知識管理的檔案創(chuàng)新管理靈活運用

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【摘要】知識管理在知識經(jīng)濟社會中充分強調(diào)了知識管理、運用的價值，因此也得到了社會的廣泛重視。本文在強調(diào)知識管理重要性的基礎(chǔ)上，將其與檔案管理緊密結(jié)合在一起，強調(diào)檔案管理必須要突破舊有模式，有機融入知識管理，實現(xiàn)檔案管理效率與水平的全面提升。

【關(guān)鍵詞】知識管理；檔案管理；運用

一、知識管理的概念與其運用的重要性

知識管理在檔案管理中屬于一種創(chuàng)新的管理模式，這種管理靈活地運用了知識的系統(tǒng)性，要求在知識獲取的基礎(chǔ)上巧妙地運用自身的創(chuàng)造能力、整合能力與記錄能力、更新能力，對知識進行不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，并且將知識融入系統(tǒng)之中。在知識管理的推動下，體系的僵硬化被打破，系統(tǒng)也實現(xiàn)了永久性的循環(huán)。因此知識管理在當(dāng)前的社會政治環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境中都得到了有效的利用，在一定程度上能夠推動各個領(lǐng)域的進步與發(fā)展。在檔案管理的過程中，知識管理的運用具有其必要性與重要性。這是因為檔案本來就是一個不斷積累、不斷發(fā)展的信息符號，也是各類知識、資源傳播的主要方式之一。相對于其他零散不統(tǒng)一、整合力度差的知識信息，檔案更具有權(quán)威性。而知識管理在檔案管理運用中的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，知識管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的領(lǐng)域拓展，使得檔案管理不再受到傳統(tǒng)類型的局限，將文件、圖書、報紙等各種檔案信息融入系統(tǒng)性的管理范圍之中，更為注重信息資源的應(yīng)用與分享，在一定程度上發(fā)揮了拓展管理領(lǐng)域與范圍的重要價值。另外，知識管理的運用能夠逐步提高檔案管理的價值，使得檔案管理不再受到狹義安全管理的局限，突出檔案的使用功能。尤其是在當(dāng)前局勢之下，伴隨著現(xiàn)代化、智能化技術(shù)與手段的發(fā)展，知識管理的融入顯得更為重要，通過這一模式的運用有助于更多的用戶廣泛快捷地獲取各類信息，從而不斷提高檔案運用的價值，發(fā)揮不可估量的社會推動作用。除了上述重要性以外，知識管理在檔案管理中的運用還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案在管理工作上的細(xì)化，進一步提高檔案知識的服務(wù)水平與效率、效果，滿足用戶的多樣化需求。

二、知識管理在檔案創(chuàng)新管理中的運用對策

當(dāng)前我國在開展檔案管理工作中，存在著檔案管理人員缺乏正確意識、對于檔案的運用性不強等多個問題，并沒有將知識管理的思想理念、模式方法靈活運用到檔案管理的過程中。為了解決這一問題，必須要注重知識管理在檔案管理中的創(chuàng)新運用，通過積極有效的對策提高知識管理的運用水平：

（一）在檔案管理流程中融入知識管理

知識管理強調(diào)將更多、更新的信息資源融入檔案體系之中，對此在檔案管理的流程中，應(yīng)該運用知識管理思想不斷擴大檔案的收集范圍，促進檔案在館藏上的豐富化、多元化，不僅注重傳統(tǒng)檔案資源的納入，還應(yīng)該注重電子文件、私人檔案等各類資料的收集。另外，在檔案資料收集的同時還應(yīng)該注重對于檔案的整合，可以以知識單元為基礎(chǔ)對檔案進行整理，對于復(fù)雜多元的信息資源、檔案內(nèi)容進行科學(xué)與合理的濃縮，這樣才能滿足檔案在運用上的需求，為后期的檔案利用提供便利，讓檔案成為一種極為重要的知識載體、戰(zhàn)略資源，而不是一種單純性的歷史記錄與憑證。

（二）提高檔案管理人員的自身素養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到知識管理的運用水平，在檔案管理的實際工作中存在著人員年齡結(jié)構(gòu)偏大的情況，這些檔案管理人員并沒有接收過專業(yè)化、先進化的培訓(xùn)，對于知識管理也缺乏認(rèn)知與經(jīng)驗，再加上檔案管理的設(shè)備較為陳舊，對于知識管理的創(chuàng)新運用帶來了消極的影響。為了解決這一問題，必須要將人員素質(zhì)素養(yǎng)的提高作為知識管理運用的重要途徑，加強對管理人員的培訓(xùn)、教育，開展與知識管理相關(guān)的實踐活動，讓管理人員能夠通過實際性的情景演練將知識管理這種全新的管理模式融入檔案管理中，靈活運用信息技術(shù)將檔案管理、知識管理緊密結(jié)合在一起。

（三）開發(fā)知識管理的檔案管理體系與業(yè)務(wù)流程

通過上述分析可以看出，知識管理將動態(tài)性的體系融入到了檔案管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案作為知識內(nèi)容的提取與共享、延伸。為了達到這一目標(biāo)，在檔案管理的過程中要重視“共享”，從過去的儲存管理深化到整合、開發(fā)與利用。對此，在檔案管理的過程中應(yīng)注重對傳統(tǒng)流程的再造，推動形成系統(tǒng)化的“接收檔案—整理檔案—保管檔案—檔案實體提供利用—了解用戶需求—知識產(chǎn)品開發(fā)與共享”的業(yè)務(wù)流程，這樣才能進一步提高檔案管理的整體水平。除了上述對策以外，還應(yīng)該對管理的制度進行強化，為知識管理理念與模式的融入奠定機制上的根基。通常情況下可以構(gòu)建知識資源安全訪問與權(quán)限制度、知識資源內(nèi)容建設(shè)的工作制度與相關(guān)的組織制度，實現(xiàn)知識管理融入檔案管理的常態(tài)化。

三、結(jié)論

知識管理作為一種全新的資源管理理念、管理模式，其在檔案管理中的靈活運用具有極為重要的意義，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的擴充與整合，更有助于實現(xiàn)檔案資源的利用與延伸。對此，檔案管理工作的開展必須要打破傳統(tǒng)模式與思維的局限，積極接受知識管理等模式的引導(dǎo)，發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的重要作用，滿足社會大眾對檔案的使用需求。

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作者:丁曉陽 單位:武警后勤學(xué)院