鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理建設路徑
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【內(nèi)容摘要】隨著我國現(xiàn)代化建設的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息管理工作已經(jīng)成為推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作落實質(zhì)量的重要因素之一。當前，我國已經(jīng)全面進入信息化時代，本文對各種信息化技術在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的運用辦法進行了詳細的闡述與分析，希望可以起到參考作用。
【關鍵詞】信息系統(tǒng);信息化;檔案管理
目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化水平雖然得到了一定程度的提高，但是各項工作中的信息化技術含量明顯不足，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)對于信息資源的需求已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化。為了給城鄉(xiāng)經(jīng)濟的發(fā)展提供更有力的支持，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需要綜合引進各種先進的信息化管理手段對傳統(tǒng)的信息管理方法進行優(yōu)化與改良。
一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設中普遍存在的問題
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展與普及，各行各業(yè)開始對自身以往的工作條件進行了信息化改造。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事務的重要單位，有責任提高自己的服務質(zhì)量，將日常的行政服務工作與信息化技術有機結合起來，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作效率的必要手段。
(一)管理設備與管理方式落后
當前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理所采用的管理設備與管理方式存在明顯的不足，以往所采用的檔案管理設備主要為機械化設備，只能對傳統(tǒng)的書面設備進行處理，所采用的打印以及輸出設備不具備與信息化技術之間的兼容性。管理設備的運行主要依賴人工操作，工作效率與工作質(zhì)量得不到充分的保障。在管理方式上，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴工作人員對大資料進行分類、編輯以及檢索。在查找資料信息的過程中，相關的授權手續(xù)以及檢索操作十分繁瑣，稍有不慎就會造成信息資料的遺漏，所檢索出來的信息資料內(nèi)容也可能與實際需求不符。
(二)管理人員專業(yè)知識水平有待提高
負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的相關工作人員在檔案資料管理水平上還存在明顯的不足，沒有掌握檔案管理工作的基本理論，對于各項新型信息化設備的操作不夠熟練，無法適應高效、準確兩方面的需求。由于理論知識水平的不足，在日常工作中一旦面臨特殊需求的情況，無法靈活地對檢索程序進行調(diào)整;在信息資料編輯與分類上也存在一定的模糊問題，給檔案管理部門的服務質(zhì)量造成不利影響。用戶在使用檔案信息資料的過程中，需要對一些細節(jié)上的內(nèi)容進行自主檢索，辦事效率還有著很大的提升空間。
(三)信息化檔案管理制度有待完善
信息化管理手段之所以沒有在政府檔案管理部門得到普及，從根本上來說就是因為相關的信息化檔案管理制度沒有得到建立與完善，在信息化檔案管理操作上也得不到有效的理論支持。在推廣信息化檔案管理技術的過程中，信息流體系中各個節(jié)點的連接存在錯位問題，在文本信息向數(shù)據(jù)信息轉化的過程中，幾乎沒有規(guī)范化的操作指導，直接造成檔案管理部門無法將信息化技術的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設策略
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理具有內(nèi)容多、數(shù)量多的特點。在檔案管理工作方面，所需要處理的數(shù)據(jù)與文本十分龐大，而對于重要的數(shù)據(jù)文本來說，在對相關的信息資料進行分類的過程中需要能夠進行嚴格的區(qū)分，提高信息檢索的效率與速度。檔案資料管理本身就是一項十分復雜的工作，在數(shù)據(jù)資料管理出現(xiàn)漏洞的情況下，很可能對政府其他部門的有關工作造成困難，給居民群眾的日常生活帶來不便。因此，在政府檔案管理工作中盡量多的采用信息化技術手段，一方面能夠提高檔案資料管理工作的效率與質(zhì)量，另一方面也可以最大程度上降低相關工作人員的工作強度，提高檔案信息管理的準確性與科學性。
(一)引進專業(yè)技術人員
引進先進技術人員是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務對檔案資料管理工作進行信息化改造的必要手段，為了將檔案管理的信息化建設任務充分落實到位，政府及有關部門需要動用各方面的資源來加強檔案信息管理人員的建設與培養(yǎng)，在培養(yǎng)內(nèi)部人才的同時也需要面向社會各界對專業(yè)的檔案信息化管理人才進行選聘。為檔案資料管理人員提供專門的職業(yè)技術知識培訓，使檔案資料管理人員在日常的工作與學習過程中，能夠?qū)Ω鞣矫娴慕?jīng)驗進行不斷的積累，豐富自身的知識結構，形成對新技術與新管理手段的適應性，最終實現(xiàn)自身職業(yè)素質(zhì)與實踐操作能力的提升。在引入專業(yè)技術人員的同時，也要綜合運用各種手段留住專業(yè)技術人員，提高專業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平與福利待遇，使高效、有用的人才能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門長期工作下去，避免出現(xiàn)人才流失問題。
(二)加大資金、設備與技術三個方面的投入力度
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設離不開資金與技術兩方面的支持。在資金投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關部門需要嚴格遵循中央的領導與號召，對檔案管理信息化資金進行?？顚Ｓ?。在設備投入方面，引入先進的檔案管理軟件以及計算機設備，重點對現(xiàn)有的電腦型號進行升級與更新，提高計算機內(nèi)存容量，采用新的處理器型號，提高計算機對于數(shù)據(jù)信息的處理效率。建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的局域計算機網(wǎng)絡，使每一臺計算機都可以對中央數(shù)據(jù)進行共享，直接通過計算機來訪問中央數(shù)據(jù)并對中央數(shù)據(jù)進行復制與粘貼，不需要再通過移動硬盤對數(shù)據(jù)進行傳遞，簡化操作步驟，提高工作執(zhí)行效率。在技術投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門可以與第三方技術團隊展開合作，面向社會各界尋求技術支持。同時，有關部門也可以聘請專業(yè)的檔案信息管理教學人員，對各項信息化檔案管理技術進行教學，政府檔案管理工作人員需要重點掌握文本編輯、信息分類、數(shù)據(jù)處理以及檢索程序編寫等方面的知識，提高檔案管理工作的技術含量。
(三)建立信息化的檔案管理制度
由于在檔案管理信息化建設過程中，相關部門的工作環(huán)境、工作條件與工作方法都發(fā)生了比較大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新形勢下檔案管理工作的實際需求。這就需要相關部門對現(xiàn)有的檔案管理制度進行有針對性的調(diào)整，使新管理制度能夠與檔案信息管理工作的實際需求相一致，最大程度上將信息化檔案管理的技術優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來。比如將信息化管理工作質(zhì)量與效率列入工作績效考核體系中，專門對檔案管理人員的信息化操作技術水平進行評價。對于能夠靈活操作計算機設備以及信息化檔案管理軟件的工作人員，相關單位需要給予實質(zhì)性的獎勵。另外，鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門一方面需要將信息化技術應用于檔案資料管理效率的提升方面，另一方面也需要通過信息化技術改善用戶對于檔案資料信息服務的體驗，將信息化管理手段不受時間、空間限制的特點充分發(fā)揮出來，24小時不間斷地為用戶提供精細化的查詢服務，用高水平的數(shù)據(jù)服務為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基礎設施建設提供有力的數(shù)據(jù)支持。鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門還要做好信息網(wǎng)絡安全方面的建設工作，要綜合考慮到軟件、硬件與計算機網(wǎng)絡三個方面，對各項硬件設備進行定期的維護，對軟件系統(tǒng)進行有針對性的更新與升級。
三、結語
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)十分特殊，在我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域經(jīng)濟不斷發(fā)展的同時，工業(yè)生產(chǎn)與民用設備的科學技術含量不斷提升。許多工作的落實與設備的運行都離不開數(shù)據(jù)資源的支持。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作與先進的信息化技術結合起來，能夠進一步挖掘鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域的經(jīng)濟發(fā)展?jié)摿?，為工業(yè)生產(chǎn)與居民生活提供更多的便利。
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作者:趙永偉 單位:河北省平泉市松樹臺鄉(xiāng)政府