知識管理趨勢下如何強化檔案建設(shè)
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摘要：在當今知識經(jīng)濟高度發(fā)展的時代，企業(yè)檔案管理工作日益重要，并逐漸成為企業(yè)在市場競爭中的一個關(guān)鍵因素。而對于工程檔案來說，各單位要實現(xiàn)自身的企業(yè)轉(zhuǎn)型，就必須加強對單位檔案資料的管理，通過強化信息化建設(shè)保證檔案信息的完整性、真實性、可用性，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供堅實可靠的依據(jù)，以保障企業(yè)在市場競爭中擁有更強的競爭力，在經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)知識化的社會中獲得長遠的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：知識管理；工程建設(shè)單位；檔案信息化建設(shè)
一、知識管理的含義
知識管理是在當今知識經(jīng)濟時代產(chǎn)生的一種新型的管理理念和方式，它將知識經(jīng)濟、現(xiàn)代企業(yè)管理思想和理念與現(xiàn)代信息技術(shù)融為一體，通過打造一個技術(shù)與人文相結(jié)合的知識系統(tǒng)，是將企業(yè)的知識和信息進行全面的收集、整合、保存與，使知識信息不斷完善和更新的過程，從而為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理提供強有力的決策依據(jù)，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中掌握主動權(quán)，在應(yīng)對各種紛繁復(fù)雜的外部環(huán)境中，不斷完善企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)，以提高企業(yè)生產(chǎn)力和創(chuàng)造力，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，知識管理可以說是企業(yè)成長和發(fā)展的內(nèi)在動力，對企業(yè)價值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。
二、基于知識管理趨勢下的工程建設(shè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題
從檔案管理發(fā)展的路徑來說，建設(shè)單位的工程檔案管理大多經(jīng)歷了三個階段，第一階段是手工管理，第二階段是計算機輔助檔案管理，第三階段是當今的信息化檔案管理。目前，一部分企業(yè)已經(jīng)開始積極探索和研究知識化的管理方式，但對現(xiàn)今工程建設(shè)單位檔案工作來說，在實現(xiàn)知識化管理的道路上仍面臨不少問題，存在許多挑戰(zhàn)。一是整個檔案工作任務(wù)重，壓力大。很多企業(yè)成立時間較早，積壓的工程項目資料較多，管理分散，缺乏完善科學的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時。許多項目建設(shè)周期長、涉及專業(yè)多、參與人員多、中間變更多，導(dǎo)致檔案資料難以得到及時地收集歸檔。而且由于設(shè)計人員和現(xiàn)場施工管理人員流動性大、變更頻繁，其自身擁有的知識經(jīng)驗無法得到很好地積累和保存，也造成企業(yè)隱形知識流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設(shè)項目的檔案及成果文件都分散在各個部門，收集不完整，歸檔不及時，加上分散管理，各部門之間出于知識保護、管理不善等原因無法進行知識信息的共享，導(dǎo)致各種數(shù)據(jù)和信息無法得到最大化的利用，從而造成資源浪費。
三、基于知識管理趨勢背景下工程建設(shè)單位加強檔案信息化建設(shè)的措施
（一）統(tǒng)一標準、制度和流程，是實現(xiàn)檔案管理電子化、知識化的基礎(chǔ)
在知識化管理理念中，加強工程檔案信息化建設(shè)首先必須做好基礎(chǔ)性工作。工程檔案信息量大、涉及專業(yè)和部門多，利用率高，只有經(jīng)過系統(tǒng)的歸檔整理，單位檔案工作才能具備一定基礎(chǔ)，積累大量的信息資源才能系統(tǒng)化。因此，要實現(xiàn)檔案信息化管理，必須先加強檔案管理基礎(chǔ)工作。具體可從以下兩方面著手：1.制定統(tǒng)一的檔案管理標準、制度和流程是單位工程檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。由于建設(shè)工程規(guī)模大、周期長等特點，對工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措，從工程立項開始，對設(shè)計、施工、竣工驗收等不同階段形成的文件進行收集歸檔，以確保工程檔案的真實、完整、準確。要對所有工程檔案進行規(guī)范整理、著錄，完善檢索，并利用信息化管理系統(tǒng)，將各類管理性文件和圖紙掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本，將數(shù)據(jù)整合保存在數(shù)據(jù)庫中，便于后期檢索、利用，提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統(tǒng)是工程檔案信息化的前提，必須將檔案管理的標準和流程固化到檔案信息管理系統(tǒng)，對工程文件、檔案和各類知識進行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程，并將標準細分、流程固化，使細則和流程固化到檔案管理系統(tǒng)。只有將單位檔案管理制度標準及流程與信息化管理系統(tǒng)相結(jié)合，才能使工作人員在運用檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行管理時有章可依，有制度可循，從而使整個檔案信息化工作更規(guī)范、更專業(yè)。二是通過系統(tǒng)對工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實施全程管理，從方針政策、管理制度體系、項目保障措施等各個層面制定電子文件管理戰(zhàn)略及系統(tǒng)集成基本框架，從工程建設(shè)管理與文件形成歸檔同步集成，從而實現(xiàn)工程管理流程的優(yōu)化，做檔案與知識管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實踐者，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，為工程建設(shè)、管理提供高效、快捷、安全、增值的數(shù)據(jù)和檔案服務(wù)。
（二）強化資源建設(shè)和管理是知識化前提下檔案信息化建設(shè)的核心
資源建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源知識化管理的基礎(chǔ)與核心，也是提高資源利用效率和檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。因此，必須明確數(shù)據(jù)信息資源的來源、結(jié)構(gòu)和重要價值，并針對知識資源的核心內(nèi)容和應(yīng)用需要進行深入分析，做好整體規(guī)劃，制定出切實可行、科學合理的管理目標和管理策略，有步驟地進行知識資源管理的建設(shè)工作。1.要在已建立的強大數(shù)據(jù)資源知識平臺的基礎(chǔ)上，優(yōu)化數(shù)據(jù)管理方式，對數(shù)據(jù)資源的收集、儲存、管理、利用等各環(huán)節(jié)進行分析，找出并解決其中存在的問題，提高數(shù)據(jù)資源利用率。2.企業(yè)要根據(jù)自身實際情況，根據(jù)自身發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營的需要，建立專題性知識資源數(shù)據(jù)庫，比如標準更新庫、協(xié)同作業(yè)指導(dǎo)書、行業(yè)規(guī)范等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫，還有以圖片、視頻、設(shè)計方案、設(shè)計資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫，以及科研成果、論文報告等知識成果數(shù)據(jù)庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉(zhuǎn)、存儲、利用，做好檔案大數(shù)據(jù)信息的挖掘和協(xié)同管理。
（三）專業(yè)培訓是提高知識化管理前提下信息化建設(shè)水平的有效途徑
對于工程建設(shè)單位來說，檔案信息和數(shù)據(jù)極其珍貴，如果管理不當，會給企業(yè)造成很大損失。因此，企業(yè)必須加強員工檔案專業(yè)知識和檔案管理信息化知識的培訓。1.企業(yè)可通過采取外部培訓、內(nèi)部培訓、聘請專家指導(dǎo)等措施，用先進的管理理念和管理經(jīng)驗指導(dǎo)員工，促使員工轉(zhuǎn)變觀念，提高和優(yōu)化管理檔案方式，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化、科學化，提高信息化建設(shè)水平。2.企業(yè)還應(yīng)積極吸納專業(yè)檔案管理人才，招收一些高學歷、高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才，提高企業(yè)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。
（四）優(yōu)化檔案信息化管理方法是知識化管理前提下強化信息化建設(shè)的重要保障
科學的管理方法是提高檔案信息化管理工作質(zhì)量和水平的重要保障。為此，檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作：1.提高管理體制的流暢性，保證檔案管理機制順利有效地發(fā)揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數(shù)據(jù)信息檔案管理制度，明確責任，保障每項工作落實，從而實現(xiàn)管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現(xiàn)代化管理設(shè)備是提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案管理知識化建設(shè)的必要條件，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際需要適當加大資金和技術(shù)投入，配備信息化專業(yè)設(shè)備，并對員工進行設(shè)備操作培訓，讓員工盡快熟練掌握先進的信息設(shè)備管理方法，不斷地對先進設(shè)備進行升級和優(yōu)化，保障設(shè)備的有效運轉(zhuǎn)[4]。
四、工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)案例
在此，本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設(shè)歷程為例，深入探討知識化管理在工程建設(shè)單位的應(yīng)用發(fā)展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學生運動會相配套的深圳城市軌道交通建設(shè)二期工程項目，起點站為前海灣，終點站是黃貝嶺，途經(jīng)27個站點。從工程建設(shè)開始到建成通車，歷時三年半。涉及從建設(shè)項目(工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設(shè)計、施工到竣工驗收投入運營的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項目建設(shè)過程初期，工程檔案管理曾出現(xiàn)以下問題：一是檔案管理沒有整體規(guī)劃，沒有明確的標準，無制度約束；二是建設(shè)項目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負責。三是無相關(guān)檔案電子化設(shè)備和管理系統(tǒng)，檔案管理人員相關(guān)知識缺乏。為此，當時的建設(shè)單位即項目管理部門下大力氣加強檔案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，針對當時參建單位檔案管理人員能力和素質(zhì)參差不齊、對工程檔案管理重視程度不一的問題，一是在較短時間內(nèi)建立健全了項目檔案管理責任制、檔案管理人員工作責任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度，將檔案管理職責分解落實到各個部門，健全了各個層級的人員管理網(wǎng)絡(luò)，制定了上崗要求和標準。二是通過各種方式加強人員培訓，提高檔案管理人員專業(yè)水平。其次，針對很多操作層面的東西，如施工用表填寫和簽名用章不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一標準的問題。單位采取先統(tǒng)一標準，再對表格和簽章等問題采取對照標準，同時結(jié)合實際進行協(xié)調(diào)，不斷完善管理體系的做法，使施工用表填寫和簽名用章越來越到位，管理標準和制度越來越完善，管理更加規(guī)范。最后，針對工程文件不完整、歸檔不及時的問題，則通過利用檔案管理系統(tǒng)加強信息化管理，利用信息技術(shù)對工程文件形成歸檔進行全程控制，使工程建設(shè)與工程文件形成、歸檔同步進行，確保了及時歸檔和工程文件的準確、真實、完整。綜上，要想順應(yīng)知識化管理的趨勢，對建設(shè)單位進行檔案信息化建設(shè)，必須先認識檔案管理的重要性和必要性，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，根據(jù)自身發(fā)展需求和實際，利用科學管理制度和方法，借助先進管理技術(shù)和管理經(jīng)驗將檔案管理的質(zhì)量和水平提升到新的高度，才能保障檔案信息等知識資源的有效利用。
參考文獻：
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[4]陳淑芬.提高勘測設(shè)計行業(yè)檔案管理信息化之我見[J].城建檔案,2016(6):21-22.
作者：梅先玲 單位：深圳市地鐵集團有限公司
