知識管理數(shù)字化構(gòu)建科研單位培訓檔案

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【摘要】教育培訓檔案是人才培養(yǎng)的一座巨大寶庫，科研單位以知識管理為導向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓檔案，通過制度、組織保障以及激勵機制，建立并有效運行教育培訓系統(tǒng)平臺，最終實現(xiàn)教育培訓知識資源收集、轉(zhuǎn)化、存儲、分享、利用和創(chuàng)新的良性循環(huán)，使集體智慧財富不斷積累和增值，促進科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】教育培訓檔案；知識管理；數(shù)字化；構(gòu)建

科研單位教育培訓檔案不僅能真實記錄和反映員工在職期間接受教育培訓的具體情況，為本單位制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供實際依據(jù)，還能成為才人培養(yǎng)的一座潛在的巨大寶庫。在當今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領(lǐng)下，科研單位結(jié)合信息化技術(shù)手段，將知識管理理念導入教育培訓檔案管理，令其重新升級“鍛造”，便能激發(fā)其蘊藏的巨大潛力，為集體源源不斷地提供知識營養(yǎng)，積累知識財富，哺育科研單位整體人才隊伍，成為本單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量來源。

一、導入知識管理理念

創(chuàng)新是科研單位永恒的主題，而知識的存量、積累是科研單位競爭優(yōu)勢的根本來源和創(chuàng)新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創(chuàng)造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統(tǒng)中，形成持續(xù)積累的知識資源和智慧資本。科研單位通過有效的知識管理，整合顯性知識（以文字、符號、圖形等方式直接表達的知識，如設(shè)計方案、裝置圖表、技術(shù)規(guī)格書、模型、程序、公式等）并挖掘出隱性知識（非直接表達或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識，如經(jīng)驗、心得、感悟、洞察力等），同時以開放、扁平化的管理模式充分發(fā)揮知識主體的能動性，使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發(fā)展，最終達到知識不斷創(chuàng)新、知識系統(tǒng)循環(huán)上升的目的，推動科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才隊伍培養(yǎng)，使其具備優(yōu)秀的競爭力。在知識管理的概念中，知識的沉淀、共享和學習是知識管理的基石，是組成“知識之輪”的三個重要環(huán)節(jié)，而科研單位教育培訓檔案則可為“知識之輪”的高效運轉(zhuǎn)提供強有力的支持。通常情況下，教育培訓檔案分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識檔案三大類：員工培訓檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓項目記錄性材料，包含員工姓名、部門、培訓時間、地點、名稱、內(nèi)容、學時、組織單位、主講老師等相關(guān)信息；培訓管理檔案是指在培訓管理過程中形成的材料文件，如年度培訓計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓證書、培訓機構(gòu)檔案等；培訓知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數(shù)據(jù)檔案，例如培訓書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數(shù)據(jù)。對應知識管理，科研單位收集、整理、建立教育培訓檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合；利用信息化技術(shù)在單位內(nèi)部建設(shè)運行教育培訓系統(tǒng)平臺即可形成有效的知識管理系統(tǒng)；員工通過該系統(tǒng)共享、利用各類教育培訓知識資源即實現(xiàn)了知識在組織內(nèi)部的分享。此外，經(jīng)過知識主體（管理者與員工）的主動收集、整理和再加工，還能深度挖掘出隱性的教育培訓知識（例如以總結(jié)、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經(jīng)驗），將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，豐富本單位整體教育培訓資源；同時，員工在利用共享培訓資源進行知識的學習、消化后，經(jīng)過工作實踐又可將原獲取的知識進行創(chuàng)新發(fā)展并再次反饋系統(tǒng)平臺，使教育培訓知識系統(tǒng)持續(xù)螺旋式上升。

二、數(shù)字化構(gòu)建系統(tǒng)平臺

以知識管理為導向的教育培訓檔案管理需要借助現(xiàn)代信息科技力量?？蒲袉挝豢梢越Y(jié)合具體工作實際，以分析知識需求為前提，以實現(xiàn)教育培訓知識在本單位內(nèi)最大分享和利用、創(chuàng)造出最大價值為目的，構(gòu)建出符合自身特色的數(shù)字化教育培訓系統(tǒng)平臺，從而形成有效的教育培訓知識管理系統(tǒng)，幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例，經(jīng)過前期對員工教育知識需求的調(diào)研和梳理，結(jié)合內(nèi)部管理要求，科研單位A將教育培訓系統(tǒng)平臺劃分為了“培訓管理”“培訓資源庫”“在線培訓”三大模塊：（一）“培訓管理”模塊。該模塊下設(shè)員工培訓登記、培訓記錄查詢、培訓證書庫、師資檔案庫、歷年培訓計劃、培訓評估報告、個人培訓記錄等專欄，主要涵蓋了員工培訓檔案與培訓管理檔案的內(nèi)容。其中，師資檔案庫面向全體員工開放（錄入了內(nèi)外部講師個人基本信息及教學的主要方向和特色），方便有學習需求的員工了解相關(guān)師資力量；個人培訓記錄專欄向員工個人開放，員工可全面掌握個人受教育培訓的情況；其余專欄則面向管理人員，通過數(shù)字化技術(shù)對教育培訓檔案實施動態(tài)監(jiān)管——管理人員在員工培訓登記專欄內(nèi)以培訓項目為單位錄入本部門員工培訓信息，并以附件形式上傳培訓教材、證書和簽到表掃描件，經(jīng)部門領(lǐng)導審核后生成《人員培訓記錄表》（含培訓時間、地點、內(nèi)容、學時、組織單位、主講老師、參訓員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息）；同時系統(tǒng)將各培訓項目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓記錄總表》，不僅可以實時反映本單位教育培訓的全面最新信息，還具備一定的數(shù)據(jù)分析處理功能，如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓學時，或分析各類培訓的比例以及各部門的培訓情況比較……這些數(shù)據(jù)是培訓評估報告的重要數(shù)據(jù)支撐，為來年制訂培訓計劃提供了有效依據(jù)。（二）“培訓資源庫”模塊。培訓資源庫是教育培訓平臺中知識共享的重要承載體之一，按教育培訓種類規(guī)劃為專業(yè)技能培訓、質(zhì)量培訓、安全環(huán)保培訓、資質(zhì)培訓、信息系統(tǒng)培訓等專欄，同時按組織級別分為外部培訓、院內(nèi)培訓、所內(nèi)培訓、科室培訓、專業(yè)組培訓，還根據(jù)科研單位A的實際需求增加了特色項目：工作經(jīng)驗交流專區(qū)。培訓資源庫配備搜索功能，員工可按感興趣的培訓項目、內(nèi)容、組織部門、載體類型等關(guān)鍵詞進行綜合查詢。庫內(nèi)教學資源類型豐富多樣，既有普通文檔類教材，也有PPT、視頻等新媒體類資源，其來源途徑除靠各級培訓管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如，人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座，經(jīng)講師允許，其授課PPT以及教學現(xiàn)場的錄像視頻作為本單位教育培訓資源由組織部門上傳至培訓資源庫（屬性為外部培訓、專業(yè)培訓）；與此同時，圍繞該教學資源點，參加現(xiàn)場培訓的許多員工自發(fā)上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學問答交流記錄、心得體驗。又如，某項目組人員在該項目完成節(jié)點后進行內(nèi)部工作小結(jié)和交流，梳理了項目總體進展，分析了項目推進中發(fā)生的具體問題，總結(jié)了應對問題行之有效的解決措施以及技術(shù)、管理方面的經(jīng)驗——這些既包含了顯性的知識點（項目工作進程、問題、解決方案、成效等），又包含了許多隱性知識點（技術(shù)經(jīng)驗、項目管理經(jīng)驗等），會議記錄人員經(jīng)過挖掘、整理、加工將其轉(zhuǎn)化成新的教育培訓知識上傳系統(tǒng)，與其他項目組成員共同交流分享。此外，普通員工還能針對工作中遇上的某項技術(shù)難點或自己感興趣的問題在工作經(jīng)驗交流專區(qū)中發(fā)起在線討論，與其他共同關(guān)注此話題的員工展開深入探討。（三）“在線培訓”模塊。此模塊為培訓組織部門提供了線上教學的新型培訓方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓，往往因為人員眾多又比較分散難以一次性集中組織，而在線培訓可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內(nèi)部召開年度安全教育培訓，組織部門即在此模塊下新建一項面向全體員工的專題安全教育培訓流程（附注培訓性質(zhì)和具體要求），并將安全宣傳視頻、PPT等培訓材料上傳系統(tǒng)。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人，員工點擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學，系統(tǒng)即自動記錄員工在線學習時間并生成相應的培訓記錄，同時向組織部門實時反饋本次培訓的最新進展和總體情況，向未及時完成培訓的員工個人發(fā)送培訓提醒。

三、科學管理，充分實現(xiàn)教育培訓檔案的知識利用

（一）制度和組織保障。充分實現(xiàn)教育培訓檔案的知識利用離不開科學管理與必要的制度、組織保障?？蒲袉挝粦Y(jié)合實際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓知識管理細則，設(shè)立教育培訓知識管理的歸口部門、管理負責人、各級管理員、聯(lián)絡員、審核員崗位并明確其具體職責，規(guī)范教育培訓知識的產(chǎn)生、收集、積累途徑、具備的要素和內(nèi)容、審核、評定以及具體使用等。同時，教育培訓系統(tǒng)平臺的建設(shè)與維護也需要有力保障，一方面由系統(tǒng)管理員進行權(quán)限設(shè)置、運行監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統(tǒng)維護工作，保證該系統(tǒng)的正常運行；另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見，根據(jù)實踐和具體情況對平臺進行持續(xù)的優(yōu)化和完善。（二）有效的激勵&主觀能動性。知識共享是知識管理的基石，知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實現(xiàn)集體知識的增值。員工對知識共享的積極態(tài)度在科研單位教育培訓系統(tǒng)的知識積累與利用中起到了非常關(guān)鍵的作用。為了鼓勵和引導每一位員工積極參與本單位知識的創(chuàng)造和積累活動，科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外，還應制定一套有效的激勵機制，實施一系列知識共享獎勵舉措，例如建立員工知識貢獻積分獎勵制度：凡在教育培訓系統(tǒng)平臺中分享個人知識經(jīng)驗的員工均可獲得初始分值，再根據(jù)該知識經(jīng)驗的共享反饋情況及評定結(jié)果累積分值，科研單位對年度內(nèi)積分排名靠前或?qū)w有突出知識貢獻的員工進行評優(yōu)獎勵，還可將知識共享積分納入年度員工績效考核，充分調(diào)動員工的主觀能動性，在單位內(nèi)部營造出良好的知識共享氛圍。

四、總結(jié)語

綜上所述，科研單位以知識管理為導向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓檔案，通過科學規(guī)劃建立并有效運行教育培訓系統(tǒng)平臺，既能使傳統(tǒng)的教育培訓檔案實現(xiàn)高效的動態(tài)化實時管理，又能充分挖掘科研單位內(nèi)外部教育培訓知識資源，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識在集體內(nèi)部分享、再創(chuàng)造，實現(xiàn)科研單位知識財富的持續(xù)積累，使教育培訓檔案得到最大程度的利用，促進科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。

【論文參考】

[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網(wǎng)絡及企業(yè)中的應用研究[M].上海交通大學出版社,2015.

[2]廖開際.知識管理:原理和應用(第2版)[M].清華大學出版社,2017.

作者:張雪濤 單位:中國核動力研究設(shè)計院