中小企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制研究

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摘要：采購(gòu)成本的高低直接決定著企業(yè)總體運(yùn)行成本的高低并極大的影響企業(yè)利潤(rùn)的獲得，采購(gòu)物資的效率和質(zhì)量直接決定著企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的效率和質(zhì)量?？茖W(xué)完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理能為企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行提供重要保障。本文通過(guò)對(duì)中小企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；采購(gòu)；內(nèi)部控制

采購(gòu)是企業(yè)從外部取得生產(chǎn)原料的最重要方式，是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善程度直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，內(nèi)部控制的無(wú)效是造成大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)失敗的重要原因。目前,許多中小企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)部控制體系都或多或少地存在一些問(wèn)題，不利于企業(yè)采購(gòu)成本、質(zhì)量的有效控制和經(jīng)營(yíng)效益的提高。規(guī)范和完善的采購(gòu)內(nèi)部控制體系能有力增強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購(gòu)品質(zhì)和采購(gòu)成本，提高企業(yè)的利潤(rùn)水平和整體市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。本文通過(guò)對(duì)中小企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議。

一、內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

(一)采購(gòu)制度不規(guī)范

許多中小企業(yè)的采購(gòu)制度不夠規(guī)范，采購(gòu)活動(dòng)效率低下，難以及時(shí)提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的采購(gòu)物資保證企業(yè)活動(dòng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。比如企業(yè)采購(gòu)崗位的設(shè)置沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監(jiān)督；缺乏完善的監(jiān)督體系，物資采購(gòu)容易出現(xiàn)利益博弈或道德風(fēng)險(xiǎn)；缺乏有效的績(jī)效考核、激勵(lì)、監(jiān)督體系，不利于提高采購(gòu)人員的積極性；缺乏完善的采購(gòu)預(yù)算,采購(gòu)工作缺乏科學(xué)性和計(jì)劃性。

(二)采購(gòu)品質(zhì)不達(dá)標(biāo)

1.忽視采購(gòu)人員素質(zhì)管理

企業(yè)招聘采購(gòu)人員時(shí)過(guò)于關(guān)注采購(gòu)人員工資成本的高低，忽略了對(duì)采購(gòu)專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)評(píng)估，采購(gòu)人員綜合素質(zhì)不高，法律意識(shí)淡薄，加上平時(shí)缺乏定期的職業(yè)技能培訓(xùn)，不利于采購(gòu)人員采購(gòu)能力的提高，不利于采購(gòu)人員對(duì)先進(jìn)的采購(gòu)方式的運(yùn)用和先進(jìn)的采購(gòu)技巧的掌握，不利于企業(yè)對(duì)采購(gòu)成本和品質(zhì)的有效控制。

2.成本制約，缺乏專門(mén)質(zhì)檢部門(mén)

劣質(zhì)材料的成本低廉是采購(gòu)品質(zhì)不到位的根本性原因。某些企業(yè)只注重短期利益，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃，采購(gòu)時(shí)過(guò)多看重采購(gòu)物資的價(jià)格，對(duì)其質(zhì)量和售后服務(wù)則關(guān)注較少。缺乏專門(mén)的質(zhì)檢部門(mén)和質(zhì)檢人員，不利于對(duì)采購(gòu)質(zhì)量的監(jiān)控。

(三)采購(gòu)成本高

1.采購(gòu)批量小，缺乏規(guī)模優(yōu)勢(shì)

企業(yè)通過(guò)批量生產(chǎn)、集中采購(gòu)形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)能夠有效降低采購(gòu)成本。然而中小企業(yè)受到生產(chǎn)規(guī)模和資金的限制，通常只進(jìn)行小批量采購(gòu)。零散的采購(gòu)沒(méi)有歸集起來(lái)形成采購(gòu)規(guī)模，不僅會(huì)導(dǎo)致較高運(yùn)輸成本，并且在價(jià)格談判時(shí)缺乏話語(yǔ)權(quán)，很難得到供應(yīng)商的優(yōu)惠價(jià)格，導(dǎo)致較高的采購(gòu)成本。

2.采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏詢價(jià)技巧

由于采購(gòu)產(chǎn)品的種類繁多，采購(gòu)方式多樣，采購(gòu)人員采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏必要的詢價(jià)技巧、專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致高采購(gòu)成本。企業(yè)缺乏有效管理采購(gòu)物資和服務(wù)的采購(gòu)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，使整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)處于被動(dòng)的狀態(tài)，采購(gòu)成本過(guò)高。

(四)采購(gòu)方式落后，缺乏供應(yīng)商詢價(jià)和管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)信息化和電子商務(wù)的迅速發(fā)展，企業(yè)的采購(gòu)方式和途徑更加豐富，但許多中小企業(yè)沒(méi)有充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，缺乏供應(yīng)商詢價(jià)和管理系統(tǒng)，對(duì)比價(jià)采購(gòu)、電子商務(wù)、招標(biāo)采購(gòu)等現(xiàn)代采購(gòu)方式相對(duì)運(yùn)用較少。企業(yè)采購(gòu)手段和途徑單一,多采用傳統(tǒng)的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話詢價(jià)、親赴廠家，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中的專業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)公告和行業(yè)刊物中可能隱藏的大量?jī)?yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息發(fā)掘和利用不夠。企業(yè)傳統(tǒng)的人工采購(gòu)方式，表面上節(jié)省了軟硬件的投資成本，實(shí)際上卻造成了商品采購(gòu)效率低下，采購(gòu)周期長(zhǎng)，采購(gòu)成本較高、采購(gòu)成本難以監(jiān)管等問(wèn)題，難以適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。[1]

二、完善企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

采購(gòu)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中最重要的環(huán)節(jié)，也是最薄弱的環(huán)節(jié)。[1]企業(yè)要想改善目前采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問(wèn)題，必須加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，將采購(gòu)由業(yè)務(wù)操作型向采購(gòu)管理型轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作。

(一)完善采購(gòu)人員素質(zhì)控制

內(nèi)部控制的成效關(guān)鍵在于職工的素質(zhì)的分格程度。[2]企業(yè)應(yīng)完善職工素質(zhì)控制，改變用人觀念，補(bǔ)充新鮮血液，提高員工職業(yè)技能。通過(guò)引進(jìn)符合采購(gòu)崗位要求的年輕、高素質(zhì)人才，提高企業(yè)采購(gòu)分析和風(fēng)險(xiǎn)控制能力。通過(guò)輪崗制度，讓員工和企業(yè)一同發(fā)展。定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使采購(gòu)人員能夠更加深入全面的了解企業(yè)采購(gòu)過(guò)程用可能遇到的問(wèn)題，掌握有效的解決措施，學(xué)習(xí)相關(guān)的采購(gòu)專業(yè)知識(shí)，使采購(gòu)人員重視對(duì)采購(gòu)成本的控制，提高對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的敏感度，提高員工的專業(yè)技能和商務(wù)談判技巧。通過(guò)制定科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督，合理的獎(jiǎng)懲體系，調(diào)動(dòng)員工積極性。

(二)規(guī)?；少?gòu)，降低采購(gòu)成本

中小企業(yè)受到自身市場(chǎng)規(guī)模和資金狀況的制約，一般很難實(shí)現(xiàn)規(guī)模化采購(gòu)，在采購(gòu)中常處于劣勢(shì)。因此，中小企業(yè)可以通過(guò)集體聯(lián)合以及行業(yè)協(xié)會(huì)平臺(tái)的采購(gòu)方式，集小單為大單，實(shí)現(xiàn)批量采購(gòu)，增強(qiáng)話語(yǔ)權(quán)，降低采購(gòu)成本；其次企業(yè)可以通過(guò)與供應(yīng)商直接交易，減少中間環(huán)節(jié)，擺脫商的轉(zhuǎn)手成本，提高采購(gòu)效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉(zhuǎn)帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

(三)構(gòu)建嚴(yán)格規(guī)范的采購(gòu)制度

中小企業(yè)應(yīng)優(yōu)化采購(gòu)組織架構(gòu)、明確崗位職責(zé)、梳理流程制度。建立更符合企業(yè)實(shí)際的組織架構(gòu)，并結(jié)合員工能力明確崗位職責(zé)，以流程制度為基礎(chǔ)加強(qiáng)采購(gòu)管理與內(nèi)部控制，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。[3]對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦人員進(jìn)行定期崗位輪換制度，建立獨(dú)立的稽核制度，不相容崗位相分離；制定科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督，合理的獎(jiǎng)懲體系，調(diào)動(dòng)員工積極性；完善驗(yàn)收控制制度，設(shè)立專門(mén)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)，按照采購(gòu)物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的品質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并出具相關(guān)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，必要時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)的檢測(cè)人員進(jìn)行檢測(cè)；建立完善的采購(gòu)預(yù)算制度，進(jìn)行全面預(yù)算控制；完善到期付款的預(yù)算管理，建立符合企業(yè)自身的付款流程，嚴(yán)格按照付款流程操作。

(四)加強(qiáng)與供應(yīng)商協(xié)作，建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的協(xié)作，建立戰(zhàn)略伙伴合作關(guān)系。企業(yè)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，制定不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，制定供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系，保證供應(yīng)商與企業(yè)有著相同的利益，實(shí)現(xiàn)共贏。建立和完善供應(yīng)商檔案和供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和價(jià)格評(píng)價(jià)體系，通過(guò)對(duì)價(jià)格信息進(jìn)行定期的收集、分析和評(píng)價(jià)，制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，為價(jià)格談判提供有利信息；與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的、互助的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,建立暢通的供貨渠道，有利于降低采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)費(fèi)用,提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

(五)合理運(yùn)用現(xiàn)代采購(gòu)方式

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上采購(gòu)?fù)貙捔似髽I(yè)采購(gòu)的方式和途徑，同時(shí)為改善傳統(tǒng)采購(gòu)方式的不足提供了良好的契機(jī)。企業(yè)應(yīng)該積極的去適應(yīng)這一趨勢(shì)，優(yōu)化采購(gòu)模式，運(yùn)用電子商務(wù)進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率。企業(yè)借助集體聯(lián)合采購(gòu)的平臺(tái)、第三方采購(gòu)模式，實(shí)施JIT采購(gòu)和MRP采購(gòu)模式等現(xiàn)代采購(gòu)模式，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的公開(kāi)化、程序化，由庫(kù)存而采購(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵味少?gòu)，集小單為大單，批量采購(gòu)，增強(qiáng)采購(gòu)談判實(shí)力，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促使采購(gòu)成為企業(yè)新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，規(guī)范和完善的采購(gòu)內(nèi)部控制體系能有力增強(qiáng)中小企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購(gòu)品質(zhì)和采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，增強(qiáng)企業(yè)的利潤(rùn)水平和整體市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。中小企業(yè)應(yīng)切實(shí)完善企業(yè)內(nèi)部控制體系，構(gòu)建嚴(yán)格規(guī)范的采購(gòu)制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的素質(zhì)控制，運(yùn)用現(xiàn)代采購(gòu)模式，優(yōu)化采購(gòu)方式，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促使采購(gòu)成為企業(yè)新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張靜.中小企業(yè)成本控制問(wèn)題研究[J].物流科技,2013(04):57-60.

[2]朱榮恩.建立和完善內(nèi)部控制的思考[J].會(huì)計(jì)研究,2001(01):24-31.

[3]戈輝.A公司采購(gòu)內(nèi)部控制的研究[J].會(huì)計(jì)研究,2016(05):78-83.

作者：劉倩如 單位：山東農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院