醫(yī)院文書檔案管理措施

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前言

醫(yī)院文書檔案肩負(fù)著醫(yī)院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉(zhuǎn)遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時，對醫(yī)院的文書檔案進行科學(xué)化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴(yán)重的問題需要有待解決。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經(jīng)濟效益的雙豐收。同時他們還認(rèn)為，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量好壞不會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費較少，設(shè)備陳舊，嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進行收集、整理而已，無任何技術(shù)含量。

2、檔案管理人員素質(zhì)低

目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專業(yè)知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進而影響文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓(xùn)方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

3、無健全的文書檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發(fā)造成了嚴(yán)重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對文書檔案的管理。

二、改進措施

1、增強醫(yī)院檔案管理者意識

醫(yī)院的文書檔案管理對醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時還要學(xué)會運用計算機技術(shù)對文書檔案進行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。

2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)

想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會效益、經(jīng)濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對醫(yī)院檔案管理水平造成嚴(yán)重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項目，進而有助于提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時代的管理方法，能運用電子技術(shù)對醫(yī)院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進醫(yī)院不斷發(fā)展。

3、健全文書檔案管理制度

檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責(zé)任制當(dāng)中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫(yī)院實際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機構(gòu)并不是設(shè)立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自主權(quán)，大多數(shù)處于被動狀態(tài)。

三、結(jié)語

各醫(yī)院應(yīng)加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，積極努力創(chuàng)造條件，除此之外，還需要國家檔案主管部門的大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)更上一個臺階，以順應(yīng)時展的步伐。

作者：劉學(xué) 單位：瀏陽市婦幼保健院黨政辦