表單引領(lǐng)式建設(shè)項目標準化管理探究

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摘要:本文以建設(shè)項目標準化管理為理念，以“表單”為抓手，針對項目管理目標不清晰、管理措施不具體、責(zé)任分工不明確、優(yōu)秀管理經(jīng)驗積累和傳承不系統(tǒng)等問題，提出基于表單引領(lǐng)的項目標準化管理實施方案，包括建立標準表單庫、建立任務(wù)管理系統(tǒng)等，可供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞:項目管理;SMS系統(tǒng);表單

0前言

本文基于筆者單位已有的項目情況，發(fā)現(xiàn)項目管理能力提升較慢，管理目標不清晰，具體管理措施和手段欠缺，管理水平受具體管理人員的個人水平影響較大。尤其在工期短、人力資源配置緊張的中小型的建設(shè)項目上，項目管理工作效率和管理水平難以滿足項目需要。為解決上述問題，筆者單位組織多名項目管理經(jīng)驗豐富、精力充沛的骨干人員成立研究小組，在已有管理經(jīng)驗基礎(chǔ)上系統(tǒng)梳理項目管理規(guī)程規(guī)范，以建設(shè)項目標準化管理為理念，以“表單”為抓手，歷時多年潛心研究，構(gòu)建了標準化管理框架體系，制定項目管理“表單”標準庫，自主開發(fā)完成“建設(shè)項目標準化管理系統(tǒng)”，基本完成了標準化管理建設(shè)。

1項目管理過程中存在的問題

1．1管理經(jīng)驗不足，管理依據(jù)缺失(做什么，怎么做)

建設(shè)工程項目管理綜合性強、涉及專業(yè)面廣，實際管理中項目經(jīng)理往往帶有較強個人工作經(jīng)歷和經(jīng)驗意識，施工、監(jiān)理、設(shè)計不同工作經(jīng)驗的人易把項目管理的重點側(cè)重于原熟知的領(lǐng)域。對于新從事項目管理的人員來說，尤其是設(shè)計單位轉(zhuǎn)型而來的項目管理團隊，工程管理經(jīng)驗相對欠缺，在項目管理過程中往往產(chǎn)生一些較為嚴重的管理問題，比如:到竣工驗收時才知道需要對分包單位的資質(zhì)進行報審確認，此時只能回頭補充這些資料;到最終結(jié)算付款時才發(fā)現(xiàn)過程結(jié)算單缺失;安全管理出現(xiàn)問題后才認識到日常管理中對施工現(xiàn)場的施工用電、危險品等定期檢查的重要性。因此，根據(jù)國家、行業(yè)管理規(guī)程規(guī)范，系統(tǒng)梳理質(zhì)量、進度、費用、安全等管理要求，建立系統(tǒng)、標準化的管理體系和程序，推進建設(shè)項目標準化管理十分有必要［1］。標準化管理將有效、系統(tǒng)地解決管理經(jīng)驗不足、人力資源緊張、項目整體策劃缺失、過程管理碎片化甚至過程資料的缺失等問題。

1．2制度執(zhí)行打折，管理效率低下(誰去做，何時做)

集團公司和公司層面已建立了較為完善統(tǒng)一的監(jiān)督、檢查和部分執(zhí)行要求的管理規(guī)定和辦法，但是在項目具體的管理上，如果未系統(tǒng)梳理和歸納，不細化、落實制度要求，在執(zhí)行時將造成經(jīng)常打補丁狀態(tài)，實際的執(zhí)行效果也欠佳。例如，現(xiàn)場的安全隱患排查是哪個部門查、多長時間查，不同的項目會因人為理解的偏差導(dǎo)致實施過程中扯皮和推諉，不但不利于項目工作的推進，而且易造成項目管理人員間的誤解［2］。又如，在“現(xiàn)場設(shè)備管理”上，管安全的人員和管生產(chǎn)人員容易扯皮，可能造成都不做或者重復(fù)做的現(xiàn)象。因此，研究小組成員系統(tǒng)梳理了上級單位的各項管理制度，完善項目上的管理制度，并將各級制度的要求形成每個責(zé)任到崗、任務(wù)到人、可操作的、有明確要求的、具體的標準化“表單”。將制度清晰明了地全部落實到具體執(zhí)行工作上，此項轉(zhuǎn)化明顯提升了項目管理效率。

1．3經(jīng)驗傳承欠佳，管理水平提升乏力

部分項目管理人員通過一定時間的鍛煉，積累了較好的經(jīng)驗和方法，若沒有傳承、推廣，往往會隨著人員的流動而流失，且新員工剛剛接觸管理，如果沒有受到經(jīng)驗豐富的“老同志”盡心地“傳幫帶”培養(yǎng)，可能很難成長為合格的項目管理人員。但是原有的“傳幫帶”模式也會因“老同志”自身水平高低決定了人才培養(yǎng)、整體管理水平的高低，并且可能缺少系統(tǒng)的管理方法和理論。對于管理經(jīng)驗和管理水平的無形資產(chǎn)積累乏力問題，采用小組提出的“表單引領(lǐng)”式的項目標準化管理體系將得到有效解決。在標準化管理框架體系內(nèi)，不斷完善表單的設(shè)置，優(yōu)化管理程序和內(nèi)容，沉淀優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，可切實提升公司整體的建設(shè)項目管理水平。

2SMS系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)研究

為從根本上解決上述存在的問題，標準化管理研究小組系統(tǒng)梳理了各類相關(guān)規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)章制度，歷時12個月潛心分析研究，結(jié)合管理經(jīng)驗，建立了18個項目管理崗位，編制了質(zhì)量、安全、進度、費用、綜合、其他6大類300多個標準化表單，并成功自主開發(fā)了一套科學(xué)實用的“建設(shè)項目標準化管理系統(tǒng)”平臺。該系統(tǒng)主要包括4個子系統(tǒng)模塊，分別是標準表單系統(tǒng)、任務(wù)管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)和統(tǒng)計分析系統(tǒng)，四個子系統(tǒng)模塊分別幫助管理人員解決“做什么、怎么做、誰去做、何時做和如何存”的問題。SMS平臺以表單、崗位、資料和任務(wù)統(tǒng)計的信息為基礎(chǔ)，加強組織結(jié)構(gòu)整合。通過信息化管理手段加強了項目管理標準化建設(shè)，規(guī)范、指導(dǎo)工程項目管理。平臺系統(tǒng)思維導(dǎo)圖如圖1所示。

3對策研究及實施方案

3．1建立標準表單庫，解決“做什么、怎么做”的問題標準表單庫相當于項目管理的工作大綱，根據(jù)各類規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)、規(guī)章制度整理出項目管理日常使用的所有表單，便解決了“做什么”的問題。再結(jié)合已有的管理經(jīng)驗將各類表單模板化，模板化的表單有利于引領(lǐng)經(jīng)驗欠缺的新員工在實際工作中按部執(zhí)行，同時也便于將成功的經(jīng)驗逐步添加積累到相應(yīng)表單中，表單模板化順利解決了“怎么做”的問題。標準表單的分類如圖2所示。截至目前，通過梳理和匯總已建立了300多個表單的標準庫，通過項目的實踐證明，300個表單基本覆蓋了建設(shè)項目從立項到項目竣工驗收的各個管理環(huán)節(jié)。

3．2建立任務(wù)管理系統(tǒng)，解決“誰去做、何時做”的問題

1)首先，在項目策劃階段，根據(jù)各項目實際情況將標準庫中的表單進行一級篩選，篩選出適用于本項目的表單。例如，山西河曲風(fēng)電項目經(jīng)過一級篩選，項目管理共涉及264個表單，后期管理過程將圍繞這264個表單來實施，這樣便對本項目“做什么”進行了細化。2)在上述工作的基礎(chǔ)上再將表單進行分工到崗。山西河曲風(fēng)電項目根據(jù)項目組織機構(gòu)特點，將264個表單分配至項目部7個部門的18個崗位上，通過表單的分工基本上明確了崗位職責(zé)，很好地解決了“誰去做”的問題。3)每年年初，在系統(tǒng)平臺上將各類表單任務(wù)細化到月。例如，計劃2019年08月會有3批材料進場，于是《工程材料報審表》的表單在2019年08月的任務(wù)數(shù)相應(yīng)為“3”，每月的任務(wù)根據(jù)可實際情況調(diào)整。通過任務(wù)的細化解決了“何時做”的問題，尤其是在安全管理方面，每月將安全類各表單選擇執(zhí)行時間和頻次后，即完成了下個月的工作計劃。

3．3建立文件管理系統(tǒng)，解決“如何存”的問題

日常管理過程中，每執(zhí)行完成一個表單便可以將相關(guān)文件資料上傳，上傳時選擇相應(yīng)的任務(wù)，這樣既完成了任務(wù)的反饋，又完成了文件資料的上傳保存，較好地解決了各類管理資料和文件怎么分類保存和歸檔的問題，不僅節(jié)省了項目人員整理各類文件的時間，也大大方便了后期檢索查詢。

3．4建立統(tǒng)計分析系統(tǒng)，直觀反映任務(wù)完成情況

統(tǒng)計分析系統(tǒng)是將項目管理工作情況進行統(tǒng)計分析。該子系統(tǒng)不僅將各項工作成果圖表化展示，直觀顯示任務(wù)完成情況，而且可以實時查詢各個崗位的任務(wù)完成情況。通過統(tǒng)計分析界面，每個項目管理人員可隨時查看本崗位的工作任務(wù)，管理決策者也可以及時掌握項目總體任務(wù)完成情況，便于及時做好督辦和管理。任務(wù)統(tǒng)計界面如圖3所示。

4實施效果

4．1通過“制度表單化”，實現(xiàn)精細化管理

按照“管理制度化，制度表單化”的管理思路，通過SMS系統(tǒng)，將各類規(guī)章制度要求的工作內(nèi)容通過表單的形式體現(xiàn)出來。實踐證明，各人對制度的理解都存在或多或少的偏差，而對表單的理解偏差明顯較小，因此通過制度表單化，在項目管理的精細化上實現(xiàn)了質(zhì)的跨越。例如，項目部應(yīng)急預(yù)案的編制、評審、和培訓(xùn)的實施需要幾個環(huán)節(jié)，通過評審表、通知和培訓(xùn)記錄表等表單來細化應(yīng)急預(yù)案的管理，實現(xiàn)較為規(guī)范的精細化、標準化管理。

4．2通過“表單模板化”，實現(xiàn)經(jīng)驗沉淀

結(jié)合管理經(jīng)驗，將各類表單制作成表單模板，模板的質(zhì)量水平?jīng)Q定了新員工工作起點的高低，提高表單模板的質(zhì)量就會大大提高項目基礎(chǔ)的管理水平;另外通過不同項目、各類人員的積累，逐步提高基礎(chǔ)模板的質(zhì)量，通過修編模板的環(huán)節(jié)來沉淀和提升項目管理經(jīng)驗。例如，年終安全工作會議應(yīng)該包含哪些內(nèi)容，通過逐步完善《年終安全工作會議紀要》模板的過程，把安全管理的經(jīng)驗逐步添加積累到會議紀要中，體現(xiàn)了表單模板化的重要性。

4．3通過“表單數(shù)字化”，實現(xiàn)量化管理

依托表單，通過任務(wù)管理系統(tǒng)可將每個崗位的工作任務(wù)量化為幾張表、幾個報告，通過將任務(wù)表單量化，便于各項管理工作的執(zhí)行、監(jiān)督和考核。例如，在安全管理方面，安委會需要多久開一次，通過表單數(shù)量的確定能做到準確全面把控，進一步提高了管理的精度。

4．4通過“成果動態(tài)化”，提高管理效率

SMS系統(tǒng)將“任務(wù)”和“資料”進行統(tǒng)計分析，可動態(tài)了解項目的實施和進展情況。通過統(tǒng)計界面，每位員工均可實時了解自己的工作完成情況，每位決策者也可及時掌握項目總體任務(wù)完成情況，做到對項目的動態(tài)管理，提高項目整體的管理效率。

5結(jié)束語

以標準化管理為理念，以“表單”為抓手，不斷完善項目標準化管理系統(tǒng)平臺，不僅能夠提高建設(shè)項目的管理效率和水平，而且能夠為其他業(yè)務(wù)的管理提供較好的管理思路，對公司各項業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻:

［1］馬少馥，崔艷婷．項目管理標準化初探［J］．交通企業(yè)管理，2016，31(2):28－29．

［2］杜慧鵬，王峰．“3+1”構(gòu)建項目標準化管理體系［J］．施工企業(yè)管理，2012，27(10):81．

作者:董鵬 王義偉 徐春峰 趙泓鋼 趙飛 單位:中國電建集團北京勘測設(shè)計研究院有限公司