HIS系統(tǒng)下的藥品庫存監(jiān)控設(shè)計實現(xiàn)
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摘要:目的利用his系統(tǒng)監(jiān)控和優(yōu)化藥品庫存，降低藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)。方法基于HIS系統(tǒng)，應(yīng)用PDCA循環(huán)法對藥品庫存周轉(zhuǎn)情況進行監(jiān)控和分析，制定相應(yīng)對策并持續(xù)改進。結(jié)果實施PDCA循環(huán)法后，庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例由原來的56.93%提高到79.38%(P＜0.01)。結(jié)論PDCA循環(huán)法在藥品庫存精細化管理中的應(yīng)用效果較為顯著，有效提高周轉(zhuǎn)天數(shù)在15d內(nèi)的藥品比例。
關(guān)鍵詞:HIS系統(tǒng);PDCA循環(huán)法;庫存周轉(zhuǎn)天數(shù);精細化管理
隨著醫(yī)療體制改革的深化，特別是取消藥品加成后，藥劑科由盈利科室變成成本科室，降低藥品庫存，提高藥品周轉(zhuǎn)成為當(dāng)務(wù)之急。而藥品庫存管理是醫(yī)院藥房工作的重要環(huán)節(jié)，直接影響到臨床用藥供應(yīng)和醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)。在藥房精細化管理過程中，提高藥品庫存周轉(zhuǎn)率屬于精細化管理中的重點。在醫(yī)院等級評審中的《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細則(2011年版)》(簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》)〔1〕中第15.2.1條款對藥品庫存管理規(guī)定:“定期評估藥品儲備情況，85%以上藥品的庫存周轉(zhuǎn)率少于10～15日，有分析報告和提出改進措施”的要求，因此科學(xué)地管理藥品庫存，提高藥品庫存周轉(zhuǎn)率，無論在降低醫(yī)院運營壓力及等級評審需要方面，都是十分重要的。我院項目組于2018年8月至2019年2月，基于HIS系統(tǒng)，采用PD-CA循環(huán)法提高藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)在15天內(nèi)的品種比例，取得了較好的效果。
1資料來源
利用醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS系統(tǒng))，分別收集2018年8月、11月和2019年2月每種藥品的每月出庫金額、藥品期初庫存金額和藥品期末庫存金額。根據(jù)公式分別計算實施PDCA前后的藥品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)，庫存周轉(zhuǎn)率=(出庫金額/平均庫存金額)*100%、平均庫存金額=(期初庫存金額+期末庫存金額)/2、庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)=本期天數(shù)/周轉(zhuǎn)率，再分別計算周轉(zhuǎn)天數(shù)在15d內(nèi)的品種比例。
2方法與結(jié)果
2.1計劃(P)
2.1.1現(xiàn)狀調(diào)查:通過HIS系統(tǒng)收集整理2018年8月我院中心藥房每種藥品的出庫金額、藥品期初庫存金額和藥品期末庫存金額，計算藥品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例為56.93%(530/931)。
2.1.2目標(biāo)設(shè)定:根據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細則(2011年版)》(簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》)中第15.2.1條款對藥品庫存管理規(guī)定:“定期評估藥品儲備情況，85%以上藥品的庫存周轉(zhuǎn)率少于10-15日，因此，我們把目標(biāo)值定為85%。
2.1.3原因分析:為提高藥品庫存的周轉(zhuǎn)，減少藥品積壓，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，分析可能存在的原因:①單純依靠工作人員個人經(jīng)驗進行藥品庫存管理以及藥品申領(lǐng)計劃，而且領(lǐng)藥員需要每次進行藥品庫存量檢查、評估藥品消耗數(shù)量以及人工填寫領(lǐng)藥簿等;②缺乏有效的預(yù)警提醒機制，以至于對藥品庫存不清晰，對缺藥的監(jiān)控不及時，往往需要依賴藥房人員的提醒;③對藥品的周轉(zhuǎn)情況監(jiān)控不明確，極易造成藥品積壓;④受政策的影響，部分中成藥積壓;⑤藥庫人員出庫的準(zhǔn)確率低，從而影響藥品庫存的準(zhǔn)確性。
2.2實施(D)針對以上各種原因，制定相應(yīng)的措施并持續(xù)改進。
2.2.1針對手工做藥品申領(lǐng)計劃的問題:我們利用HIS系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)，探索可行的公式，通過EXCEL表格把數(shù)據(jù)進行匹配，生成申領(lǐng)計劃表(見圖1)。
2.2.2利用HIS系統(tǒng)的功能，對藥品庫存設(shè)定適當(dāng)?shù)木渚€和上限:每天對目錄上的藥品品種和數(shù)量進行監(jiān)控，對低于警戒線的藥品及時補充，對高于上限的藥品進行有效的控制(見圖2)。
2.2.3制定定期庫存周轉(zhuǎn)情況評估方案以及評估指標(biāo)，定期監(jiān)控藥品庫存:設(shè)定庫存評估公式:庫存積壓比率=(當(dāng)前庫存量-相應(yīng)日數(shù)庫存消耗量)/相應(yīng)日數(shù)庫存消耗量×100%，定期計算每種藥品庫存積壓百分比，從高到低排序，對比幾次的結(jié)果，對每次排序都出現(xiàn)在前面，百分比高的藥品我們定為積壓或庫存過高，并對此部分藥品通過各部門之間進行及時的調(diào)撥使用。若在各部門仍然積壓超過3個月的，則及時向采購反映，聯(lián)系供貨部門作退回處理。
2.2.4通過多部門合作，制定相應(yīng)制度，提高藥庫人員的出庫準(zhǔn)確率，出庫藥品必須認(rèn)真復(fù)核，及時出賬，以保證藥品庫庫準(zhǔn)確率，出庫藥品必須認(rèn)真復(fù)核，及時出賬，以保證藥品庫
2.3階段檢查(C)和處理(A)PDCA
循環(huán)是一個持續(xù)改進的過程，通過對每月藥品庫存的監(jiān)控和管理，措施實施3個月進行第一階段總結(jié)，分析數(shù)據(jù)，找出存在的問題，調(diào)整方案，再進入下一個PDCA循環(huán)，以達到85%以上藥品的庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d。
2.4統(tǒng)計學(xué)分析
對措施實施前(2018年8月)、實施三個月(2018年11月)、實施六個月(2019年2月)的數(shù)據(jù)應(yīng)用SPSS22.0統(tǒng)計軟件進行處理，措施實施前后比較采用χ2檢驗，以P＜0.05表示有統(tǒng)計學(xué)意義，有顯著性差異。
2.5結(jié)果
基于HIS系統(tǒng)的應(yīng)用，使藥品庫存管理模式更加科學(xué)、規(guī)范和精細化，缺藥跟蹤情況更加清晰，對積壓藥品監(jiān)控情況更加明確，緊急領(lǐng)藥的次數(shù)明顯減少。措施實施3個月后的結(jié)果顯示，藥品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例為67.13%(625/931)，差異有統(tǒng)計學(xué)意義(P1＜0.01)，根據(jù)這一結(jié)果我們分析原因，調(diào)整方案，尋求有效的方法持續(xù)改進。措施實施6個月后藥品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)≤15d的藥品所占比例明顯提高，其差異有統(tǒng)計學(xué)意義(P2＜0.01)(見表1)。
3討論
3.1藥品申領(lǐng)計劃數(shù)據(jù)化
在傳統(tǒng)的藥房管理中，藥品申領(lǐng)模式存在較多的缺陷，領(lǐng)藥員需要每次進行庫存量檢查，評估藥品領(lǐng)取數(shù)量及手工填寫領(lǐng)藥單等，工作量大，庫存量準(zhǔn)確性較低，極易產(chǎn)生缺藥、藥品積壓等情況〔2〕。而大多數(shù)醫(yī)院使用的HIS系統(tǒng)比較簡單，缺少現(xiàn)代物流管理相關(guān)方面內(nèi)容，為規(guī)范我院藥品申領(lǐng)計劃以及庫存管理，相關(guān)人員曾要求信息系統(tǒng)添加相應(yīng)功能，但經(jīng)多次努力都無法實現(xiàn)。因此，我院相關(guān)人員利用HIS系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的藥品消耗數(shù)和庫存數(shù)，探索可行的公式，通過EXCEL表格把數(shù)據(jù)進行匹配，生成申領(lǐng)計劃表，大大地縮短了人工做計劃每次庫存檢查的時間以及申領(lǐng)簿填寫時間，提高領(lǐng)藥效率，降低藥庫人員出庫差錯率，提高庫存的準(zhǔn)確性。
3.2藥品庫存預(yù)警提醒
有學(xué)者研究發(fā)現(xiàn)〔3〕，藥房藥品庫存預(yù)警與計劃領(lǐng)藥通過自動生成領(lǐng)藥單，有利于藥房規(guī)范化管理，減少人為差錯，領(lǐng)藥流程受領(lǐng)藥人員的個人經(jīng)驗影響較少，可以最大程度地節(jié)約時間。根據(jù)以往經(jīng)驗，領(lǐng)藥人員需在藥品實物差不多用完，經(jīng)藥房人員提醒才發(fā)現(xiàn)缺藥，這樣對臨床用藥影響很大，不利于藥品庫存管理。而本院自應(yīng)用HIS系統(tǒng)的庫存預(yù)警和上限提醒設(shè)置以來，系統(tǒng)每日可自動提醒低于庫存警戒線或高于庫存上限的藥品種類，我們只需每天定時檢查藥品庫存提醒預(yù)警，即可迅速發(fā)現(xiàn)藥品缺藥情況，并及時補充藥品，最大程度地節(jié)省人力，節(jié)約庫存檢查時間，減輕藥房工作人員的工作量。根據(jù)實際情況定期對警戒線和上限調(diào)整，以減少藥品缺藥和庫存積壓等，提高臨床滿意度。
3.3積壓藥品的動態(tài)監(jiān)控
傳統(tǒng)的庫存管理和領(lǐng)藥模式規(guī)范性不強，缺乏藥房和藥庫的聯(lián)系，藥庫發(fā)到藥房的藥品使用情況不能集中庫存地反應(yīng)，工作憑個人的經(jīng)驗，工作量大且經(jīng)常容易出現(xiàn)缺藥或藥品積壓，造成藥品過期或數(shù)量誤差〔4〕。為了改變這種模式，在庫存管理過程中，利用計算機和數(shù)據(jù)庫等軟硬件設(shè)備對藥品庫存積壓情況進行動態(tài)監(jiān)控，并且引入庫存評估公式:庫存積壓比率=(當(dāng)前庫存量-相應(yīng)日數(shù)庫存消耗量)/相應(yīng)日數(shù)庫存消耗量×100%，制定定期庫存周轉(zhuǎn)情況評估方案，對藥品庫存進行定期評估，這樣既可避免庫存過多導(dǎo)致積壓甚至因藥品過期而退貨，又可防止庫存過少導(dǎo)致斷貨或者因頻繁補充藥品而增加工作量。使藥品庫存管理模式更加科學(xué)、規(guī)范和精細化。
3.4藥品庫存周轉(zhuǎn)率的計算方法
目前，關(guān)于三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)中藥品周轉(zhuǎn)率的具體計算方法仍存在分歧，張亞芳等〔5〕建議，修改為“金額累計比率85%的藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)不超過15天”。李燦霞等〔6〕則探討認(rèn)為按85%品種數(shù)的銷售金額、庫存金額來計算藥品庫存周轉(zhuǎn)率是較科學(xué)和可行的計算方法。醫(yī)院的用藥不可能一成不變，可能因為季節(jié)的變化或突發(fā)事件等因素導(dǎo)致一些藥品出現(xiàn)消耗情況異常波動，而過度周轉(zhuǎn)不僅增加藥房工作人員工作量，而且增加缺藥的風(fēng)險。本次研究采用以單個達標(biāo)品種數(shù)累計比率計算庫存周轉(zhuǎn)率，雖然未達到《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細則(2011年版)》(簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》)的要求，但考慮我院中心藥房是以門診藥房和住院藥房相結(jié)合的綜合性藥房，藥品供應(yīng)比單純的門診藥房或住院藥房復(fù)雜，藥品庫存周轉(zhuǎn)率的計算應(yīng)該選用哪種方法，還有待進一步的探討。
4結(jié)論
藥品庫存管理是醫(yī)院藥品運營管理工作的重要方面，科學(xué)合理地控制藥品庫存，才能既保障臨床用藥，又不積壓醫(yī)院的資金。而在現(xiàn)代化、信息化醫(yī)院管理模式下，PDCA循環(huán)管理方法日漸普及，將其用于優(yōu)化藥品庫存管理，對構(gòu)建醫(yī)院藥品信息化平臺〔7〕、規(guī)范工作流程、保障用藥安全，實現(xiàn)庫存管理水平的持續(xù)提高有顯著的效果。此次PDCA循環(huán)管理方法在我院中心藥房藥品庫存管理中的應(yīng)用，雖然未達到《標(biāo)準(zhǔn)》的要求，但明顯提高了藥品庫存周轉(zhuǎn)率，可見本次制定的PD-CA循環(huán)措施是有效、可行的，值得持續(xù)進行并推廣應(yīng)用。
參考文獻
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作者：梁偉亮 譚潔英 蔡育紅 張淑敏 李雅麗 單位：江門市新會區(qū)人民醫(yī)院