談社區(qū)檔案管理規(guī)范化對策

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一、目前社區(qū)檔案管理工作的基本情況

進入到二十一世紀以來，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國家檔案局關于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實際情況采取措施，并通過整合社區(qū)檔案資料及對社區(qū)建檔等各種方式，主動積極的進行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關體制、實際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務，往往忽略了收集整理檔案資料的相關實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎設施落后，檔案散失嚴重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費緊張，基礎條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務能力參差不齊，特別是對檔案基礎知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。

二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施

（一）強化宣傳，加強檔案意識

社區(qū)檔案管理工作關系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設合理的社區(qū)檔案管理制度

根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。

（三）加大對檔案人員的業(yè)務培訓與指導工作

積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設

社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質(zhì)，應用現(xiàn)代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。

（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責，加大監(jiān)督力度

將要將社區(qū)檔案管理工作納入到社區(qū)日常工作的會議中去，在會議中明確社區(qū)檔案管理工作的職責。因為社區(qū)檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常廣泛，內(nèi)容相對也比較繁雜，所以必須要將相關的責任落實到社區(qū)檔案管理部門中去，要將社區(qū)檔案工作規(guī)范化管理，并且通過應用社區(qū)檔案部門自查、人民群眾監(jiān)督與相關職能部門監(jiān)管相結(jié)合的管理方針，同時應用經(jīng)濟、法律及行政的手段，將社區(qū)檔案管理工作規(guī)范化。社區(qū)檔案部門及其工作人員在日常社區(qū)檔案管理工作中也要發(fā)揮其職能效應，做好自己的本職工作，促進社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范化運作。

作者：高東輝 王思南 單位：吉林省洮南市社區(qū)服務中心 吉林省洮南市社會救助事業(yè)中心