辦公室秘書公文寫作能力提升淺析

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【摘要】新時期的辦公室秘書，必須具備良好的公文寫作能力，能夠準確全面地轉達上級的指令，從而推動各部門有序運轉，保證單位健康發(fā)展。然而，在時代不斷發(fā)展的背景下，公文寫作面臨著新的挑戰(zhàn)，為了保證辦公室工作質(zhì)量，必須研究提升辦公室秘書公文寫作能力的策略。

【關鍵詞】辦公室秘書；公文寫作能力；提升策略

在市場經(jīng)濟體制變革背景下，開展相關業(yè)務時承受的壓力不斷增加。此時，作為重要的職能部門，辦公室需要不斷優(yōu)化工作流程、工作模式，輔助領導做好管理決策工作。辦公室秘書必須端正個人思想，處理好所負責的各項工作，同時要加強學習，不斷提升自身的公文寫作能力，確保所傳遞的信息準確無誤，從而為單位的健康發(fā)展奠定良好的基礎。

一、辦公室公文寫作概述

（一）類型。公文是一種具有法律效應的書面指令，也可以說是行政命令，一般是由組織機構發(fā)布的，主要目的是傳遞管理層的各種命令，促使相關業(yè)務有序開展。從實際來看，公文主要可分為三大類：一是黨政機關發(fā)布的書面命令，二是單位發(fā)布的指令，三是單位使用的書面通知。

（二）要求。1.材料應當真實有價值。在擬寫公文之前，應當圍繞主題搜集相關的資料，然后據(jù)此謀篇布局，確保公文主旨明確、內(nèi)容完整。在搜集資料時，必須堅持真實、有價值的理念，即公文的內(nèi)容必須絕對真實和客觀，不能刻意描繪人物的心理和主觀感受，且選用的材料應當具有一定典型性和價值性，可以更加直觀地反映事物本質(zhì)，同時為公文主旨服務，以保證公文內(nèi)容的準確性，使之發(fā)揮應有的作用。2.主旨必須正確、鮮明。公文的立意應當是正確的，且觀點必須鮮明，即公文主旨應當符合馬克思主義基本原則，符合社會主義核心價值觀，要與客觀事實相吻合，避免夸大事實，所表達的觀點也要讓人一目了然，以便更加迅速地傳遞信息，凸顯公文的價值。3.結構應當合理、完整。在擬寫公文時，應當關注組織和構造，依托主旨合理地排布材料，并進行表達，從而形成有機的整體。首先，要圍繞公文主旨確定布局，理清寫作的順序和材料的排布方式，合理劃分段落和層次；其次，要根據(jù)需求確定公文的體式，按照特定的結構來布局，使得內(nèi)容與形式保持一致，共同展現(xiàn)公文主旨；再者，應當將公文中的要素寫完整，即標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和發(fā)文日期等，且要保證結構連貫，使得公文順利合理、思路暢通，并體現(xiàn)兩點論原則。4.用語應當準確、精煉。寫作公文時，所用語言要準確，既要符合客觀事實，也要有理有據(jù)地表達和分析，且使用的語句應當符合當下的語法規(guī)范，確保邏輯合理、語意流暢。另外，公文語言要足夠精煉，即圍繞特定主旨簡明扼要地表達，通過認真推敲保留必要的文字、刪減多余字句，還要保證表述語言樸實易懂，避免故弄玄虛和堆砌辭藻。

（三）變化。1.寫作工具。隨著時代的發(fā)展與進步，網(wǎng)絡信息技術及其產(chǎn)物得到了廣泛應用，擬寫公文時不僅可以依托手機和電腦快速獲取各種信息，也可以搜集到各種公文寫作模板，通過參考迅速創(chuàng)造出所需的文章。一方面，寫作工具的變化降低了公文寫作難度、提升了材料搜集效率；另一方面，新型的工具會制約辦公室秘書的思維，即海量的資源中常常會摻雜各種虛假信息，稍有不慎就會導致寫作出現(xiàn)問題，且有些秘書會鉆科技的“空子”，直接下載網(wǎng)絡上的公文，然后稍加修改就進行發(fā)布，十分不利于工作質(zhì)量的提升。2.寫作環(huán)境。當前社會越發(fā)開放，人們的審美能力也在不斷提升，那么在寫作公文時，辦公室秘書應當及時優(yōu)化個人的思路，在保證公文質(zhì)量的基礎上，根據(jù)大眾的審美觀點對公文的結構、內(nèi)容等進行調(diào)整，使之符合“信達雅”的標準，從而提升公文的普及度，便于更多人從公文中獲取關鍵信息，同時感受到公文的質(zhì)量。3.寫作人群。新時期，公文寫作活動不再是辦公室專屬的任務，而是逐漸普及到各個部門和崗位。這一變化給辦公室秘書帶來了較大挑戰(zhàn)，其不僅需要完成自己分內(nèi)的公文寫作任務，還要去審核其他部門和單位內(nèi)部寫作的公文，這無疑增加了他們的工作量和工作壓力。而在此過程中，為了保證所有公文都符合規(guī)范并投入使用，辦公室秘書必須加強學習，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。只有這樣，才能對其他人寫作的公文提出合理建議，幫助他們完成修改任務，保證各項工作順利推進。

二、新時期辦公室秘書公文寫作存在的問題

（一）存在明顯的程式化問題，缺乏創(chuàng)新意識。公文有其特定的格式與寫作規(guī)范，但寫作時不能只關注這一問題，還需根據(jù)實際要求對公文的內(nèi)容等進行優(yōu)化，采用不同的話術進行表達。然而，很多辦公室秘書在實際寫作公文時，都將重點放在了格式上，且十分傾向于套用過往寫過的公文，直接在上面進行修改。這種情況下，寫出來的所有公文都有相同的“外殼”，寫作的思路也是固定的，而且很容易將不同主題的公文混淆，進而出現(xiàn)明顯的程式化問題。在長期套用的過程中，秘書的思維會受到制約，個人的創(chuàng)新意識難以發(fā)展，進而影響其公文寫作能力的提升。

（二）機械培訓，辦公室秘書實踐經(jīng)驗不足。從實際來看，很多辦公室秘書初始時并不具備公文寫作能力或經(jīng)驗，大都是入職后通過參加單位組織的培訓活動進行學習的。在此期間，秘書雖然可以儲備豐富的理論知識，了解更多公文寫作方面的技巧，但也會因為缺乏實踐而難以掌握有效的公文寫作方法，即便后期真正投入到工作之中，也無法立足實際來寫作，總會下意識地套用所學理論，導致寫出來的公文不符合要求，或是缺乏新意，繼而影響公文寫作能力的提高。

（三）知識儲備量不夠，無法滿足多元寫作需求。擬寫公文需要豐富的知識儲備，要及時了解各種新事物，具備開放的思維和廣闊的視野，還要基于單位的業(yè)務進行學習，了解更多業(yè)務知識，而后在擬寫公文時更加得心應手。然而，很多辦公室秘書在實際工作中缺乏自主學習的動力，對各種知識的涉獵不夠，沒有認真研究本單位的各種業(yè)務，所以在寫作公文時缺乏外部資源的支持，難以保證公文的質(zhì)量和水準。

三、提升辦公室秘書公文寫作能力的策略

（一）立足實際搜集豐富的資料，保證信息源的準確性。作為新時期的辦公室秘書，應當基于公文寫作要求，及時搜集各種有價值的資料，保證信息的廣泛性與真實性，從而提升公文的準確性，更為高效地傳遞各種信息。為此，秘書需要具備開闊的視野，善于從不同角度入手搜集資料，且要廣泛涉獵，在針對性學習中儲備更加豐富的知識。首先，辦公室秘書應當利用閑暇時間多讀書，尤其要閱讀一些與單位業(yè)務相關的書籍和資料，從中提取對單位有利的材料，將其記錄下來，并通過后期整理，形成優(yōu)質(zhì)的素材，便于在寫作公文時根據(jù)需求取用。其次，辦公室秘書要善于在工作實踐中搜集資料，如記錄每一次會議的主要內(nèi)容和相關活動的具體流程，要多了解各部門負責的業(yè)務、特點等，還要對所搜集的資料進行分類整理，做到心中有數(shù)，而后合理應用到公文寫作活動之中。再者，辦公室秘書需要關注行業(yè)相關的新聞、法律法規(guī)、重大會議或活動，及時提取關鍵的素材，并整理出對應的文件，據(jù)此更新以往的資料，保證時效性和準確性，而后再于公文寫作中進行靈活運用。通過廣泛搜集資料，可以充實辦公室秘書的頭腦，便于他們在實際工作中根據(jù)需求進行應用。同時，能夠激活秘書的思維，使他們在不斷整合中積累豐富的經(jīng)驗，逐漸形成良好的遷移能力和創(chuàng)新意識，有助于提升其所寫公文的準確性和專業(yè)性，推動其能力穩(wěn)定提升，并為單位提供科學的參考，輔助增強發(fā)展成效。

（二）圍繞公文主旨擬寫草稿，凸顯規(guī)范性和完整性。公文是十分正式的文件，必須規(guī)范和完整，所以為了避免出現(xiàn)失誤，保證公文的準確性，辦公室秘書必須要提前圍繞公文主題擬寫草稿，以此優(yōu)化秘書的思路，使之在正式寫作時從更加全面的角度入手，保證公文的質(zhì)量。當然，寫完公文之后，辦公室秘書需要認真檢查和修改，并對照草稿梳理公文的主要內(nèi)容，及時刪減不必要的語句、補充遺漏的內(nèi)容，同時對公文語言進行優(yōu)化，使之更加精煉、簡潔，便于他人一目了然，迅速獲取關鍵信息。通過擬寫草稿，可以進一步完善公文寫作的流程，同時優(yōu)化辦公室秘書的寫作思路，提升其工作效率和質(zhì)量，從而潛移默化地增強他們的公文寫作能力。

（三）積極參加各種學習培訓活動，在交流中完善個人思路。在具體工作中，辦公室秘書要積極學習，不斷為自己“充電”，只有這樣，才能提升自身的綜合素質(zhì)，以便更好地適應工作需求。首先，辦公室秘書要積極參加單位安排的公文寫作培訓活動，在此期間積累豐富的知識，同時了解更多新的公文寫作要求，據(jù)此反思個人的工作實際，及時改進不足，力求在現(xiàn)代化改革工作中提升自身的公文寫作水平。其次，要注重自主學習，即發(fā)揮自身的主觀能動性學習與公文寫作有關的知識與技能，且可以在單位的安排下與其他辦公室秘書進行交流，圍繞各自擬寫的不涉密的公文分享寫作心得、寫作經(jīng)驗，在互相借鑒中積累豐富的經(jīng)驗，同時可以現(xiàn)場實踐，重新圍繞相同主題擬寫公文，然后再次分享，并深入探討，及時把握自身的不足和對方的優(yōu)勢，從而完善個人的公文寫作思路。此外，辦公室秘書的學習還包括擬寫公文之前圍繞相關主題開展的學習活動，即提前了解活動的內(nèi)容、目的和涉及的其他知識，而后據(jù)此進行寫作。例如，當圍繞公文寫作工作組織了主題為“提升政治認同，合理構思公文”的活動時，辦公室秘書需要提前通過學習了解公文寫作過程中的“政治認同”方面的知識，從而把握正確的方向，同時要對個人的寫作技巧進行總結，而后在活動中進行分享，及時吸收有價值的信息，不斷完善個人的認知體系與寫作思路。當然，在長期的公文寫作中，每個辦公室秘書都會形成一套獨特的寫作方法，可在學習和培訓活動中進行展示，并聽取他人的意見，及時改進不足、創(chuàng)新創(chuàng)造，從而順利提升辦公室秘書的公文寫作能力。

（四）深入一線進行交流考察，強化公文創(chuàng)新能力。高質(zhì)量的公文離不開豐富理論知識和高超寫作技巧的支撐，也與現(xiàn)實生活密切相關，要求寫作者必須立足現(xiàn)實，秉承客觀、理性的原則進行創(chuàng)作，同時要考慮受眾的能力與素養(yǎng)，在保證公文水準的同時更加高效地傳遞信息。鑒于此，辦公室秘書必須具備實踐意識和良好的觀察能力，即利用閑暇時間深入一線了解各種業(yè)務、各個崗位的個性特點等，然后據(jù)此揣摩公文中的話術，確保更加高效地傳輸各種指令。另外，辦公室秘書要做好常規(guī)考察工作，即關注不同部門負責的業(yè)務，了解基本的信息，而后在擬寫公文時根據(jù)實際情況下達指令，同時積極創(chuàng)新，逐步形成富有特色的公文寫作風格。例如，在匯報出差經(jīng)費工作時，辦公室秘書需要深入基層，獲取一手信息，同時登記比較重要的事項，而后基于準確的數(shù)據(jù)信息來擬寫公文，同時融入創(chuàng)新理念，以便更加完整地呈現(xiàn)相關內(nèi)容。通過深入一線進行交流考察，可以豐富辦公室秘書的體驗，使他們獲取到更加真實的信息，然后進行自主揣摩、整合，在探索中得出更為完整的結論，并據(jù)此展開創(chuàng)新應用，從而擬寫出更加優(yōu)質(zhì)的公文。

（五）突出公文的思想性，提升辦公室秘書寫作水平。公文應當有其明確的觀點和思想，既要客觀地發(fā)布指令，使更多人了解需要做的事情，也要體現(xiàn)人文內(nèi)容，便于他人從公文中提煉思想主旨，據(jù)此優(yōu)化個人的工作理念、工作方式，從而在改進自身不足的過程中提升工作質(zhì)量。首先，寫作公文時，辦公室秘書要認真思考，聯(lián)想同類公文的觀點、結構與主要內(nèi)容，初步確定寫作的方向和要點，提取出精煉的主題。其次，要認真思索，即從同類公文中挖掘閃光點，分析語言和文筆的優(yōu)勢，并將精彩的語句摘錄出來，作為接下來寫作的參考素材。最后，需要基于同類公文挖掘核心思想，同時經(jīng)過提煉與整合形成新的思想，并聯(lián)系個人經(jīng)驗和工作實際提出全新的觀點與思路，據(jù)此展開寫作。經(jīng)過前期的整合與思考，公文的質(zhì)量會不斷提升，且能夠體現(xiàn)出思想性和創(chuàng)新性，有助于更加準確地傳遞信息，切實彰顯辦公室秘書的公文寫作水平。

四、結語

總而言之，公文寫作能力是辦公室秘書必須具備的一項技能，與其工作質(zhì)量有著直接的關系。新時期，公文寫作要求發(fā)生了顯著變化，所以各機關、企事業(yè)單位的辦公室秘書應當立足本職崗位，明確工作重點，同時積極研究新要求和各種重要文件，不斷豐富自身的理論知識，并掌握更加多元的寫作技巧，然后在實際工作中正確應用、靈活創(chuàng)新，以便形成良好的公文寫作能力，及時傳遞準確的信息，從而促進各部門通力合作，為單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

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作者:李榮華 單位:永安市人民政府辦公室