談電子商務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化

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【摘要】隨著電子科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其催生了一大批以B2B、B2C、C2C等為主要應(yīng)用模式的電子商務(wù)企業(yè)。電子商務(wù)企業(yè)將傳統(tǒng)的商務(wù)流程電子化、數(shù)字化，在為企業(yè)創(chuàng)造更多貿(mào)易機(jī)會的同時(shí)，大大提高了市場效率和競爭能力。但另一方面，電子商務(wù)企業(yè)也面臨著信息技術(shù)環(huán)境、業(yè)務(wù)流程及盈利模式變革帶來的挑戰(zhàn)。如何在COSO內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)以及COBIT的框架下優(yōu)化內(nèi)部控制政策與程序，成為電商企業(yè)亟待解決的問題。本文對當(dāng)下電子商務(wù)企業(yè)面臨的新的挑戰(zhàn)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，并結(jié)合內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系對電子商務(wù)企業(yè)如何優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境作出了分析與探討。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)企業(yè)；內(nèi)部控制；信息系統(tǒng)；數(shù)據(jù)資產(chǎn)；風(fēng)險(xiǎn)評估

據(jù)2019年《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展報(bào)告》顯示，2018年全國電子商務(wù)交易額為31.63萬億元。與傳統(tǒng)企業(yè)相比，電子商務(wù)企業(yè)的管理模式及業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了改變，并擁有了越來越多的數(shù)據(jù)資產(chǎn)（王艷，2020）。陳志斌（2011）認(rèn)為，在傳統(tǒng)內(nèi)控環(huán)境下，構(gòu)建內(nèi)部控制框架的基本理念是高度依賴員工的素質(zhì)及誠信、牽制法規(guī)和監(jiān)督與問責(zé)機(jī)制，而這種理念在信息化環(huán)境下不能滿足企業(yè)內(nèi)部控制需要。大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)為電子商務(wù)企業(yè)的發(fā)展提供機(jī)遇的同時(shí)，也對其內(nèi)部控制提出了挑戰(zhàn)。

一、電子商務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制面臨的新挑戰(zhàn)

（一）互聯(lián)網(wǎng)平臺下的內(nèi)部環(huán)境安全性挑戰(zhàn)內(nèi)部環(huán)境是其他風(fēng)險(xiǎn)管理要素的基礎(chǔ)，其決定著企業(yè)運(yùn)營的基調(diào)。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電商入行門檻不斷降低的背景下，信息傳遞及信息系統(tǒng)本身的固有風(fēng)險(xiǎn)對電商企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的安全性提出了挑戰(zhàn)。管理層能否正確認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)，能否充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)為公司的自有數(shù)據(jù)及用戶數(shù)據(jù)提供保障，是電子商務(wù)企業(yè)被消費(fèi)者接納從而獲得長遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素。

（二）來源多樣化的風(fēng)險(xiǎn)評估動(dòng)態(tài)性挑戰(zhàn)風(fēng)險(xiǎn)評估是指分析企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)過程中來自內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)的工作。電商企業(yè)面臨新的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)主要包括政策性風(fēng)險(xiǎn)、穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、行業(yè)競爭風(fēng)險(xiǎn)與投融資風(fēng)險(xiǎn)。與傳統(tǒng)企業(yè)相比，電子商務(wù)企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)更加復(fù)雜多變。所以，持續(xù)、動(dòng)態(tài)的風(fēng)險(xiǎn)評估工作對于電子商務(wù)企業(yè)的內(nèi)部控制來說是必不可少的。

（三）人工及程序化控制活動(dòng)的有效性挑戰(zhàn)控制活動(dòng)是在企業(yè)選定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略后，確保其能夠有效實(shí)施的政策和程序。傳統(tǒng)企業(yè)的控制活動(dòng)主要依靠員工之間的互相監(jiān)督，而電商企業(yè)則是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行。電子商務(wù)企業(yè)的自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程很好地實(shí)現(xiàn)了不相容職務(wù)相分離，電子口令及密碼有助于授權(quán)審批控制的實(shí)施。同時(shí)，控制活動(dòng)也從事后控制轉(zhuǎn)向了事前及事中控制（馮天泉，2019）。電子商務(wù)企業(yè)在充分利用好程序化控制活動(dòng)來提高效率的同時(shí)，也需要定期進(jìn)行內(nèi)控活動(dòng)有效性的人工測試及更新維護(hù)。此外，由于信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與維護(hù)也可能出現(xiàn)篡改與侵入他人權(quán)限的情況，這就對程序開發(fā)與維護(hù)人員自身的綜合素質(zhì)提出了要求。

（四）信息與溝通及時(shí)性挑戰(zhàn)信息與溝通指的是企業(yè)收集、傳遞信息，確保企業(yè)內(nèi)部與外部關(guān)聯(lián)方之間及時(shí)、有效地溝通。電子商務(wù)企業(yè)打破了傳統(tǒng)企業(yè)依賴于人的溝通方式，無紙化辦公以及綜合性信息系統(tǒng)有效地提高了信息處理效率。這要求電商企業(yè)建立相應(yīng)的職能部門或，將各個(gè)部門分散、零星的信息整合起來，形成一張供公司內(nèi)部全體員工使用的信息網(wǎng)。電商企業(yè)除了要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通之外，還需要加強(qiáng)與外部的顧客、供應(yīng)商、物流企業(yè)等各個(gè)關(guān)聯(lián)方的溝通。只有足夠重視與供應(yīng)商、物流企業(yè)的合作關(guān)系，收集到更多的顧客信息從而幫助企業(yè)調(diào)整產(chǎn)品策略，才能讓消費(fèi)者獲得更加滿意的購物體驗(yàn)。

（五）內(nèi)部監(jiān)督的系統(tǒng)性挑戰(zhàn)監(jiān)督活動(dòng)是內(nèi)部控制得以實(shí)施的有力保證，也是外部監(jiān)督的有力支撐。電子商務(wù)模式下監(jiān)督的實(shí)現(xiàn)離不開信息系統(tǒng)的參與，信息系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能與自動(dòng)化操作程序能夠有效地避免人為篡改。但是由于信息系統(tǒng)有其自身無法識別風(fēng)險(xiǎn)、錯(cuò)誤與舞弊的局限性，因此電商企業(yè)還需要安排相關(guān)員工定期或者不定期地對系統(tǒng)的有效性進(jìn)行監(jiān)督?！靶畔⒘鳌薄百Y金流”“實(shí)物流”是移動(dòng)電子商務(wù)運(yùn)營的三大支柱，其分別對應(yīng)著銷售過程中的訂單、支付與交付（陳瑜，2017）。訂單與支付的處理與監(jiān)督，可以通過信息系統(tǒng)自動(dòng)記錄、管理層抽查為輔的模式來完成，而“實(shí)物流”則是當(dāng)下電子商務(wù)企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的問題，物流的可靠性與效率在一定程度上決定著企業(yè)能否在競爭激烈的電商行業(yè)中脫穎而出。因此，除了對于員工的監(jiān)管之外，對于“信息流”“資金流”“實(shí)物流”的系統(tǒng)性核對與監(jiān)督也是電商企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)。

二、電子商務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化措施

（一）完善內(nèi)部控制環(huán)境內(nèi)部環(huán)境包括公司戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、人力資源、社會責(zé)任以及企業(yè)文化等要素。電子商務(wù)企業(yè)的運(yùn)營模式是人與技術(shù)相結(jié)合，在根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢確定公司發(fā)展戰(zhàn)略后，要優(yōu)化公司的組織架構(gòu)，明確公司權(quán)力與責(zé)任的邊界。在人力資源系統(tǒng)中，電子商務(wù)企業(yè)要加強(qiáng)對于員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提升其業(yè)務(wù)能力、系統(tǒng)運(yùn)營能力以及數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理能力。每一個(gè)員工除了做好自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)之外，還需要熟悉公司業(yè)務(wù)的流程，這樣才能在發(fā)現(xiàn)問題之后追根溯源，及時(shí)地控制風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)文化作為企業(yè)發(fā)展的軟實(shí)力，能夠在一定程度上規(guī)范員工的行為，在企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境中有著舉足輕重的作用。所以，管理層應(yīng)注重對企業(yè)文化的塑造與培養(yǎng)，對此要加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，規(guī)范員工的行為準(zhǔn)則，在公司內(nèi)部塑造一個(gè)誠實(shí)守信的良好氛圍，從而杜絕舞弊與錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)部控制水平互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使電子商務(wù)企業(yè)擁有了越來越多的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，能否充分的收集并分析與挖掘這些數(shù)據(jù)對未來企業(yè)的發(fā)展做出合理的預(yù)測，意味著企業(yè)能否在電子商務(wù)行業(yè)眾多競爭中脫穎而出。因此，電子商務(wù)企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)資產(chǎn)的重要性，充分利用好數(shù)據(jù)資產(chǎn)來提升自身的競爭力。提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)部控制水平可借鑒陳彼特（PeterPin-sanChen）的REA模型。REA（Resource-Event-Agent）模型是用實(shí)體（Entity）及聯(lián)系(Relation)的關(guān)系圖來表示的，實(shí)體是指客觀世界中存在的物體和發(fā)生的事件，聯(lián)系是指實(shí)體中存在的關(guān)聯(lián)關(guān)系。實(shí)體—關(guān)系的概念模型借鑒林寶玉（2004）的研究成果，具體如圖1所示。 在REA概念模型當(dāng)中，電子商務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程所涉及的各利益主體被抽像成實(shí)體及實(shí)體間的聯(lián)系，并由數(shù)據(jù)庫存儲關(guān)于實(shí)體及聯(lián)系的最原始數(shù)據(jù)。經(jīng)濟(jì)事件的發(fā)生會引起資源的減少或增加，這是存量和流量的對立關(guān)系，也是傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心所在。事件和事件之間有一種“因果關(guān)系”，一項(xiàng)事件的發(fā)生引起某類資源的減少（增加），必然會有另一類事件資源增加（減少）。REA模型還描述了價(jià)值鏈中的其他相關(guān)實(shí)體和聯(lián)系。經(jīng)濟(jì)事件的發(fā)生通常都有人參與并負(fù)責(zé)控制事件的發(fā)生過程，參與者包括內(nèi)部參與者和外部參與者。事件—參與者關(guān)系，稱為控制關(guān)系。內(nèi)部參與者與內(nèi)部參與者有責(zé)任關(guān)系，上級對下級進(jìn)行控制和下級對上級負(fù)有責(zé)任的關(guān)系。所以在REA數(shù)據(jù)庫中不僅存儲了組織雇員及其隸屬關(guān)系數(shù)據(jù)，還存儲了客戶、供應(yīng)商、投資者、債權(quán)人等組織價(jià)值創(chuàng)造過程相關(guān)的外部實(shí)體的數(shù)據(jù)。客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理及其他相關(guān)利益集團(tuán)關(guān)系管理都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得基本數(shù)據(jù)?；赗EA模型的數(shù)據(jù)庫，不僅能記錄價(jià)值運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，即資源的價(jià)值變化，還存儲了價(jià)值運(yùn)動(dòng)過程的經(jīng)濟(jì)事件數(shù)據(jù)。因其不僅可以滿足財(cái)務(wù)會計(jì)的信息需求，還可以支持價(jià)值增值過程的管理（林寶玉，2004）。企業(yè)應(yīng)關(guān)注數(shù)據(jù)資產(chǎn)，增強(qiáng)員工對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的認(rèn)識，對此要在日常業(yè)務(wù)中充分收集各類數(shù)據(jù)資產(chǎn)以形成一個(gè)綜合的數(shù)據(jù)庫，并對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這有利于后續(xù)數(shù)據(jù)分析與挖掘工作的開展。除了企業(yè)自行加工與外購的數(shù)據(jù)資產(chǎn)外，企業(yè)還會通過與客戶的日常交易獲取用戶數(shù)據(jù)。對于這一類數(shù)據(jù)，電子商務(wù)企業(yè)應(yīng)確定好權(quán)屬關(guān)系，建立保密機(jī)制，確保用戶數(shù)據(jù)的安全性。此外，在數(shù)據(jù)的篩選、清洗以及安全維護(hù)的過程中，企業(yè)需要投入大量的人力物力，這可能會給企業(yè)帶來比較高昂的成本。因此，企業(yè)在挖掘與利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)前，應(yīng)該根據(jù)成本效益原則確定對數(shù)據(jù)最好的處理方式。

（三）建立持續(xù)風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估體系在當(dāng)今市場環(huán)境下，持續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估體系必不可少。尤其是電子商務(wù)企業(yè)，其運(yùn)營過程與信息技術(shù)密不可分，按照權(quán)威機(jī)構(gòu)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，建立法規(guī)遵循和風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的控制體系更加重要。國際信息系統(tǒng)審計(jì)與控制協(xié)會（ISACA）提出的《信息和相關(guān)技術(shù)的控制目標(biāo)》（COBIT）是一個(gè)基于IT治理的概念的綜合框架，是管理人員的支持工具，用來彌補(bǔ)控制要求、技術(shù)問題和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)間的缺口集。使用COBIT有助于理解業(yè)務(wù)目標(biāo)、最佳操作實(shí)施的交流和標(biāo)準(zhǔn)參考體系意見的形成。COBIT鼓勵(lì)以業(yè)務(wù)流程為中心，實(shí)行業(yè)務(wù)流程負(fù)責(zé)制，其促成企業(yè)IT治理和管理的基本原則為電子商務(wù)企業(yè)持續(xù)風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估體系提供了根本遵循。首先，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變利益最大化的觀點(diǎn)，改變激進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)偏好，讓企業(yè)發(fā)展能夠做到全面協(xié)調(diào)可持續(xù)。其次，由于大部分電商企業(yè)沒有建立起一個(gè)完善的風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估體系，無法及時(shí)地識別與評估風(fēng)險(xiǎn)。因此電子商務(wù)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對信息系統(tǒng)管理，著重關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域及重要事項(xiàng)，必要時(shí)需適時(shí)引入外部專家意見，恰當(dāng)?shù)匾?guī)避與轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，從而盡可能地降低風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來的損失。

（四）健全存貨管理制度并實(shí)時(shí)進(jìn)行物流追蹤“實(shí)物流”作為電子商務(wù)企業(yè)的三大支柱之一，是決定企業(yè)能否獲得成功的重要因素。因此，對于存貨以及物流的管理日漸成為電子商務(wù)企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。隨著商業(yè)模式的轉(zhuǎn)變，電子商務(wù)企業(yè)的存貨管理模式逐漸從儲存?zhèn)溆檬睫D(zhuǎn)變成了需求推動(dòng)式，甚至部分電商企業(yè)開始推行“零存貨”的存貨制度。這意味著企業(yè)不僅要準(zhǔn)確地判斷和規(guī)避市場銷售風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)預(yù)測產(chǎn)品輸出和市場需求，合理設(shè)定訂購點(diǎn)及安全庫存，從而在保證供應(yīng)的前提下有效地降低庫存成本（任勵(lì)，2018）。作為電子商務(wù)的載體，物流決定著電子商務(wù)的效率。對于物流這一方面，各大電子商務(wù)企業(yè)選擇了不同的模式，部分企業(yè)選擇自營，另一部分選擇將物流外包給第三方企業(yè)。鑒于物流在電子商務(wù)企業(yè)的重要地位，企業(yè)在外包物流時(shí)應(yīng)選擇能力較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。并且，在商品配送過程中，系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)追蹤訂單，及時(shí)更新物流動(dòng)態(tài)，以保證物流的效率及商品的完整性從而獲得客戶的滿意。

三、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息流區(qū)塊鏈、人工智能的興起，改變了信息獲取、加工、傳遞、存儲以及檢索方式，由此催生的電子發(fā)票、電子檔案、圖像識別、機(jī)器學(xué)習(xí)等新技術(shù)，提升了電子商務(wù)企業(yè)信息處理效率的同時(shí)，為電子商務(wù)企業(yè)信息系統(tǒng)層面的內(nèi)部控制帶來了新的變化。對此，在注重經(jīng)濟(jì)利益的同時(shí)，電子商務(wù)企業(yè)應(yīng)著眼于內(nèi)部控制優(yōu)化，通過完善企業(yè)內(nèi)部控制體系、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理等措施，確保企業(yè)把握機(jī)遇、化解風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者：陳紫悅 單位：長沙理工大學(xué)經(jīng)管學(xué)院