醫(yī)院病歷檔案精細化管理應用研究

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摘要：精細化管理應用在醫(yī)院病歷檔案管理中，可提高檔案質(zhì)量和管理水平，實現(xiàn)病歷檔案的現(xiàn)代化管理，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定運行，為醫(yī)療服務提供有力保障。本文對醫(yī)院病歷檔案管理的重要性及精細化管理應用于檔案管理的意義進行了分析，找出了醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題，列舉了幾點措施。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；精細化管理；應用

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進程的文檔信息資料，是醫(yī)院傳承文化、服務社會、創(chuàng)新技術及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障，為醫(yī)院的整體發(fā)展服務［1］。隨著醫(yī)改政策推進，醫(yī)院病歷檔案信息劇增，在互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展下改進醫(yī)院病歷檔案管理工作，需找出現(xiàn)狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規(guī)范化的管理。

1精細化管理的意義

1.1促進醫(yī)療水平、降低醫(yī)患糾紛

病歷檔案管理工作中應用精細化管理，可為醫(yī)療工作提供精準的參考標準，以促進醫(yī)療服務水平的進一步提升。尤其是對患者的臨床資料檔案管理中，醫(yī)院研究團隊可對完整連續(xù)的患者檔案進行分析，為各種醫(yī)療研究的提升提供有力依據(jù)，促使醫(yī)療工作實現(xiàn)理論和實踐的結(jié)合。當前醫(yī)院中的醫(yī)患糾紛多是因為醫(yī)院的醫(yī)療能力有限，對患者進院就醫(yī)的資料檔案管理不規(guī)范，一旦出現(xiàn)問題，難以解釋清楚，無法追尋根源，責任劃分不清，互相推諉。精細化管理應用于病歷檔案管理工作中，能在精細化管理理念的引導下，建立檔案管理機制，規(guī)范檔案流程，使檔案管理更加詳細和科學合理化，避免了常規(guī)檔案中管理制度不全、管理不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)不全、信息未及時更新等諸多問題，進而有效地緩解醫(yī)患爭論及矛盾，降低醫(yī)患糾紛，有利于打造良好健康的醫(yī)療環(huán)境。

1.2提升檔案價值

隨著人們健康意識的提升，醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)上漲，病歷信息量增大，病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細化管理，有利于各環(huán)節(jié)工作的順利開展，精細化管理會對病歷檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)細化，對患者信息上會做到細致篩選，確保信息的準確，為臨床治療方案制定提供精準的參考，進而促進醫(yī)院的良好發(fā)展。

2醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題

2.1缺乏管理制度

隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院行業(yè)的競爭日漸激烈，部分醫(yī)院為提高市場占有率，以效益考慮為先，忽略了對醫(yī)院病歷檔案管理的價值。導致醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴重。這些問題對醫(yī)院各部門的運行均產(chǎn)生了不同程度的影響，只有加強病歷檔案制度的管理建設，才能確保完整的檔案資料信息，為醫(yī)院運行及發(fā)展提供有效保障。

2.2收集率不高

檔案收集對醫(yī)院檔案管理工作較為重要，但大多醫(yī)院的管理模式與醫(yī)院發(fā)展的總體趨勢不匹配，管理模式落后，與醫(yī)院實際運營情況不符，無完善的病歷醫(yī)院檔案管理標準，各部門對檔案歸檔不及時，檔案分類混亂，交接不清，規(guī)范化較低，導致檔案管理整體質(zhì)量不高，有效利用率較低。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

大多醫(yī)院認為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍，對其崗位人員要求不高，在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工，極少從外招聘專業(yè)的檔案管理人員，導致病歷檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，無法有效地進行規(guī)范化和科學化的管理，無法對醫(yī)院發(fā)展提供有力服務。

3精細化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應用措施

3.1提高管理意識、完善管理制度

首先，醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識，明確病歷檔案管理的建設方向和目標。制定管理目標時要結(jié)合醫(yī)院的實際情況，以規(guī)劃出符合自身檔案建設發(fā)展的計劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時期下，要重視細化管理制度，規(guī)范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項工作規(guī)劃科學合理，以促進檔案管理提升整體質(zhì)量。再次，可實行獎懲制度，以進一步約束及規(guī)范病歷檔案工作人員行為，引導其建立正確的工作價值觀，實行相應的獎懲［2］。

3.2應用6S精細化管理

此理念是經(jīng)5S管理理念而來的，具體是指把企業(yè)生產(chǎn)過程中的人員、材料及機械等因素實施協(xié)調(diào)管理，以提高工作質(zhì)量及效率［3］。把6S應用于醫(yī)院病歷檔案精細化管理，可創(chuàng)新檔案管理理念，提高工作的指導性，針對檔案管理粗放問題進行有效的優(yōu)化。主要包括6方面：

3.2.1整理。是指首先整理好工作環(huán)境，按工作需求及工作內(nèi)容把物品分類，確保工作環(huán)境內(nèi)的物品均有用，清除無用品，提高工作環(huán)境的簡潔感，為精細化管理營造良好的工作環(huán)境［4］。在醫(yī)院病歷檔案管理中，就是將檔案分類，存儲保留有價值的檔案資料，刪除無價值的資料，簡潔化檔案，規(guī)范有序地進行檔案管理，提高其用房空間。醫(yī)院病歷檔案類型多、數(shù)量大，較分散和凌亂，檔案管理工作人員可根據(jù)價值鑒定明確檔案的價值標準，留取精華，以提高檔案后期利用率。

3.2.2整頓。是把物品做好標識，按規(guī)定擺放，確保工作環(huán)境整齊，以方便物品使用，進而提高工作效率［5］。將醫(yī)院病歷檔案資料進行合理歸置和標識，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應根據(jù)不同的?？撇块T由不同的部門負責和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續(xù)，便于后期查找。檔案管理工作人員應按規(guī)范進行分類，標識好檔案，由部門負責人簽字歸檔。

3.2.3清掃。是指清掃工作環(huán)境，以營造舒適的工作氛圍，減少物品的損壞。醫(yī)院病歷檔案管理中，清掃是對存檔區(qū)的清潔。病歷檔案管理者可制定相應的衛(wèi)生管理制度，明確清潔和保護職責。如每周進行清掃；每月進行大掃除和紫外線消毒；調(diào)整好溫度、濕度，保持通風；地面無雜物，無衛(wèi)生死角。

3.2.4清潔。是指前3項工作的落實和制度呈現(xiàn)，以保證工作環(huán)境清潔狀態(tài)的維持。醫(yī)院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責，為規(guī)范化管理提供支持。如：檔案管理者依據(jù)功能將檔案室劃分為不同子檔案室，制定不同的人員負責；制定責任制，落實人員對檔案整理、整頓和清掃的責任，做好雨季的檔案檢查，排除不良環(huán)境影響因素，放假前關好電源、門窗，避免安全隱患，依據(jù)其工作成效給予獎懲；增設檔案室消防設施、防盜窗、滅蟲器、文件掃描儀等硬件設備，以更好地為檔案管理服務。

3.2.5素養(yǎng)。是指崗位工作人員所需的素養(yǎng)，以便其按規(guī)程工作，養(yǎng)成良好工作習慣。應用于醫(yī)院病歷檔案管理工作中，首先要認清檔案管理工作開展主體是工作人員，所以，要做好人員的的素養(yǎng)提升，使其正確落實各項檔案管理制度，以促進病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細化。如進行定期培訓，或招聘專業(yè)檔案管理人員，以其先進的管理理念推動檔案管理。也可邀請檔案局業(yè)務科進行指導，內(nèi)容包括：病歷檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性；檔案管理的相關法律法規(guī)及政策；檔案收集、分類、保管方法；不同類型檔案分類技巧。

3.2.6安全。是指把安全放在第一位，避免安全隱患引發(fā)安全事故，以保障企業(yè)效益。醫(yī)院病歷檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料向電子檔案發(fā)展，所以，對其安全性要求更高。醫(yī)院要根據(jù)檔案類型特點進行針對性的管理，避免檔案資料丟失和被盜。對需要存放原件的紙質(zhì)檔案，應明確其存放區(qū)域，做好防蟲、防火、防潮的環(huán)境保護，定期檢查檔案，避免出現(xiàn)霉變或損壞。若醫(yī)院條件允許，可備份檔案資料，以防意外。對計算機存儲的電子檔案，應在計算機中安裝360或獵豹防護軟件，避免被盜［6］。病歷檔案管理系統(tǒng)中也應配置防火墻，以防病毒。最好使用U盤或硬盤備份，以防網(wǎng)絡崩潰丟失電子資料。

4總結(jié)

通過綜述可知，大部分醫(yī)院對病歷檔案管理工作都較粗放化，在管理理念、管理制度、管理方式上存在諸多問題，不利于檔案的有效利用，阻滯了醫(yī)療水平及服務發(fā)展。針對這些問題，首先要完善和健全病歷檔案管理制度，再引入6S精細化管理理念和大數(shù)據(jù)信息技術，為醫(yī)院病歷檔案管理工作提供細致的指導，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等方面細化檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理影響要素，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術下規(guī)范科學的精細化檔案管理，為醫(yī)院穩(wěn)定運營和醫(yī)療服務發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻：

［1］郝蕊，鄭潔，李娜.基于互聯(lián)網(wǎng)+平臺的醫(yī)院檔案電子信息管理系統(tǒng)設計與應用［J］.中國醫(yī)學裝備，2021，18（02）：90—93.

［2］何雪梅.醫(yī)保改革背景下強化檔案管理的對策研究［J］.江蘇科技信息，2021，38（04）：11-13+28.

［3］劉麗.6S精細化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應用初探［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2021，21（01）：68-69+73.

［4］何洋芳，張虹.醫(yī)院檔案精細化管理運用分析［J］.中國醫(yī)藥導報，2020，17（33）：177—180.

［5］張寧.醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的研究進展［J］.中國衛(wèi)生標準管理，2020，11（22）：166—167.

［6］周靜.分析新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方式［J］.中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020，17（17）：74—76.

作者：勞文泯 單位：廣西靈山縣人民醫(yī)院