管窺電力工程建設(shè)檔案管理
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一、電力工程檔案管理現(xiàn)狀
1.電力工程檔案管理概述
電力工程建設(shè)中的資料和數(shù)據(jù)都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設(shè)日益增加，電力工程所擔(dān)負(fù)的供電任務(wù)越來越艱巨，能否科學(xué)地管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設(shè)能否順利進(jìn)行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應(yīng)用水平，這對(duì)電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關(guān)鍵。
2.電力工程檔案管理實(shí)施
電力工程檔案主要對(duì)各類電力工程項(xiàng)目的實(shí)施過程、電力工程成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達(dá)到電力工程質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大電力工程成果應(yīng)用的目的。科學(xué)規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應(yīng)該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理三個(gè)方面著手。
（1）規(guī)范電力工程檔案管理流程
由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的電力工程管理機(jī)制，也不能適應(yīng)信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據(jù)企業(yè)文化及特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上，引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內(nèi)部建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時(shí)限實(shí)現(xiàn)整個(gè)電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式，真實(shí)有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。
（2）科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別
包括電力工程設(shè)計(jì)過程、電力工程施工過程、驗(yàn)收過程。電力工程檔案應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲(chǔ)及管理，便于保存、統(tǒng)計(jì)及查詢?；谶@一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計(jì)和分析。
（3）建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案
電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對(duì)于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應(yīng)用等有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序?qū)τ诹私怆娏こ踢M(jìn)度、電力工程效果及電力工程評(píng)估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對(duì)性。電力工程檔案應(yīng)根據(jù)電力工程類別分別制定各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。
3.電力工程檔案管理的激勵(lì)機(jī)制
在企業(yè)內(nèi)部通過電力工程檔案管理評(píng)選的辦法，實(shí)現(xiàn)“鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開展電力工程檔案的評(píng)先評(píng)優(yōu)，通過“五個(gè)方面”進(jìn)行評(píng)比，如電力工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性，進(jìn)行年度綜合評(píng)選。對(duì)于優(yōu)秀員工進(jìn)行表彰，同時(shí)作為電力工程檔案范例進(jìn)行公開展覽并組織學(xué)習(xí)，促使各電力工程負(fù)責(zé)部門按照電力工程檔案管理規(guī)范的要求，督促按時(shí)保質(zhì)地完成電力工程檔案工作。另外，對(duì)于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時(shí)限對(duì)電力工程檔案進(jìn)行整理的，將列入績效考核指標(biāo)對(duì)電力工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。
4.電力工程檔案管理的意義
電力工程檔案的精細(xì)化管理是電力企業(yè)不斷加強(qiáng)電力工程過程精益化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。通過對(duì)電力工程檔案及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進(jìn)各電力工程項(xiàng)目的實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)有序，注重實(shí)效，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。第一，電力工程檔案記載著電力企業(yè)發(fā)展過程中的各類電力工程情況，對(duì)管理人員研究、了解電力企業(yè)整體員工隊(duì)伍素質(zhì)及電力工程情況，以及為經(jīng)營決策提供了支持性證據(jù)數(shù)據(jù)，同時(shí)有利于確認(rèn)企業(yè)取得的經(jīng)營成果。第二，檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在各項(xiàng)電力工程工作中真實(shí)的歷史記錄，電力工程檔案本身就是一種重要的資源。過往的一個(gè)個(gè)電力工程案例、一份份電力工程評(píng)估表及改進(jìn)意見書可以為今后的電力工程提供借鑒，從而可以提升電力工程建設(shè)的效率和效果。第三，實(shí)行集中管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，有力保證案卷質(zhì)量，為電力工程檔案的借閱、復(fù)印及以后工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、電力工程檔案管理中存在的主要問題
1.重視度不夠，信息化意識(shí)不強(qiáng)
信息化建設(shè)尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠重視，信息化意識(shí)不強(qiáng)是影響檔案信息化的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識(shí)到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理應(yīng)用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)，這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。
2.專業(yè)人才不足
在電力工程檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員缺少專業(yè)化訓(xùn)練，不具備專業(yè)的信息化知識(shí)，在實(shí)踐操作過程中對(duì)信息的采集、開發(fā)與利用缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而使檔案信息化建設(shè)無法理論聯(lián)系實(shí)際，影響了信息化的建設(shè)進(jìn)程。
3.缺乏信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)開發(fā)利用不足
我國檔案信息化技術(shù)處于較低發(fā)展階段，在實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息化的同時(shí)，因缺乏相應(yīng)的配套服務(wù)平臺(tái)和科學(xué)完善的檢索工具，從而使檔案信息化的建設(shè)與利用受到限制。目前要實(shí)現(xiàn)電力工程檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)部共享，必須要統(tǒng)一檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用軟件的管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要統(tǒng)一電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)和紙質(zhì)檔案的信息化建設(shè)及資源共享。
4.設(shè)備落后，資金投入不足
由于許多電力企業(yè)對(duì)檔案工作不重視，加之檔案管理的經(jīng)費(fèi)有限，導(dǎo)致沒有足夠的資金投入到檔案信息化建設(shè)中，這成為阻礙檔案信息化建設(shè)以及普及利用的關(guān)鍵性因素。缺乏信息化建設(shè)的必備基礎(chǔ)設(shè)施，技術(shù)得不到提升，系統(tǒng)更新緩慢，影響了電力工程檔案信息化工作的發(fā)展。
三、新時(shí)期電力工程檔案信息化建設(shè)的策略
1.增強(qiáng)電力工程檔案信息化意識(shí)，制定發(fā)展規(guī)劃
管理者對(duì)檔案信息化要予以充分重視，對(duì)檔案信息化的資源配備、信息共享、協(xié)作開發(fā)等問題能夠進(jìn)行全面深入的可行性研究，制定信息化的發(fā)展規(guī)劃、科學(xué)計(jì)劃，企業(yè)各部門相互協(xié)作以加快檔案信息化的進(jìn)程。
2.培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才
加快培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的有效途徑之一。作為檔案信息資源與用戶之間的紐帶，檔案工作人員負(fù)責(zé)對(duì)電力工程信息的收集、歸類和整理，因此，電力企業(yè)不僅要對(duì)在職檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識(shí)及電力工程知識(shí)三門知識(shí)兼?zhèn)涞木C合性人才，強(qiáng)化其信息化意識(shí)，不斷提高信息化水平，還要適時(shí)引進(jìn)具備信息化專業(yè)技能的人才，從多方面努力建設(shè)以管理型人才為基礎(chǔ)，以綜合型人才為骨干的電力工程檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，促進(jìn)電力工程檔案信息化工作的順利進(jìn)行。
3.加快檔案信息資源建設(shè)，制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理的中心工作就是建設(shè)檔案信息資源庫，即對(duì)檔案資源進(jìn)行合理配置，以有效提供檔案信息。只有對(duì)檔案信息資源庫進(jìn)行合理配置、方便利用，才能有效地滿足和保證企業(yè)對(duì)檔案信息的需求。在檔案信息化建設(shè)過程中，建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也是重中之重，因此應(yīng)加快制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能滿足檔案信息資源共享的需求以及規(guī)范檔案信息化建設(shè)。
4.增加資金投入
檔案信息化的建設(shè)與維護(hù)需要大量經(jīng)費(fèi)，在資金投入方面不僅要多方面籌集資金，加大信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入，促進(jìn)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，大力改善檔案管理?xiàng)l件，促進(jìn)信息化建設(shè)工作與現(xiàn)代高新技術(shù)的相互結(jié)合，還要科學(xué)合理地使用資金，嚴(yán)格防止資金不合理和浪費(fèi)現(xiàn)象。
四、結(jié)束語
綜上所述，隨著電力工程檔案的重要性得到越來越多的認(rèn)可，電力工程檔案工作也要順應(yīng)時(shí)代潮流，緊跟時(shí)代步伐，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。面對(duì)電力工程檔案信息化建設(shè)這一新課題，應(yīng)借助現(xiàn)代科技方式使檔案工作在管理模式、利用質(zhì)量、服務(wù)手段和提供信息的廣度及深度上邁向新的臺(tái)階，對(duì)電力工程檔案信息化建設(shè)的工作合理規(guī)劃、加大投入、配備專業(yè)人才，逐步建構(gòu)完善的檔案信息平臺(tái)，提高工作水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺(tái)階，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
作者：陶琨 單位：國家電網(wǎng)公司直流建設(shè)分公司