文檔系統(tǒng)管理全文(5篇)

本文作者：陳宗陵 單位：中石化南京工程公司

根據檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。

（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯系的。文檔人員在進行文件歸檔時應向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據其中所列目錄調閱對應的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數據；d、檔案日常管理數據統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數據的導入導出管理；c、制作檔案數據光盤；d、定義檔案數據類型及數據結構；e、審批過程的管理。

1系統(tǒng)總體方案設計

本系統(tǒng)方案設計采用B／S模式的三層體系結構，在SQLServer2000平臺上設計開發(fā)，綜合運用基于Web的中間件技術、應用集成技術、數據庫及數據倉庫技術、JSP技術、XML技術等實現系統(tǒng)功能。

2系統(tǒng)功能設計

本設計方案系統(tǒng)功能按用戶權限，在Web瀏覽器可分成3種功能：一是普通用戶（可以不登陸）可以實現氣象技術裝備許可證查詢功能，查詢生產廠家信息，氣象裝備目錄信息，氣象裝備用戶信息，氣象裝備許可證頒發(fā)記錄檔案；二是注冊用戶可實現基本氣象技術裝備許信息查詢功能外，還可以進行可證申請和辦理進度查詢；三是系統(tǒng)管理用戶進行數據錄入、修改和變更，確保系統(tǒng)信息準確可靠，實現對各種氣象技術裝備許可證信息錄入、修改、變更知識庫的管理。系統(tǒng)功能按知識庫和系統(tǒng)管理設計，可分為知識庫管理管理、知識庫查詢和許可系統(tǒng)管理3個功能模塊。系統(tǒng)模塊設計包括：創(chuàng)建信息錄入模塊、信息統(tǒng)計模塊、評估分析模塊、到期自動提示模塊和信息存儲管理模塊；設計許可證管理信息表；設計特定名稱自動索引功能，特定名稱索引不少于10種以上；設計許可證信息的快速查詢和統(tǒng)計分析功能模塊；設計裝備許可證相關材料的打印功能模塊。依據上述系統(tǒng)的功能設計方案，系統(tǒng)功能模塊主要分為以下3個專題。

（1）創(chuàng)建氣象技術裝備使用許可證評估的知識庫。主要從氣象裝備性能、業(yè)務運行率、觀測數據質量、廠家的生產能力、市場占有率、售后服務、維修能力、技術升級情況等多方面對以往許可證評估管理的技術文檔統(tǒng)一收集，集中管理，長期保存，歸檔整理，形成一套適用于現階段使用許可證評估業(yè)務的信息管理系統(tǒng)。通過對現有使用許可證評估管理的業(yè)務需求進行分類深入研究，實現各類技術文檔的無紙化歸類管理，電子信息化管理。

（2）創(chuàng)建氣象技術裝備使用許可證信息檢索系統(tǒng)。支持強大、靈活的信息檢索功能，可以自定義信息檢索、組合條件信息檢索、快速定位查詢檢索及模糊查詢檢索，以圖表產品的形式顯示查詢統(tǒng)計、分析評估的結果。

（3）創(chuàng)建自動判定許可證有效期的關鍵算法，設置首頁自動提醒功能。形成各類氣象裝備使用許可證評估的知識庫，集中展現和反映各設備廠家的整體研究實力和水平，供技術人員共享，提高自身水平；創(chuàng)建自動錄入、查詢、統(tǒng)計和分析評估信息管理系統(tǒng)，提高監(jiān)督透明度；實現許可證有效期自動判定算法和提醒，提高裝備管理的時效性和針對性。

摘要：文章針對電力企業(yè)文檔編制存在效率較低、準確性不足等問題，深入分析了文檔自動編制系統(tǒng)設計與應用的必要性和重要性，結合電力系統(tǒng)的特點和公司經營需求，應用人工智能技術，設計實現電力文檔的自動編制系統(tǒng)，以及試點應用及場景驗證方案，不僅能減少重復性工作，提升公司的經營管理效率，也能面向社會推廣，具有一定的經濟和社會意義。

關鍵詞：電力企業(yè)；人工智能；文檔編制；系統(tǒng)設計

1背景

國家電網公司（以下簡稱“公司”）作為全球最大的公用事業(yè)企業(yè)，隨著體量的不斷增大，公司每年要處理海量的文檔（如發(fā)文、收文、通知、會議管理等），但目前電力文檔，例如OA系統(tǒng)中的公告、通知和請示，調度和運檢業(yè)務中的工單票據，巡檢業(yè)務中的巡檢報告等，仍主要依賴個人經驗撰寫，大量重復性和主觀性工作導致文檔編制存在效率較低、準確性不足等問題[1]。針對電力文檔編制的上述問題，本文研究并分析公文、工單票據和巡檢報告等電力文檔編制的典型業(yè)務場景，提出智能文檔自動編制系統(tǒng)技術路線和技術架構，研發(fā)智能文檔自動編制系統(tǒng)，并選擇典型業(yè)務場景進行智能文檔自動編制系統(tǒng)的示范應用，實現公告、請示、工單票據及巡檢報告等類型的電力文檔自動組稿和撰稿，不僅能減少重復性工作，提升公司的經營管理效率，也能面向社會各行業(yè)進行推廣[2]。

2需求分析

研究并分析公文、工單票據和巡檢報告等電力文檔編制的典型業(yè)務場景，提出智能文檔自動編制系統(tǒng)技術路線和技術架構，研發(fā)智能文檔自動編制系統(tǒng)。選擇典型業(yè)務場景進行智能文檔自動編制系統(tǒng)的示范應用，實現公告、請示、工單票據及巡檢報告等類型的電力文檔自動組稿和撰稿。

2.1電力文檔自動編制系統(tǒng)技術路線和應用模式

摘要：進入新世紀之后，我國經濟快速發(fā)展，以石油能源為基礎的一些行業(yè)發(fā)展十分迅速，在這種情況下，石油企業(yè)也迎來了新的發(fā)展機遇，同時，對石油等能源的大量需求也導致石油企業(yè)之間的競爭十分激烈。為了切實提升企業(yè)在市場上的競爭力，除了從石油供應的質量和價格方面入手之外，還需要對企業(yè)現行的管理系統(tǒng)進行改革和創(chuàng)新，優(yōu)化企業(yè)的配置，使得企業(yè)在發(fā)展過程中能夠在市場上穩(wěn)定客戶群體，有效提升自身的市場競爭力和影響力。論文基于此，從限制當前石油企業(yè)發(fā)展的管理問題入手，分析了石油企業(yè)進行系統(tǒng)管理的原則，并深入探究了石油企業(yè)進行系統(tǒng)管理革新所覆蓋的方面，以期為相關的行業(yè)從業(yè)人員提供指導和幫助。

關鍵詞：石油企業(yè)；系統(tǒng)管理；革新

一、我國石油企業(yè)系統(tǒng)管理概述

進入新世紀之后，我國諸多石油企業(yè)開始注重信息化建設工作，并為此制定了一系列的規(guī)劃和制度。舉例來說，中國石油在2000年制定了《中國石油信息技術總體規(guī)劃》，其中明確指出企業(yè)未來需要向信息化方向轉型。經過多年的發(fā)展，當前石油企業(yè)在生產管道系統(tǒng)以及信息賬戶兩個方面基本實現了信息化建設。

（一）管道生產系統(tǒng)的信息化對于石油企業(yè)來說，涉及到的天然氣生產以及管道業(yè)務不僅需要進行管道的建設規(guī)劃、生產調度，還需要對輸氣管道的運行管理、維護搶修等工作進行負責。因此，在進行管道生產系統(tǒng)的信息化建設時，需要從管道生產的整個系統(tǒng)中進行貫徹，包括檢測系統(tǒng)、規(guī)劃系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)以及控制系統(tǒng)等?，F階段，我國絕大多數石油企業(yè)管道生產系統(tǒng)的數據采集、模擬仿真以及天然氣的營銷管理均開始將信息化管理模式應用其中，但是仍然沒有實現全面的信息化。在未來進行信息化建設時，需要進一步加強管道生產系統(tǒng)的信息化建設[1]。

（二）企業(yè)信息賬戶的信息化計算機技術的大量應用以及互聯網的普及使得石油企業(yè)員工的辦公實現了自動化，借助互聯網以及局域網能夠進行信息和文檔的。石油企業(yè)通過應用信息賬戶來進行信息的通知以及動態(tài)信息的更新等諸多工作。借助信息賬戶的信息化，企業(yè)的工作也實現了公開化和透明化，這對于良好企業(yè)文化的建設具有非常重要的意義[2]。綜合來看，當前我國石油企業(yè)信息化建設仍然處于初級階段，因此如何對石油企業(yè)系統(tǒng)管理進行改革，進一步提升石油企業(yè)信息化水平，提升石油企業(yè)的工作效率，對于我國石油企業(yè)進一步發(fā)展具有非常重要的意義。

二、石油企業(yè)進行系統(tǒng)管理革新的必要性

一、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

結合實際調研結果及我國的相關規(guī)定、標準，對檔案管理信息系統(tǒng)的概念進行描述，滿足和幫助檔案機構建立需求分析框架，其中總體業(yè)務需求描述了檔案部門及相關人員對檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標及要求。在信息時代，隨著現代管理技術的發(fā)展，檔案部門建設檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應現實狀況，另外由于檔案部門已經有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現在的需求，必須加強檔案管理信息系統(tǒng)建設。系統(tǒng)的目標一定要與本單位實際相結合，在辦公自動化的前提下實現歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統(tǒng)，以網絡為基礎的文檔一體化，是檔案價值體現之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實現更加便捷、完善的檔案現代化利用，防止信息“孤島”的出現。結合實際工作中遇到的實際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據本單位實際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機聯系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關元數據的功能，確保各個組件結構上的完整，而且數據的完整性和準確性也得到提高；系統(tǒng)設計前要確定各種數據類型的獲取方法，根據系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導入過程中，文件和元數據需要一并導入，并能及時修正導入過程中的錯誤，可以將原有文件轉換格式后捕獲，并保留格式間的聯系，系統(tǒng)應該告知用戶進行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎與核心，系統(tǒng)應確保設置分類方案不打亂電子文件形成時的有機聯系，應該基于對機構職能和業(yè)務活動的分析；系統(tǒng)應允許授權用戶的分類方案進行相關變動，系統(tǒng)應該允許授權用戶對原分類方案進行相應操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設置電子檔案的保管期限表，具有進行保管期限定義、修改、維護的能力。系統(tǒng)可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經過鑒定后發(fā)現其并無保存價值需要銷毀；系統(tǒng)具有復審功能，檔案管理員根據銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉移或銷毀的文件保留元數據存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權用戶能夠在其權限范圍內進行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實性和完整性；系統(tǒng)可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統(tǒng)應對系統(tǒng)內進行監(jiān)視并形成審計跟蹤報告，系統(tǒng)應具備訪問控制功能，系統(tǒng)應具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應該支持一個訪問控制機制配置選項，系統(tǒng)應允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護權限管理；系統(tǒng)應能對重要文件進行特別的保護。查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應遵守相關規(guī)則，系統(tǒng)應支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網絡化檢索方式，系統(tǒng)應支持直觀、靈活的檢索結果及輸出方式，允許同時進行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報表設計和制作功能，系統(tǒng)應具備統(tǒng)計功能，如根據其實際業(yè)務需求自定義統(tǒng)計報表的格式；系統(tǒng)必須具備根據統(tǒng)計內容生成內容、形式豐富的統(tǒng)計報表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應具備數據處理功能，系統(tǒng)應具備存儲保管功能，系統(tǒng)應具備備份和恢復功能。

二、通用性能需求

它是檔案管理信息系統(tǒng)在設計時必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準確性，即系統(tǒng)數據在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時性是指系統(tǒng)對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應；檔案管理信息系統(tǒng)應該具備穩(wěn)定且靈活的體系結構，其功能設計也應當遵守相關規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進性保持其最合理、最經濟的先進性水平。

作者：王洪雁 單位：白山市職業(yè)技能中心