒng)可以減少庫存固定資產的積壓，有利于企業(yè)資金周轉。6.可以真實地反映固定資產庫存材料成本。采購了固定資產以后，會產生運輸費用、材料檢測費用，這些都需要開具發(fā)票。ERP系統(tǒng)可以將不同票單的金額按采購合同的入庫數量，由財務作“事后共計”，系統(tǒng)會自動將發(fā)生的各項費用追加到庫存材料成本上。綜上所述，使用ERP系統(tǒng)對固定資產進行科學管理，可以解決固定資產流失現象嚴重、賬面與實務脫節(jié)現象，還可以及時糾正對固定資產的核算、采購、驗收、使用保管、維修、調撥、處置、清查等流程出現的誤差。

(二)建立和完善企業(yè)內部固定資產管理與使用考核制度

筆者經常參與本單位對固定資產管理與使用的考核工作，并與生產部門、財務部門共同檢查單位的固定資產管理與使用情況。在多次的檢查中，筆者積累了一些教訓和經驗，認為應從以下幾個方面來創(chuàng)新對固定資產的管理和使用。1.建立固定資產購買評審制度。這個制度的主要作用是，可以通過對固定資產的經濟效果、投資金額、可行性進行預測，決定是否購買。2.建立固定資產購買審批制度。這個制度建立的目的是對固定資產的審批程序及報送資料等做出規(guī)定。3.建立固定資產采購與建設管理制度。采購制度主要是對固定資產采購供貨方的選擇、價格、性能、發(fā)標、招標、簽訂合同、貨款支付方式、驗收入庫等做出明確規(guī)定。建設管理制度主要是對固定資產新建所涉及的建設資金籌集、交付使用、產權辦理等做出明確的管理規(guī)定。4.建立固定資產維修、維護、使用管理制度。這個制度主要是針對固定資產的保用期、維修期、保養(yǎng)維修程序、保養(yǎng)維修前后性能等做出明確的管理規(guī)定。5.建立固定資產財務核算管理制度。這個制度主要是針對固定資產增加、減少的核算，固定資產的維修核算，固定資產的折舊核算，固定資產的盤盈盤虧核算，固定資產的清理和清查核算而做出的明確管理規(guī)定。6.建立固定資產使用人責任考核制度。這個制度的建立可以明確規(guī)定使用人員的責任，在制度中還可以設計有關考核指標，按時考核、獎懲分明，并與使用人員的經濟利益掛鉤。以上一系列制度的建立可以加強對固定資產管理使用的控制與約束，增加固定資產的使用期，為企業(yè)創(chuàng)造更大經濟效益。

(三)強化對固定資產使用、維護環(huán)節(jié)的控制

企業(yè)應專門設置固定資產使用管理機構，以強化固定資產的維修、使用與保養(yǎng)。應從以下三個方面做起:第一是科學的使用控制。我們建議信息化技術水平較高的單位，可選用合適的固定資產管理系統(tǒng)如ERP系統(tǒng)。用計算機來管理固定資產，可以查錯防漏、及時對系統(tǒng)中的數據進行清查，及時調整相關固定資產的凈殘值。還可以對固定資產的名稱、規(guī)格、型號、性能、質量、估計費用進行儲存，需要清理和查詢時，可以隨時調出。這樣可以減少財務管理人員的勞動強度，提高工作效率。第二是合理的維護控制。企業(yè)領導層應責成財務管理部門、生產部門、銷售部門聯合成立一個固定資產維修保養(yǎng)機構，加強對固定資產的維修、維護與保養(yǎng)。這個機構的主要職責是:每年度制定出各類固定資產的維修、維護及保養(yǎng)計劃和實施計劃及采取的措施;固定資產在使用中出現問題后及時進行修理;監(jiān)督并檢查使用部門使用固定資產時的情況;對使用和維修、保養(yǎng)結果進行定期檢查，并做好檢查記錄。第三是精細的清查控制。筆者認為，企業(yè)財務管理部門、生產使用部門、固定資產使用管理機構對固定資產每年要進行兩次以上的清查。在清查中要認真填寫“固定資產盤點明細表”，在詳細清查固定資產的實有數后，與賬面上的數字進行核對，做到賬物一致，并詳細填寫“固定資產盤盈盤虧報告表”。對不明原因丟失的固定資產要查原因、找責任，直到水落石出。固定資產管理部門每進行一次清查后，都要及時對賬面與卡片上的內容進行更新，以保證賬、卡、物的一致性。（本文作者：高曉玲 單位：山西省公安消防總隊）