電力企業(yè)檔案管理論文
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一、檔案管理現(xiàn)代化的內涵
檔案管理現(xiàn)代化，即應用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發(fā)展對檔案的需求。通俗地說，就是用較短的時間、較少的人力、財力、物力獲得最佳工作效率。檔案管理現(xiàn)代化，包括以下內容。實現(xiàn)檔案的標準化、規(guī)范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要。實現(xiàn)檔案管理科學化、高效化和系統(tǒng)化。加強對檔案人員的專業(yè)培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引人競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。檔案機構改革調整要適應企業(yè)發(fā)展要求，但不一定是一種模式或一刀切，改革必須堅持實事求是，根據(jù)自身的情況采取相應的措施，充分發(fā)揮檔案機構的作用。檔案機構的整體功能。檔案工作包含諸多要素，其間的相互聯(lián)系和制約以及各要素整體功能的發(fā)揮，均取決于系統(tǒng)整體結構是否合理。因此，在考慮機構改革時，必須從計劃經濟的框架中剝離出來，根據(jù)市場經濟條件下企業(yè)的變化及需求來調整制定機構改革方案。與此同時，還要注重系統(tǒng)的整體性，從全局著眼，統(tǒng)籌兼顧，注重整個系統(tǒng)的組織化、有序化，使各要素間協(xié)調、配合、有序運轉，使新建立的機制具備自我調節(jié)、自我完善的能力以及對外部環(huán)境的適應能力；機構的職能。檔案館(室)不僅要以各種方式管理保存好檔案，而且要積極主動與上級機關和下屬基層建立聯(lián)系，形成網絡，互通有無，并參與到企業(yè)有關的決策中，及時了解收集電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展動態(tài)及市場需求，有針對性多途徑地進行檔案信息的開發(fā)研究，為企業(yè)經濟建設提供真實的檔案信息。調整后的機構要能夠充分發(fā)揮每個工作人員的技術專長和聰明才智，盡可能地為他們施展才能提供相應的工作環(huán)境和條件，做到優(yōu)者獎、劣者罰、能者上、庸者下，形成一種奮發(fā)向上的工作態(tài)勢，以提高機構的整體工作效率機構的設置。既要堅持集中統(tǒng)一管理，又要適應企業(yè)各部門對檔案利用日益增多的要求，在堅持集中統(tǒng)一管理的原則下，對包括企業(yè)新型檔案在內的各類檔案，按其特性臺理布局，集中管理，分庫分級保管，最大限度地滿足企業(yè)的需要，瞄準市場經濟的切合點，發(fā)揮檔案部門的作用。堅持“依法治檔，確保檔案工作改革穩(wěn)步發(fā)展要堅定不移地認真貫徹落實《檔案法》，堅持依法治檔。這是市場經濟條件下搞好檔案工作的基本保證，對于檔案的收集、管理、保護以及開發(fā)利用起著決定性的作用。這是《檔案法》賦予檔案工作者神圣職責。
要適應新形勢的需要，還必須不斷提高檔案工作管理水平。而管理水平的高低是取決于檔案工作人員自身素質的優(yōu)劣。要抓好檔案工作人員的配備工作。嚴格按條件認真選配具備專業(yè)知識或相關專業(yè)知識的人員，進行崗位培訓和科學配編，根據(jù)檔案館(室)的職能、單位的規(guī)模、檔案的遞增情況來確定人員的編制。要加強檔案人員的政治思想工作，進行敬業(yè)愛業(yè)的職業(yè)道德教育；懈真抓好業(yè)務培訓工作，不斷提高檔案人員的業(yè)務素質，采取多層次、多形式的培訓學習，使檔案人員掌握檔案專業(yè)的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能，具有扎實的工作基礎；注重和加強檔案人員綜合素質的培養(yǎng)。在提高業(yè)務素質的同時，要注重和加強綜合素質的培養(yǎng)，尤其是市場經營管理方面的素質，做到既能獨擋一面，又能成為多面手，提高及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力。
二、加強電力檔案管理工作的方法
隨著科學技術的飛速發(fā)展，電力建設與管理的現(xiàn)代化水平日新月異。傳統(tǒng)的、手工的檔案管理已跟不上生產與科技發(fā)展的實際需要，同時，嚴重阻礙著檔案事業(yè)的發(fā)展進程。因此我們必須加強電力檔案管理工作創(chuàng)新，加速現(xiàn)代化的檔案信息管理進程。
1、推進電力檔案信息化建設
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)歷史的記錄．是電力企業(yè)知識的積累，是電力企業(yè)資產的憑證，是電力企業(yè)經營的依據(jù)，是電力企業(yè)寶貴的無形資產。電力企業(yè)在工作過程中形成的材料歸檔還比較難．如企業(yè)民主管理、局務公開、資產與成本管理、技術創(chuàng)新科技管理等?！笆晃濉逼陂g，隨著電力體制改革的深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立。兩個職能的根本轉變，電力企業(yè)在企業(yè)再造、流程重組、崗位職責劃分中應將檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業(yè)員工和項目經理的崗位職責，納入企業(yè)工作流程，納人工作業(yè)績考核．形成閉環(huán)管理，建立正常有序、適應現(xiàn)代企業(yè)工作制度的檔案歸檔工作流程。檔案信息化建設包括：檔案信息網絡建設、檔案信息技術的應用．檔案信息人才隊伍的培養(yǎng)等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作．使其充分滿足計算機工作的技術要求。電子革命給未來的檔案事業(yè)帶來一個質的變化，電子檔案的優(yōu)勢將會給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對應關系．檔案利用者利用檔案時，可以通過網絡等形式截取檔案信息，而不必同時獲取原檔案的載體。雖然這種本質的變化將會給我們帶來理論性的、思想性的、技術性的困惑，將會使我們原有的傳統(tǒng)管理模式產生巨大的變化，紙介質和磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質檔案的形成、積累、開發(fā)、利用．將會給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以．要改變當前檔案工作的重點，在注重收集紙介質檔案的同時關注磁介質檔案的積累．以適應這場變革．也是擺在檔案工作者面前的首要任務。為此．我們要加強信息的選取和積累，在管理好傳統(tǒng)檔案的同時大力開發(fā)電子信息。以期達到服務于企業(yè)各項工作的目的。
2、努力為企業(yè)生產、經營提供優(yōu)質服務
隨著經濟發(fā)展和社會進步．檔案工作在供電企業(yè)管理中發(fā)揮了越來越重要的作用。在這樣的形勢下，檔案工作應積極參與到企業(yè)生產經營的各個方面．為企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展提供強有力的信息支持。以往的電力企業(yè)檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了?！霸陔娮迎h(huán)境中。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去．則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分基本接收不到檔案。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。在各個系統(tǒng)的設計和運行過程中就加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中．要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息。要在不同的版本上注明當前的有效資料．以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺．要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。此時檔案的保管不但有以卷盒和柜架為裝具．還出現(xiàn)經過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握電力企業(yè)各種信息及開發(fā)過程。檔案人員應同企業(yè)領導及專業(yè)人員一道，一切以電力生產建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切人點，做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。網上獲取有效信息為企業(yè)領導經營決策、為企業(yè)生產建設發(fā)展提供服務．主動和、全過程地提供產、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息．建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。
3、全面提升電力檔案科技含量
“十一五”期間廣西電力承擔著艱巨的生產、建設、經營和技改重任．隨著電力市場經濟體制的建立和發(fā)展，電力企業(yè)在建立以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征的現(xiàn)代企業(yè)制度時．企業(yè)檔案在電力體制改革中，在維護企業(yè)利益中起著重要作用。由此可見，我們檔案工作者只會管好檔案是不夠的，更要創(chuàng)新工作思路，緊緊圍繞電力事業(yè)的發(fā)展．以科學的、先進的、一流的水平為電力事業(yè)的中心任務服務。首先．我們要在建立適應現(xiàn)代企業(yè)制度的管理機制上創(chuàng)新。認真做好電力企業(yè)檔案目標管理基礎．及時完善不適應現(xiàn)代企業(yè)管理制度的檔案管理制度，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，形成閉環(huán)管理。其次是在電子文件歸檔和電子檔案管理上創(chuàng)新。要做好該項工作．需各方面配合。一要進一步提高公文收發(fā)人員的素質，在公文收發(fā)的同時完成文件分類和保管期限著錄，超前控制檔案信息流向，確保辦公自動化公文信息與檔案公文信息一體化，減少重復勞動，提高工作效率。二要在檔案信息化、網絡化建設上創(chuàng)新。要建立企業(yè)公文信息平臺，使檔案信息從封閉走向開放，為企業(yè)決策和生產經營服務。同時．加強檔案信息的分類．對涉及商業(yè)秘密的檔案信息應控制使用。提高儲存、收藏能力?？s微技術、光盤技術將大大提高存儲密度，減少存儲空間。這為日益增多的檔案存儲和管理提供有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存儲信息量增大。提高信息技術處理能力。檔案現(xiàn)代化的核心主要內容是電子計算機的應用，電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計和計算分析等。它的應用可部分代替過去的人工操作，能較大地提高檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和質量，以及服務水平。提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。利用計算機檢索、借閱管理，準確性高、速度快，能有效地提高檔案利用率和檔案室的服務水平。提高安全保護能力。現(xiàn)代化技術的應用，將進一步提高檔案保護的能力和水平。
三、結論
檔案工作是企業(yè)管理工作中不可缺少的一個組成部分，在計劃經濟體制下建立的檔案工作能否適應市場經濟體制，其管理能否滿足企業(yè)的需求，重要的是能否將過去多年積蓄的技術優(yōu)勢轉變?yōu)槭袌龈偁幹虚g接的新產品優(yōu)勢，能否將管理優(yōu)勢轉變成市場競爭力的優(yōu)勢，能否將人才優(yōu)勢轉變成駕馭企業(yè)走向市場的優(yōu)勢，這一切都要靠觀念的轉變和管理的創(chuàng)新。當前，檔案工作的重要任務就是要在市場經濟條件下，不斷改革創(chuàng)新，建立起與其相適應的新體制，摸索出適應經濟體制改革的檔案管理模式，使檔案工作適應企業(yè)發(fā)展的需要。