林業(yè)科技項目檔案管理

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林業(yè)科技檔案是在項目的實施過程中產(chǎn)生的資料。項目檔案是項目實施過程中各項工作的真實記錄，是國家和本省重要的林業(yè)科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項目檔案工作，確保項目檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。為了有效保護(hù)和利用國家科技信息資源，要做好林業(yè)科技項目檔案的管理工作。

一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項目?？偟膩碚f在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內(nèi)容，是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費、業(yè)務(wù)經(jīng)費，沒有經(jīng)費保障；有的不按規(guī)定設(shè)機(jī)構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費和機(jī)會，檔案員沒有更新知識的機(jī)會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成的質(zhì)量。

（三）檔案收管用不到位。

檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制還是老一套，沒有適應(yīng)新情況新變化而加以創(chuàng)新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質(zhì)不高。主要是現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務(wù)。

二、探討與建議

（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。

認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、林業(yè)部頒發(fā)《林業(yè)科技學(xué)術(shù)檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財政林業(yè)科技推廣示范資金項目檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)的法律法規(guī)，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業(yè)科技人員指導(dǎo)林業(yè)科技項目檔案的收集等工作，經(jīng)常上些培訓(xùn)班，進(jìn)行林業(yè)科技項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強(qiáng)林業(yè)科技人員對項目檔案的重要性的認(rèn)識。

（二）完善歸檔制度。

完善歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據(jù)這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應(yīng)歸檔的各類文件材料。

（三）責(zé)任落實到人、穩(wěn)定管理隊伍。

要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專業(yè)知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，要配備些經(jīng)費給檔案管理員加強(qiáng)繼續(xù)教育，更新知識，適應(yīng)新時期的要求。明確責(zé)任，責(zé)任到人，將林業(yè)科技項目檔案管理工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行年終考核。

（四）建設(shè)與建檔同步，確保檔案完整。

要將林業(yè)科技項目檔案的收集工作貫穿于項目的整個實施過程，落實到各個步驟各個環(huán)節(jié)、同步實施、同步收集，以確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實性。

（五）健全檔案內(nèi)容、提高案卷質(zhì)量。

歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實施方案、協(xié)議書、項目合同；調(diào)查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數(shù)據(jù)；論文清單、推廣使用證明材料、驗收證書、專利證書、獎勵、經(jīng)費收支結(jié)算等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫紙復(fù)寫。組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律進(jìn)行組卷，保持案卷內(nèi)科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用，排列順序按課題準(zhǔn)備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。

（六）加強(qiáng)檔案利用工作。

在建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系的同時，科學(xué)整合檔案信息資源大力開發(fā)檔案價值，更好地提供利用。

作者：張蔚琴 單位：建甌市林業(yè)技術(shù)推廣中心