鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案資源管理的問(wèn)題及對(duì)策

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［摘要］檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無(wú)形資產(chǎn)，在水利建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財(cái)力薄弱、任務(wù)繁重，且離縣城有一定距離，導(dǎo)致檔案信息資源管理不規(guī)范、利用不充分，致使水利資源的科學(xué)配置失缺，形成生產(chǎn)資源的浪費(fèi)。本文強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的管理必須提認(rèn)識(shí)、強(qiáng)素質(zhì)、抓管理、盡開(kāi)發(fā)，從而促進(jìn)檔案信息的科學(xué)化。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；信息化管理；資源配置；科學(xué)管理

0引言

當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)洶涌澎湃，檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無(wú)形資產(chǎn)，在各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在近年的水利機(jī)構(gòu)改革中，縣水務(wù)局二級(jí)原直管機(jī)構(gòu)———鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站已劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)直接管轄，成為“七站八所”的成員單位之一。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財(cái)力薄弱、任務(wù)繁重，且離縣城有一定距離，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，亟待加以解決。

1檔案信息資源管理存在的問(wèn)題及原因

1．1對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的一個(gè)重要職能單位，擔(dān)負(fù)著全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的農(nóng)田灌溉、防汛抗旱、排漬重任。他們工作的好壞直接關(guān)系到全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的成與敗，農(nóng)作物產(chǎn)量的高與低，農(nóng)民收入的多與少。因此，個(gè)別水利站領(lǐng)導(dǎo)，包括分管水利工作的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)把主要精力集中到了如何做好業(yè)務(wù)工作上。在他們的潛意識(shí)中，水利站的主要任務(wù)就是加強(qiáng)水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搞好防汛抗災(zāi)和水利排灌工作，確保全鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)豐收，至于檔案工作可有可無(wú)，無(wú)需提到議事日程。因而，在檔案經(jīng)費(fèi)安排、檔案人員配備、檔案設(shè)施添置上馬虎應(yīng)對(duì)，“得過(guò)且過(guò)”，致使水利檔案工作流于形式，輕于管理，造成了很大的被動(dòng)性和盲目性。

1．2檔案管理資金嚴(yán)重不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理后，由于不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政吃緊，支大于收，因而在對(duì)待水利站的財(cái)政預(yù)算方面，除了保障水利工作必要經(jīng)費(fèi)和單位“人頭經(jīng)費(fèi)”外，幾乎沒(méi)有安排檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。據(jù)縣檔案局對(duì)全縣12個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站的調(diào)查，得知真正有專(zhuān)門(mén)經(jīng)費(fèi)安排的鄉(xiāng)鎮(zhèn)只有2個(gè)，占整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)量的12．6％。其他單位均是從事業(yè)經(jīng)費(fèi)拿出少得可憐的資金用于檔案工作，從而導(dǎo)致了專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案工具、設(shè)備、用品無(wú)法添置，檔案工作受到嚴(yán)重制約。以致出現(xiàn)了“七站八所”“下放”初期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案堆放在單位走廊門(mén)角的現(xiàn)象，令人痛心。

1．3檔案管理人才明顯缺少

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站人員少，任務(wù)重，加之某些領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)輕檔案，導(dǎo)致檔案人員引進(jìn)少、培訓(xùn)少、待遇低，尤其是懂檔案、高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才更是鳳毛麟角。據(jù)縣檔案局對(duì)全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站調(diào)查，95％以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員，大部分單位的檔案都由辦公室主任或財(cái)務(wù)人員兼任。不僅如此，兼職檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍較低，對(duì)于檔案的收集、整理、歸類(lèi)、檢索、保管知識(shí)“胸?zé)o成竹”。在日常檔案工作中，他們只是簡(jiǎn)單從事，應(yīng)對(duì)檢查，根本適應(yīng)不了檔案工作發(fā)展，大部分的檔案經(jīng)不起專(zhuān)業(yè)檢查和驗(yàn)收。

1．4檔案保存管理不規(guī)范

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)掌握不多，加之檔案配套設(shè)施不齊備，檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案存管不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。出現(xiàn)如下幾種狀況：一是檔案存管室與辦公室重疊，許多檔案資料與辦公室資料混淆，有用的檔案資料丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；二是檔案材料提交不及時(shí)，有的雖提交了但內(nèi)容缺少、形式不符合要求，基本上還是處于原始狀態(tài)；三是沒(méi)有區(qū)分，將有效材料與無(wú)效材料疊加、混合，致使檔案整理、歸類(lèi)工作難度很大。

1．5檔案開(kāi)發(fā)與利用不充分

有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作做得比較好，分類(lèi)也較為完善，存檔數(shù)量也不少，而且重點(diǎn)工程的檔案也做得較為齊全、扎實(shí)，如除險(xiǎn)加固工程、飲水安全工程、河道治理工程等方面的檔案收集、整理工作都做得很好，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享打好了基礎(chǔ)。但是，由于政府和部門(mén)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用認(rèn)識(shí)程度不高，并未對(duì)這些利用價(jià)值很高的檔案引起重視，也未很好地開(kāi)發(fā)檔案資源，導(dǎo)致有用的檔案資料未能發(fā)揮應(yīng)有作用，被白白浪費(fèi)，成為了令人遺憾的事情。

2檔案信息資源管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)

2．1努力提高對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)，解決實(shí)際問(wèn)題

全面提升檔案管理水平，關(guān)鍵還是要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、水利站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。要提高認(rèn)識(shí)，重要的途徑是通過(guò)廣泛宣傳、學(xué)習(xí)、會(huì)議，促使主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案管理法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們明了《檔案法》的嚴(yán)肅性，提高檔案工作的自覺(jué)性，從而端正重業(yè)務(wù)輕檔案的錯(cuò)誤思想；讓他們懂得檔案工作能為水利事業(yè)提供資源、開(kāi)發(fā)利用，能促進(jìn)水利事業(yè)發(fā)展的道理。只有領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)提高了，他們才會(huì)制訂過(guò)硬措施，拿出可行方案，切實(shí)解決檔案人員編制問(wèn)題、檔案經(jīng)費(fèi)投入問(wèn)題、檔案開(kāi)發(fā)和利用問(wèn)題。

2．2穩(wěn)定人員編制，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員的工作性質(zhì)特殊，專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案人員的編制進(jìn)行固定，一般情況下，不要輕易變動(dòng)檔案人員的崗位，也不要讓檔案人員身兼數(shù)職，更不要讓檔案人員位置長(zhǎng)期缺失。如果單位檔案人員被調(diào)走，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，確保檔案工作的連續(xù)性。此外，我們還應(yīng)當(dāng)針對(duì)實(shí)際情況，積極選送檔案人員參加上級(jí)舉辦的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，鼓勵(lì)檔案人員考取職稱(chēng)，激發(fā)檔案人員的學(xué)習(xí)熱情，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2．3完善制度，確保水利檔案管理規(guī)范有序

領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，制度是保障。沒(méi)有行之有效的制度約束，任何事情都會(huì)變成空談。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理的實(shí)際情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站應(yīng)建立和完善各種檔案制度，如《檔案員崗位責(zé)任制》《文書(shū)檔案歸檔制度》《會(huì)計(jì)檔案歸檔制度》《設(shè)備檔案歸檔制度》《水利工程歸檔制度》《水情資料歸檔制度》等，并按照制度認(rèn)真執(zhí)行，做好各類(lèi)資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用工作，并適時(shí)開(kāi)展檔案工作檢查，獎(jiǎng)勤罰懶，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，這樣，才能確保水利檔案管理規(guī)范有序。

3結(jié)語(yǔ)

檔案是為單位事業(yè)服務(wù)的，檔案是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的。同志曾指出：“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)……”為此，在水利事業(yè)建設(shè)中，我們應(yīng)積極開(kāi)發(fā)水利檔案資源，將各種信息資源分配給單位急需的地方，這是檔案管理的終極目標(biāo)，也是檔案自身價(jià)值得以體現(xiàn)的關(guān)鍵所在。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)勤奮踏實(shí)，多花工夫，圍繞單位的發(fā)展，為了水利事業(yè)的需要，編寫(xiě)多種檢索工具，掌握市場(chǎng)信息，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張清珍．論數(shù)字化信息化檔案的價(jià)值及發(fā)展［J］辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：122－123．

作者:李平 單位:湖南省南縣水務(wù)局