談基層黨校基建檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化路徑
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摘要：基層黨校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案資料是對基建工程施工建設(shè)成果的記錄和傳承，是基層黨校的寶貴財(cái)富。作為基層黨校檔案工作的重要組成部分，基建檔案為學(xué)校的建設(shè)、維修、管理、后續(xù)改擴(kuò)建提供參考憑證，具有極高的保存價(jià)值，越來越為各級黨校的管理者所重視和利用。隨著信息技術(shù)的日新月異，基建檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的訴求，向信息化管理邁進(jìn)。本文針對基層黨?；n案管理的特點(diǎn)與普遍存在的問題，以基層黨?；n案管理信息化為切入點(diǎn)，闡述檔案管理信息化為基層黨校基建檔案管理工作帶來便利以及實(shí)現(xiàn)路徑，為不斷提升基層黨?；n案管理業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量建言獻(xiàn)策。
關(guān)鍵詞：基層黨校；基建工程；檔案管理；信息化
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)廣泛且深刻的影響著各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域。隨著全國各地基層黨?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善。在基層黨校基本設(shè)施建設(shè)、管理和工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的基建檔案，是反映基層黨?；üぷ鞯恼鎸?shí)原始記錄?；n案忠實(shí)的記錄著工程建設(shè)階段一個(gè)個(gè)最原始的、最真實(shí)的場景和要素。按照國家工程建設(shè)、檔案管理職能部門的要求，建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通過后，原則上基建檔案需長期保存于業(yè)主單位。鑒于工程建設(shè)過程中，基建圖紙檔案被建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位反復(fù)借閱，頻繁流轉(zhuǎn)。久而久之，紙質(zhì)的基建檔案出現(xiàn)褶皺、破損、殘缺甚至丟失都有可能。傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足新時(shí)代黨校建設(shè)的各項(xiàng)需要，國家檔案局提出：“為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，我國檔案工作要加快轉(zhuǎn)型升級步伐，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”。作為黨校檔案體系中的特殊的一員，基建檔案有著特殊的歷史意義。做好基層黨校基建檔案管理信息化工作，對逐步完善推進(jìn)基層黨校各項(xiàng)中心工作具有重要現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。
1基層黨校基建檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1管理制度建設(shè)不完善
基層黨校管理人員對基建檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，檔案管理制度建設(shè)不完善，執(zhí)行不力。由于基層黨校辦學(xué)特點(diǎn)和機(jī)構(gòu)人員編制等條件限制，基層黨校的基建管理部門作為臨時(shí)性機(jī)構(gòu)（基層黨校校園遷擴(kuò)建工程很少采用工程代建的模式）成員，主要由校內(nèi)抽調(diào)教工和外聘技術(shù)專家構(gòu)成。基建管理人員一般由教師兼職擔(dān)任，而基層黨校教師的知識結(jié)構(gòu)主要為政治黨建、經(jīng)濟(jì)管理、人文社會(huì)科學(xué)類為主，工程管理類、計(jì)算機(jī)、圖書情報(bào)類專業(yè)人才匱乏?；n案管理人員則一般由基建管理部門工作人員（教師）兼職。待工程項(xiàng)目建設(shè)完畢，驗(yàn)收通過后，基建管理部門和人員將撤并分流至基層黨校其他教研部門。由于基建工作人員流動(dòng)性強(qiáng)，工作瑣碎，交接頻繁。加之基建工作經(jīng)歷對教師職稱晉升意義不大，部分基層黨?；ú块T工作人員存在重建設(shè)、輕管理，工作積極性不強(qiáng)、檔案意識淡漠等現(xiàn)象。導(dǎo)致基建檔案管理人員的工作責(zé)任制難以明確落實(shí)，監(jiān)督乏力。基建檔案交接手續(xù)不完備，交接過程不規(guī)范等問題時(shí)有發(fā)生。
1.2業(yè)務(wù)能力無法滿足工程建設(shè)全過程檔案管理需求
基層黨?；üこ虖捻?xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收一般歷時(shí)數(shù)年，工程建設(shè)每個(gè)工作環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生基建檔案資料，過程性檔案收集整理顯得尤為重要。日?；n案收集、整理和歸檔稍不及時(shí)，就會(huì)造成紙質(zhì)資料的不完整、不規(guī)范，甚至遺失。不少文書資料如工程技術(shù)資料殘缺不全，進(jìn)而使得原始記錄內(nèi)容不完整、很多保存下來的基建資料只是幾頁圖紙，而且圖紙通常都比較大，需要通過多次折疊才能放入檔案盒中，由于紙張的質(zhì)量問題以及保存時(shí)間的影響，時(shí)間一久圖紙的折疊處難免會(huì)出現(xiàn)一定的破損。字跡變得模糊，或是受損嚴(yán)重，導(dǎo)致需要記錄的施工活動(dòng)或者過程缺乏必要的真憑實(shí)據(jù)。工程竣工驗(yàn)收后，作為黨校工程建設(shè)重要依據(jù)的基建檔案，一般歸口辦公室或者行政后勤科室負(fù)責(zé)管理。由于以上部門工作人員普遍缺乏工程管理、圖書情報(bào)業(yè)務(wù)知識，造成檔案資料歸類不合理、分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，保存方式不規(guī)范。導(dǎo)致后期檔案利用率較為低下，給以后的施工參考帶來諸多不便，大大增加了基建檔案管理的難度。
1.3信息化建設(shè)水平滯后，檔案利用與服務(wù)水平較低
信息化技術(shù)對于提升基建檔案管理效率的重要意義，在基層黨校管理者中很少得到應(yīng)有的重視?；n案管理信息化建設(shè)滯后，硬件設(shè)備采購更新、軟件升級維護(hù)經(jīng)費(fèi)投入、信息化人才培養(yǎng)等經(jīng)費(fèi)支出普遍受到限制。一些基層黨校基建檔案管理雖然購置部署工程管理信息化系統(tǒng)，但由于基層黨校教師人才隊(duì)伍知識結(jié)構(gòu)，缺少計(jì)算機(jī)與工程管理類復(fù)合型人才，加之基建檔案信息化工作人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)數(shù)字化設(shè)備操作技能不熟練。導(dǎo)致檔案服務(wù)能力和利用率均較低，沒有有效發(fā)揮信息化技術(shù)助推基建檔案管理效率提升。
2基層黨?；n案管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑
2.1落實(shí)責(zé)任制、完善基建檔案信息化管理
第一，建立檔案管理責(zé)任制度，完善基建檔案管理信息化制度。通過建立檔案管理責(zé)任制度，將基建檔案管理工作的職責(zé)明確落實(shí)到個(gè)人身上，以增強(qiáng)檔案管理人員的積極性以及責(zé)任感。通過不斷細(xì)化、完善檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要求檔案管理人員按照規(guī)范進(jìn)行檔案掃描、藍(lán)圖圖紙數(shù)字化處理、工程量簽證復(fù)核確認(rèn)、工程款撥付申請審批校驗(yàn)等工作，做到基建檔案的收集和整理歸檔及時(shí)、全面、規(guī)范、有序地進(jìn)行。第二，加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目過程性資料采集固定工作。基建檔案資料具有較強(qiáng)的時(shí)效性，檔案管理人員必須及時(shí)做好檔案資料的采集固定工作。尤其是監(jiān)理方質(zhì)量監(jiān)督過程中的資料若不及時(shí)采集固定可能會(huì)迅速消失。很多施工資料的采集是跟隨著項(xiàng)目開工就要跟進(jìn)，例如住建部門的散裝水泥押金的退回事項(xiàng)，需要檔案管理人員在項(xiàng)目隱蔽工程——抹灰工序完成前進(jìn)行拍照固定。一旦錯(cuò)過這個(gè)施工資料采集時(shí)間節(jié)點(diǎn)，就很難進(jìn)行資料的補(bǔ)充采集。因此基建檔案管理人員必須熟悉各部門對檔案材料的要求，同時(shí)做好與施工方有效溝通，及時(shí)做好檔案資料采集固定工作。
2.2提升基建檔案管理業(yè)務(wù)
第一，工程設(shè)計(jì)圖紙的電子化助力工程建設(shè)領(lǐng)域無紙化辦公。隨著AutoCAD等軟件在工程設(shè)計(jì)中的廣泛應(yīng)用，工程設(shè)計(jì)的精準(zhǔn)性與直觀度顯著提升。工程信息資源的流轉(zhuǎn)也走向了無紙化操作。為了更好地推進(jìn)檔案管理信息化，基建檔案管理部門應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向各施工單位索要工程CAD設(shè)計(jì)、施工電子圖紙。普及工程建設(shè)資料圖紙的無紙化辦公，熟練使用照相機(jī)、掃描儀等數(shù)碼工具，將藍(lán)圖、白圖、硫酸紙等紙質(zhì)材料及時(shí)轉(zhuǎn)換圖片格式，或PDF格式的電子材料。方便檔案管理人員進(jìn)行資料的收集和分類管理。避免了紙質(zhì)基建圖紙容易出現(xiàn)的泛黃以及磨損問題，也解決了圖紙檔案不易折疊保存的問題，提高了檔案管理的效率。第二，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)云端化。所謂基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是指將電子化的基建檔案信息，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在單位局域網(wǎng)或者在Internet網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集、管理、共享的一種方式?；n案管理人員通過操作基建管理信息化系統(tǒng)對電子圖像資料進(jìn)行分類、編排管理，檔案目錄的自動(dòng)生成與劃分歸類，基建檔案資料的自動(dòng)打包、上傳云端服務(wù)器，定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等工作。并可按需實(shí)現(xiàn)對基建工程檔案資料的檢索和同步下載，不會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T電腦損壞或者個(gè)人錯(cuò)誤操作而造成數(shù)據(jù)丟失。基建管理信息化系統(tǒng)提高了基建檔案管理的質(zhì)量與水平，有效避免基建檔案因載體材質(zhì)、保存時(shí)間、頻繁交接等原因?qū)е碌臋n案損毀、丟失的問題。
2.3加大信息化建設(shè)投入力度，重視基建檔案管理信息化技能培訓(xùn)
第一，加大信息化建設(shè)投入力度，提高基建檔案管理信息化水平。加大基建檔案信息化建設(shè)的資金投入，在硬件上配置打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備。增加軟件投入，以項(xiàng)目管理流程為主干，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建成完善基建管理信息化系統(tǒng)。利用信息化管理系統(tǒng)對基建工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、前期介入、設(shè)計(jì)溝通、招標(biāo)管理、合同履行、施工監(jiān)督、工程變更聯(lián)系單確認(rèn)、付款申請批復(fù)等全過程進(jìn)行監(jiān)管。實(shí)現(xiàn)基建檔案信息生成、保存、統(tǒng)計(jì)、流轉(zhuǎn)等信息化功能。通過工程項(xiàng)目各參建單位共同參與，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)信息有序共享?；饨ㄔO(shè)方與施工方之間信息不對稱，提高各施工方之間信任度。降低建設(shè)方的工程協(xié)調(diào)難度，有利于建設(shè)工程項(xiàng)目整體推進(jìn)。第二，做好基建檔案管理信息化人才培養(yǎng)鍛煉工作。檔案管理人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，才能夠滿足新時(shí)期基建檔案管理信息化的各項(xiàng)要求?；鶎狱h校信息管理部門應(yīng)定期對檔案管理人員開展信息化技能的培訓(xùn)，特別是對掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆等電子信息設(shè)備的熟練操作使用和維護(hù)。進(jìn)而提升檔案管理人員的信息化建設(shè)的能力與素質(zhì)。
3結(jié)束語
總之，基建檔案管理信息化在基層黨?；n案管理過程中可以發(fā)揮巨大作用，其能為基層黨校后續(xù)的建設(shè)工作提供參考依據(jù)，也能反映黨校的總體建設(shè)與發(fā)展情況。因而在信息化背景下，基層黨校應(yīng)當(dāng)重視基建檔案管理信息化技能培訓(xùn)，落實(shí)完善檔案管理責(zé)任制度、基建檔案管理信息化制度，加大信息化建設(shè)投入力度，以工程圖紙電子化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化等有效措施助推基層黨?；n案管理業(yè)務(wù)能力的不斷提升。
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作者：陳靜 單位：中共樂清市委黨校
