高職院校教學(xué)秘書工作改進策略淺議

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摘要:高職院校教學(xué)秘書是連接教務(wù)管理部門與院(系)的橋梁和紐帶，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著重要的作用。在新時期，高質(zhì)量開展教學(xué)秘書工作顯得越來越重要。針對教學(xué)秘書隊伍不穩(wěn)定、缺乏專業(yè)性及其工作不符合新形勢發(fā)展需求等問題及原因，高職院校應(yīng)加強思想道德教育、重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)、解決教學(xué)秘書的后顧之憂，教學(xué)秘書要不斷提升和完善自我，提高工作質(zhì)量，助力高職院校教學(xué)管理工作高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞:高職院校;教學(xué)秘書;高質(zhì)量開展;現(xiàn)狀;改進措施

2019年3月5日，李克強總理在《政府工作報告》中提出“今年高職院校大規(guī)模擴招100萬人”后，國務(wù)院統(tǒng)一部署，中央和地方相關(guān)部門兩級聯(lián)動，擴大社會招生規(guī)模，高職生源更加多元，學(xué)生發(fā)展需求更加多樣。2019年12月25日，教育部辦公廳印發(fā)《關(guān)于做好擴招后高職教育教學(xué)管理工作的指導(dǎo)意見》，指出要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針;要求全國各地高職院校主動適應(yīng)高職擴招新要求，全面改進人才培養(yǎng)流程，做好擴招后的教育教學(xué)管理工作;針對生源擴招，堅持標(biāo)準(zhǔn)不降低。這對教育教學(xué)管理工作提出了新挑戰(zhàn)、新要求。高素質(zhì)、高能力的教學(xué)秘書隊伍成為教學(xué)管理的關(guān)鍵要素，在學(xué)校的教學(xué)和管理工作中發(fā)揮著不可或缺的作用。

一、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

教學(xué)秘書是院(系)領(lǐng)導(dǎo)的教務(wù)工作助理，其主要任務(wù)是協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作。

(一)開學(xué)前和學(xué)期末的教學(xué)準(zhǔn)備工作

開學(xué)前，對接安排新學(xué)期工作，為每位教師發(fā)送新學(xué)期校歷;與教材管理部門聯(lián)系，幫助教師領(lǐng)取新學(xué)期教材;向任課教師提供學(xué)生花名冊、教學(xué)日志、教學(xué)任務(wù)書、課程表等教學(xué)資料。學(xué)期末，總結(jié)本學(xué)期各項工作，收集整理包括學(xué)生考試試卷、教師教學(xué)資料包等在內(nèi)的教學(xué)資料，安排下一學(xué)期的課務(wù)、教材征訂等工作。

(二)教學(xué)活動的協(xié)調(diào)與管理

負責(zé)將教務(wù)處批準(zhǔn)的課程臨時變動(調(diào)課、停課)情況及時通知相關(guān)教師和班級，并做好記錄;熟悉本院(系)各專業(yè)教學(xué)計劃和教師任課情況，協(xié)助質(zhì)量監(jiān)督與評估處開展課堂教學(xué)質(zhì)量評估工作;負責(zé)院(系)與教務(wù)處之間的聯(lián)絡(luò)工作，做好與教務(wù)處的有關(guān)協(xié)調(diào)工作。

(三)考試的協(xié)調(diào)和成績管理

嚴(yán)格檢查授課教師交付印制的試題:看是否有A、B卷，是否經(jīng)過教研室主任的審核，是否附有參考答案等。將教務(wù)處批準(zhǔn)的課程考試日程和考場安排通知有關(guān)班級，向各教研室主任收取本院(系)學(xué)生考試、考核成績原始報表及試卷。對于不符合成績登錄規(guī)定的報表和未注明原因的空白成績項，要求教研室主任更正或補填。在開學(xué)兩周內(nèi)，將學(xué)生補考及重修名單發(fā)至各班級，并與教務(wù)處協(xié)調(diào)安排課程補考時間;在系統(tǒng)中錄入學(xué)生補考成績;打印畢業(yè)班學(xué)生成績單，并交給輔導(dǎo)員。協(xié)助教務(wù)處做好教育部及省教育廳組織的各類統(tǒng)考統(tǒng)測工作，如英語應(yīng)用能力考試的收費、報考、監(jiān)考人員安排、考場布置、證書發(fā)放等工作。

二、教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

(一)教學(xué)秘書隊伍不穩(wěn)定

在高職院校，教學(xué)管理隊伍的穩(wěn)定情況與教學(xué)管理工作能否有序開展緊密相關(guān)。教學(xué)事務(wù)管理內(nèi)容繁雜，工作量大，且時效性較強，而目前大部分高職院校的二級院(系)只配備1名專職教學(xué)秘書。長期處理繁雜事務(wù)，處于忙碌緊張的狀態(tài)，無疑會增加教學(xué)秘書的壓力，使其產(chǎn)生厭倦情緒，加上崗位晉升空間有限，待遇較低，考核機制不合理，導(dǎo)致高職院校的教學(xué)秘書隊伍很不穩(wěn)定，崗位流失率很高。有的院(系)教學(xué)秘書崗位甚至一度空缺，院(系)領(lǐng)導(dǎo)為了保證工作的順利開展，只能安排教師兼職教學(xué)秘書甚至安排學(xué)生完成相關(guān)工作，影響了教學(xué)管理工作的有序開展。

(二)教學(xué)秘書缺乏專業(yè)性

高職院校中的大部分教學(xué)秘書不是專業(yè)出身，專業(yè)性相對較差。教學(xué)秘書日常工作繁雜且量較大，難以靜下心來開展科學(xué)研究，而現(xiàn)實中科研成果是職稱晉升的必要條件，這使得教學(xué)秘書的職稱晉升更加困難，無疑會影響他們自我提升的積極性，進而制約他們能力和素質(zhì)的全面提升。

(三)教學(xué)秘書工作不符合新形勢發(fā)展的需求

在我國高等教育從精英教育向大眾化教育轉(zhuǎn)變的階段，教育的模式、理念等都應(yīng)隨之改變。高職院校也應(yīng)及時更新教學(xué)管理理念和方式，以跟上教育改革的步伐，符合社會新形勢發(fā)展的需求。但是，高職院校學(xué)生多，教學(xué)管理內(nèi)容繁雜、工作量大，需要教學(xué)秘書有足夠的主觀能動性和創(chuàng)新性。而實際上，很多教學(xué)秘書沒有及時轉(zhuǎn)變觀念，缺乏主觀能動性和創(chuàng)新性，導(dǎo)致教學(xué)管理工作無法滿足新形勢發(fā)展的需求。

三、原因分析

(一)教學(xué)秘書沒有得到足夠重視

大多數(shù)高職院校只關(guān)注教學(xué)而忽略管理工作，沒有認識到教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的重要作用。學(xué)校不重視教學(xué)秘書隊伍的質(zhì)量，與任課教師區(qū)別對待，不利于激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性和熱情。另外，對于教學(xué)秘書，缺少完善的評價和獎懲機制，他們進修學(xué)習(xí)的機會很少，不利于提高工作的質(zhì)量和效率。

(二)缺乏有針對性的教育培訓(xùn)

有針對性的培訓(xùn)，是提升崗位認知、提高工作能力的重要手段。一般學(xué)校新教師的入職培訓(xùn)以提高職業(yè)道德水平和教學(xué)能力為主，缺少針對教學(xué)秘書崗位的職業(yè)技能培訓(xùn)。教學(xué)秘書進入工作崗位后，由于缺乏相關(guān)知識和經(jīng)驗，遇到問題時只能求助于相關(guān)職能部門，而這些部門工作人員對自己熟悉的工作內(nèi)容缺乏耐心細致的指導(dǎo)，甚至互相推諉，不利于激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情和進取心。另外，由于學(xué)校不重視，教學(xué)秘書很少有培訓(xùn)的機會。一些二級院(系)也不知道如何對教學(xué)秘書開展有效的專業(yè)培訓(xùn)，影響了教學(xué)秘書專業(yè)水平的有效提升。

(三)職業(yè)倦怠壓制著教學(xué)秘書的專業(yè)發(fā)展及能力提升

由于工作的特殊性，教學(xué)秘書容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，出現(xiàn)焦慮、疲勞等問題。教學(xué)秘書工作周而復(fù)始，缺乏成就感。二級院(系)的教學(xué)秘書工作量大，且十年如一日地從事內(nèi)容繁雜的工作，容易影響心情，產(chǎn)生職業(yè)倦怠。教學(xué)秘書長期承受較大的工作壓力，對工作的責(zé)任感和自信心慢慢喪失，而學(xué)習(xí)提升的時間和精力不足，又難以充分挖掘自身潛能，進而影響職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)的實現(xiàn)，容易導(dǎo)致消極怠工甚至產(chǎn)生心理障礙，影響工作質(zhì)量和效率。當(dāng)前高職院校的教學(xué)秘書趨于年輕化，碩士研究生畢業(yè)后就從事此項工作，朝氣蓬勃的年輕人在周而復(fù)始的煩瑣輪回中難免產(chǎn)生職業(yè)倦怠，消磨斗志，進而處于職業(yè)的彷徨期，造成食之無味棄之可惜的尷尬局面。

四、教學(xué)秘書工作改進策略

(一)加強思想道德教育，提高教學(xué)秘書的思想覺悟教學(xué)秘書要有較高的政治覺悟、道德素養(yǎng)和較強的責(zé)任感、使命感。高職院校在日常管理中應(yīng)始終貫徹落實新時期黨的教育方針和政策，以人才培養(yǎng)為宗旨，并時刻提醒教學(xué)秘書嚴(yán)格遵循這些原則。同時，定期組織教學(xué)秘書參加思想道德教育相關(guān)講座等活動，重視教學(xué)秘書的思想道德教育，幫助他們提高綜合素質(zhì)，樹立服務(wù)意識，認識本職工作的價值和意義，以利于他們端正工作態(tài)度，把工作做實、做深、做細、做透，守正創(chuàng)新、守土盡責(zé)，在工作中甘當(dāng)綠葉，為高職院校培養(yǎng)優(yōu)秀人才做出貢獻。

(二)重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，挖掘優(yōu)秀人才

教學(xué)秘書承擔(dān)著教學(xué)管理中的一部分重要工作。學(xué)校應(yīng)該時刻關(guān)注教學(xué)秘書的工作情況，重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，制訂公平合理的選聘機制，合理分派現(xiàn)有人員，聘用優(yōu)秀人才，杜絕任人唯親，確保建立結(jié)構(gòu)合理的優(yōu)質(zhì)教學(xué)秘書隊伍。制訂科學(xué)的獎懲機制，獎優(yōu)懲劣，能有效激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性，促使其高效地完成工作。

(三)教學(xué)秘書應(yīng)不斷提升和完善自我

教學(xué)秘書應(yīng)具備以下條件:第一，有較高的思想覺悟，無私奉獻，為人師表，有強烈的責(zé)任感;第二，掌握必要的理論知識，能靈活運用專業(yè)實踐技能;第三，始終保持樂觀的工作態(tài)度，具有良好的心理素質(zhì)和情緒管理能力，能從容面對工作中的各種情況。這要求教學(xué)秘書加強學(xué)習(xí)，不斷提升和完善自我，更好地為教學(xué)管理工作提供保障。

(四)重視知識更新，加強教學(xué)秘書培訓(xùn)

高職院校應(yīng)為教學(xué)秘書提供更多學(xué)習(xí)進步的機會，加大對教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的支持力度，制訂科學(xué)的激勵和扶持政策，組織形式多樣、內(nèi)容豐富的學(xué)習(xí)活動，促進教學(xué)秘書提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)?？梢圆扇≈v座、經(jīng)驗交流會、研討會、技能培訓(xùn)等形式，開展有關(guān)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、行政管理學(xué)等方面的知識以及計算機、檔案管理等方面的技能培訓(xùn)，幫助教學(xué)秘書更好地掌握相關(guān)理論知識和專業(yè)技能。

(五)解決教學(xué)秘書的后顧之憂，做好激勵和支持工作

學(xué)校教學(xué)管理工作的順利開展需要多個部門的共同努力。高職院校不僅要重視教學(xué)秘書的工作情況，還要關(guān)心其學(xué)習(xí)和生活情況，了解他們的困難，并主動給予幫助，盡力解決他們的后顧之憂。另外，如果教學(xué)秘書的工作完成情況良好，應(yīng)給予必要的鼓勵和肯定，以增強他們的自信心，使其全身心地投入工作，保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

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作者:蒙萌 單位:江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院